Blog Tin học văn phòng

Hướng dẫn cách đọc số tiền bằng chữ trong excel cực kỳ nhanh chóng

Phần mềm Excel rất hữu ích cho việc tính toán, thống kê và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, có những tình huống bạn cần chuyển đổi số tiền thành chữ để dễ dàng trình bày, in ấn hoặc kiểm tra. Chẳng hạn, khi lập hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu hay báo cáo tài chính, việc đọc số tiền bằng chữ giúp đảm bảo tính rõ ràng và chính xác. Trong bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel nhanh chóng và dễ dàng.

Tại sao cần nắm rõ cách đọc số tiền bằng chữ trong excel?

Việc biết cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

Hiểu rõ hơn về dữ liệu: Khi bạn biết cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel, bạn có thể diễn giải dữ liệu tài chính một cách chính xác và đầy đủ.
Chính xác trong báo cáo và hóa đơn: Việc sử dụng số tiền bằng chữ trong báo cáo và hóa đơn giúp tránh nhầm lẫn và giúp người đọc dễ dàng hiểu rõ nội dung, đặc biệt quan trọng trong các sự kiện kiểm toán hoặc xem xét từ các bên liên quan.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Trong nhiều trường hợp, việc ghi số tiền bằng chữ là yêu cầu pháp luật hoặc quy định của các tổ chức quản lý. Việc nắm vững kỹ thuật này giúp bạn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Thuận tiện trong giao tiếp: Đọc số tiền bằng chữ giúp giao tiếp tài chính trở nên trực quan và dễ hiểu hơn. Điều này rất quan trọng khi bạn chia sẻ thông tin với đối tác kinh doanh, nhà đầu tư, hoặc các bên liên quan khác.
Tăng khả năng trình bày: Khi chuyển đổi số tiền thành chữ, bạn nâng cao khả năng trình bày dữ liệu tài chính một cách chuyên nghiệp. Điều này có thể vô cùng quan trọng trong các buổi thuyết trình, báo cáo tổ chức hoặc các tình huống quan trọng khác.

Lý do cần nắm rõ cách đọc số tiền bằng chữ trong excel

Các hàm đọc tiền bằng chữ trong excel

Trong Excel sẽ có những hàm đọc tiền bằng chữ như TEXT, VND, BAHTTEXT, PHONETIC và SPELLNUMBER. Chi tiết từng hàm như sau:

1. Hàm “TEXT”

Hàm TEXT giúp bạn linh hoạt chuyển đổi số thành chữ trong Excel. Bạn có thể sử dụng hàm này theo cú pháp sau:

=TEXT(A1, “Số tiền bằng chữ”)

Hàm TEXT giúp bạn linh hoạt chuyển đổi số thành chữ trong Excel

2. Hàm “VND”

Nếu bạn đang xử lý dữ liệu với đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng, bạn có thể dùng hàm VND để định dạng tiền VND trong Excel:

=VND(A2)

Dùng hàm VND để định dạng tiền VND trong Excel

3. Hàm “BAHTTEXT”:**

Để chuyển đổi số tiền sang dạng chữ cho đơn vị tiền tệ Baht của Thái Lan, bạn có thể sử dụng hàm BAHTTEXT:

=BAHTTEXT(A1)

4. Hàm “PHONETIC”

Một trong những cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel là dùng hàm PHONETIC có thể được dùng để chuyển đổi số thành chữ dựa vào ngữ cảnh và phương ngữ:

=PHONETIC(C6)

Hàm PHONETIC

5. Hàm “SPELLNUMBER”

Hàm SPELLNUMBER là một hàm tùy chỉnh giúp bạn chuyển đổi số thành chữ:

=SPELLNUMBER(A1)

Hàm SPELLNUMBER là một hàm tùy chỉnh giúp bạn chuyển đổi số thành chữ

Cách sử dụng hàm đọc tiền bằng chữ trong excel

Để chuyển đổi số tiền thành chữ trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm SPELLNUMBER, hàm IF, các đơn vị tiền tệ khác, VBE hoặc cài đặt add-in. Dưới đây là chi tiết về từng phương pháp cụ thể:

1. Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm SPELLNUMBER

Hàm SPELLNUMBER là một hàm do người dùng tự tạo để chuyển đổi số tiền thành chữ trong Excel.

