Tin học văn phòng
2 cách chèn icon vào Powerpoint đơn giản và cực nhanh chóng
Icon là những hình ảnh nhỏ, đơn giản, được sử dụng để thể hiện một khái niệm, một chức năng hoặc một đối tượng nào đó. Icon có thể giúp bạn trình bày nội dung của bài trình chiếu PowerPoint một cách trực quan, sinh động và chuyên nghiệp. Bạn có biết cách chèn icon vào PowerPoint không? Bạn có biết tại sao nên sử dụng icon trong thiết kế slide PowerPoint không? Nếu bạn chưa biết, hãy đọc bài viết này để tìm hiểu icon PowerPoint là gì, tại sao nên sử dụng icon trong thiết kế slide PowerPoint và 2 cách chèn icon vào trong PowerPoint đơn giản và nhanh chóng.
Icon PowerPoint là gì?
Icon PowerPoint là những icon được tích hợp sẵn trong PowerPoint, cho phép bạn chèn và sử dụng các icon cho slide của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng. Icon PowerPoint có nhiều lợi ích như sau:
- Icon PowerPoint có nhiều chủ đề và lĩnh vực khác nhau, như giáo dục, kinh doanh, y tế, công nghệ,... Bạn có thể tìm và chọn icon phù hợp với nội dung, mục tiêu và đối tượng của bài trình chiếu của mình.
- Icon PowerPoint có định dạng vector, nghĩa là bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc hoặc hướng của icon mà không làm mất chất lượng hoặc độ nét của icon. Bạn có thể tùy chỉnh icon theo ý muốn của mình, để tạo ra một bài trình chiếu độc đáo và ấn tượng.
- Icon PowerPoint có thể được sử dụng như một đối tượng thông thường trong PowerPoint, nghĩa là bạn có thể áp dụng các hiệu ứng, chuyển động hoặc hoạt hình cho icon, để làm cho slide của mình trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.
Icon PowerPoint là những icon được tích hợp sẵn trong PowerPoint
Tại sao nên sử dụng icon trong thiết kế slide PowerPoint?
Có rất nhiều lý do tại sao bạn nên thực hiện cách chèn icon vào powerpoint. Một trong số đó là:
1. Tăng sự trực quan
Icon có thể giúp bạn tăng sự trực quan cho slide của mình bằng cách sử dụng hình ảnh thay cho văn bản hoặc bổ sung cho văn bản. Ngoài ra, Icon có thể giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu và dễ nhớ hơn so với chỉ sử dụng văn bản. Icon cũng có thể giúp bạn thu hút sự chú ý, tăng khả năng tương tác và giảm sự nhàm chán của khán giả đối với bài trình chiếu của mình.
2. Biểu đạt ý tưởng hoặc chủ đề một cách nhanh chóng và dễ hiểu
Cách chèn icon vào powerpoint có thể giúp bạn biểu đạt ý tưởng hoặc chủ đề của slide một cách nhanh chóng và dễ hiểu bằng cách sử dụng những hình ảnh đơn giản, biểu tượng và mang tính tượng trưng. Icon có thể giúp bạn tạo ra một slide có cấu trúc, rõ ràng, ngắn gọn, mà không cần phải sử dụng nhiều văn bản hoặc các hình ảnh phức tạp, chi tiết hoặc không liên quan.
Biểu đạt ý tưởng hoặc chủ đề một cách nhanh chóng và dễ hiểu
3. Tạo ra một bài thuyết trình chuyên nghiệp và hấp dẫn
Icon có thể giúp bạn tạo ra một bài thuyết trình chuyên nghiệp và hấp dẫn bằng cách sử dụng những hình ảnh đẹp mắt, thời trang và phù hợp với xu hướng. Icon có thể giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu có phong cách, cá tính để thể hiện được sự sáng tạo, khéo léo và tinh tế của bạn. Icon cũng có thể giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu có sự đồng nhất, hài hòa, cân bằng bằng cách sử dụng những hình ảnh có cùng màu sắc, kích thước hoặc hướng.
4. Tăng cường đồ họa trực quan trong slideshow
Việc thực hiện cách chèn icon vào powerpoint sẽ giúp tăng cường đồ họa trực quan trong slideshow bằng cách sử dụng những hình ảnh có thể được chuyển động, hoạt hình hoặc tương tác. Icon có thể giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu sống động, thú vị mà không cần phải sử dụng nhiều video, âm thanh hoặc đối tượng khác có kích thước lớn hoặc khó xử lý. Icon cũng có thể giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu có sự liên kết, chuyển tiếp hoặc nhấn mạnh bằng cách sử dụng những hình ảnh có thể thay đổi màu sắc, hình dạng hoặc vị trí.
Tăng cường đồ họa trực quan trong slideshow
5. Dễ dàng thích ứng và thay đổi kích thước
Icon có thể giúp bạn dễ dàng thích ứng và thay đổi kích thước bằng cách sử dụng những hình ảnh có định dạng vector, nghĩa là bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc hoặc hướng của icon mà không làm mất chất lượng hoặc độ nét của icon. Bạn có thể tùy chỉnh icon theo ý muốn của mình, để phù hợp với nội dung, không gian hoặc độ phân giải của slide của mình.
6. Tạo sự đồng nhất
Việc thực hiện cách chèn icon vào powerpoint sẽ giúp bạn tạo sự đồng nhất bằng cách sử dụng những hình ảnh có cùng phong cách, chủ đề hoặc lĩnh vực. Bạn có thể tìm và chọn icon từ các nguồn khác nhau như icon PowerPoint, icon từ nguồn website hoặc icon tùy chỉnh.
Bạn có thể tạo ra một bài trình chiếu có sự thống nhất, nhất quán, chuyên nghiệp mà không cần phải lo lắng về sự khác biệt, mâu thuẫn hoặc lỗi của icon. Bạn có thể tạo ra một bài trình chiếu có sự liên kết, hợp lý, dễ theo dõi mà không cần phải lo lắng về sự rời rạc, lặp lại hoặc nhàm chán của icon.
Icon có thể giúp bạn tạo sự đồng nhất bằng cách sử dụng những hình ảnh có cùng phong cách
Hướng dẫn cách chèn icon vào powerpoint
Sau khi biết được tại sao nên sử dụng icon trong thiết kế slide PowerPoint, bạn sẽ học cách chèn icon vào PowerPoint trong phần này. Có 2 cách chèn icon vào PowerPoint đơn giản, nhanh chóng, bao gồm:
1. Cách thêm và chèn icon trực tiếp trong PowerPoint
Đây là cách chèn icon vào PowerPoint bằng cách sử dụng các icon PowerPoint có sẵn trong PowerPoint, cho phép bạn chèn và sử dụng các icon cho slide của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể thêm và chèn icon trực tiếp trong PowerPoint bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy vào mục Insert trên màn hình chính và nhấn vào Icons.
Chọn Insert trên thanh công cụ
- Bước 2: Bạn sẽ thấy mục Insert icons hiện ra, bạn hãy chọn các icon mà bạn thích và nhấn Insert.
Chọn icon mong muốn
- Bước 3: Khi icon đã được chèn vào slide, bạn có thể kéo thả icon để điều chỉnh kích thước. Bạn cũng có thể vào mục Format, chọn Shape Fill và chọn màu sắc mà bạn muốn đổi cho icon.
Chọn màu muốn thay cho icon
2. Cách chèn icon từ nguồn website
Đây là cách chèn icon vào PowerPoint bằng cách sử dụng các icon từ các nguồn website khác nhau, cho phép bạn chèn và sử dụng các icon cho slide của mình một cách đa dạng và phong phú hơn. Bạn có thể chèn icon từ nguồn website bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy tìm kiếm icon từ các website khác nhau, ở đây mình sẽ dùng website Flaticon.com. Bạn hãy vào trang web này và gõ từ khoá icon mà bạn cần vào ô tìm kiếm.
Tìm kiếm icon
- Bước 2: Bạn sẽ thấy nhiều icon liên quan đến từ khoá của bạn, bạn hãy chọn những icon mà bạn ưng ý nhé.
Chọn icon mình muốn
- Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy chọn định dạng icon mà bạn muốn tải về:
+ PNG: Bạn hãy nhấn vào phần thông số bên phải và chọn kích thước icon. Đây là định dạng ảnh nên bạn không thể thay đổi màu sắc trên PowerPoint.
+ SVG: Bạn hãy nhấn vào SVG để tải về. Đây là định dạng vector nên bạn có thể thay đổi màu sắc như các shape trong PowerPoint.
Chọn PNG
- Bước 4: Bạn hãy nhấn vào Free download để tải icon về máy của bạn nhé.
Nhấn vào Free download
- Bước 5: Sau khi tải icon về máy, để chèn icon vào slide của bạn, bạn hãy mở PowerPoint lên, rồi chọn vào Insert và nhấn vào Pictures.
Nhấn vào Pictures
- Bước 6: Bạn hãy chọn icon mà bạn muốn chèn vào và nhấn Insert.
Chọn icon và nhấn vào Insert
- Bước 7: Icon sẽ xuất hiện trên PowerPoint, bạn chỉ cần nhấn vào icon và kéo các ô tròn ở trên để điều chỉnh kích thước.
Chỉnh kích thước của icon
Lời kết
Trong bài viết này, Unica đã hướng dẫn bạn icon PowerPoint là gì, tại sao nên sử dụng icon trong thiết kế slide PowerPoint, 2 cách chèn icon vào PowerPoint đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng về cách chèn icon vào PowerPoint. Chúc bạn thành công và hẹn gặp lại trong các bài viết khác của chúng tôi.
02/12/2023
1681 Lượt xem
Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được powerpoint
Trong quá trình sử dụng PowerPoint, đôi khi bạn có thể gặp phải lỗi không mở được file PowerPoint. Điều này sẽ khiến bạn không thể xem, chỉnh sửa hoặc trình chiếu file PowerPoint của mình. Đây là một lỗi khá phổ biến và gây phiền toái cho nhiều người dùng PowerPoint. Bạn có biết nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint không? Nếu bạn chưa biết, hãy đọc bài viết này để tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được file PowerPoint nhé!
Nguyên nhân không mở được file PowerPoint
Có nhiều nguyên nhân có thể gây ra lỗi không mở được powerpoint nhưng dưới đây sẽ là một số nguyên nhân phổ biến nhất:
1. Phiên bản PowerPoint không tương thích
Đây là một nguyên nhân thường gặp, khi bạn cố gắng mở một file PowerPoint được tạo bởi một phiên bản PowerPoint mới hơn trên một phiên bản PowerPoint cũ hơn. Ví dụ, bạn cố gắng mở một file PowerPoint 2019 trên PowerPoint 2010. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint hoặc file PowerPoint bị mất một số tính năng, định dạng hoặc nội dung.
Phiên bản PowerPoint không tương thích
2. File bị hỏng hoặc lỗi
Đây là nguyên nhân khác thường gặp dẫn tới lỗi không mở được powerpoint, khi file PowerPoint của bạn bị hỏng hoặc lỗi do nhiều lý do như quá trình lưu file bị gián đoạn, file bị nhiễm virus, file bị xóa hoặc sửa đổi bởi một chương trình không tương thích, file bị lỗi khi chuyển đổi định dạng,... Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint hoặc file PowerPoint bị mất một số tính năng, định dạng hoặc nội dung.
File bị hỏng hoặc lỗi
3. Dung lượng quá lớn
Đây là một nguyên nhân khác có thể gây ra lỗi không mở được file PowerPoint, khi file PowerPoint của bạn có dung lượng quá lớn do chứa nhiều hình ảnh, video, âm thanh hoặc đối tượng khác có kích thước lớn. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint, file PowerPoint bị chậm, đứng hoặc treo khi mở.
File PowerPoint có dung lượng quá lớn
4. Do phần mềm bảo mật
Đây là một nguyên nhân khác có thể gây ra lỗi không mở được powerpoint, khi phần mềm bảo mật trên máy tính của bạn nhận diện file PowerPoint của bạn là một file nguy hiểm và chặn việc mở file đó.
Đây có thể là một sự nhầm lẫn của phần mềm bảo mật hoặc là do file PowerPoint của bạn thực sự có chứa virus, malware hoặc mã độc. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint, file PowerPoint bị xóa, di chuyển hoặc cách ly bởi phần mềm bảo mật.
5. File nằm trong thư mục bị hạn chế quyền truy cập
Đây là một nguyên nhân khác có thể gây ra lỗi không mở được file PowerPoint, khi file PowerPoint của bạn nằm trong một thư mục mà bạn không có quyền truy cập, đọc hoặc sửa đổi. Đây có thể là do bạn không phải là chủ sở hữu của file hoặc là do bạn không có quyền hạn quản trị trên máy tính đó. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint, file PowerPoint bị từ chối, báo lỗi hoặc yêu cầu nhập mật khẩu.
File nằm trong thư mục bị hạn chế quyền truy cập
6. Máy tính có virus hoặc malware
Máy tính có virus hoặc malware có thể gây ra lỗi không mở được powerpoint, khi máy tính của bạn bị nhiễm virus hoặc malware và ảnh hưởng đến hoạt động của PowerPoint hoặc làm hỏng file PowerPoint của bạn.
Nguyên nhân này khá nguy hiểm vì nó có thể gây ra nhiều hậu quả khác như mất dữ liệu, mất quyền kiểm soát hoặc bị đánh cắp thông tin cá nhân. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint, file PowerPoint bị mất một số tính năng, định dạng hoặc nội dung, file PowerPoint bị mã hóa, khóa hoặc yêu cầu tiền chuộc.
7. Gặp sự cố trong quá trình tải
Gặp sự cố trong quá trình tải có thể gây ra lỗi không mở được file PowerPoint, khi bạn tải file PowerPoint từ internet, email hoặc ổ đĩa mạng và gặp sự cố trong quá trình tải như mất kết nối, tốc độ tải chậm hoặc bị gián đoạn. Khi đó, file PowerPoint của bạn có thể bị hỏng, lỗi hoặc không hoàn chỉnh. Khi đó, bạn có thể gặp lỗi không mở được file PowerPoint, file PowerPoint bị mất một số tính năng, định dạng hoặc nội dung.
Gặp sự cố trong quá trình tải có thể gây ra lỗi không mở được file PowerPoint
Cách khắc phục lỗi không mở được powerpoint
Sau khi biết được nguyên nhân gây ra lỗi không mở được file PowerPoint, bạn sẽ học cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint trong phần này. Cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint có thể khác nhau tùy thuộc vào nguyên nhân gây ra lỗi, nhưng dưới đây là một số cách khắc phục phổ biến và hiệu quả nhất:
1. Bỏ chặn các tập tin Powerpoint
Đây là một cách khắc phục lỗi không mở được file PowerPoint do phần mềm bảo mật chặn file PowerPoint của bạn. Bạn có thể bỏ chặn các tập tin PowerPoint bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy nhấn chuột phải vào file PowerPoint bị lỗi và chọn Properties.
Chọn Properties
- Bước 2: Trên tab General, bạn hãy đánh dấu vào ô Unblock ở phần dưới cùng rồi nhấn OK để lưu thay đổi. Sau đó, bạn hãy thử mở lại file PowerPoint.
Đánh dấu vào ô Unblock ở phần dưới cùng rồi nhấn OK
2. Vô hiệu hóa chế độ bảo vệ khi xem trong PowerPoint
Đây là một cách khắc phục lỗi không mở được file PowerPoint do PowerPoint áp dụng chế độ bảo vệ khi xem cho các file PowerPoint có nguồn gốc không xác định, hoặc có thể chứa nội dung nguy hiểm. Chế độ bảo vệ khi xem sẽ giới hạn một số chức năng của PowerPoint, và yêu cầu bạn bật chế độ chỉnh sửa để mở file PowerPoint. Bạn có thể vô hiệu hóa chế độ bảo vệ khi xem trong PowerPoint bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy mở chương trình Microsoft Office PowerPoint, rồi chọn File.
Chọn File trên thanh công cụ
- Bước 2: Bạn hãy chọn Options.
Chọn Options
- Bước 3: Bạn hãy chọn tab Trust Center và chọn Trust Center Settings…
Chọn Trust Center Settings
- Bước 4: Trong tab Protected View, bạn hãy bỏ dấu tích ở 3 ô dưới đây để tắt chế độ Protected View mà các tập tin mở ở chế độ giới hạn:
+ Enable Protected View for files originating from Internet
+ Enable Protected View for files located in potentially unsafe locations
+ Enable Protected View for Outlook attachments
Tích chọn 1 trong 3 mục trong Protected View
- Bước 5: Bạn hãy nhấn OK để lưu thay đổi. Sau đó, bạn hãy thử mở lại file PowerPoint mà bạn đã tải về.
