Subtotal là gì? Cách dùng hàm Subtotal trong Excel chi tiết nhất

Bạn đã biết hàm SUBTOTAL có chức năng gì hay chưa? Công thức của hàm SUBTOTAL như thế nào? Ví dụ cho hàm SUBTOTAL ra sao? Ứng dụng của hàm SUBTOTAL trong công việc và học tập như thế nào? Để trả lời 4 câu hỏi trên, sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel này cụ thể như sau.

1. Hàm SUBTOTAL là gì?

Hàm SUBTOTAL của Excel trả về kết quả tổng hợp cho các giá trị được cung cấp. SUBTOTAL có thể trả về SUM, AVERAGE, COUNT, MAX và các thứ khác (xem bảng bên dưới) và hàm SUBTOTAL có thể bao gồm hoặc loại trừ các giá trị trong các hàng ẩn.

Mục đích của hàm SUBTOTAL là nhận một tổng số phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu.

2. Công thức tính của hàm SUBTOTAL

Công thức SUBTOTAL Excel bằng tiếng Anh như sau: 

=SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …)

Đơn giản hơn lệnh Subtotal : =SUBTOTAL(a,b,c,..)

Trong đó: 

- Function_num: Một số chỉ định hàm nào sẽ sử dụng để tính tổng phụ trong danh sách. Xem bảng dưới đây để biết danh sách đầy đủ.

- a,b,c: là các giá trị đi kèm với SUBTOTAL ví dụ như các giá trị có trong bảng sau:

Công thức sử dụng hàm subtotal trong Excel

>> Xem thêm: Cách dùng hàm WEEKDAY trong Excel chi tiết nhất

3. Cách sử dụng hàm SUBTOTAL

Sử dụng hàm SUBTOTAL để lấy tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. SUBTOTAL có khả năng sử dụng nhiều chức năng khác nhau khi tổng phụ, bao gồm AVERAGE, COUNT, MAX và các chức năng khác (xem bảng bên trên để biết danh sách đầy đủ). Theo mặc định, SUBTOTAL loại trừ các giá trị trong các hàng được ẩn bởi bộ lọc, như được giải thích bên dưới. Điều này làm cho SUBTOTAL rất hữu ích trong Bảng Excel.

Để tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel, bạn đọc có thể tham khảo nội dung Video dưới đây ở 02 phút 45 giây nhé.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

4. Ví dụ về cách sử dụng hàm SUBTOTAL

Dưới đây là một vài ví dụ về cách dùng hàm SUBTOTAL được định cấu hình thành SUM, COUNT và AVERAGE các giá trị trong một phạm vi. Lưu ý sự khác biệt duy nhất là giá trị được sử dụng cho đối số function_num:

= SUBTOTAL (109, phạm vi) // SUM

= SUBTOTAL (103, phạm vi) // COUNT

= SUBTOTAL (101, phạm vi) // AVERAGE

Giá trị ẩn thủ công:

Lưu ý các giá trị được sử dụng cho đối số function_num là "được ghép nối" (ví dụ: 1-101, 2-102, 3-103, ...).

Điều này có liên quan đến cách SUBTOTAL xử lý các hàng ẩn thủ công. Khi function_num nằm trong khoảng 1-11, SUBTOTAL bao gồm các ô đã được ẩn thủ công. Khi function_num nằm trong khoảng 101-111, SUBTOTAL bỏ qua các giá trị trong các hàng được ẩn thủ công.

Khám phá thêm cuốn sách Excel để biết thêm nhiều kiến thức hay từ các chuyên gia Unica.

Ví dụ cách sử dụng hàm subtotal trong Execl

SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các ô được ẩn bằng bộ lọc. Các giá trị trong các hàng "được lọc ra" không được bao gồm, bất kể function_num.

Ghi chú:

- Khi function_num nằm trong khoảng 1-11, SUBTOTAL bao gồm các giá trị bị ẩn

- Khi function_num nằm trong khoảng 101-111, SUBTOTAL loại trừ các giá trị bị ẩn

- Trong danh sách được lọc, SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các hàng ẩn, bất kể function_num.