Ví dụ: Chuyển số 123456 thành chữ bằng hàm SPELLNUMBER.

Cách thực hiện:

Bước 1: Chọn ô cần chuyển đổi thành chữ, ở đây tôi sẽ chọn ô B3.
Bước 2: Nhập hàm SPELLNUMBER để đọc số tiền bằng chữ vào ô B4.
Bước 3: Nhấn Enter, kết quả thu được sẽ là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".

Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm SPELLNUMBER

2. Dùng hàm SPELLNUMBER kết hợp với hàm IF

Hàm IF là một hàm logic trong Excel, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một kết quả nếu điều kiện đúng, hoặc một kết quả khác nếu điều kiện sai. Cú pháp của hàm IF là:

=IF(logical_test,value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

logical_test là điều kiện cần kiểm tra.
value_if_true là kết quả trả về nếu điều kiện đúng.
value_if_false là kết quả trả về nếu điều kiện sai.

Khi bạn kết hợp hàm IF với hàm SPELLNUMBER, bạn có thể tạo công thức để đọc số tiền bằng chữ trong Excel. Để hiểu rõ hơn về cách kết hợp này, hãy xem ví dụ dưới đây:

Ví dụ: Chuyển đổi số 123456 thành chữ nếu nó lớn hơn hoặc bằng 100000.

Cách đọc số tiền thành chữ trong Excel:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:

=IF(123456 >= 100000, SPELLNUMBER(123456), "Số tiền nhỏ hơn 100000").

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".

Đọc số tiền bằng chữ bằng cách kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER

3. Cách sử dụng hàm với các đơn vị tiền tệ khác nhau

Một phương pháp khác để đọc số tiền bằng chữ trong Excel là sử dụng các đơn vị tiền tệ khác nhau. Hàm TEXT là một trong những công cụ sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

Ví dụ: Sử dụng hàm TEXT để chuyển số 123456 thành chữ với đơn vị tiền tệ là USD.

Cách đọc số tiền thành chữ trong Excel:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:

=TEXT(123456, "$#,##0.00").

Bước 2: Nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả là "One hundred twenty-three thousand, four hundred fifty-six dollars".

Hàm đọc số trong excel TEXT

4. Cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng VBE

Ngoài cách sử dụng hàm SPELLNUMBER, bạn cũng có thể lập công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng cách sử dụng Visual Basic Editor (VBE). VBE là một công cụ cho phép bạn viết và chạy các macro và hàm do người dùng tự định nghĩa trong Excel. Nếu muốn sử dụng VBE để đọc số bằng chữ trong excel, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở file excel cần sử dụng VBE.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở VBE.

Mở VBE trong Excel

Bước 3: Trong cửa sổ VBE, nhấn Insert và chọn Module để tạo một module mới.

Tạo một module mới

Bước 4: Trong module mới, bạn cần dán đoạn code dưới đây:

Function ReadMoney(ByVal X As Variant) As String

Dim Temp As String

Dim DecimalPlace As Integer

Dim Count As Integer

Dim Currency As String

Dim Cents As String

ReDim Place(9) As String

Place(2) = " Nghìn "

Place(3) = " Triệu "

Place(4) = " Tỷ "

Place(5) = " Nghìn Tỷ "

Place(6) = " Triệu Tỷ "

Place(7) = " Tỷ Tỷ "

If X < 0 Then

Temp = "Âm" & ReadMoney(Abs(X))

Else

X = Trim(Str(X))

DecimalPlace = InStr(X, ".")