Nhấn OK
3. Cài lại bản Microsoft Office PP
Đây là một cách khắc phục lỗi không mở được powerpoint. Bạn có thể cài lại bản Microsoft Office bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Tắt tất cả các ứng dụng của Microsoft Office, như PowerPoint, Word, Excel, Outlook, v.v.
- Bước 2: Mở Bảng điều khiển trên máy tính của bạn, sau đó chọn mục Gỡ bỏ chương trình.
- Bước 3: Trong danh sách các chương trình đã cài đặt, bạn tìm và chọn Microsoft Office, sau đó nhấn vào nút Gỡ bỏ. Bạn sẽ thấy một hộp thoại xác nhận, bạn nhấn vào nút Có để tiếp tục.
- Bước 4: Quá trình gỡ bỏ Microsoft Office sẽ bắt đầu, bạn chờ cho đến khi quá trình hoàn tất, sau đó khởi động lại máy tính của bạn.
- Bước 5: Sau khi khởi động lại máy tính, bạn cài lại bản Microsoft Office bằng cách sử dụng đĩa CD, USB, hoặc tải về từ trang web chính thức của Microsoft. Bạn làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt, sau đó khởi động lại máy tính của bạn.
- Bước 6: Sau khi khởi động lại máy tính, bạn mở PowerPoint và kiểm tra xem lỗi không mở được file PowerPoint có được khắc phục hay không.
Cài lại bản Microsoft Office PP
Tạm kết
Lỗi không mở được file PowerPoint là một lỗi khá phổ biến và gây phiền toái cho nhiều người dùng PowerPoint. Do vậy, bạn cần biết nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint để có thể xử lý lỗi này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, Unica đã hướng dẫn bạn nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng về cách khắc phục lỗi không mở được PowerPoint. Chúc bạn thành công và hẹn gặp lại trong các bài viết khác của chúng tôi.
02/12/2023
531 Lượt xem
Hướng dẫn cách tải font chữ về powerpoint siêu nhanh, đơn giản
Font chữ là một yếu tố quan trọng trong thiết kế slide PowerPoint, giúp bạn thể hiện nội dung, phong cách và tâm trạng của bài trình chiếu của mình. Font chữ cũng ảnh hưởng đến sự chú ý, nhận thức và trí nhớ của khán giả đối với bài trình chiếu của bạn. Bạn có biết cách thêm Font chữ vào PowerPoint không? Bạn có biết những kiểu Font chữ nào giúp slide trông chuyên nghiệp hơn không? Bạn có biết cách tùy chỉnh Font chữ theo ý muốn của mình không? Nếu bạn chưa biết, hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách tải font chữ về powerpoint và những tùy chỉnh Font chữ đơn giản.
Một số kiểu font chữ giúp slide trông chuyên nghiệp hơn
Trước khi học cách tải font chữ về powerpoint, bạn cần biết một số kiểu Font chữ giúp slide trông chuyên nghiệp hơn. Có nhiều kiểu Font chữ khác nhau nhưng không phải kiểu Font chữ nào cũng phù hợp với mọi bài trình chiếu. Bạn cần chọn kiểu Font chữ phù hợp với nội dung, mục tiêu và đối tượng của bài trình chiếu của mình. Dưới đây là một số kiểu Font chữ phổ biến và thường được sử dụng trong PowerPoint:
1. Sans Serif
Sans Serif là kiểu Font chữ không có những đường nhỏ ở cuối các nét chữ, giúp chữ trông đơn giản và hiện đại. Sans Serif thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất chính thức, chuyên nghiệp, hoặc khoa học. Một số ví dụ về Font chữ Sans Serif là Arial, Calibri, Helvetica, Verdana,...
Sans Serif là kiểu Font chữ không có những đường nhỏ ở cuối các nét chữ
2. Serif
Serif là kiểu Font chữ có những đường nhỏ ở cuối các nét chữ, giúp chữ trông cổ điển, trang nhã hơn. Serif thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất văn hóa, nghệ thuật hoặc lịch sử. Một số ví dụ về Font chữ Serif là Times New Roman, Georgia, Garamond, Cambria,...
Serif là kiểu Font chữ có những đường nhỏ ở cuối các nét chữ, giúp chữ trông cổ điển, trang nhã hơn
3. Script
Script là kiểu Font chữ bắt chước chữ viết tay thông dụng mà khi bạn thực hiện cách tải font chữ về powerpoint sẽ thường xuyên bắt gặp. Script thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất cá nhân, thư giãn hoặc giải trí. Một số ví dụ về Font chữ Script là Brush Script, Lucida Handwriting, Segoe Script, Edwardian Script,...
Script là kiểu Font chữ bắt chước chữ viết tay, giúp chữ trông thân thiện, sáng tạo và cảm xúc
4. Font Roboto
Font Roboto là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Google, giúp chữ trông hiện đại, minh bạch và thân thiện. Font Roboto thường được sử dụng cho các bài trình chiếu liên quan đến công nghệ, thiết kế hoặc truyền thông. Font Roboto có nhiều biến thể như Roboto Thin, Roboto Light, Roboto Regular, Roboto Medium, Roboto Bold,...
Font Roboto là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Google, giúp chữ trông hiện đại, minh bạch và thân thiện
5. Font Open Sans
Font Open Sans là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Google. Kiểu chữ này đơn giản và dễ đọc nên khi thực hiện cách tải font chữ về powerpoint chắc hẳn bạn sẽ thường dùng kiểu này. Font Open Sans thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất chung. Font Open Sans cũng có nhiều biến thể như Open Sans Light, Open Sans Regular, Open Sans Semibold, Open Sans Bold,...
Font Open Sans là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Google
6. Font Koho
Font Koho là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi người Việt Nam, giúp chữ trông độc đáo, nghệ thuật và phong cách. Font Koho thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất sáng tạo, nổi bật hoặc thể hiện cá tính. Font Koho có nhiều biến thể như Koho Thin, Koho Light, Koho Regular, Koho Medium, Koho Bold,...
Font Koho là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi người Việt Nam, giúp chữ trông độc đáo
7. Font Montserrat
Font Montserrat là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi người Argentina, giúp chữ trông sang trọng, tinh tế và thanh lịch. Font Montserrat thường được sử dụng cho các bài trình chiếu mang tính chất cao cấp, thời trang hoặc quảng cáo. Font Montserrat cũng có nhiều biến thể như Montserrat Thin, Montserrat Light, Montserrat Regular, Montserrat Semibold, Montserrat Bold,...
Font Montserrat là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi người Argentina, giúp chữ trông sang trọng, tinh tế và thanh lịch
8. Font Fira Sans
Font Fira Sans là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Mozilla, giúp chữ trông hiện đại, rõ ràng và linh hoạt. Font Fira Sans thường được sử dụng cho các bài trình chiếu liên quan đến mạng, trình duyệt hoặc mã nguồn. Font Fira Sans cũng có nhiều biến thể như Fira Sans Thin, Fira Sans Light, Fira Sans Regular, Fira Sans Medium, Fira Sans Bold,...
Font Fira Sans là một kiểu Font chữ được thiết kế bởi Mozilla
Hướng dẫn cách tải font chữ về powerpoint
Sau khi biết được một số kiểu Font chữ giúp slide trông chuyên nghiệp hơn, bạn sẽ học cách thêm Font chữ vào PowerPoint trong phần này. Cách thêm Font chữ vào PowerPoint khá đơn giản và nhanh chóng, chỉ cần bạn có sẵn các Font chữ mà bạn muốn sử dụng trong máy tính của mình, hoặc tải về từ các trang web cung cấp Font chữ miễn phí hoặc trả phí. Để thêm Font chữ vào PowerPoint, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy tìm kiếm font chữ mà bạn thích và muốn sử dụng. Bạn nên sử dụng Google Fonts hoặc các trang web khác có uy tín.
Sử dụng Google Fonts để tìm kiếm font chữ
- Bước 2: Bạn hãy tải về font chữ mà bạn thích. Font chữ thường được nén trong tệp tin có đuôi *.zip.
Tải font chữ về máy tính
- Bước 3: Sau khi tải về font chữ, bạn hãy giải nén bằng cách nhấn chuột phải vào tệp tin có đuôi *.zip và chọn Extract để giải nén ra thư mục hiện tại.
Giải nén thư mục
- Bước 4: Khi đã giải nén xong các tệp font chữ, bạn hãy nhấn chuột phải vào font chữ mà bạn muốn cài đặt và chọn Install.
Cài đặt font chữ
- Bước 5: Bạn hãy mở PowerPoint và bạn sẽ thấy font chữ mới đã được cài đặt.
Dùng font chữ vừa được thêm
Các câu hỏi thường gặp khi thực hiện cách tải font chữ về powerpoint
Sau khi học cách tải font chữ về powerpoint, bạn có thể có một số câu hỏi thường gặp, như:
1. Có thể thêm Font chữ vào PowerPoint trực tuyến không?
Câu trả lời là CÓ. Bạn có thể thêm Font chữ vào PowerPoint trực tuyến bằng cách sử dụng các dịch vụ như Google Fonts, Adobe Fonts hoặc các trang web cung cấp Font chữ khác. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của mình, sau đó chọn và thêm Font chữ mà bạn muốn sử dụng. Tuy nhiên, bạn cần có kết nối internet ổn định để sử dụng các Font chữ trực tuyến, bạn cũng cần chắc chắn rằng khán giả của bạn cũng có thể truy cập vào các Font chữ đó khi xem bài trình chiếu của mình.
Có thể thêm Font chữ vào PowerPoint trực tuyến bằng Google Fonts, Adobe Fonts hoặc các trang web cung cấp Font chữ khác
2. Font chữ được tìm thấy ở đâu trong PowerPoint?
Font chữ được tìm thấy ở nhiều nơi trong PowerPoint như trong tab Trang chủ, trong tab Thiết kế, trong tab Chèn, trong tab Hoạt hình,... Bạn có thể thay đổi Font chữ cho toàn bộ slide, cho một phần của slide hoặc cho một đối tượng cụ thể trong slide, bằng cách chọn đối tượng đó, sau đó nhấn vào nút Font và chọn Font chữ mà bạn muốn sử dụng.
3. Cách tải font chữ về powerpoint trên máy Mac?
Câu trả lời là cách thêm Font chữ vào PowerPoint trên máy Mac cũng tương tự như cách thêm Font chữ vào PowerPoint trên máy Windows, chỉ có một số khác biệt nhỏ. Bạn có thể tham khảo các bước sau để thêm Font chữ vào PowerPoint trên máy Mac:
- Bước 1: Hãy mở bản trình chiếu PP của mình lên.
- Bước 2: Bạn hãy chọn tùy chọn PowerPoint trên menu, rồi chọn tùy chọn Preferences trong menu xổ xuống.
Chọn Preferences trong menu xổ xuống
- Bước 3: Trong cửa sổ mới hiện ra, bạn hãy nhấn nút Save thuộc nhóm tính năng Output and Sharing.
Nhấn nút Save thuộc nhóm tính năng Output and Sharing
- Bước 4: Bạn sẽ thấy giao diện giống như PowerPoint cho Windows. Trong nhóm tính năng Font Embedding, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Embed Fonts in the file, rồi chọn một trong hai tùy chọn để nhúng font chữ vào bản trình chiếu đang làm.
Chọn Embed Fonts in the file
4. Những phông chữ nào có thể được nhúng trong PowerPoint?
Câu trả lời là không phải tất cả các phông chữ đều có thể được nhúng trong PowerPoint, mà chỉ có những phông chữ có quyền nhúng được cho phép. Quyền nhúng là một thuộc tính của phông chữ, quy định xem phông chữ đó có thể được nhúng vào tài liệu hay không và nếu có thì có thể được sử dụng như thế nào. Có 4 loại quyền nhúng, bao gồm:
- Không nhúng được: Phông chữ này không thể được nhúng vào tài liệu và chỉ có thể được sử dụng trên máy tính có cài đặt phông chữ đó. Nếu bạn sử dụng phông chữ này trong PowerPoint và chuyển tệp PowerPoint sang máy tính khác không có phông chữ đó thì PowerPoint sẽ thay thế phông chữ đó bằng một phông chữ khác có sẵn.
- Nhúng được chỉ xem: Phông chữ này có thể được nhúng vào tài liệu nhưng chỉ có thể được xem không thể được chỉnh sửa. Nếu bạn sử dụng phông chữ này trong PowerPoint và chuyển tệp PowerPoint sang máy tính khác, PowerPoint sẽ hiển thị phông chữ đó đúng như bạn đã thiết kế nhưng bạn không thể thay đổi nội dung hoặc định dạng của phông chữ đó.
- Nhúng được chỉnh sửa: Phông chữ này có thể được nhúng vào tài liệu và có thể được xem và chỉnh sửa. Nếu bạn sử dụng phông chữ này trong PowerPoint và chuyển tệp PowerPoint sang máy tính khác, PowerPoint sẽ hiển thị và cho phép bạn thay đổi nội dung hoặc định dạng của phông chữ đó.
- Nhúng được cài đặt: Phông chữ này có thể được nhúng vào tài liệu, có thể được xem, chỉnh sửa và cài đặt trên máy tính khác. Nếu bạn sử dụng phông chữ này trong PowerPoint và chuyển tệp PowerPoint sang máy tính khác, PowerPoint sẽ hiển thị và cho phép bạn thay đổi nội dung hoặc định dạng của phông chữ đó, và cũng cho phép bạn cài đặt phông chữ đó trên máy tính đó.
Bạn có thể kiểm tra quyền nhúng của một phông chữ bằng cách nhấn chuột phải vào tệp phông chữ, chọn Thuộc tính, sau đó chọn tab Chi tiết. Bạn sẽ thấy mục Quyền nhúng ở phần dưới cùng của cửa sổ.
Không phải tất cả các phông chữ đều có thể được nhúng trong PowerPoint
5. Làm cách nào để lưu phông chữ tùy chỉnh trong PowerPoint?
Câu trả lời là bạn có thể lưu phông chữ tùy chỉnh trong PowerPoint bằng cách sử dụng chức năng Nhúng phông chữ. Chức năng này cho phép bạn nhúng phông chữ tùy chỉnh vào tệp PowerPoint, để bạn có thể chia sẻ tệp PowerPoint mà không cần phải cài đặt phông chữ tùy chỉnh trên máy tính khác. Để lưu phông chữ tùy chỉnh trong PowerPoint, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn File.
- Bước 2: Chọn Options > Chọn Save.
- Bước 3: Bên dưới dòng Preserve fidelity when sharing this presentation, bạn chọn ô Embed fonts in the file rồi nhấn OK.
Lưu font chữ trong PP
Lời kết
Phông chữ là một yếu tố quan trọng trong thiết kế slide PowerPoint, giúp bạn thể hiện nội dung, phong cách của bài trình chiếu của mình. Bạn cần biết cách tải font chữ về powerpoint, để có thể sử dụng các phông chữ mà bạn thích hoặc các phông chữ tùy chỉnh cho slide của mình. Trong bài viết này, Unica đã hướng dẫn bạn cách thêm phông chữ vào PowerPoint và những tùy chỉnh phông chữ đơn giản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng về cách thêm phông chữ vào PowerPoint và những tùy chỉnh phông chữ đơn giản. Chúc bạn thành công và hẹn gặp lại trong các bài viết khác của tôi.
02/12/2023
952 Lượt xem
Cách tạo biểu đồ trong powerpoint và tùy chỉnh biểu đồ đơn giản
Biểu đồ là một công cụ hữu ích để trình bày và phân tích dữ liệu một cách trực quan và sinh động. Biểu đồ giúp bạn thể hiện các xu hướng, so sánh, phân bố, tỷ lệ, hoặc mối quan hệ của dữ liệu, giúp khán giả hiểu rõ hơn và dễ dàng hơn về nội dung trình chiếu của bạn. PowerPoint là một phần mềm trình chiếu phổ biến và hữu ích, cho phép bạn tạo và chèn các loại biểu đồ khác nhau vào bài trình chiếu của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ trong powerpoint và những tùy chỉnh biểu đồ đơn giản.
