Hướng dẫn cách đọc số tiền bằng chữ trong excel cực kỳ nhanh chóng

Excel là một phần mềm hữu ích cho việc tính toán, thống kê và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần đọc số tiền bằng chữ để trình bày, in ấn hoặc kiểm tra. Ví dụ, khi bạn viết hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu hay báo cáo tài chính, bạn cần đọc số tiền bằng chữ để rõ ràng và chính xác. Trong bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn các thủ thuật đọc số tiền bằng chữ trong excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể áp dụng các cách này cho các đơn vị tiền tệ khác nhau như đồng Việt Nam, đô la Mỹ, euro, bảng Anh hay yên Nhật.

Các thủ thuật đọc số tiền bằng chữ trong excel

Để đọc số tiền bằng chữ trong Excel, bạn có thể dùng hàm SPELLNUMBER, hàm IF, các đơn vị tiền tệ khác, VBE hoặc dùng add in. Mỗi phương pháp cụ thể sẽ được trình bày ở dưới đây:

1. Cách sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong excel: SPELLNUMBER

Hàm SPELLNUMBER là một hàm do người dùng tự tạo ra để đọc số tiền bằng chữ trong excel. Cách dùng hàm này như sau:

Ví dụ: Đổi số 123456 thành chữ bằng cách dùng hàm đọc tiền bằng chữ SPELLNUMBER.

Cách đọc số tiền bằng chữ trong excel:

- Bước 1: Chọn ô cần chuyển đổi thành chữ, ở đây tôi sẽ chọn ô B3.

- Bước 2: Nhập hàm excel đọc số tiền bằng chữ SPELLNUMBER vào ô B4.

- Bước 3: Nhấn enter, kết quả thu được là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".

Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm SPELLNUMBER

2. Dùng hàm SPELLNUMBER kết hợp với hàm IF

Hàm IF là một hàm logic trong excel, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một kết quả nếu điều kiện đúng hoặc một kết quả khác nếu điều kiện sai. Hàm này có cú pháp như sau:

=IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Trong đó:

- logical_test là điều kiện cần kiểm tra.

- value_if_true là kết quả trả về nếu điều kiện đúng.

- value_if_false là kết quả trả về nếu điều kiện sai.

Nếu bạn kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER sẽ cho ra công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel. Để hiểu hơn về cách kết hợp hàm này, mời bạn theo dõi ví dụ dưới đây:

Ví dụ: Đổi số 123456 thành chữ nếu nó lớn hơn hoặc bằng 100000

Cách đọc số tiền từ số sang chữ trong excel:

- Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:

=IF(123456>=100000;SPELLNUMBER(123456);"Số tiền nhỏ hơn 100000").

- Bước 2: Nhấn enter, Excel trả về kết quả là "Một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu".

Đọc số tiền bằng chữ bằng cách kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER

3. Cách sử dụng hàm với các đơn vị tiền tệ khác nhau

Một trong những cách đọc số tiền bằng chữ khác trong Excel là dùng các đơn vị tiền tệ khác. Một trong những hàm sẽ giúp bạn làm điều này chính là hàm TEXT. 

Ví dụ: Dùng hàm text để đổi số 123456 thành chữ với đơn vị tiền tệ là USD.

Cách đọc số tiền thành chữ trong excel:

- Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel và nhập công thức:

=TEXT(123456;"$#;##0.00").

- Bước 2: Nhấn enter, Excel trả về kết quả là "One hundred twenty-three thousand, four hundred fifty-six dollars".

Hàm đọc số trong excel TEXT

4. Lập công thức đọc số thành chữ trong Excel bằng VBE

Ngoài cách sử dụng hàm SPELLNUMBER, bạn cũng có thể lập công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng cách sử dụng Visual Basic Editor (VBE). VBE là một công cụ cho phép bạn viết và chạy các macro và hàm do người dùng tự định nghĩa trong Excel. Nếu muốn sử dụng VBE để đọc số bằng chữ trong excel, bạn cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Mở file excel cần sử dụng VBE.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở VBE.

Mở VBE trong Excel

- Bước 3: Trong cửa sổ VBE, nhấn Insert và chọn Module để tạo một module mới.

Tạo một module mới

- Bước 4: Trong module mới, dán đoạn code sau:

Function ReadMoney(ByVal X As Variant) As String

Dim Temp As String

Dim DecimalPlace As Integer

Dim Count As Integer

Dim Currency As String

Dim Cents As String

ReDim Place(9) As String

Place(2) = " Nghìn "

Place(3) = " Triệu "

Place(4) = " Tỷ "

Place(5) = " Nghìn Tỷ "

Place(6) = " Triệu Tỷ "

Place(7) = " Tỷ Tỷ "

If X < 0 Then

    Temp = "Âm" & ReadMoney(Abs(X))

Else

    X = Trim(Str(X))

    DecimalPlace = InStr(X, ".")