If DecimalPlace > 0 Then

Temp = Left(X, DecimalPlace - 1)

X = Right(X, Len(X) - DecimalPlace)

If Len(X) > 2 Then

X = Left(X, 2)

End If

If Len(X) > 0 Then

Temp = Temp & " Phẩy " & ReadMoney(X)

End If

Else

Temp = X

End If

Count = 1

Do While Temp <> ""

If Len(Temp) > 3 Then

Temp1 = Right(Temp, 3)

Temp = Left(Temp, Len(Temp) - 3)

Else

Temp1 = Temp

Temp = ""

End If

If Val(Temp1) > 0 Then

Temp2 = GetHundreds(Temp1)

If Count > 1 Then

Temp2 = Temp2 & Place(Count)

End If

ReadMoney = Temp2 & ReadMoney

End If

Count = Count + 1

Loop

Select Case Right(ReadMoney, 3)

Case "Một"

Currency = " đồng "

Cents = " xu"

Case "Hai"

Currency = " đô la "

Cents = " cent"

Case "Ba"

Currency = " euro "

Cents = " centime"

Case "Bốn"

Currency = " yên Nhật "

Cents = " sen"

Case Else

Currency = ""

Cents = ""

End Select

ReadMoney = Left(ReadMoney, Len(ReadMoney) - 3) & Currency & Cents

End If

End Function

Function GetHundreds(ByVal X As Variant) As String

Dim Result As String

If Val(X) = 0 Then Exit Function

X = Right("000" & X, 3)

If Left(X, 1) <> "0" Then

Result = GetDigit(Left(X, 1)) & " Trăm "

End If

If Mid(X, 2, 1) <> "0" Then

Result = Result & GetDigit(Mid(X, 2, 1)) & " Mươi "

ElseIf Mid(X, 3, 1) <> "0" Then

Result = Result & " Lẻ "

End If

If Right(X, 1) <> "0" Then

Result = Result & GetDigit(Right(X, 1))

End If

GetHundreds = Result

End Function

Function GetDigit(ByVal X As Variant) As String

Select Case Val(X)

Case 1: GetDigit = "Một"

Case 2: GetDigit = "Hai"

Case 3: GetDigit = "Ba"

Case 4: GetDigit = "Bốn"

Case 5: GetDigit = "Năm"

Case 6: GetDigit = "Sáu"

Case 7: GetDigit = "Bảy"

Case 8: GetDigit = "Tám"

Case 9: GetDigit = "Chín"

End Select

End Function

Thiết lập code

Bước 5: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt+Q để quay về Excel. Sau thao tác này, bạn đã hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER () nên có thể thực hiện đọc số tiền trong Excel.

Hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER ()

5. Sử dụng add-in lập công thức số tiền bằng chữ

Nếu bạn không muốn tạo công thức để đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng VBE, bạn có thể sử dụng một add-in có sẵn. Add-in là một phần mở rộng cho Excel, giúp bạn thêm các tính năng mới hoặc tùy chỉnh các tính năng hiện có.

Một trong những add-in hữu ích cho việc đọc số tiền bằng chữ trong Excel là "Number to Words". Đây là một add-in miễn phí, dễ sử dụng và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau. Để sử dụng add-in này, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

5.1. Cách cài đặt add-in

Bước 1: Sau khi tải file về máy tính, bạn giải nén nó.
Bước 2: Mở File Excel, Add-In sẽ tự động được thêm vào thẻ Add-Ins.

Tự động thêm vào thẻ Add-Ins

Bước 3: Trong trường hợp Excel không tự động thiết lập thẻ Add-In, bạn hãy chọn thẻ File trên thanh công cụ và sau đó chọn Options.

Chọn Options

Bước 4: Trong hộp thoại Excel Options, trong phần Manage, bạn chọn Add-Ins và sau đó chọn Go.

Chọn Add-Ins rồi chọn Go

Bước 5: Trong hộp thoại Add-Ins, bạn chọn Browse.

Chọn Browse

Bước 6: Trong cửa sổ Browse, bạn đi đến thư mục chứa file cài đặt. Ví dụ: C:\Program Files (x86)\TIENICHEXCELNTH) và chọn file TIENICHEXCELNTH.xla, sau đó nhấn OK.

Nhấn chọn OK

Bước 7: Quay lại hộp thoại Add-Ins, bạn đánh dấu tích chọn trước ô Tienichexcelnth và sau đó chọn OK để thêm tiện ích vào Excel.