Các loại biểu đồ trong PowerPoint
PowerPoint cung cấp cho bạn nhiều loại biểu đồ khác nhau, phù hợp với các mục đích và dữ liệu khác nhau. Bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp với nội dung trình chiếu của mình để tạo ra một bài trình chiếu hấp dẫn và thuyết phục. Trước khi tìm hiểu cách tạo biểu đồ trong powerpoint, mời bạn cùng tham khảo một số loại biểu đồ phổ biến dưới đây:
1. Biểu đồ cột
Biểu đồ cột là một loại biểu đồ dùng để so sánh các giá trị giữa các nhóm, các phân loại hoặc các khoảng thời gian khác nhau. Biểu đồ cột sử dụng các cột cao hoặc ngắn, có độ rộng bằng nhau để thể hiện các giá trị của dữ liệu. Biểu đồ cột có thể là biểu đồ cột dọc, biểu đồ cột ngang, biểu đồ cột chồng, biểu đồ cột nhóm. Bạn có thể sử dụng biểu đồ cột để trình bày các dữ liệu như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, số lượng, tỷ lệ,...
Biểu đồ cột là một loại biểu đồ dùng để so sánh các giá trị giữa các nhóm
2. Biểu đồ đường
Biểu đồ đường là một loại biểu đồ dùng để thể hiện các xu hướng của dữ liệu theo thời gian hoặc theo một biến số liên tục. Biểu đồ đường sử dụng các điểm để đánh dấu các giá trị của dữ liệu và nối các điểm này bằng các đường cong hoặc thẳng để tạo ra một đường biểu diễn.
Biểu đồ đường có thể là biểu đồ đường đơn, biểu đồ đường kép, biểu đồ đường chồng, biểu đồ đường dạng khu vực hoặc biểu đồ đường 3D. Bạn có thể sử dụng biểu đồ đường để trình bày các dữ liệu như lịch sử, dự báo, biến động, phát triển,...
Biểu đồ đường là một loại biểu đồ dùng để thể hiện các xu hướng của dữ liệu theo thời gian hoặc theo một biến số liên tục
3. Biểu đồ 3D
Biểu đồ 3D là một loại biểu đồ dùng để tạo ra hiệu ứng không gian ba chiều cho các loại biểu đồ khác như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ vùng hoặc biểu đồ hình. Biểu đồ 3D sử dụng các hiệu ứng ánh sáng, bóng, góc nhìn, để tạo ra cảm giác chiều sâu và động cho biểu đồ. Biểu đồ 3D có thể là biểu đồ 3D đơn, biểu đồ 3D chồng, biểu đồ 3D nhóm hoặc biểu đồ 3D xoay. Bạn có thể sử dụng biểu đồ 3D để trình bày các dữ liệu như tỷ lệ, phân bố, so sánh,...
Biểu đồ 3D là một loại biểu đồ dùng để tạo ra hiệu ứng không gian ba chiều
4. Biểu đồ tròn
Biểu đồ tròn là một loại biểu đồ dùng để thể hiện tỷ lệ phần trăm của các phần trong một tập hợp dữ liệu. Biểu đồ tròn sử dụng một hình tròn, được chia thành các miếng có góc tương ứng với tỷ lệ phần trăm của các phần. Biểu đồ tròn có thể là biểu đồ tròn đơn, biểu đồ tròn nhiều, biểu đồ tròn lồng, biểu đồ tròn vỡ, hoặc biểu đồ tròn 3D. Bạn có thể sử dụng biểu đồ tròn để trình bày các dữ liệu như cấu trúc, thành phần, tỷ lệ,...
Biểu đồ tròn là một loại biểu đồ dùng để thể hiện tỷ lệ phần trăm của các phần trong một tập hợp dữ liệu
5. Biểu đồ vùng
Biểu đồ vùng là một loại biểu đồ dùng để thể hiện các xu hướng của dữ liệu theo thời gian hoặc theo một biến số liên tục và thể hiện sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian. Biểu đồ vùng giống như biểu đồ đường nhưng có màu nền cho các đường biểu diễn để tạo ra sự khác biệt và nhấn mạnh cho các đường biểu diễn.
Biểu đồ vùng có thể là biểu đồ vùng đơn, biểu đồ vùng chồng hoặc biểu đồ vùng 3D. Bạn có thể sử dụng biểu đồ vùng để trình bày các dữ liệu như: lịch sử, dự báo, biến động, phát triển,...
Biểu đồ vùng là một loại biểu đồ dùng để thể hiện các xu hướng của dữ liệu theo thời gian
6. Biểu đồ ngang
Biểu đồ ngang là một loại biểu đồ dùng để so sánh các giá trị giữa các nhóm, các phân loại hoặc các khoảng thời gian khác nhau. Biểu đồ ngang giống như biểu đồ cột nhưng có các cột nằm ngang thay vì nằm dọc. Biểu đồ ngang có thể là biểu đồ ngang đơn, biểu đồ ngang nhóm, biểu đồ ngang chồng hoặc biểu đồ ngang 3D. Bạn có thể sử dụng biểu đồ ngang để trình bày các dữ liệu như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, số lượng, tỷ lệ,...
Biểu đồ ngang là một loại biểu đồ dùng để so sánh các giá trị giữa các nhóm, các phân loại hoặc các khoảng thời gian khác nhau
Cách tạo biểu đồ trong powerpoint
Sau khi biết được các loại biểu đồ trong PowerPoint, bạn sẽ học cách tạo biểu đồ trong powerpoint trong phần này. Cách tạo biểu đồ trong powerpoint khá đơn giản và tương tự nhau cho các loại biểu đồ khác nhau. Bạn có thể tạo biểu đồ trong powerpoint bằng cách sử dụng dữ liệu có sẵn trong PowerPoint hoặc nhập dữ liệu từ Excel, Word hoặc các nguồn khác. Để tạo biểu đồ trong powerpoint, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Trong tab Insert, chọn Chart.
Chọn Chart trên thanh công cụ
- Bước 2: Lựa chọn loại biểu đồ bạn muốn rồi nhấn OK.
Chọn loại biểu đồ bạn muốn rồi nhấn OK
- Bước 3: Một biểu đồ cùng với một bảng tính sẽ hiện ra.
Biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện
Biểu đồ chỉ hiển thị dữ liệu nằm trong vùng có đường viền màu xanh, vùng này sẽ tự động thay đổi kích thước khi bạn nhập thêm dữ liệu.
Phần dữ liệu sẽ hiển thị trong biểu đồ
- Bước 4: Điền dữ liệu vào bảng tính, sau đó nhấn nút X để tắt bảng tính.
Nhập số liệu và đóng bảng tính
- Bước 5: Kết quả của cách tạo biểu đồ trong powerpoint như hình bên dưới:
Kết quả hoàn thành biểu đồ
Sửa đổi biểu đồ trong PP
Sau khi thực hiện cách tạo biểu đồ trong powerpoint, bạn có thể sửa đổi biểu đồ trong PP để thay đổi loại biểu đồ, chuyển dữ liệu hàng và cột, thay đổi bố cục biểu đồ hoặc tùy chỉnh màu sắc. Bạn có thể sửa đổi biểu đồ trong PP bằng cách làm theo các cách sau:
1. Cách thay đổi loại biểu đồ
Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ mà bạn đã chèn, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào biểu đồ cần chỉnh sửa > Đi tới tab Design > Nhấn Change Chart Type.
Nhấn Change Chart Type
- Bước 2: Một hộp thoại Change Chart Type sẽ hiện lên > Lựa chọn loại biểu đồ bạn muốn chuyển sang và nhấn OK.
Chọn loại biểu đồ bạn muốn chuyển sang và nhấn OK
- Bước 3: Biểu đồ mới sẽ được hiển thị.
Kết quả
2. Cách chuyển dữ liệu hàng và cột
Để thay đổi cách hiển thị các dữ liệu trên biểu đồ trong PowerPoint, bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi vị trí của các hàng và cột. Như vậy, biểu đồ sẽ vẫn giữ nguyên dữ liệu nhưng cách phân loại, thứ tự sẽ khác đi.
- Bước 1: Chọn biểu đồ cần chỉnh sửa > Trong tab Design > Chọn Edit Data.
Chọn Edit Data
- Bước 2: Chọn vào biểu đồ một lần nữa > Chọn mục Switch Row/Column.
Chọn mục Switch Row/Column
3. Cách thay đổi bố cục biểu đồ
Bố cục là các yếu tố hình thành biểu đồ như tiêu đề, chú thích và nhãn dữ liệu. Bạn có thể thay đổi và điều chỉnh vị trí của các yếu tố này để phù hợp hơn với mục đích trình bày và theo dõi.
Cách tạo biểu đồ trong powerpoint:
- Bước 1: Chọn biểu đồ cần sửa đổi > Tại tab Design > Chọn mở rộng mục Chart Layouts.
Chọn mở rộng mục Chart Layouts
- Bước 2: Chọn một bố cục khác từ menu mở rộng.
Chọn một bố cục khác
- Bước 3: Biểu đồ sẽ được cập nhật theo bố cục mới.
Kết quả của cách tạo biểu đồ trong powerpoint
4. Tùy chỉnh màu sắc
Nếu bạn muốn tùy chỉnh màu sắc cho biểu đồ của mình, để thay đổi màu sắc cho các đường biểu diễn, các cột, các miếng, hoặc các vùng của biểu đồ, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Trước hết, bạn hãy chọn biểu đồ cần thay đổi màu.
- Bước 2: Bạn vào thẻ Design và chọn mục Change Color để tùy chỉnh màu sắc cho biểu đồ.
Tùy chỉnh màu sắc cho biểu đồ
Cách tạo hiệu ứng cho biểu đồ trong PowerPoint
Nếu bạn muốn tạo hiệu ứng cho biểu đồ trong PowerPoint, để làm cho biểu đồ của bạn trở nên sinh động và hấp dẫn hơn, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy vào thẻ Animations và chọn biểu đồ cần tạo hiệu ứng, sau đó chọn Add Animation và chọn một hiệu ứng thích hợp cho biểu đồ.
Chọn hiệu ứng phù hợp
- Bước 2: Bạn hãy vào Animations và chọn Effect Options, rồi nhấn By Category để tạo hiệu ứng xuất hiện theo từng loại dữ liệu.
Nhấn By Category
Tổng kết
Như vậy, trong bài viết này, Unica đã hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ trong powerpoint và những tùy chỉnh biểu đồ đơn giản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng về cách tạo biểu đồ trong powerpoint và những tùy chỉnh biểu đồ đơn giản. Chúc bạn thành công và hẹn gặp lại trong các bài viết khác của tôi.
02/12/2023
1443 Lượt xem
Bạn đã biết cách chuyển pdf sang excel nhanh chóng chưa?
PDF là một định dạng tài liệu phổ biến và tiện lợi, nhưng nó không dễ dàng để chỉnh sửa hay phân tích dữ liệu. Nếu bạn muốn sử dụng các công cụ tính toán, biểu đồ hay bảng tính của Excel, bạn cần phải chuyển đổi PDF sang Excel. Tuy nhiên, không phải cách nào cũng đảm bảo được chất lượng và định dạng của tài liệu gốc. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số cách chuyển pdf sang excel nhanh chóng và hiệu quả.
Tại sao nên chuyển đổi PDF sang Excel?
PDF là một định dạng tài liệu mà bạn có thể xem trên nhiều thiết bị khác nhau mà không bị thay đổi nội dung hay hình thức. Tuy nhiên, PDF không phải là một định dạng tối ưu cho việc làm việc với dữ liệu. Bạn không thể sửa đổi, thêm hay xóa các ô, hàng hay cột trong PDF. Bạn cũng không thể sử dụng các công thức, hàm hay biểu đồ của Excel để phân tích hay trình bày dữ liệu. Dẫu vậy, những lợi ích từ việc chuyển file PDF sang Excel mang tới cho người dùng là:
- Phân tích dữ liệu: Excel cho phép bạn thực hiện phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn so với PDF. Bạn có thể sắp xếp, lọc, tính toán và thực hiện các phép toán số học trực tiếp trên bảng tính.
- Tích hợp với các công cụ khác: Dữ liệu trong Excel dễ dàng tích hợp và làm việc cùng với nhiều ứng dụng và công cụ khác nhau như các phần mềm quản lý dự án, ứng dụng CRM và nhiều ứng dụng kinh doanh khác.
- Tùy chỉnh và sắp xếp dữ liệu: Trong Excel, bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị và sắp xếp dữ liệu theo cách riêng của mình. Bạn có thể áp dụng các công thức, thiết lập điều kiện và tạo biểu đồ để tăng sự rõ ràng và thú vị cho dữ liệu.
- Chỉnh sửa và bổ sung dữ liệu: Excel cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa, thêm mới hoặc xóa dữ liệu, giúp bạn cập nhật và điều chỉnh thông tin một cách nhanh chóng.
- Tính toán và phân tích số liệu: Excel cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ, từ tính toán đơn giản đến các phép toán phức tạp. Điều này giúp bạn nhanh chóng nhận ra các mẫu và thông tin quan trọng từ dữ liệu.
- Chia sẻ và gửi dữ liệu dễ dàng: Excel là một định dạng phổ biến và rất dễ chia sẻ. Bạn có thể gửi tài liệu Excel qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây để dễ dàng chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp.
Những lợi ích từ việc chuyển file PDF sang Excel
Tóm lại, việc chuyển đổi PDF sang Excel giúp tận dụng tối đa dữ liệu và tiện ích của Excel để thực hiện phân tích, tính toán và quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn.
Cách chuyển PDF sang Excel trực tiếp trên Excel
Một trong những cách chuyển pdf sang excel nhanh chóng và đơn giản nhất là sử dụng chính phần mềm Excel. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở phần mềm Excel và chọn vào mục Data.
Chọn vào mục Data
- Bước 2: Click chuột vào Get Data > Chọn From File > Chọn From PDF.
Chọn From PDF
- Bước 3: Chọn file PDF cần chuyển đổi sang Excel. Sau đó, bạn nhấn chọn Import.
Chọn Import
- Bước 4: Nhấn vào Select multiple items để chuyển đổi tất cả dữ liệu trong thư mục.
Sau khi chuyển đổi hoàn thành, bạn nhấn vào Load.
Nhấn vào Load
Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng cho các phiên bản Excel từ 2013 trở lên. Ngoài ra, cách này có thể không giữ được nguyên định dạng của file PDF gốc, đặc biệt là khi file PDF có nhiều hình ảnh hay đồ họa.
Cách chuyển pdf sang excel online
Nếu bạn Excel của bạn không thể chuyển file PDF sang Excel, bạn có thể dùng phần mềm chuyển đổi pdf sang excel online. Hiện nay, có rất nhiều trang web cung cấp dịch vụ này nhưng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số trang web nổi tiếng và uy tín nhất như sau:
1. Convert pdf sang excel giữ nguyên định dạng bằng Small PDF
Small PDF là một trang web chuyên cung cấp các công cụ để xử lý file PDF, trong đó có chức năng chuyển đổi PDF sang Excel.
Chuyển đổi từ pdf sang excel trực tuyến bằng Small PDF:
- Bước 1: Truy cập vào trang web Small PDF.
- Bước 2: Nhấn vào nút Choose Files và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi. Bạn cũng có thể kéo và thả file PDF vào khung.
Nhấn vào nút Choose Files
- Bước 3: Sau khi tải file PDF cần chuyển đổi lên web > Chọn Convert to Excel > Chọn Choose option.
Chọn Choose option
- Bước 4: Sau khi chuyển đổi hoàn tất, bạn nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy tính của bạn. Bạn cũng có thể lưu file Excel vào Google Drive hay Dropbox.
Nhấn vào nút Tải xuống
Lưu ý: Small PDF cho phép bạn chuyển đổi miễn phí tối đa 2 file PDF mỗi giờ. Nếu bạn muốn chuyển đổi nhiều hơn, bạn cần phải đăng ký tài khoản Pro với chi phí 9 USD/tháng.
2. Cách chuyển file từ pdf sang excel online bằng Ilove PDF
Ilove PDF là một trang web khác cũng cung cấp các công cụ để xử lý file PDF, bao gồm cả chức năng chuyển đổi PDF sang Excel.
Cách chuyển từ file pdf sang excel bằng Ilove PDF:
- Bước 1: Truy cập vào trang web Ilove PDF.
- Bước 2: Nhấn vào nút Chọn tệp PDF và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi.
Chọn tệp PDF và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi
- Bước 3: Chọn vào mục Chuyển đổi sang excel.
Chọn chuyển đổi sang excel
- Bước 4: Chờ cho quá trình chuyển đổi hoàn tất thì bạn nhấn nút Tải xuống Excel để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy tính của bạn.
Nhấn nút Tải xuống Excel để lưu file Excel
Lưu ý: Cách đổi file pdf sang excel bằng Ilove PDF cho phép bạn chuyển đổi miễn phí không giới hạn số lượng file PDF nhưng có giới hạn dung lượng là 200 MB cho mỗi file. Nếu bạn muốn chuyển đổi các file PDF có dung lượng lớn hơn, bạn cần phải đăng ký tài khoản Premium với chi phí 6 USD/tháng.