    If DecimalPlace > 0 Then

        Temp = Left(X, DecimalPlace - 1)

        X = Right(X, Len(X) - DecimalPlace)

        If Len(X) > 2 Then

            X = Left(X, 2)

        End If

        If Len(X) > 0 Then

            Temp = Temp & " Phẩy " & ReadMoney(X)

        End If

    Else

        Temp = X

    End If

    Count = 1

    Do While Temp <> ""

        If Len(Temp) > 3 Then

            Temp1 = Right(Temp, 3)

            Temp = Left(Temp, Len(Temp) - 3)

        Else

            Temp1 = Temp

            Temp = ""

        End If

        If Val(Temp1) > 0 Then

            Temp2 = GetHundreds(Temp1)

            If Count > 1 Then

                Temp2 = Temp2 & Place(Count)

            End If

            ReadMoney = Temp2 & ReadMoney

        End If

        Count = Count + 1

    Loop

    Select Case Right(ReadMoney, 3)

    Case "Một"

        Currency = " đồng "

        Cents = " xu"

    Case "Hai"

        Currency = " đô la "

        Cents = " cent"

    Case "Ba"

        Currency = " euro "

        Cents = " centime"

    Case "Bốn"

        Currency = " yên Nhật "

        Cents = " sen"

    Case Else

        Currency = ""

        Cents = ""

    End Select

    ReadMoney = Left(ReadMoney, Len(ReadMoney) - 3) & Currency & Cents

End If

End Function

Function GetHundreds(ByVal X As Variant) As String

Dim Result As String

If Val(X) = 0 Then Exit Function

X = Right("000" & X, 3)

If Left(X, 1) <> "0" Then

    Result = GetDigit(Left(X, 1)) & " Trăm "

End If

If Mid(X, 2, 1) <> "0" Then

    Result = Result & GetDigit(Mid(X, 2, 1)) & " Mươi "

ElseIf Mid(X, 3, 1) <> "0" Then

    Result = Result & " Lẻ "

End If

If Right(X, 1) <> "0" Then

    Result = Result & GetDigit(Right(X, 1))

End If

GetHundreds = Result

End Function

Function GetDigit(ByVal X As Variant) As String

Select Case Val(X)

Case 1: GetDigit = "Một"

Case 2: GetDigit = "Hai"

Case 3: GetDigit = "Ba"

Case 4: GetDigit = "Bốn"

Case 5: GetDigit = "Năm"

Case 6: GetDigit = "Sáu"

Case 7: GetDigit = "Bảy"

Case 8: GetDigit = "Tám"

Case 9: GetDigit = "Chín"

End Select

End Function

Thiết lập code 

- Bước 5: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt+Q để quay về Excel. Sau thao tác này, bạn đã hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER () nên có thể thực hiện đọc số tiền trong Excel.

Hoàn thành việc tạo hàm SPELLNUMBER ()

5. Sử dụng add-in lập công thức số tiền bằng chữ

Nếu bạn không muốn lập công thức đọc số tiền bằng chữ trong Excel bằng VBE, bạn có thể sử dụng một add-in có sẵn để lập công thức số tiền bằng chữ. Add-in là một phần mở rộng cho excel, cho phép bạn thêm các tính năng mới hoặc tùy biến các tính năng hiện có. 

Một trong những add-in hữu ích cho việc đọc số tiền bằng chữ trong excel là Number to Words. Đây là một add-in miễn phí, dễ sử dụng và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau. 

Để sử dụng add-in này, bạn cần thực hiện thao tác tải bằng các bước sau đây:

5.1. Cách cài đặt add-in

- Bước 1: Giải nén sau khi đã tải file về máy tính.

- Bước 2: Mở File Excel, Add-In sẽ được tự động thêm vào thẻ Add-Ins.

Tự động thêm vào thẻ Add-Ins

- Bước 3: Trong trường hợp Excel không tự động thiết lập thẻ Add-In, bạn hãy chọn thẻ File trên thanh công cụ rồi chọn Options.

Chọn Options

- Bước 4: Ở hộp thoại Excel Options, trong phần Manage, bạn chọn Add-Ins rồi chọn Go. 

Chọn Add-Ins rồi chọn Go

- Bước 5: Ở hộp thoại Add-Ins, bạn chọn Browse.

