KPI là gì? Quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cơ bản

KPI là gì? Quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cơ bản

Mục lục

Việc không có một thước đo đánh giá hiệu quả chất lượng công việc đã khiến rất nhiều doanh nghiệp và nhân viên gặp nhiều rắc rối, vừa không đánh giá được hiệu quả công việc vừa làm ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn vong của doanh nghiệp, do đó KPI ra đời để giải quyết vấn đề trên. Vậy KPI là gì? Một bộ KPI được đánh giá là tốt khi có đặc điểm gì? Làm thế nào để xây dựng KPI cho nhân viên? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

>> Mời bạn đọc quan tâm đón đọc thêm các bài viết hay khác:

OKR là gì? OKR và KPI có nên tồn tại cùng nhau

KPI là gì? Vai trò của KPI trong doanh nghiệp?

KPI là gì?

KPI là gì 1

Khái niệm KPI nghĩa là gì

Khái niệm chỉ số KPI là gì có lẽ đã không còn lạ gì đối với tất cả mọi người. KPI là viết tắt của từ gì? Đó là 3 từ tiếng Anh Key Performance indicators – tức chỉ số đánh giá hoàn thành công việc. Đây là một chỉ số đo lường hiệu quả, tiến độ và chất lượng công việc được thực hiện đã giao cho một cá nhân hoặc nhóm tập thể nào đó trong doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa vào KPI hoàn thành của mỗi cá nhân để đánh giá hiệu quả của người đó, từ đó có những quyết sách khác nhau.

Ví dụ doanh nghiệp của bạn ra mục tiêu phải đạt khoản lợi nhuận tăng 1% trong tháng tới, các nhà quản lý sẽ đo lường hiệu quả công việc bằng chỉ số KPI theo đơn hàng gia tăng, theo giá trị doanh thu nhân viên đem về và đánh giá hiệu quả công việc từ đó.

Trên thực tế không phải chỉ có đánh giá KPI theo doanh thu. Tùy theo từng mục đích, lĩnh vực, phạm vi cụ thể mà nhà quản lý sẽ có những cách đánh giá KPI khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tạo thêm doanh thu từ việc quảng bá thương hiệu thì KPI lúc này là hiệu quả đo lường giá trị thương hiệu doanh nghiệp. Còn nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào sự ủng hộ của nhân viên, tính đoàn kết và gắn bó, thì có thể dùng KPI theo sự ủng hộ của các thành viên trong doanh nghiệp...

2 loại chỉ số KPI phổ biến 

KPI là gì 2

KPI là gì? 2 loại chỉ số KPI phổ biến

Do tính chất công việc khác nhau các bộ chỉ số KPI cũng có sự khác biệt về cách đánh giá chất lượng hiệu quả công việc, đơn cử chỉ cần nhìn tính chất công việc của bộ phận marketing và bộ phận Sales cũng đã có sự khác biệt rõ ràng. Hơn nữa KPI còn có thể phân ra riêng cho từng cá nhân khác nhau. Thế nhưng đánh giá tổng quan, chỉ số đánh giá công việc KPI vẫn có thể được chia ra thành hai loại chỉ số phổ biến, đó là KPI gắn với mục tiêu chiến lược và KPI gắn với mục tiêu chiến thuật.

Với KPI gắn với mục tiêu mang tầm chiến lược: các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp công ty sẽ thực hiện đưa ra các chỉ số KPI lớn, thông thường là KPI cho cả một bộ phận. Ví dụ yêu cầu bộ phận kinh doanh tháng này phải đạt KPI là 2 tỷ/tháng, đến cuối năm phải đạt 100 tỷ/năm. Từ KPI lớn này, các nhà quản lý lãnh đạo sẽ "xé nhỏ" KPI này ra cho các bộ phận nhỏ hơn, các cá nhân nhỏ hơn như mỗi một nhân viên kinh doanh  để cả bộ phận đạt được 2 tỷ thì họ cần phải đạt được 200 triệu/1 người/10 người. 

Với KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Có thể hiểu chiến thuật ở đây là làm thế nào để đạt được KPI, tức những phương pháp, những cách thức để đạt được KPI đó. Có một điều cần phải chú ý đó là KPI chiến thuật đạt thì chưa chắc KPI chiến lược sẽ đạt, thông thường KPI chiến thuật sẽ có tính lâu dài hơn. Ví dụ KPI nhà quản lý đưa ra là phải đạt 50.000 lượt traffic tại website chính. Thế nhưng đạt lượt traffic thôi thì chưa hẳn doanh nghiệp sẽ đạt được chỉ số KPI doanh thu ban đầu đưa ra. Thay vào đó chúng sẽ giống như việc đánh giá đo lường hiệu quả của chiến thuật hơn, nghĩa là lượt traffic tăng thì doanh nghiệp sẽ có khả năng tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn từ đó tăng tỉ lệ chốt sale và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho các bộ phận 

KPI là gì 3

KPI là gì? Quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho các bộ phận 

Như đã nói ở trên mỗi bộ phận khác nhau sẽ có công việc và cách đánh giá hiệu quả khác nhau. Do đó là một nhà quản lý, chủ doanh nghiệp bạn rất cần quan tâm đến việc xây dựng chỉ số KPI cho các bộ phận, vừa đảm bảo nhân viên thực hiện tốt công việc, vừa có thể giám sát và có những điều chỉnh cần thiết, cũng như dựa vào đó để đánh giá, khen thưởng - kỷ luật đúng.

1. Xác định rõ chức năng, công việc, nhiệm vụ và tính chất của các bộ phận trong doanh nghiệp. 

2. Xác định rõ từng công việc cụ thể của các cá nhân, yêu cầu và trách nhiệm rõ ràng của từng cá nhân, để ngắn gọn thì bạn nên xác định rõ chức danh của từng người.

3. Xác định chỉ số hiệu quả cốt lõi KPI cá nhân và bộ phận: dựa trên cơ sở, chức năng cụ thể của từng bộ phận cũng như của từng cá nhân. Ngoài ra còn phải đánh giá KPI theo từng kỳ cụ thể.

4. Xác định khung chấm KPI: Khung chấm KPI sẽ đi từ thấp đến cao và vượt KPI, để đánh giá tương ứng các mức độ hoàn thành công việc của cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp.

5. Tổng hợp kết quả KPI đo lường và điều chỉnh khi cần thiết: Từ việc đánh giá tổng hợp này nhà quản lý sẽ biết được mức độ hoàn thành công việc, từ đó có những kết luận khen thưởng, kỷ luật hoặc có những điều chỉnh phù hợp.

>> Tìm hiểu chi tiết hơn cách lên bộ KPI hiệu quả trong bài viết Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên mà bạn không nên bỏ qua

Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin cơ bản nhất về KPI là gì, KPI là viết tắt của từ nào cũng như quy trình xây dựng một bộ KPI cơ bản. Xin cảm ơn và chúc bạn thành công!


Tags: marketing