3. Cách chuyển đổi file pdf sang excel online bằng PDF Converter
PDF Converter là một trang web chuyên về việc chuyển đổi các loại tài liệu khác nhau, trong đó có PDF sang Excel. Bạn có thể sử dụng PDF Converter để chuyển pdf sang excel nhanh chóng và không bị lỗi font với các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang web PDF Converter.
- Bước 2: Nhấn vào nút Chọn tệp và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi. Bạn cũng có thể kéo và thả file PDF vào khung.
Nhấn vào nút Chọn tệp
- Bước 3: Chọn trình chuyển đổi là To Excel.
Chọn trình chuyển đổi
- Bước 4: Sau khi chuyển đổi hoàn thành, bạn nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy tính.
Nhấn vào nút Tải xuống
Lưu ý: PDF Converter cho phép bạn chuyển đổi miễn phí tối đa 14 file PDF mỗi giờ. Nếu bạn muốn chuyển đổi nhiều hơn, bạn cần phải đăng ký tài khoản Pro với chi phí 9 USD/tháng.
4. Cách chuyển file từ pdf sang excel online bằng CleverPDF
CleverPDF là một trang web cũng cung cấp các công cụ để xử lý file PDF, bao gồm cả chức năng chuyển đổi PDF sang Excel.
Cách chuyển pdf sang excel bằng CleverPDF:
- Bước 1: Truy cập vào trang web CleverPDF và chọn PDF sang Excel.
Chọn PDF sang Excel
- Bước 2: Nhấn vào nút Chọn tệp và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi. Bạn cũng có thể kéo và thả file PDF vào khung.
Chọn tệp và tải lên file PDF
- Bước 3: Nhấn vào nút Bắt đầu chuyển đổi và chờ cho quá trình hoàn tất.
Nhấn vào nút Bắt đầu chuyển đổi
- Bước 5: Nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy tính của bạn.
Nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel
Lưu ý: CleverPDF cho phép bạn chuyển đổi miễn phí không giới hạn số lượng hay dung lượng file PDF.
5. Cách chuyển từ pdf sang excel bằng PDF2GO
PDF2GO là một trang web khác cũng cung cấp các công cụ để xử lý file PDF, trong số đó có chức năng chuyển đổi PDF sang Excel.
Cách chuyển đổi pdf sang excel miễn phí bằng PDF2GO:
- Bước 1: Truy cập vào trang web PDF2GO đề convert pdf sang excel giữ nguyên định dạng.
- Bước 2: Nhấn vào nút Choose Files và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi. Bạn cũng có thể kéo và thả file PDF vào khung.
Nhấn vào nút Choose Files
- Bước 3: Chọn kiểu chuyển đổi là “Chuyển đổi” hoặc “Chuyển đổi với OCR”. Sau đó, bạn nhấn vào nút Bắt đầu và chờ cho quá trình hoàn tất.
Nhấn vào nút Bắt đầu
- Bước 4: Nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy tính của bạn.
Nhấn vào nút Tải xuống
Lưu ý: PDF2GO cho phép bạn chuyển đổi miễn phí không giới hạn số lượng hay dung lượng file PDF.
6. Chuyển pdf sang excel không lỗi font trực tuyến bằng Sodapdf
Sodapdf là một trang web cung cấp nhiều công cụ để xử lý file PDF, trong đó có chức năng chuyển đổi PDF sang Excel.
Hướng dẫn cách chuyển file pdf sang excel miễn phí bằng Sodapdf:
- Bước 1: Truy cập vào trang web Sodapdf để thực hiện cách đổi pdf sang excel.
- Bước 2: Nhấn vào nút Online Tools > Chọn PDF to Excel.
Chọn PDF to Excel
- Bước 3: Chọn Choose File và tải lên file PDF mà bạn muốn chuyển đổi.
Chọn Choose File
- Bước 3: Chờ cho quá trình chuyển đổi hoàn tất thì nhấn vào nút Tải xuống để lưu file Excel vừa được chuyển đổi về máy.
Chọn tải xuống
Lưu ý: Chuyển pdf sang excel trực tuyến bằng Sodapdf cho phép bạn chuyển đổi miễn phí tối đa 3 file PDF mỗi ngày. Nếu bạn muốn chuyển đổi nhiều hơn, bạn cần phải đăng ký tài khoản Pro với chi phí 10 USD/tháng.
Tạm kết
Trên đây là một số cách chuyển pdf sang excel nhanh chóng và hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Mỗi cách có những ưu và nhược điểm riêng, bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu và điều kiện của mình. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề của mình. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Unica.
26/10/2023
1582 Lượt xem
Hướng dẫn cách đọc số tiền bằng chữ trong excel cực kỳ nhanh chóng
Excel là một phần mềm hữu ích cho việc tính toán, thống kê và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần đọc số tiền bằng chữ để trình bày, in ấn hoặc kiểm tra. Ví dụ, khi bạn viết hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu hay báo cáo tài chính, bạn cần đọc số tiền bằng chữ để rõ ràng và chính xác. Trong bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn các thủ thuật đọc số tiền bằng chữ trong excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể áp dụng các cách này cho các đơn vị tiền tệ khác nhau như đồng Việt Nam, đô la Mỹ, euro, bảng Anh hay yên Nhật.
Các thủ thuật đọc số tiền bằng chữ trong excel
Để đọc số tiền bằng chữ trong Excel, bạn có thể dùng hàm SPELLNUMBER, hàm IF, các đơn vị tiền tệ khác, VBE hoặc dùng add in. Mỗi phương pháp cụ thể sẽ được trình bày ở dưới đây:
1. Cách sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong excel: SPELLNUMBER
Hàm SPELLNUMBER là một hàm do người dùng tự tạo ra để đọc số tiền bằng chữ trong excel. Cách dùng hàm này như sau:
Ví dụ: Đổi số 123456 thành chữ bằng cách dùng hàm đọc tiền bằng chữ SPELLNUMBER.
Cách đọc số tiền bằng chữ trong excel:
- Bước 1: Chọn ô cần chuyển đổi thành chữ, ở đây tôi sẽ chọn ô B3.
- Bước 2: Nhập hàm excel đọc số tiền bằng chữ SPELLNUMBER vào ô B4.
- Bước 3: Nhấn enter, kết quả thu được là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".
Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm SPELLNUMBER
2. Dùng hàm SPELLNUMBER kết hợp với hàm IF
Hàm IF là một hàm logic trong excel, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một kết quả nếu điều kiện đúng hoặc một kết quả khác nếu điều kiện sai. Hàm này có cú pháp như sau:
=IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
Trong đó:
- logical_test là điều kiện cần kiểm tra.
- value_if_true là kết quả trả về nếu điều kiện đúng.
- value_if_false là kết quả trả về nếu điều kiện sai.
Nếu bạn kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER sẽ cho ra công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel. Để hiểu hơn về cách kết hợp hàm này, mời bạn theo dõi ví dụ dưới đây:
Ví dụ: Đổi số 123456 thành chữ nếu nó lớn hơn hoặc bằng 100000
Cách đọc số tiền từ số sang chữ trong excel:
- Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:
=IF(123456>=100000;SPELLNUMBER(123456);"Số tiền nhỏ hơn 100000").
- Bước 2: Nhấn enter, Excel trả về kết quả là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".
Đọc số tiền bằng chữ bằng cách kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER
3. Cách sử dụng hàm với các đơn vị tiền tệ khác nhau
Một trong những cách đọc số tiền bằng chữ khác trong Excel là dùng các đơn vị tiền tệ khác. Một trong những hàm sẽ giúp bạn làm điều này chính là hàm TEXT.
Ví dụ: Dùng hàm text để đổi số 123456 thành chữ với đơn vị tiền tệ là USD.
Cách đọc số tiền thành chữ trong excel:
- Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:
=TEXT(123456;"$#;##0.00").
- Bước 2: Nhấn enter, Excel trả về kết quả là "One hundred twenty-three thousand, four hundred fifty-six dollars".
Hàm đọc số trong excel TEXT
4. Lập công thức đọc số thành chữ trong Excel bằng VBE
Ngoài cách sử dụng hàm SPELLNUMBER, bạn cũng có thể lập công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng cách sử dụng Visual Basic Editor (VBE). VBE là một công cụ cho phép bạn viết và chạy các macro và hàm do người dùng tự định nghĩa trong Excel. Nếu muốn sử dụng VBE để đọc số bằng chữ trong excel, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở file excel cần sử dụng VBE.
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở VBE.
Mở VBE trong Excel
- Bước 3: Trong cửa sổ VBE, nhấn Insert và chọn Module để tạo một module mới.
Tạo một module mới
- Bước 4: Trong module mới, dán đoạn code sau:
Function ReadMoney(ByVal X As Variant) As String
Dim Temp As String
Dim DecimalPlace As Integer
Dim Count As Integer
Dim Currency As String
Dim Cents As String
ReDim Place(9) As String
Place(2) = " Nghìn "
Place(3) = " Triệu "
Place(4) = " Tỷ "
Place(5) = " Nghìn Tỷ "
Place(6) = " Triệu Tỷ "
Place(7) = " Tỷ Tỷ "
If X < 0 Then
Temp = "Âm" & ReadMoney(Abs(X))
Else
X = Trim(Str(X))
DecimalPlace = InStr(X, ".")
If DecimalPlace > 0 Then
Temp = Left(X, DecimalPlace - 1)
X = Right(X, Len(X) - DecimalPlace)
If Len(X) > 2 Then
X = Left(X, 2)
End If
If Len(X) > 0 Then
Temp = Temp & " Phẩy " & ReadMoney(X)
End If
Else
Temp = X
End If
Count = 1
Do While Temp <> ""
If Len(Temp) > 3 Then
Temp1 = Right(Temp, 3)
Temp = Left(Temp, Len(Temp) - 3)
Else
Temp1 = Temp
Temp = ""
End If
If Val(Temp1) > 0 Then
Temp2 = GetHundreds(Temp1)
If Count > 1 Then
Temp2 = Temp2 & Place(Count)
End If
ReadMoney = Temp2 & ReadMoney
End If
Count = Count + 1
Loop
Select Case Right(ReadMoney, 3)
Case "Một"
Currency = " đồng "
Cents = " xu"
Case "Hai"
Currency = " đô la "
Cents = " cent"
Case "Ba"
Currency = " euro "
Cents = " centime"
Case "Bốn"
Currency = " yên Nhật "
Cents = " sen"
Case Else
Currency = ""
Cents = ""
End Select
ReadMoney = Left(ReadMoney, Len(ReadMoney) - 3) & Currency & Cents
End If
End Function
Function GetHundreds(ByVal X As Variant) As String
Dim Result As String
If Val(X) = 0 Then Exit Function
X = Right("000" & X, 3)
If Left(X, 1) <> "0" Then
Result = GetDigit(Left(X, 1)) & " Trăm "
End If
If Mid(X, 2, 1) <> "0" Then
Result = Result & GetDigit(Mid(X, 2, 1)) & " Mươi "
ElseIf Mid(X, 3, 1) <> "0" Then
Result = Result & " Lẻ "
End If
If Right(X, 1) <> "0" Then
Result = Result & GetDigit(Right(X, 1))
End If
GetHundreds = Result
End Function
Function GetDigit(ByVal X As Variant) As String
Select Case Val(X)
Case 1: GetDigit = "Một"
Case 2: GetDigit = "Hai"
Case 3: GetDigit = "Ba"
Case 4: GetDigit = "Bốn"
Case 5: GetDigit = "Năm"
Case 6: GetDigit = "Sáu"
Case 7: GetDigit = "Bảy"
Case 8: GetDigit = "Tám"
Case 9: GetDigit = "Chín"
End Select
End Function
Thiết lập code
- Bước 5: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt+Q để quay về Excel. Sau thao tác này, bạn đã hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER () nên có thể thực hiện đọc số tiền trong Excel.
Hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER ()
5. Sử dụng add-in lập công thức số tiền bằng chữ
Nếu bạn không muốn lập công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng VBE, bạn có thể sử dụng một add-in có sẵn để lập công thức số tiền bằng chữ. Add-in là một phần mở rộng cho excel, cho phép bạn thêm các tính năng mới hoặc tùy biến các tính năng hiện có.
Một trong những add-in hữu ích cho việc đọc số tiền bằng chữ trong excel là Number to Words. Đây là một add-in miễn phí, dễ sử dụng và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Để sử dụng add-in này, bạn cần thực hiện thao tác tải bằng các bước sau đây:
5.1. Cách cài đặt add-in
- Bước 1: Giải nén sau khi đã tải file về máy tính.
- Bước 2: Mở File Excel, Add-In sẽ được tự động thêm vào thẻ Add-Ins.
Tự động thêm vào thẻ Add-Ins
- Bước 3: Trong trường hợp Excel không tự động thiết lập thẻ Add-In, bạn hãy chọn thẻ File trên thanh công cụ rồi chọn Options.
Chọn Options
- Bước 4: Ở hộp thoại Excel Options, trong phần Manage, bạn chọn Add-Ins rồi chọn Go.
Chọn Add-Ins rồi chọn Go
- Bước 5: Ở hộp thoại Add-Ins, bạn chọn Browse.
Chọn Browse
- Bước 6: Trong cửa sổ Browse, bạn chọn đến thư mục chứa file cài đặt (ví dụ với phiên bản 64 bit các bạn chọn C:\Program Files (x86)\TIENICHEXCELNTH) và chọn file TIENICHEXCELNTH.xla và chọn OK.
Nhấn chọn OK
- Bước 7: Quay lại hộp thoại Add-Ins, bạn đánh dấu tích chọn trước ô Tienichexcelnth rồi chọn OK để thêm tiện ích vào excel.
Tích chọn trước ô Tienichexcelnth rồi chọn OK để thêm tiện ích vào excel
5.2. Cách sử dụng Add-In
- Bước 1: Chọn ô chứa số tiền cần chuyển thành chữ.
- Bước 2: Chọn Add-Ins rồi chọn tiện ích Tiếng Việt. Sau đó, bạn chèn hàm đọc số thành chữ trong excel.
Chèn hàm đọc số thành chữ
- Bước 3: Khi xuất hiện hộp thoại đọc số, bạn thiết lập một số tùy chọn sau:
+ Văn bản đầu: Thiết lập chuỗi văn bản phía trước khi đọc số bằng chữ.
+ Văn bản cuối: Thiết lập chuỗi văn bản phía cuối sau khi đọc số bằng chữ xong.
+ Số cần đọc: Chọn ô chứa số tiền cần chuyển sang chữ.
+ Địa chỉ cần dán: Chọn ô để dán chuỗi văn bản sau khi đọc số tiền bằng chữ.
+ Đọc ra dạng công thức (sẽ hiển thị công thức khi bạn chọn ô chữ, chọn phần này nếu bạn muốn sao chép công thức để đọc nhiều số thành chữ hơn vì nó sẽ tự động cập nhật kết quả khi dữ liệu ô nguồn thay đổi), Đọc ra dạng chuỗi (chỉ hiện chuỗi văn bản sau khi đọc số tiền bằng chữ).
+ Nếu bạn muốn đọc hàng nghìn thành ngàn thì chọn dòng chữ màu đỏ. Còn nếu không mướn, bạn bỏ chọn trước nó.
+ Chọn mục Thực hiện để hàm đọc số tiền bằng chữ bắt đầu thực hiện.
Thiết lập lệnh đọc số tiền bằng chữ
Bạn có thể thấy ở ô C6 mà bạn đã nhập trong phần Địa chỉ cần dán sẽ xuất hiện dòng chữ đọc từ số tiền ban đầu. Ở đây là Một trăm hai mươi lăm nghìn đồng.
Kết quả chuyển số thành chữ trong excel
Nếu bạn cần chuyển nhiều số tiền sang chữ thì trong phần (5) ở trên các bạn chọn Đọc ra dạng công thức. Như vậy khi các bạn sao chép công thức xuống các dòng phía dưới thì các ô chứa số tiền khác cũng sẽ được đọc số tiền thành chữ.
Sao chép công thức và kết quả thu được
Chú ý: Vì đây là tiện ích tiếng Việt nên sẽ không chuyển số tiền sang chữ tiếng Anh giống như add-in VnTools.
Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel
Khi sử dụng các hàm để đọc số tiền bằng chữ trong excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Chỉ có thể chuyển đổi các số nguyên dương không quá 15 chữ số. Nếu số tiền có quá nhiều chữ số, bạn cần làm tròn hoặc cắt bớt các chữ số thừa.