Chọn Browse

- Bước 6: Trong cửa sổ Browse, bạn chọn đến thư mục chứa file cài đặt (ví dụ với phiên bản 64 bit các bạn chọn C:\Program Files (x86)\TIENICHEXCELNTH) và chọn file TIENICHEXCELNTH.xla và chọn OK.

Nhấn chọn OK

- Bước 7: Quay lại hộp thoại Add-Ins, bạn đánh dấu tích chọn trước ô Tienichexcelnth rồi chọn OK để thêm tiện ích vào excel.

Tích chọn trước ô Tienichexcelnth rồi chọn OK để thêm tiện ích vào excel

5.2. Cách sử dụng Add-In

- Bước 1: Chọn ô chứa số tiền cần chuyển thành chữ.

- Bước 2: Chọn Add-Ins rồi chọn tiện ích Tiếng Việt. Sau đó, bạn chèn hàm đọc số thành chữ trong excel.

Chèn hàm đọc số thành chữ

- Bước 3: Khi xuất hiện hộp thoại đọc số, bạn thiết lập một số tùy chọn sau:

+ Văn bản đầu: Thiết lập chuỗi văn bản phía trước khi đọc số bằng chữ.

+ Văn bản cuối: Thiết lập chuỗi văn bản phía cuối sau khi đọc số bằng chữ xong.

+ Số cần đọc: Chọn ô chứa số tiền cần chuyển sang chữ.

+ Địa chỉ cần dán: Chọn ô để dán chuỗi văn bản sau khi đọc số tiền bằng chữ.

+ Đọc ra dạng công thức (sẽ hiển thị công thức khi bạn chọn ô chữ, chọn phần này nếu bạn muốn sao chép công thức để đọc nhiều số thành chữ hơn vì nó sẽ tự động cập nhật kết quả khi dữ liệu ô nguồn thay đổi), Đọc ra dạng chuỗi (chỉ hiện chuỗi văn bản sau khi đọc số tiền bằng chữ).

+ Nếu bạn muốn đọc hàng nghìn thành ngàn thì chọn dòng chữ màu đỏ. Còn nếu không mướn, bạn bỏ chọn trước nó.

+ Chọn mục Thực hiện để hàm đọc số tiền bằng chữ bắt đầu thực hiện.

Thiết lập lệnh đọc số tiền bằng chữ 

Bạn có thể thấy ở ô C6 mà bạn đã nhập trong phần Địa chỉ cần dán sẽ xuất hiện dòng chữ đọc từ số tiền ban đầu. Ở đây là Một trăm hai mươi lăm nghìn đồng.

Kết quả chuyển số thành chữ trong excel

Nếu bạn cần chuyển nhiều số tiền sang chữ thì trong phần (5) ở trên các bạn chọn Đọc ra dạng công thức. Như vậy khi các bạn sao chép công thức xuống các dòng phía dưới thì các ô chứa số tiền khác cũng sẽ được đọc số tiền thành chữ.

Sao chép công thức và kết quả thu được

Chú ý: Vì đây là tiện ích tiếng Việt nên sẽ không chuyển số tiền sang chữ tiếng Anh giống như add-in VnTools.

Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Khi sử dụng các hàm để đọc số tiền bằng chữ trong excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

- Chỉ có thể chuyển đổi các số nguyên dương không quá 15 chữ số. Nếu số tiền có quá nhiều chữ số, bạn cần làm tròn hoặc cắt bớt các chữ số thừa.

- Sử dụng đúng định dạng tiền tệ phù hợp với đơn vị tiền tệ của số cần đổi. Ví dụ, nếu muốn đọc số tiền bằng euro, bạn cần định dạng số tiền theo kiểu €123.45, không phải 123.45€ hay 123,45€.

- Cần thiết lập đúng điều kiện để đảm bảo tính chính xác của kết quả. Ví dụ, nếu bạn muốn đọc số tiền bằng yên Nhật, bạn cần làm tròn số tiền đến hàng sen (0.01 yên), không phải hàng rin (0.001 yên) hay hàng man (0.00001 yên).

- Cần kiểm tra kết quả trả về của các hàm để tránh những sai sót hoặc lỗi không mong muốn. Ví dụ, nếu bạn sử dụng hàm SPELLNUMBER mà không tạo module trong VBE, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi #NAME?.

Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Kết luận

Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn bạn các cách để đọc số tiền bằng chữ trong excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thể đọc số tiền bằng chữ trong excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý gì, xin vui lòng để lại bình luận phía dưới. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Unica.