Tích chọn trước ô Tienichexcelnth rồi chọn OK để thêm tiện ích vào excel

5.2. Cách sử dụng Add-In

Bước 1: Trước tiên, chọn ô chứa số tiền mà bạn muốn chuyển thành chữ.
Bước 2: Tiếp theo, trong thanh công cụ của Excel, chọn Add-Ins và sau đó chọn tiện ích Tiếng Việt. Sau khi làm điều này, bạn sẽ có thể chèn hàm để đọc số thành chữ trong Excel.

Chèn hàm đọc số thành chữ

Bước 3: Khi hộp thoại đọc số hiện ra, bạn có thể thiết lập một số tùy chọn như sau:

+ Văn bản đầu: Đặt chuỗi văn bản trước khi số được đọc thành chữ.

+ Văn bản cuối: Đặt chuỗi văn bản sau khi số đã được đọc thành chữ.

+ Số cần đọc: Chọn ô chứa số tiền bạn muốn chuyển đổi thành chữ.

+ Địa chỉ cần dán: Chọn ô để dán kết quả sau khi số tiền đã được đọc thành chữ.

+ Lựa chọn giữa Đọc ra dạng công thức hoặc Đọc ra dạng chuỗi. Đọc ra dạng công thức sẽ hiển thị công thức, còn Đọc ra dạng chuỗi sẽ hiển thị kết quả ngay lập tức.

+ Nếu bạn muốn đọc hàng nghìn thành "ngàn", bạn có thể chọn tùy chọn này.

+ Cuối cùng, chọn Thực hiện để hàm đọc số tiền bằng chữ được thực thi.

Thiết lập lệnh đọc số tiền bằng chữ

Bạn có thể thấy ở ô C6 mà bạn đã nhập trong phần Địa chỉ cần dán sẽ xuất hiện dòng chữ đọc từ số tiền ban đầu. Ở đây là Một trăm hai mươi lăm nghìn đồng.

Kết quả chuyển số thành chữ trong excel

Nếu bạn muốn chuyển đổi nhiều số tiền thành chữ, trong phần (5) ở trên, bạn chọn lựa "Đọc ra dạng công thức". Khi bạn sao chép công thức này xuống các dòng phía dưới, các ô chứa số tiền khác cũng sẽ tự động chuyển đổi thành chữ.

Sao chép công thức và kết quả thu được

Lưu ý: Tiện ích này sẽ chỉ chuyển đổi số tiền sang chữ tiếng Việt và không hỗ trợ chuyển sang chữ tiếng Anh như add-in VnTools.

Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Khi sử dụng các hàm để đọc số tiền bằng chữ trong Excel, bạn cần chú ý những điểm sau:

Giới hạn số chữ số: Chỉ có thể chuyển đổi các số nguyên dương không quá 15 chữ số. Trường hợp số tiền có quá nhiều chữ số, bạn cần làm tròn hoặc cắt bớt các chữ số thừa.
Định dạng tiền tệ: Sử dụng đúng định dạng tiền tệ phù hợp với đơn vị tiền tệ của số cần đổi. Ví dụ, khi đọc số tiền bằng euro, bạn cần định dạng số tiền theo kiểu €123.45, không phải 123.45€ hay 123,45€.
Thiết lập điều kiện: Cần thiết lập đúng điều kiện để đảm bảo tính chính xác của kết quả. Ví dụ, nếu muốn đọc số tiền bằng yên Nhật, bạn cần làm tròn số tiền đến hàng sen (0.01 yên), không phải hàng rin (0.001 yên) hay hàng man (0.00001 yên).
Kiểm tra kết quả: Luôn kiểm tra kết quả trả về của các hàm để tránh những sai sót hoặc lỗi không mong muốn. Ví dụ, nếu sử dụng hàm SPELLNUMBER mà không tạo module trong VBE, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi #NAME?.

Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Kết luận

Trong bài viết này, Unica đã chia sẻ với bạn cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện tác vụ này một cách dễ dàng và nhanh chóng. Xin cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.

[Tổng số: 5 Trung bình: 2]

Tags: Excel

Tác giả

Nguyễn Thành Đông Thạc sĩ

Thạc sĩ Nguyễn Thành Đông Kiểm toán viên - KPMG (2011). Ứng dụng Microsoft Excel phân tích, xử lý dữ liệu, trình bày báo cáo chuyên nghiệp. Chuyên viên đầu tư (2011) - Công ty...