- Sử dụng đúng định dạng tiền tệ phù hợp với đơn vị tiền tệ của số cần đổi. Ví dụ, nếu muốn đọc số tiền bằng euro, bạn cần định dạng số tiền theo kiểu €123.45, không phải 123.45€ hay 123,45€.
- Cần thiết lập đúng điều kiện để đảm bảo tính chính xác của kết quả. Ví dụ, nếu bạn muốn đọc số tiền bằng yên Nhật, bạn cần làm tròn số tiền đến hàng sen (0.01 yên), không phải hàng rin (0.001 yên) hay hàng man (0.00001 yên).
- Cần kiểm tra kết quả trả về của các hàm để tránh những sai sót hoặc lỗi không mong muốn. Ví dụ, nếu bạn sử dụng hàm SPELLNUMBER mà không tạo module trong VBE, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi #NAME?.
Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn bạn các cách để đọc số tiền bằng chữ trong excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thể đọc số tiền bằng chữ trong excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý gì, xin vui lòng để lại bình luận phía dưới. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Unica.
24/10/2023
4782 Lượt xem
Cách sử dụng hàm TRIM trong excel cực đơn giản và nhanh chóng
Hàm TRIM trong excel sở hữu rất nhiều tính năng vượt trội, không chỉ hỗ trợ người dùng loại bỏ khoảng trắng thừa trong excel mà còn kết hợp với hàm CONCATENATE giúp nối chuỗi. Để hiểu rõ hơn hàm TRIM trong excel dùng để làm gì? Công thức hàm TRIM trong excel như thế nào? Mời bạn tham khảo nội dung mà Unica chia sẻ trong bài viết sau.
1. Hàm TRIM trong excel là gì?
Hàm TRIM trong Excel là hàm loại bỏ tất cả các khoảng trắng không cần thiết ra khỏi văn bản, chỉ để lại một khoảng trắng giữa các từ. Hàm nhận một chuỗi văn bản và trả về một chuỗi văn bản nhưng chuỗi văn bản đầu ra không có dấu cách đầu hoặc cuối, cũng không có bất kỳ khoảng trắng thừa nào giữa các từ.
Hàm TRIM trong excel
Không chỉ có chức năng loại bỏ khoảng trắng thừa trong excel, hàm TRIM còn có thể sử dụng để đếm các khoảng trắng thừa hoặc dùng để nối chuỗi. Tuy nhiên để phát huy được tính năng này và thực hiện lệnh bao quát hơn thì hàm TRIM cần phải kết hợp thêm với hàm khác như: LEN, LEFT hay CONCATENATE.
2. Ứng dụng của hàm TRIM trong Excel.
Hàm TRIM được ứng dụng trong nhiều tình huống khác nhau, có thể kể đến một số tình huống cụ thể như:
- Loại bỏ khoảng trắng thừa trong dữ liệu nhập thủ công.
- Loại bỏ khoảng trắng thừa trong dữ liệu được sao chép hoặc tải xuống từ các nguồn khác.
- Làm sạch dữ liệu văn bản trước khi sử dụng trong các công thức hoặc báo cáo.
3. Công thức hàm TRIM trong excel
Cú pháp hàm TRIM trong excel như sau:
=TRIM(text)
Trong đó: text là chuỗi văn bản cần loại bỏ khoảng trắng.
4. Cách sử dụng hàm TRIM trong Excel
Để hiểu chi tiết và cụ thể nhất cách sử dụng hàm TRIM nhhư thế nào, mời bạn tham khảo ví dụ sau:
Cho một bảng dữ liệu chứa khoảng trắng. Nhiệm vụ của bạn là phải xoá các ký tự khoảng trắng không cần thiết tại ô A2.
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở bảng excel cần thao tác, sau đó tại ô cần hiển thị kết quả bạn nhập hàm =TRIM (B2). Trong ví dụ này ô B2 là ô chứa chuỗi văn bản cần loại bỏ khoảng trắng.
Nhập hàm vào ô B2
- Bước 2: Nhấn Enter sẽ hiển thị kết quả đã xoá khoảng trắng. Để áp dụng cho những dòng phía dưới bạn giữ chuột và kéo xuống là được.
Kết quả sử dụng hàm TRIM trong excel
5. Hàm TRIM với một số hàm khác
Để nâng cao tính năng của hàm TRIM, bạn cần kết hợp hàm TRIM với một số hàm khác. Sau đây là hướng dẫn cách sử dụng kết hợp hàm TRIM cho bạn tham khảo:
5.1. Cách sử dụng hàm LEFT TRIM
Hàm LEFT TRIM kết hợp với nhau khi bạn muốn xoá những khoảng trống không cần thiết nhưng vẫn giữ lại khoảng trống giữa chữ và số.
Ví dụ cho bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu chứa khoảng trống
Công thức hàm LEN và MID kết hợp cùng TRIM như sau:
=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))
Sau khi áp dụng công thức bạn sẽ nhận được kết quả như sau:
Bảng kết quả nhận được
5.2. Đếm các khoảng trắng thừa bằng LEN kết hợp TRIM
Sử dụng hàm TRIM trong excel kết hợp hàm LEN bạn sẽ đếm được các khoảng trắng bị thừa. Mục đích để bạn biết được có bao nhiêu lỗi cần phải chỉnh sửa. Để đếm các khoảng trắng thừa bạn nhập cú pháp: =LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))
Nhập công thức hàm để tìm khoảng trắng thừa
5.3. Dùng hàm TRIM kết hợp hàm CONCATENATE để nối chuỗi
Hàm TRIM có thể kết hợp với hàm CONCATENATE để nỗi chuỗi. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở bảng tính excel cần thực hiện, sau đó nhập hàm: =CONCATENATE(TRIM(B2),” “,C2) vào ô cần xuất kết quả.
Trong đó:
- C2: Ô cần thực hiện để loại bỏ khoảng trống.
” “: Khoảng trống giữa các từ trong ô.
Trim(B2): hàm xoá bỏ khoảng trắng.
Công thức kết hợp để xoá khoảng trắng
- Bước 2: Kéo chuột xuống các ô còn lại để áp dụng công thức hàm.
Kết quả nối chuỗi
5.4. Dùng hàm Trim kết hợp với dấu “&” để nối chuỗi
Đối với phương pháp dùng hàm Trim kết hợp với dấu “&” để nối chuỗi thì bạn thực hiện như sau:
Tại ô cần xuất kết quả bạn nhập vào hàm =TRIM(B2)&” “&C2.
Nhập công thức vào ô cần xuất kết quả
Đối với công thức hàm này bạn cần sử dụng dấu "" giữa cột "Họ và tên đệm" và cột "Tên" để có khoảng trống giữa họ tên đêm và tên. Nếu không có dấu "" thì tên và họ tên đệm sẽ dính liền vào nhau.
Sau khi nhập công thức xong, bạn nhấn Enter để xem kết quả. Đối với những hàng cuối bạn chỉ cần dùng chuột kéo xuống là sẽ được kết quả như mong muốn.
Kết quả tính hàm nhận được
6. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về hàm TRIM trong excel mà chúng tôi đã tổng hợp được. Vậy là chỉ với vài thao tác rất đơn giản là bạn đã khắc phục được lỗi khoảng trắng trong excel nhanh chóng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn được những thông tin hữu ích giúp quá trình làm việc với excel của bạn trở nên thuận tiện hơn. Chúc các bạn thực hiện thành công.
23/10/2023
1092 Lượt xem
Cách sử dụng Mail Merge trong Excel, có ví dụ cụ thể
Mail Merge là một tính năng hữu ích trong Microsoft Office, cho phép bạn tạo ra nhiều văn bản có cùng nội dung nhưng khác nhau về một số thông tin cá nhân, như tên, địa chỉ, số điện thoại,... Bạn có thể sử dụng Mail Merge để gửi thư, email, nhãn, phong bì hay báo cáo cho nhiều người nhận khác nhau một cách nhanh chóng và tiện lợi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Mail Merge trong Excel cũng như cách sửa lỗi trong quá trình sử dụng Mail Merge.
Mail merge trong excel là gì?
Mail merge trong excel là quá trình kết hợp dữ liệu từ một bảng tính excel với một tài liệu word để tạo ra nhiều tài liệu có cùng định dạng nhưng khác nhau về một số thông tin. Bạn có thể sử dụng mail merge excel để gửi thư cho nhiều khách hàng, thông báo cho nhiều nhân viên, in hóa đơn cho nhiều đơn hàng,...
Mail merge trong excel là quá trình kết hợp dữ liệu từ một bảng tính excel với một tài liệu word
Cấu trúc mail merge
Để sử dụng mail merge trong excel, bạn cần có hai thành phần chính là nguồn gốc dữ liệu và các nội dung cơ bản. Mỗi phần cụ thể sẽ được trình bày dưới đây:
1. Nguồn gốc dữ liệu
Nguồn gốc dữ liệu là một bảng tính excel chứa các thông tin cá nhân của người nhận, như tên, địa chỉ, số điện thoại,... Mỗi hàng trong bảng tính là một bản ghi (record) và mỗi cột là một trường (field). Bạn cần đặt tên cho các trường ở hàng đầu tiên của bảng tính để dễ dàng tham chiếu khi trộn thư.
Ví dụ: Bạn có một bảng tính excel chứa danh sách các khách hàng của công ty bạn:
2. Các nội dung cơ bản trong mail merge
Các nội dung cơ bản trong mail merge là một tài liệu word chứa nội dung chung của văn bản mà bạn muốn gửi cho nhiều người nhận. Tài liệu này có thể là một thư, email, nhãn, phong bì hay báo cáo. Trong tài liệu này, bạn cần chèn các trường hợp (placeholder) để thay thế bằng các thông tin cá nhân từ nguồn gốc dữ liệu khi trộn thư. Các trường hợp được đặt trong dấu ngoặc nhọn { } và có tên giống với các trường trong bảng tính excel.
Ví dụ: Bạn muốn gửi thư giới thiệu sản phẩm mới cho các khách hàng của công ty bạn. Bạn có thể tạo một tài liệu word có nội dung sau:
Kính gửi {Tên},
Công ty chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong thời gian qua. Chúng tôi rất vui mừng thông báo với quý khách hàng về việc ra mắt sản phẩm mới của công ty chúng tôi: Máy tính bảng XYZ.
Máy tính bảng XYZ là một sản phẩm công nghệ cao, có thiết kế đẹp, màn hình cảm ứng nhạy, dung lượng pin lớn và nhiều tính năng hấp dẫn khác. Sản phẩm này sẽ mang lại cho quý khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng.
Để biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm mới, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại {Số điện thoại} hoặc email {Email}. Chúng tôi sẽ gửi cho quý khách hàng bảng giá và các chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho khách hàng thân thiết.
Chúng tôi mong nhận được sự quan tâm và ủng hộ của quý khách hàng đối với sản phẩm mới của công ty chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
Công ty ABC
Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail Merge
Để chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail Merge, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Tạo một bảng tính excel chứa các thông tin cá nhân của người nhận như tên, địa chỉ, số điện thoại, email,... Bạn cần đặt tên cho các trường ở hàng đầu tiên của bảng tính để dễ dàng tham chiếu khi trộn thư.
- Bước 2: Lưu bảng tính excel ở một vị trí dễ tìm và nhớ. Bạn cần đảm bảo rằng bảng tính excel không bị thay đổi hay xóa khi bạn trộn thư.
- Bước 3: Đóng bảng tính excel khi bạn không sử dụng nó.
Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail Merge
Cách sử dụng mail merge trong excel
Để sử dụng mail merge trong excel, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở tài liệu word chứa các nội dung cơ bản trong mail merge. Nếu bạn chưa có tài liệu này, bạn có thể tạo một tài liệu word mới và nhập nội dung chung của văn bản mà bạn muốn gửi cho nhiều người nhận. Bạn cần chèn các trường hợp vào những vị trí mà bạn muốn thay thế bằng các thông tin cá nhân từ nguồn gốc dữ liệu khi trộn thư.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab mailing trong excel. Sau đó, chọn Start Mail Merge và chọn loại tài liệu mà bạn muốn trộn thư có điều kiện như Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes hay Directory. Ở đây, tôi chọn Letters.
Chọn Letters
- Bước 3: Chọn Select Recipients và chọn Use Existing List. Sau đó, duyệt đến vị trí lưu bảng tính excel chứa nguồn gốc dữ liệu và mở nó. Nếu bảng tính excel có nhiều sheet, bạn cần chọn sheet chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng.
Chọn Use Existing List
- Bước 4: Chọn Edit Recipient List để kiểm tra và chỉnh sửa danh sách người nhận. Bạn có thể lọc, sắp xếp hay loại bỏ một số người nhận nếu muốn.
Chọn Edit Recipient List
- Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.
Đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư
Cách trộn thư trong excel với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác
Khi bạn trộn thư với nguồn gốc dữ liệu từ excel, bạn có thể gặp phải một số vấn đề về định dạng của ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác. Ví dụ, ngày tháng có thể bị đảo ngược, tiền tệ có thể bị mất dấu phẩy hoặc ký hiệu, số có thể bị làm tròn hoặc bị thêm số 0. Để khắc phục những vấn đề này, bạn có thể áp dụng một số cách sau:
1. Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange
Dùng Dynamic Data Exchange để trộn thư với ngày tháng và số Dynamic Data Exchange (DDE) là một phương pháp cho phép truyền dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Bạn có thể dùng DDE để trộn thư với dữ liệu từ excel, và không làm mất định dạng của ngày tháng và số. Cách mail merge trong excel như sau:
- Bước 1: Chọn File > Options > Advanced.
- Bước 2: Kéo thanh cuộn xuống đến phần General, tích vào Confirm file format conversion on open và bấm OK. Tiến hành trộn thư theo hướng dẫn ở phần trước.
Confirm file format conversion on open
Khi Dynamic Data Exchange được bật, bạn có thể gặp một số yêu cầu, chỉ cần bấm Yes hoặc Ok. Điểm khác biệt duy nhất so với trộn thư bình thường là chọn nguồn dữ liệu, làm theo các bước sau.
- Bước 1: Khi chọn người nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như bình thường.
- Bước 2: Tìm kiếm trên trang tính, nhấp đúp vào MS Excel Worksheets via DDE (.xls) và bấm OK.
Nhấp đúp vào MS Excel Worksheets via DDE
Lưu ý: Nếu không thấy tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (.xls), chọn Select All ở góc dưới bên trái. Bấm vào Entire Spreadsheet và OK. Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Bấm vào Entire Spreadsheet và nhấn OK
Chú ý: Để không nhận được các thông báo mỗi khi bạn mở tệp dữ liệu, hãy bỏ tích Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư."
2. Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Một cách khác để trộn thư với ngày tháng và số là sử dụng các mã định dạng trong Word. Bạn có thể chèn các mã định dạng vào các trường hợp để chỉ định cách hiển thị của ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư. Để làm được điều này, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Chèn các trường hợp vào tài liệu word như bình thường.
- Bước 2: Chọn Alt + F9 để hiển thị các mã trường hợp. Bạn sẽ thấy các mã trường hợp có dạng { MERGEFIELD FieldName }.
- Bước 3: Chèn mã định dạng vào sau tên trường hợp, theo cú pháp * FormatCode.
Ví dụ: Nếu bạn muốn định dạng ngày tháng trong mail merge theo dạng dd/mm/yyyy, bạn có thể chèn mã * MERGEFORMAT * Date dd/mm/yyyy vào sau tên trường hợp ngày tháng. Mã trường hợp sẽ có dạng { MERGEFIELD Date * MERGEFORMAT * Date dd/mm/yyyy }.
- Bước 4: Chọn Alt + F9 để quay lại chế độ xem bình thường.
- Bước 5: Hoàn thành quá trình trộn thư như bình thường.
3. Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
Để định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm khi trộn thư, bạn có thể sử dụng các mã định dạng sau:
4. Định dạng ngày tháng và thời gian
Nếu bạn muốn định dạng ngày tháng và thời gian khi trộn thư, bạn có thể sử dụng các mã định dạng sau:
5. Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại
Bạn có thể đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại trong văn bản trộn thư bằng cách thêm các vùng DATE và TIME.
- Bước 1: Chọn vùng Date hoặc Time mà bạn muốn đổi định dạng.
- Bước 2: Nhấn Shift + F9 để xem mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ nhìn thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}
- Bước 3: Nhấp chuột phải vào vùng và chọn Edit Fields trong danh sách tùy chọn.