SUBTOTAL bỏ qua các tổng phụ khác tồn tại trong tài liệu tham khảo được bỏ qua để ngăn chặn tính hai lần
SUBTOTAL được thiết kế để làm việc với các giá trị dữ liệu dọc được sắp xếp theo chiều dọc. Trong phạm vi Ngang, giá trị trong các cột ẩn luôn được bao gồm.

Ví dụ: đây là cách bạn có thể tạo công thức Tổng phụ 9 để tổng hợp các giá trị trong các ô từ C2 đến C8:

Mô tả cách sử dụng hàm subtotal trong Excel. Hình 3

Để thêm số hàm vào công thức, bấm đúp vào nó, sau đó nhập dấu phẩy, chỉ định một phạm vi, nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter. Công thức hoàn thành sẽ như thế này:

= SUBTOTAL (9, C2: C8)

Tính tổng vùng được lọc

Ví dụ: Quan sát bảng sau, yêu cầu lọc ra KPI cho đội A.

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen bảng Excel chứa dữ liệu. Trên thanh công cụ, chọn Home -> Sort and Filter -> Filter.

Tính tổng vùng được lọc - Hình 1

- Bước 2: Trong cột C, bạn nhấn vào biểu tượng tam giác lộn ngược rồi tích chọn A và nhấn OK. 

Tính tổng vùng được lọc - Hình 2

- Bước 3: Nhập công thức =SUBTOTAL(9,D2:D11) tại ô bạn cần lấy kết quả. 

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

Tính tổng vùng được lọc - Hình 3

Đếm các ô được lọc không trống

Ví dụ: Quan sát bảng dữ liệu, yêu cầu đếm số lượng sinh viên nhóm C đã có link bài tập để thống kê. 

- Bước 1: Lọc ra các sinh viên nhóm C như các thao tác lọc đã hướng dẫn phía trên.

- Bước 2: Nhập công thức =SUBTOTAL(3,D4:D14) vào ô muốn lấy kết quả. 

Trong đó:

- function_num = 3: Gía trị đối số tương ứng với hàm cần sử dụng, trong ví dụ này chúng ta chọn hàm COUNTA - tương ứng với số 3.  

- ref1 = D4:D14: là phạm vi cần tính tổng.

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

Xem thêm: Học tin học văn phòng online trọn đời chỉ từ 99K

Kết quả sau khi hoàn thành

Đánh số thứ tự nhanh

Cách thực hiện vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhập công thức =SUBTOTAL(3,$B$2:B2) vào ô A2. 

Trong đó:

- Funcation_num là 3: Ứng với hàm COUNTA - đếm ô không trống.

- ref1 là $B$2:B2: Đếm ký tự phát sinh trong khoảng $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định bằng dấu"$" ở trước địa chỉ hàng và ô.

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

Kết quả sau khi hoàn thành

5. Cách fix lỗi #VALUE! hàm SUBTOTAL

- Lỗi #VALUE xảy ra khi số xác định chức năng funcation_num không nằm trong khoảng 1-11 hoặc101-111. Hoặc tham chiếu ref tham chiếu đến các ô trong một trang tính. 

Ví dụ: bạn đang dùng SUBTOTAL ở sheet STT2 nhưng tham chiếu đến một ô, một dãy nào đó ở sheet STT1.

Fix lỗi#VALUE! trong hàm SUBTOTAL

- Cách fix lỗi như sau:

+ Nếu sai số xác định chức năng, điều đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra lại xem mình đã dùng đúng số chức năng chưa hoặc trong quá trình nhập có dư ký tự nào không.

+ Nếu nguyên nhân là do lỗi tham chiếu, bạn hãy xóa phần tham chiếu sai đi, thay thế lại bằng dãy ô đúng được đặt trong cùng một trang tính mà bạn muốn thực hiện với hàm SUBTOTAL. 

Như vậy là mình đã giới thiệu cho các bạn về cách sử dụng hàm SUBTOTAL, mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn.

Chúc các bạn có một buổi học Excel online hiệu quả.

>> Xem thêm: Cách dùng hàm so sánh chuỗi trong excel kèm ví dụ minh họa