Chọn Edit Fields trong danh sách tùy chọn
- Bước 4: Trong hộp thoại Field, chắc chắn rằng ô Field names được đặt là Date. Chọn định dạng bạn muốn trong Date formats và nhấn OK.
Chọn định dạng bạn muốn trong Date formats và nhấn OK
Lưu ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, tích vào Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
6. Một số Phím tắt của mail merge trong excel
Để làm việc với mail merge trong word một cách hiệu quả, bạn có thể sử dụng một số phím tắt sau:
- Alt + Shift + K: để chèn trường hợp { DATE }.
- Alt + Shift + T: để chèn trường hợp { TIME }.
- Alt + Shift + N: để chèn trường hợp { NEXT }.
- Alt + Shift + I: để chèn trường hợp { IF }.
- Alt + Shift + E: để chèn trường hợp { MERGEFIELD }.
- Alt + Shift + F: để cập nhật các trường hợp trong tài liệu word.
- Alt + Shift + D: Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại
- Alt + Shift + P: Chèn số trang
- Alt + Shift + L: Chèn số thứ tự
- Alt + Shift + M: In văn bản trộn thư
- Alt + F9: để chuyển đổi giữa hiển thị mã và hiển thị kết quả của các trường hợp.
- Shift + F9: Hiện ra mã của những chỗ trống
- Shift + F11: Đến chỗ trống cần điền trước
- F9: Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật
- F11: Đến chỗ trống cần điền sau
- Ctrl + F9: Chèn thêm một chỗ trống
- Ctrl + F11: Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.
- Ctrl + Shift + F11: Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.
- Ctrl + Shift + F9: Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.
Một số Phím tắt Mail Merge
Sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail merge trong Excel
Trong quá trình sử dụng mail merge trong excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi định dạng như sau:
- Các số bị làm tròn hoặc bị cắt bớt các số sau dấu phẩy.
- Các số bị chuyển thành ký tự la mã hoặc ký tự khác.
- Các số bị hiển thị thành ký tự # hoặc !.
- Các ngày bị hiển thị thành số hoặc ký tự khác.
Để khắc phục các lỗi này, bạn có thể làm theo các cách sau:
- Kiểm tra lại định dạng của các trường trong bảng tính excel. Bạn cần đảm bảo rằng các trường có định dạng phù hợp với loại dữ liệu của chúng, như Number, Date, Text, v.v.
- Kiểm tra lại định dạng của các trường hợp trong tài liệu word. Bạn cần đảm bảo rằng các trường hợp có mã định dạng phù hợp với loại dữ liệu của chúng, như * Number, * Date, * Text,...
- Sử dụng DDE để trộn thư với ngày tháng và số từ excel sang word mà không làm mất định dạng của chúng.
- Sử dụng các hàm excel để chuyển đổi các loại dữ liệu khác nhau, như TEXT, VALUE, DATEVALUE, TIMEVALUE,...
Sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail merge trong Excel
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Mail Merge trong Excel, có ví dụ cụ thể. Bạn có thể áp dụng mail merge trong excel để tạo ra nhiều tài liệu có cùng nội dung nhưng khác nhau về một số thông tin cá nhân, như tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v. Bạn cũng có thể định dạng lại ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong word. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc!
19/10/2023
2885 Lượt xem
Cách dùng hàm datedif trong excel tính khoảng thời gian
Bất kể bạn đang làm việc với dữ liệu ngày tháng trong việc quản lý dự án, theo dõi tiến độ hoặc thực hiện các phân tích thống kê, việc tính toán khoảng thời gian có thể trở thành một tác vụ quan trọng. Hàm datedif trong excel là một công cụ mạnh mẽ mà nhiều người dùng chưa khám phá đầy đủ tiềm năng của nó. Hàm này cho phép bạn tính toán khoảng cách giữa hai ngày tháng với độ chính xác tùy chỉnh, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian đáng kể. Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm DATEDIF để đơn giản hóa quá trình tính toán khoảng thời gian trong Excel.
Hàm datedif trong excel là gì?
DATEDIF là một hàm tính thời gian trong excel dùng để tính khoảng thời gian giữa hai giá trị. Hàm này có ba tham số:
- start_date: Ngày bắt đầu, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô chứa ngày.
- end_date: Ngày kết thúc, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô chứa ngày.
- unit: Đơn vị tính khoảng thời gian, có thể là năm, tháng, ngày hoặc sự kết hợp của chúng.
Hàm DATEDIF là một hàm trong Excel dùng để tính khoảng thời gian giữa hai giá trị
Công thức datedif trong Excel
Công thức cơ bản của hàm DATEDIF trong Excel là:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)
Trong đó:
- start_date: Ngày bắt đầu, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô chứa ngày.
- end_date: Ngày kết thúc, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô chứa ngày.
- unit: Đơn vị tính khoảng thời gian, có thể là năm, tháng, ngày hoặc sự kết hợp của chúng. Unit có thể là một trong những giá trị sau:
+ “Y”: Tính số năm giữa hai ngày.
+ “M”: Tính số tháng giữa hai ngày.
+ “D”: Tính số ngày giữa hai ngày.
+ “MD”: Tính số ngày giữa hai ngày trong cùng một tháng và năm.
+ “YM”: Tính số tháng giữa hai ngày trong cùng một năm.
+ “YD”: Tính số ngày giữa hai ngày trong cùng một năm.
Công thức cơ bản của hàm DATEDIF
Cách dùng hàm datedif trong excel
Bạn có thể dùng lệnh DATEDIF trong Excel để tính tổng số năm, tìm tháng hoặc tìm ngày. Dưới đây sẽ là 3 ví dụ cụ thể để bạn thực hiện điều này:
1. Sử dụng DATEDIF để tìm tổng số năm
Để tìm tổng số năm giữa hai ngày, ta sử dụng unit là “Y”.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 1:
Yêu cầu: Dùng hàm DATEDIF để tính tổng số năm giữa các giá trị đã cho ở bảng 1.
Hướng dẫn cách tính năm trong excel:
- Bước 1: Ở ô C3, nhập công thức hàm tính ngày tháng năm làm việc sau:
=DATEDIF("1/1/2020";"18/10/2023";"Y").
Nhập công thức DATEDIF để tính năm
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả thu được là 3 tức là từ ngày 1/1/2020 đến ngày 18/10/2023, tổng số năm là 3.
Kết quả sau nhập công thức
- Bước 3: Nhập công thức tương tự vào các ô bên dưới, bạn sẽ thu được bảng kết quả như sau:
2. Sử dụng DATEDIF với “YM” để tìm tháng
Để tìm số tháng giữa hai ngày trong cùng một năm, ta sử dụng unit là “YM”.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2:
Yêu cầu: Dùng hàm datedif trong excel để tính tổng số tháng giữa hai tháng tương ứng trong từng dòng của bảng 2.
Cách tính số tháng giữa 2 khoảng thời gian:
- Bước 1: Nhập công thức =DATEDIF("1/1/2020";"18/10/2023";"YM") vào ô C21.
Nhập công thức tính DATEDIF để tính tháng
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả thu được là 9 tức là có 9 tháng từ tháng 1 đến tháng 10.
Kết quả sau khi nhập công thức tính
- Bước 3: Nhập công thức tương tự vào các ô bên dưới, bạn sẽ thu được bảng kết quả như sau:
3. Sử dụng DATEDIF một lần nữa với “MD” để tìm ngày
Để tìm số ngày giữa hai ngày trong cùng một tháng và năm, ta sử dụng unit là “MD”.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 3:
Yêu cầu: Dùng hàm datedif trong excel để tính số ngày giữa 2 mốc thời gian trong excel.
Hướng dẫn cách tính số ngày trong excel:
- Bước 1: Nhập công thức tính tháng trong excel =DATEDIF("1/1/2020";"18/10/2023";"MD") vào ô C32.
Nhập công thức DATEDIF tính ngày vào C32
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả trả về là 17, tức là có 17 ngày từ ngày 1 đến ngày 18.
Kết quả trả về là 17, tức là có 17 ngày từ ngày 1 đến ngày 18
- Bước 3: Nhập công thức tương tự xuống bên dưới, bảng dữ liệu trả về kêt quả của cách tính tháng trong excel là:
Kết hợp hàm if và datedif
Ta có thể kết hợp hàm IF và hàm DATEDIF để kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 4:
Yêu cầu: Dùng hàm datedif trong excel kết hợp với IF để xác định những người đạt tiêu chuẩn Đủ tuổi. Người được coi đủ tuổi là phải có số tuổi thực tế từ 18 tuổi trở lên.
Cách tính khoảng thời gian trong excel:
- Bước 1: Tại ô C45, bạn nhập công thức:
=IF(DATEDIF("1/1/2005";TODAY();"Y")>=18;"Đủ tuổi";"Chưa đủ tuổi").
Nhập công thức hàm DATEDIF kết hợp với IF
- Bước 2: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là Đủ tuổi. Tức là tính tới thời điểm hiện tại Linh đã đủ tuổi.
Excel sẽ trả về kết quả là Đủ tuổi
- Bước 3: Nhập công thức tương ứng xuống các ô bên dưới, kết quả bạn thu được là:
Những lỗi thường gặp khi dùng hàm datedif trong excel
Khi dùng hàm DATEDIF, bạn có thể gặp 2 lỗi cơ bản là #VALUE! hoặc #NUM!. Nguyên nhân và cách khắc phục từng lỗi sẽ được chúng tôi giới thiệu dưới đây:
1. Lỗi #VALUE!
Lỗi #VALUE! xảy ra khi một trong hai tham số start_date hoặc end_date không phải là ngày hợp lệ, hoặc khi unit không phải là một trong những giá trị cho phép. Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại các tham số và đảm bảo rằng chúng đúng định dạng và giá trị.
Lỗi #VALUE! xảy ra khi một trong hai tham số start_date hoặc end_date không phải là ngày hợp lệ
2. Lỗi #NUM!
Lỗi #NUM! xảy ra khi start_date lớn hơn end_date, tức là khoảng thời gian âm. Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảo ngược thứ tự của hai tham số hoặc sử dụng hàm ABS để lấy giá trị tuyệt đối.
Giải đáp thắc mắc về hàm DATEDIF trong Excel
Xoay quanh chủ đề hàm DATEDIF trong Excel còn có rất nhiều câu khác. Để giúp bạn hiểu hơn về hàm này, hãy cùng Unica tìm hiểu nội dung dưới đây:
1. Sử dụng hàm DATEDIF có khó không?
Sử dụng hàm DATEDIF không khó nếu bạn nắm được cách nhập các tham số và ý nghĩa của các đơn vị tính. Bạn chỉ cần nhớ công thức cơ bản và áp dụng cho các trường hợp cụ thể.
2. Việc sử dụng hàm DATEDIF trong Excel liệu có quan trọng không?
Việc sử dụng hàm DATEDIF trong Excel có quan trọng nếu bạn cần tính toán các khoảng thời gian liên quan đến ngày tháng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm này để tính tuổi, kỳ hạn, số ngày làm việc, số ngày nghỉ,...
3. Có thể sử dụng hàm DATEDIF trong Excel ngay hay không?
Có thể sử dụng hàm DATEDIF trong Excel ngay nếu bạn đã cài đặt phiên bản Excel từ 2007 trở lên. Hàm này là một hàm ẩn, nghĩa là bạn không thể tìm thấy nó trong danh sách các hàm của Excel, nhưng bạn vẫn có thể nhập và sử dụng nó bình thường.
Có thể sử dụng hàm DATEDIF trong Excel ngay nếu bạn đã cài đặt phiên bản Excel từ 2007 trở lên
4. Tại sao không dùng được hàm datedif?
Nếu bạn không dùng được hàm DATEDIF, có thể do một số nguyên nhân sau:
- Bạn đã nhập sai tên hàm hoặc sai chính tả. Hãy chú ý rằng tên hàm phải viết hoa tất cả các chữ cái và không có khoảng trắng.
- Bạn đã nhập sai định dạng hoặc giá trị của các tham số. Hãy kiểm tra lại xem start_date và end_date có phải là ngày hợp lệ không, và unit có phải là một trong những giá trị cho phép không.
- Bạn đã sử dụng phiên bản Excel quá cũ. Hãy cập nhật phiên bản Excel mới nhất để có thể sử dụng hàm DATEDIF.
Kết luận
Qua bài viết này, bạn sẽ có cơ hội tìm hiểu về cách sử dụng hàm datedif trong excel để tính khoảng thời gian giữa các sự kiện quan trọng. Từ việc tính số ngày làm việc tới việc đếm số tháng giữa hai ngày, hàm DATEDIF mang lại một loạt các khả năng đa dạng. Đồng thời, bạn cũng đã nắm vững các tham số cần thiết và biết cách áp dụng chúng vào công thức. Hãy sử dụng kiến thức này để tối ưu hóa công việc của bạn và tạo ra những báo cáo, biểu đồ thể hiện thời gian một cách chính xác và mạch lạc nhé!
19/10/2023
1469 Lượt xem
Hàm large trong excel: Cách sử dụng, có ví dụ minh họa dễ hiểu nhất
Trong bảng tính excel nếu muốn tìm giá trị lớn nhất trong dải số thì chúng ta sẽ dùng hàm Max. Vậy khi muốn tìm số lớn thứ 2 trong excel thì phải làm sao? Giải pháp đơn giản và dễ dàng nhất trong trường hợp này là bạn hãy dùng hàm LARGE trong excel. Trong nội dung bài viết hôm nay, Unica sẽ chia sẻ với bạn hàm LARGE excel, cách dùng hàm LARGE kèm ví dụ minh họa dễ hiểu.
1. Hàm LARGE là gì? Ý nghĩa của hàm LARGE trong excel
Hàm LARGE trong excel là hàm tính giúp chúng ta tìm giá trị lớn thứ hai, thứ ba hoặc thứ k trong bảng tính.
Nhờ có hàm LARGE chúng ta có thể xác định được những giá trị thứ k của bảng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần một cách nhanh chóng. Điều này giúp chúng ta phân tích, quản lý dữ liệu tốt hơn.
Bạn có thể sử dụng hàm LARGE để thay thế hàm Max tìm giá trị lớn nhất trong bảng dữ liệu. Chỉ cần bạn chọn vị trí thứ hạng cần tìm là 1, tức là vị trí thứ nhất.
Hàm LARGE trong excel là hàm tìm giá trị thứ hai, ba hoặc thứ k trong excel
2. Công thức hàm LARGE
Hàm LARGE trong excel có cú pháp như sau: =LARGE(array,k)
Trong đó:
- array: là phạm vi dữ liệu cần xác định giá trị lớn thứ k
- k: Là thứ hạng của giá trị được sắp xếp theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
3. Cách dùng hàm LARGE trong excel
Dưới đây là ví dụ minh họa giúp bạn biết cách sử dụng hàm LARGE để tìm giá trị lớn thứ 2 trong excel.
Chúng ta có bảng dữ liệu gồm tên nhân viên và doanh thu sau đây:
Cho một bảng dữ liệu
Yêu cầu: Hãy dùng hàm LARGE để tìm giá trị lớn thứ 2 trong cột doanh thu.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Khi dùng hàm tìm giá trị lớn thứ 2 trong excel, bạn hãy xác định các thành phần theo công thức gốc. Ở đây chúng ta có:
+ array là cột doanh thu. Cụ thể là vùng B2:B8
+ k là giá trị lớn thứ 2. Có nghĩa là k=2.
- Bước 2: Tiếp theo chúng ta hãy lập thành công thức cụ thể
=LARGE(B2:B8,2)
Để hiểu rõ hơn về công thức áp dụng bạn hãy tham khảo hình phân tích công thức ở bên dưới đây
Nhập hàm LARGE trong excel
- Bước 3: Nhập công thức vào bảng tính, nhấn Enter để nhận kết quả.
Nhấn Enter để nhận kết quả
Chúng tôi sẽ thêm một ví dụ về hàm LARGE trong excel để bạn nắm vững hơn cách dùng hàm LARGE
Chúng ta có bảng dữ liệu
Ví dụ cho một bảng dữ liệu
Yêu cầu: Hãy tìm giá trị lớn nhất, lớn thứ 2 và giá trị nhỏ nhất trong bảng dữ liệu.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Căn cứ theo bảng dữ liệu gốc để xác định các thành phần trong công thức gốc.
Ở đây chúng ta có array là A2:B2. và k lần lượt là 1,2,10
- Bước 2: Lập công thức LARGE cụ thể:
+ Tìm giá trị lớn nhất =LARGE(A2:B6,1)
+ Tìm giá trị lớn thứ hai =LARGE(A2:B6,2)
+ Tìm giá trị nhỏ nhất =LARGE(A2:B6,10)
- Bước 3: Áp dụng công thức vào bảng tính để nhận kết quả
Kết quả nhập hàm vào bảng tính
4. Hàm LARGE kết hợp với một số hàm khác
Ở phần trên, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách dùng hàm LARGE cơ bản trong excel. Ở phần dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm LARGE nâng cao bằng cách kết hợp với các hàm khác trong excel.
4.1. Hàm LARGE kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH
Khi bạn kết hợp hàm LARGE với hàm Index và hàm Match, bạn sẽ truy xuất được dữ liệu liên quan đến giá trị cao thứ k mà bạn muốn tìm.
Dưới đây là ví dụ minh hoa cụ thể:
Chúng ta có bảng tính:
Ví dụ bảng tính báo giá sản phẩm iphone
Yêu cầu: Hãy tìm tên của sản phẩm có giá bán cao nhất.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Sử dụng hàm LARGE để xác định giá trị lớn nhất trong bảng, với công thức cụ thể là: =LARGE(D3:D7,1)
Nhập công thức hàm vào bảng tính
- Bước 2: Dùng hàm Index và Match để tìm tên sản phẩm có giá trị lớn nhất với công thức cụ thể sau: =INDEX(C3:C7,MATCH(D9,D3:D7,0)
Trong đó:
- C3:C7: dải dữ liệu chứa tên sản phẩm có giá trị cao nhất cần tìm.
- D9: Giá trị lớn nhất được tìm bằng hàm LARGE.
- D3:D7: dải tham chiếu giá tiền sản phẩm có giá trị cao thứ nhất cần tìm.
- 0 (Exact Match): hàm Match sẽ tìm kiếm giá trị lớn nhất một cách chính xác với lookup_value
Kết quả tìm giá trị lớn thứ nhất
- Bước 3: Áp dụng công thức vừa phân tích vào bảng tính, nhấn Enter để nhận kết quả
Kết quả cuối cùng nhận được
4.2. Hàm LARGE kết hợp chức năng định dạng theo điều kiện
Chúng ta có bảng tính sau đây:
Ví dụ cho một bảng dữ liệu
Yêu cầu: Tự động tô màu phân biệt những nhân viên theo doanh thu lớn thứ 1, thứ 2, thứ 3.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Phân tích bảng dữ liệu và yêu cầu.
Trong trường hợp này chúng ta có 2 yêu cầu:
- Tìm giá trị doanh thu lớn thứ 1, thứ 2, thứ 3 trong bảng dữ liệu.
- Tự động tô màu phân biệt, đây chính là chức năng định dạng theo điều kiện.
- Bước 2: Lập công thức để tính giá trị doanh thu lớn nhất =LARGE(B2:B8,1)
Trong đó:
- Vùng cần xét là: B2:B8
- k=1
Khi áp dụng vào bảng tính chúng ta sẽ có kết quả như sau:
Kết quả khi áp dụng vào bảng tính
- Bước 3: Sử dụng chức năng định dạng theo điều kiện (conditional formatting) để tô màu tự động cho nhân viên có doanh thu lớn nhất.
Trình tự thực hiện như sau:
+ Nhấp chuột trái chọn vùng dữ liệu. Vùng áp dụng cụ thể là A2:B8
+ Bạn vào tab Home trên thanh công cụ, chọn mục Conditional Formatting.
Vào tab Home chọn Conditional Formatting
- Khi bảng tùy chọn của cửa sổ Conditional Formatting hiển thị, bạn hãy chọn New Rule…
Chọn New Rule...
- Khi hộp thoại hiển thị, bạn hãy chọn “Use a formula to determine which cells to format”
- Khi hộp thoại mới hiển thị, ở mục "Format values where this formula is true”, bạn hãy nhập công thức sau đây
=$B2=LARGE($B$2:$B$8,1)
Nhập công thức vào "Format values where this formula is true”
- Bạn hãy quan sát ở mục Preview đang hiển thị “No format Set”. Lúc này để tự động tô màu cho nhân viên có doanh thu cao nhất bạn hãy tiếp tục chọn “Format” ở bên cạnh “No Format Set”. Khi hộp thoại hiển thị, bạn hãy chọn tab Fill, tiếp tục chọn màu bạn muốn sử dụng. Sau đó nhấn Ok.
Tự động tô màu cho ô nhân viên
Lúc này ở hộp thoại Preview trong mục New Formatting Rule đã đổi thành màu bạn đã chọn.
Mục New Formatting Rule trong hộp thoại Preview đổi thành màu đỏ
Bạn hãy nhấn chọn Ok để tự động tô màu cho nhân viên có doanh thu lớn nhất.
Và đây là kết quả hiển thị.
Kết quả hiển thị cuối cùng
Để tự động tô màu cho nhân viên có doanh thu lớn thứ 2 và nhân viên có doanh thu lớn thứ 3, bạn hãy áp dụng trình tự theo các bước hướng dẫn ở trên. Bạn chỉ cần thay công thức ở mục "Format values where this formula is true” như sau:
Đối với nhân viên có doanh thu lớn thứ 2:
=$B2=LARGE($B$2:$B$8,2)
Đối với nhân viên có doanh thu lớn thứ 3:
=$B2=LARGE($B$2:$B$8,3)
Sau khi hoàn thành chúng ta sẽ có bảng dữ liệu như sau:
Bảng tô màu cho nhân viên doanh thu thứ 2 và thứ 3
Lưu ý: Để chúng ta có thể dễ dàng phân biệt nhân viên có doanh thu lớn, bạn hãy lập bảng quy định màu phân biệt thứ hạng doanh thu như hình minh họa ở trên.
5. Một số lưu ý khi dùng hàm LARGE
Khi bạn sử dụng hàm LARGE trong excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đối với array, bạn nên cố định vùng để khi copy công thức vẫn đảm bảo kết quả trả về luôn chính xác.
- Nếu k = 1 thì kết quả trả về sẽ là giá trị lớn nhất trong bảng.
- Nếu k >1 và là số nguyên dương (tạm gọi là x) thì kết quả trả về là giá trị đứng thứ x, theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
- Nếu k=n thì kết quả trả về sẽ là giá trị nhỏ nhất có trong bảng dữ liệu.
- Nếu k < 1="" hoặc ="" k=""> n: Với n là số dữ liệu trong bảng tham chiếu thì kết quả trả về giá trị lỗi #NUM!
- Nếu giá trị tham chiếu không phải là định dạng số thì kết quả trả về sẽ là #Value! error.
6. Tổng kết
Cách sử dụng hàm LARGE trong excel khá đơn giản, dễ nhớ, dễ thực hiện, ít sai sót. Tuy nhiên, trên thực tế hàm LARGE sẽ được kết hợp với các hàm khác để hỗ trợ giải quyết công việc. Nếu bạn muốn học thêm về hàm LARGE nâng cao và các hàm nâng cao khác trong excel hãy đăng ký ngay khóa học excel nâng cao.
13/10/2023
1451 Lượt xem
Hướng dẫn cách sử dụng và lưu ý về hàm SMALL trong Excel
Bạn có bảng dữ liệu số trong excel và bạn muốn xác định giá trị nhỏ nhất trong bảng tính, giá trị nhỏ nhất thứ k,... Tuy nhiên bạn lại không biết cách làm như thế nào? Đừng lo lắng nhé, hàm SMALL trong excel sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Khi sử dụng hàm SMALL, mỗi lần bạn cập nhật mới dữ liệu, bảng xác định giá trị nhỏ nhất thứ k sẽ tự động cập nhật. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi quản lý, so sánh, xếp hạng dữ liệu số.
1. Hàm SMALL trong excel là gì? Ý nghĩa hàm SMALL trong excel
SMALL là hàm thuộc nhóm tìm kiếm dữ liệu trong excel. Kết quả trả về của hàm SMALL là giá trị nhỏ thứ k (k là một số tùy chọn theo yêu cầu tìm kiếm của người dùng) trong bảng dữ liệu cho trước. Hàm SMALL trong excel có tính năng tương tự như tính năng Sort & Filter trên thanh công cụ.
SMALL là hàm thuộc nhóm tìm kiếm dữ liệu trong excel
Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng Sort & Filter, kết quả hiển thị sẽ là danh sách được sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. Để xác định số nhỏ nhất hoặc số nhỏ nhất thứ k, bạn phải sử quan sát thủ công hoặc thực hiện thêm nhiều bước xác định khác. Trong khi, nếu bạn sử dụng hàm SMALL, vấn đề sẽ được giải quyết cực nhanh và chính xác. Đặc biệt, dù dữ liệu bảng tính có thay đổi thì bạn cũng không cần cập nhật hoặc điều chỉnh lại công thức Small đã áp dụng.
2. Cú pháp hàm SMALL trong Excel
Công thức hàm Small như sau:
=SMALL(array, k)
Trong đó:
- Array: Là vùng dữ liệu tham chiếu chứa giá trị cần tìm.
- k: Là thứ hạng của giá trị được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
3. Cách sử dụng hàm SMALL trong Excel
Cách dùng hàm SMALL không khó nhưng với những người mới thì chắc chắn sẽ có nhiều bỡ ngỡ. Dưới đây là 5 trường hợp sử dụng lệnh SMALL thường gặp, kèm ví dụ minh họa cụ thể.
3.1. Sử dụng hàm SMALL để tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel
Chúng ta có bảng tính:
Ví dụ bảng tính minh hoạ
Yêu cầu: Hãy xác định giá trị nhỏ nhất trong bảng tính.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Xác định vùng dữ liệu và thứ hạng k của giá trị nhỏ nhất cần tìm
Căn cứ theo bảng tính chúng ta có thể xác định thành phần công thức hàm SMALL áp dụng như sau:
+ Array là vùng dữ liệu từ ô B2 đến ô B7. Khi sử dụng trong công thức chúng ta cần cố định vùng và thể trong công thức thành $B$2:$B$7.
+ k: Yêu cầu tìm giá trị nhỏ nhất, nghĩa là k=1
- Bước 2: Thiết lập công thức ứng dụng vào bảng tính
=SMALL($B$2:$B$7,E3)
Lúc này, E3 chính là giá trị k.
- Bước 3: Đưa công thức vào bảng tính
Nhập công thức vào bảng tính
- Bước 4: Nhấn Enter để nhận kết quả
Kết quả sau khi áp dụng hàm SMALL
Lưu ý: Khi bạn thay đổi giá trị k thì kết quả sẽ tự động cập nhật theo công thức bạn đã nhập ban đầu.
2.2. Sử dụng hàm SMALL để trích xuất thời gian hoặc ngày sớm nhất trong Excel
* Trường hợp 1: Sử dụng hàm SMALL để trích xuất thời gian ngắn nhất
Để trích xuất thời gian ngắn nhất có sẵn trong bảng tính chúng ta thực hiện theo trình tự dưới đây:
Ví dụ bảng tính có sẵn
- Bước 1: Xác định thứ hạng thời gian (k) mà bạn muốn tìm kiếm.
Ở đây, chúng tôi sẽ xác định k là 3 thứ hạng. Gồm: nhỏ nhất (k=1), nhỏ nhất thứ 2 (k=2) và nhỏ nhất thứ 3 (k=3) để áp dụng vào bảng tính minh họa.
- Bước 2: Căn cứ vào bảng tính để xác định công thức áp dụng.
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ áp dụng công thức cụ thể sau:
=SMALL($B$2:$B$10,D2)
- Bước 3: Áp dụng công thức vào bảng tính, sau đó nhấn Enter để nhận kết quả.
Với các giá trị nhỏ nhất thứ 2 và giá trị nhỏ nhất thứ 3, bạn chỉ cần copy công thức hoặc fill công thức vào ô kết quả hiển thị để nhận kết quả.
Áp dụng công thức hàm SMALL
*Trường hợp 2: Sử dụng hàm SMALL để trích xuất ngày sớm nhất
Để trích xuất ngày sớm nhất có sẵn trong bảng tính chúng ta thực hiện theo trình tự dưới đây:
Ví dụ bảng tính minh hoạ
- Bước 1: Xác định thứ hạng ngày sớm nhất (k) mà bạn muốn tìm kiếm.
Ở đây, chúng tôi sẽ xác định k là 3 thứ hạng. Gồm: nhỏ nhất (k=1), nhỏ nhất thứ 2 (k=2) và nhỏ nhất thứ 3 (k=3) để áp dụng vào bảng tính minh họa.
- Bước 2: Căn cứ vào bảng tính để xác định công thức áp dụng.
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ áp dụng công thức cụ thể sau:
=SMALL($B$2:$B$10,D2)
- Bước 3: Áp dụng công thức vào bảng tính, sau đó nhấn Enter để nhận kết quả.
Với các giá trị nhỏ nhất thứ 2 và giá trị nhỏ nhất thứ 3, bạn chỉ cần copy công thức hoặc fill công thức vào ô kết quả hiển thị để nhận kết quả.
Áp dụng hàm SMALL để tính ngày sớm nhất
3.3. Sử dụng hàm SMALL để tìm ra người chiến thắng trong một sự kiện
Chúng ta có bảng dữ liệu đo thời gian cuộc đua chạy bộ sau đây.
Bảng dữ liệu đo thời gian cuộc đua chạy bộ
Yêu cầu: Hãy tìm ra 3 người chiến thắng trong cuộc chạy bộ này.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Xác định thứ hạng về đích sớm nhất của các vận động viên trong cuộc thi chạy bộ.
Trong ví dụ minh họa, chúng ta sẽ xác định k là 3 thứ hạng. Gồm: nhỏ nhất (k=1), nhỏ nhất thứ 2 (k=2) và nhỏ nhất thứ 3 (k=3)
- Bước 2: Căn cứ vào bảng tính để xác định công thức áp dụng để xác định người chiến thắng đầu tiên. Công thức cụ thể như sau:
=SMALL($E$5:$E$11,1)
- Bước 3: Áp dụng công thức vào bảng tính, sau đó nhấn Enter để nhận kết quả.
Với các giá trị nhỏ nhất thứ 2 và giá trị nhỏ nhất thứ 3, bạn chỉ cần thay thế k bằng giá trị phù hợp, sau đó nhấn enter để nhận kết quả.
Nhập công thức hàm để đo thời gian cuộc đua
3.4. Sử dụng hàm SMALL để tìm ra số ngày ít nhất giữa hai thời điểm
Chúng ta có bảng dữ liệu
Ví dụ cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Xác định Days Taken (khoảng cách giữa hai thời điểm) nhỏ nhất
Cách thực hiện:
Căn cứ vào bảng tính và yêu cầu, chúng ta sẽ áp dụng công thức SMALL cụ thể như sau: =SMALL($E$5:$E$11,1)
Để xác định số ngày ít thứ 2 giữa 2 thời điểm, chúng ta áp dụng công thức =SMALL($E$5:$E$11,2)
Để xác định số ngày ít thứ 2 giữa 2 thời điểm, chúng ta áp dụng công thức =SMALL($E$5:$E$11,3)
Kết quả trả về sẽ được biểu thị trong hình ảnh minh họa dưới đây
Kết quả hiển thị
Lưu ý: Ở trong ví dụ này, để rút ngắn thời gian và giúp bạn tập trung hơn vào cách dùng hàm SMALL trong excel nên chúng tôi đã tính sẵn khoảng cách giữa hai thời điểm. Trong trường hợp bạn chỉ có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc, thì bạn cần tính khoảng cách giữa hai thời điểm trước khi áp dụng công thức SMALL.
3.5. Dùng hàm SMALL để sắp xếp giá trị tăng dần
Chúng ta có bảng doanh thu, yêu cầu bạn hãy sử dụng hàm SMALL để sắp xếp các giá trị theo thứ tự tăng dần.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Xác định công thức áp dụng cụ thể
Trong trường hợp này, bạn hãy sử dụng hàm SMALL kết hợp với hàng Rows để thực hiện.
Cụ thể như sau:
=SMALL($B$2:$B$13,ROWS($B$2:B2))
Trong đó:
- $B$2:$B$13 là vùng dữ liệu tham chiếu được cố định
- ROWS($B$2:B2) là công thức được dùng để đếm số hàng có trong bảng tính. Kết quả hàm ROWS trả về là giá trị tăng dần. Lúc này, kết quả của hàm rows sẽ tương ứng với giá trị k trong công thức SMALL gốc.
- Bước 2: Sử dụng công thức đã xác định nhập vào ô cần xác định giá trị đầu tiên trong bảng tính. Sau đó nhấn Enter.
Áp dụng công thức hàm để tính
- Bước 3: Fill công thức vào các ô còn lại trong bảng tính.
Kết quả fill công thức vào các ô
4. Kết hợp hàm SMALL và một số hàm khác trong Excel
Dưới đây là một số trường hợp phổ biến thường kết hợp hàm SMALL với các hàm khác trong excel để hỗ trợ công việc.
4.1. Hàm SMALL kết hợp if
Khi bạn cần tìm giá trị nhỏ nhất của một dữ liệu có điều kiện, thì bạn cần sử dụng hàm SMALL kết hợp với hàm If để biện luận.
Lúc này, công thức kết hợp giữa SMALL và if sẽ như sau:
=SMALL(IF(dữ liệu tham chiếu = điều kiện,giá trị),n)
Trong đó,
- Array trong công thức SMALL gốc là kết quả hàm if
- k trong công thức SMALL gốc bây giờ là giá trị n.
Chúng ta có bảng dữ liệu sau đây:
Bảng dữ liệu minh hoạ
Yêu cầu: Hãy sử dụng hàm SMALL kết hợp với hàm if để xác định giá trị (Score) nhỏ nhất, giá trị nhỏ nhất thứ 2, giá trị nhỏ nhất thứ 3 của Subject "Art"
Cách thực hiện:
Từ bảng dữ liệu đã cho, căn cứ theo yêu cầu, chúng ta sẽ áp dụng công thức cụ thể như sau:
=SMALL(IF($B$2:$B$15="Art", $C$2:$C$15), $E1) . Trong đó, E1 là một giá trị N (tương ứng với giá trị k trong công thức SMALL gốc).
Bạn có thể thay đổi công thức SMALL kết hợp if để xác định giá trị Art nhỏ thứ 2 trong bảng bằng cách thay giá trị N. Cụ thể hơn là =SMALL(IF($B$2:$B$15="Art", $C$2:$C$15), $E2). Hoặc =SMALL(IF($B$2:$B$15="Art", $C$2:$C$15), $E3) để xác định giá trị Art nhỏ thứ 3 trong bảng giá trị tham chiếu.
Kết quả trả về sẽ là:
Kết quả trả về khi tính hàm SMALL
4.2. Hàm index kết hợp SMALL
Để giúp bạn nắm bắt nhanh cách kết hợp hàm index với hàm SMALL, chúng tôi sẽ đưa ví dụ minh họa sau đây:
Yêu cầu: Sử dụng hàm SMALL kết hợp INDEX để truy xuất tháng có doanh thu nhỏ nhất trong bảng doanh thu 12 tháng trong năm.
Chi tiết cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Phân tích công thức cụ thể sẽ sử dụng để nhập vào bảng tính
+ Chúng ta sẽ sử dụng hàm SMALL để xác định tháng có doanh thu thấp nhất với công thức:
=SMALL(B4:B15, 1) (Trong đó B4:B15 là vùng tham chiếu trong bảng thể hiện doanh thu)
+ Tiếp tục sử dụng hàm match để biện luận tìm kiếm giá trị trong mảng, trong đó giá trị trả về của công thức =SMALL(B4:B15, 1) được sử dụng làm giá trị cần tìm vị trí:
=MATCH(SMALL(B4:B15, 1), B4:B15, 0)
+ Sử dụng kết quả hàm Match vừa phân tích để đưa vào làm dữ liệu cho hàm index để trả về giá trị cần tìm theo yêu cầu. Lúc này công thức:
=INDEX(A4:B15, MATCH(SMALL(B4:B15, 1), B4:B15, 0),1)
- Bước 2: Nhập công thức đã xác định vào bảng tính, nhấn Enter để nhận kết quả cần tìm
Kết quả ví dụ hàm SMALL
5. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SMALL trong excel
Lỗi phổ biến nhất khi dùng hàm SMALL là lỗi #NUM!
Nguyên nhân gây ra lỗi này là do:
- Vùng dữ liệu (array) trong bảng dữ liệu trống hoặc giá trị hiển thị không phải là số.
- Giá trị k là số âm hoặc giá trị k vượt quá thứ hạng lớn nhất có trong dữ liệu trong vùng array.
Giải pháp khắc phục:
Khi xảy ra lỗi #NUM!, bạn hãy tiến hành kiểm tra một số thông tin sau đây:
- Kiểm tra vùng dữ liệu array xem có bị lỗi nhập liệu hay không. Hoặc giá trị hiển thị có phải là số hay không bằng cách nhấp chuột phải vào vùng chọn, tiếp theo chọn Format Cells. Nếu dữ liệu không phải là số bạn hãy định dạng lại dữ liệu về dạng Number.
- Hãy sử dụng hàm row để đếm số hàng dữ liệu có trong vùng dữ liệu. Nếu kết quả row trả về nhỏ hơn k, có nghĩa là thứ hạng k không có trong bảng dữ liệu. Lúc này, bạn hãy thay đổi giá trị k hoặc đưa ra kết quả kiểm định tùy theo trường hợp cụ thể của bảng tính.
Lỗi #NUM - Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SMALL trong excel
6. Một số lưu ý khi dùng hàm SMALL
Khi bạn sử dụng hàm SMALL trong excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đối với array, bạn nên cố định vùng để khi copy công thức vẫn đảm bảo kết quả trả về luôn chính xác.
- Nếu k = 1 thì kết quả trả về sẽ là giá trị nhỏ nhất trong bảng.
- Nếu k >1 và là số nguyên dương (tạm gọi là x) thì kết quả trả về là giá trị đứng thứ x, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Nếu k=n thì kết quả trả về sẽ là giá trị lớn nhất có trong bảng dữ liệu.
- Nếu k < 1="" hoặc ="" k=""> n: Với n là số dữ liệu trong bảng tham chiếu thì kết quả trả về giá trị lỗi #NUM!
7. Kết luận
Trong nội dung bài viết này, chúng tôi tập trung chú trọng chia sẻ những thông tin liên quan đến hàm SMALL trong Excel. Nếu bạn muốn tham khảo thêm nội dung các hàm được đề cập trong nội dung bài viết trên (Như hàm Index, hàm if, hàm match, hàm row,...) hãy tham khảo các bài chia sẻ khác trên website. Nếu bạn muốn học cách sử dụng hàm SMALL nâng cao, học với giáo trình chuyên nghiệp, hãy đăng ký ngay khóa học excel sắp khai giảng trong thời gian sớm nhất.
11/10/2023
1365 Lượt xem
Hàm Roundup là gì? Cách sử dụng và các lỗi thường gặp với Roundup trong Excel
Trong quá trình làm việc với excel chắc chắn sẽ có lúc bạn cần làm tròn dãy số lẻ để thuận tiện theo dõi và tính toán. Nếu bạn muốn làm tròn số trong excel bạn hãy sử dụng hàm làm tròn số Roundup trong excel để hỗ trợ. Vậy Hàm Roundup là gì và chúng được sử dụng như thế nào trong excel. Mời bạn đọc tham khảo nội dung chi tiết bài viết sau để quá trình học excel online được hiệu quả hơn nhé.
1. Hàm Roundup là gì?
Hàm Roundup là hàm làm tròn số lên trong excel. Có nghĩa là số được làm tròn sẽ có giá trị lớn hơn so với giá trị gốc ban đầu. Kết quả của hàm này sẽ cho ra giá trị làm tròn lớn hơn giá trị gốc ban đầu.
Điểm khác biệt của hàm Roundup so với các hàm làm tròn số khác trong excel là bạn có thể chọn vị trí số được làm tròn lên.
Hàm Roundup trong excel
2. Công thức hàm Roundup là gì?
Cú pháp hàm ROUNDUP như sau:
=ROUNDUP(number,num_digits)
Trong đó:
- Number: Là vị trí ô chứa số hoặc là số cần làm tròn.
- Num_digits: Thể hiện vị trí số được làm tròn. Theo đó num_digits có thể là số âm hoặc số dương.
Công thức hàm Roundup
Lưu ý đối với num_digits:
- Num_Digits = 0: Có nghĩa là kết quả trả về sẽ là số nguyên có giá trị lớn hơn giá trị gốc gần nhất.
- Num_Digits >0: Có nghĩa là kết quả trả về sẽ là số được làm tròn đến vị trí thập phân chỉ định ở bên phải dấu dấu phẩy “,”.
- Num_Digits<>: Có nghĩa là kết quả trả về sẽ là số được làm tròn đến vị trí chỉ định ở bên trái dấu phẩy “,”.
Trường hợp num_Digits = -1 thì làm tròn đến hàng chục, num_digits =-2 làm tròn đến trăn và num_digits =-3 là đến hàng nghìn.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
[blog_custom:2]
[trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]]
3. Ví dụ sử dụng công thức làm tròn số trong Excel
Dưới đây là ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách dùng hàm Roundup trong excel.
Chúng ta có giá trị gốc là 123459.5679.
Yêu cầu:
- Hãy làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng nghìn
- Hãy làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng trăm
- Hãy làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng chục
- Hãy làm tròn 123459.5679 đến số nguyên gần nhất.
- Hãy làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 1 chữ số sau dấu phẩy ",".
- Hãy làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 2 chữ số sau dấu phẩy ",".
- Hãy làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 3 chữ số sau dấu phẩy ",".
Ví dụ cách làm tròn số trong excel
Giải pháp thực hiện:
Theo yêu cầu chúng ta có:
- Làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng nghìn, có nghĩa là num_digits = -3
- Làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng trăm, có nghĩa là num_digits = -2
- Làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng chục, có nghĩa là num_digits = -1
- Làm tròn 123459.5679 đến số nguyên gần nhất, có nghĩa là num_digits = 0
- Làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 1 chữ số sau dấu phẩy ",", có nghĩa là num_digits = 1
- Làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 2 chữ số sau dấu phẩy ",", có nghĩa là num_digits = 2
- Làm tròn 123459.5679 thành số thập phân có 3 chữ số sau dấu phẩy ",", có nghĩa là num_digits = 3
Theo đó chúng ta có bảng tính sau:
Cho trước bảng tính
Chúng ta sẽ áp dụng công thức vào bảng tính
=ROUNDUP(number,num_digits)
Sau đó nhấn Enter, chúng ta thu về kết quả như sau:
Kết quả sau khi áp dụng hàm
Nhấn chọn ô kết quả. Nhấn giữ chuột trái để fill công thức đến các ô kết quả còn lại.
4. So sánh hàm ROUNDUP, ROUND, ROUNDDOWN và INT
Điểm giống nhau của hàm Roundup, Round, Rounddown và Int là tất cả các hàm đều sử dụng để làm tròn số trong excel.
Điểm khác biệt giữa các hàm là:
- Hàm Roundup, Round, Rounddown là hàm làm tròn số có lựa chọn. Có nghĩa là bạn có thể chọn được vị trí số làm tròn.
Trong đó:
- Hàm Round là hàm làm tròn số theo nguyên tắc toán học thông thường.
- Hàm Roundup là hàm làm tròn số tăng.
- Hàm Rounddown là hàm làm tròn số giảm.
- Còn hàm In được sử dụng để làm tròn xuống đến số nguyên gần nhất theo nguyên tắc toán học
Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hàm Roundup, Round, Rounddown và Int.
Chúng ta có bảng tính
Cho một bảng tính
Hãy áp dụng lần lượt các công thức sau vào bảng tính
=Round(number, num_digits)
=Roundup(number, num_digits)
=Rounddown(number, num_digits)
=Int(Number)
Áp dụng công thức vào bảng tính
Nhấn Enter để nhận kết quả và so sánh
So sánh các kết quả
5. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi dùng hàm Roundup
Khi bạn dùng hàm Roundup để làm tròn số lên sẽ gặp một số lỗi kết quả không chính xác. Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể và các giải pháp khắc phục.
5.1. Lỗi kết quả không chính xác
Khi bạn dùng hàm làm tròn số Roundup trong excel, nếu kết quả hiển thị không đúng như kết quả dự kiến ban đầu.
Nguyên nhân:
- Do bạn phân tích dữ liệu và chọn num_digits không chính xác
- Do bạn sử dụng tên hàm không chính xác
Ví dụ minh họa cụ thể:
Yêu cầu: Hãy làm tròn 123459.5679 đến vị trí hàng nghìn
Lỗi kết quả:
Lỗi kết quả không chính xác
Phân tích lỗi:
- Ở trường hợp 1: Kết quả sai là do công thức áp dụng xác định Num_digits không chính xác. Theo công thức num_digits = 3. Nhưng để làm tròn giá trị ở vị trí hàng nghìn thì num_digits=-3. Theo đó, để kết quả chính xác chúng ta cần sửa công thức áp dụng thành =ROUNDUP(A2,-3)
Phân tích lỗi kết quả không chính xác
- Ở trường hợp 2: Kết quả sai là do chúng ta nhập tên hàm sai (Rounddown) trong khi tên hàm đúng phải là Roundup. Theo đó, để kết quả chính xác chúng ta cần sửa công thức áp dụng thành =ROUNDUP(A2,-3)
Kết quả không chính xác do nhập sai hàm
5.2. Lỗi làm tròn sai
Lỗi làm tròn sai xảy ra khi chúng ta chọn num_digits không chính xác.
Giải pháp khắc phục là chúng ta phân tích lại yêu cầu bảng tính excel và lựa chọn num_digits chính xác hơn.
Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể:
Yêu cầu: Hãy làm tròn số 12345.6789 đến hàng trăm.
Lỗi kết quả:
Lỗi làm tròn sai khi tính hàm Roundup
Giải pháp khắc phục:
Hãy thay thế bằng công thức đúng: =ROUNDUP(A2,-2)
Chúng ta sẽ nhận được kết quả đúng như sau:
Kết quả cuối cùng nhận được
5.3. Lỗi làm tròn số thập phân
Nguyên nhân: Lỗi làm tròn số thập phân là do bạn xác định num_digits không chính xác
Giải pháp khắc phục: Bạn hãy phân tích yêu cầu bảng tính excel để xác định num_digits chính xác hơn.
Ví dụ minh họa:
Yêu cầu: Hãy làm tròn số 344543.454234 đến vị trí phân số thứ 3.
Chúng ta có kết quả lỗi như sau:
Kết quả lỗi khi làm tròn số
Giải pháp khắc phục:
Hãy thay thế bằng công thức đúng: =ROUNDUP(A2,3)
Chúng ta sẽ nhận được kết quả đúng như sau:
Kết quả nhận được
5.4. Lỗi khi làm tròn số 5
Khi bạn sử dụng hàm làm tròn số trong excel Roundup, sau khi nhấn Enter mà hệ thống báo lỗi số 5, Error 5 có nghĩa là dữ liệu gốc của bạn có thể không được định dạng ở dạng số number.
Lỗi khi làm tròn số 5
Giải pháp khắc phục:
Bạn hãy nhấp chuột phải chọn đối số, cột đối số. Tiếp theo chọn Format Cells. Khi hộp thoại hiển thị hãy định dạng dữ liệu ở dạng Number.
Hộp thoại Format Cells
Hoặc có thể trong trường hợp nhập liệu, bạn đã nhập liệu không chính xác. Trường hợp này khá đơn giản, bạn chỉ cần điều chỉnh dữ liệu cho chính xác là kết quả sẽ đúng.
Kết quả nhận được
5.5. Lỗi tràn số
Lỗi tràn số xảy ra khi độ rộng của ô chứa kết quả quá ngắn, không đủ để kết quả chính xác hiển thị. Lúc này chúng ta sẽ gặp lỗi ######
Cụ thể như sau:
Lỗi tràn số
Giải pháp khắc phục:
Bạn hãy điều chỉnh độ rộng của cột kết quả tự động bằng cách đặt trỏ chuột ở đường biên bên phải của cột cho đến khi mũi tên chuyển thành biểu tượng mũi tên 2 đầu. Sau đó nhấn Double Click chuột vào đường biên. Chúng ta sẽ có kết quả hiển thị như sau:
Cách khắc phục lỗi tràn số
6. Kết luận
Trên đây Unica đã chia sẻ với bạn công thức hàm Roundup là gì và cách sử dụng hàm làm tròn trong excel như thế nào. Hy vọng với bài học excel kèm ví dụ minh họa đầy đủ và khoa học như đã chia sẻ sẽ giúp bạn dễ học, dễ hiểu và áp dụng hàm này trong quá trình học tập và làm việc một cách nhanh chóng. Nếu bạn muốn nâng cao trình độ excel nhanh chóng hãy tham gia ngay khóa học excel trên Unica nhé, rất nhiều bài giảng hay đang chờ bạn khám phá đó.
13/02/2023
2463 Lượt xem
