Trong một tổ chức, doanh nghiệp vấn đề về giao tiếp với cấp trên hoặc giữa các cá nhân với các nhân, với cấp dưới đang có rất nhiều vấn đề. Bạn là một nhà lãnh đạo bạn biết cách vận hành, giao tiếp khéo léo với mọi người thì sẽ tạo ra mội trường doanh nghiệp cho các cá nhân học hỏi và làm theo và ngược lại. Vậy những khó khăn thường gặp trong giao tiếp tại nơi làm việc sẽ gồm những yếu tố nào?
Bài viết dưới đây Unica sẽ đề cập đến 5 vấn đề thường gặp nhất với giao tiếp trong doanh nghiệp dành cho bạn.
1. Giao tiếp trong doanh nghiệp là gì
Giao tiếp trong doanh nghiệp là quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức, hay các đối tác kinh doanh trong một môi trường doanh nghiệp. Giao tiếp trong doanh nghiệp có thể diễn ra trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện truyền thông như email, điện thoại, video conference, v.v.
2. Tầm quan trọng của việc giao tiếp trong doanh nghiệp
Việc giao tiếp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến khả năng của một tổ chức để đạt được các mục tiêu của mình, phát triển và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Dưới đây là một số tầm quan trọng của việc giao tiếp trong doanh nghiệp:
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Việc giao tiếp hiệu quả giúp cho doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng, thông qua việc trao đổi thông tin và tư vấn sản phẩm, dịch vụ, giải đáp thắc mắc, v.v.
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Việc giao tiếp rõ ràng, chính xác, đầy đủ giữa các thành viên trong tổ chức giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng, đúng thời hạn và chất lượng cao hơn.
- Giúp tạo nên văn hóa tổ chức tốt: Việc giao tiếp tốt giúp xây dựng văn hóa tổ chức tốt, tạo sự đồng thuận, truyền tải giá trị, tôn trọng và đánh giá cao các nhân viên.
- Nâng cao hiệu quả lãnh đạo: Việc giao tiếp hiệu quả giúp cho lãnh đạo hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhân viên, giúp họ tạo nên các quyết định tốt hơn.
- Tạo ra lợi ích kinh tế: Việc giao tiếp tốt giữa các tổ chức, giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức giúp giảm thiểu những sai sót, tránh những tranh cãi không cần thiết, giúp tăng năng suất, hiệu quả làm việc và giảm chi phí.
3. Các vấn đề thường gặp khi giao tiếp trong kinh doanh
Vấn đề 1: Giao tiếp thiếu chiều sâu
- Các vấn đề giao tiếp thiếu chiều sâu thể hiện trong việc ai đó vạch ra chiến lược nhưng lại không chỉ ra được những thay đổi có thể diễn ra. Việc này khiến mọi người bị hiểu lầm, thất vọng. Những cũng với ý tưởng đó, nếu nó được trình bày bởi một người có kỹ năng giao tiếp tốt, nó sẽ là một ý tưởng tuyệt vời.
- Trong doanh nghiệp, việc phát biểu trước đám đông là một trong những kỹ năng cần được rèn luyện. Bên dưới không chỉ là những người lắng nghe, họ sẽ thể hiện thái độ đồng tình hoặc không đối với vấn đề bạn đưa ra.
Vì rằng, việc giao tiếp thiếu chiều sâu sẽ khiến bạn bỏ phí nhiều ý tưởng. Không có kỹ năng giao tiếp đủ tốt cũng khiến bạn thất bại trong nhiều vấn đề khác.
Các vấn đề thường gặp với giao tiếp trong doanh nghiệp
Bạn có thể làm gì?
- Bạn cần đầu tư hơn vào việc rèn luyện các kỹ năng giao tiếp có chiều sâu. Hãy luyện tập cách thể hiện hết ý tưởng của mình. Đưa ra những điều tận gốc vấn đề. Bạn cũng nên nâng cao kỹ năng tương tác với người nghe, tìm cách nâng cao sự tin cậy bằng những con số hoặc ví dụ thực tế.
- Bạn cũng có thể yêu cầu sự phát biểu trước đám đông trong công ty, buổi họp, thuyết trình, báo cáo đối với các nhân viên. Hãy tạo cơ hội được giao tiếp trong công ty nhiều nhất có thể.
2. Vấn đề 2: Mâu thuẫn về góc nhìn trong công việc
- Sự mâu thuẫn về góc nhìn trong công việc cho xảy ra khi mọi người không đặt mình vào vị trí của người khác, đồng thời giao tiếp hời hợt, dẫn đến sự không hiểu nhau.
Ví dụ, nhân viên A và B đều cùng giao một nhiệm vụ. A đặt nhiều tâm huyết và muốn hoàn thành ngay công việc này. Trong khi đó, B lại vướng phải nhiệm vụ khác quan trọng nên không tham gia ngay được.
Bạn có thể làm gì?
- Thống nhất “văn hóa giao việc” và đề cao sự minh bạch, rõ ràng trong công ty. Bạn có thể áp dụng nhiều chính sách cho mỗi cá nhân. Với các dự án có nhiều nhân viên cộng tác với nhau, hãy chia thành nhiều phần nhỏ và bổ sung thời gian hoàn thành.
Bạn cũng nên khuyến khích sự giao tiếp và chia sẻ giữa các nhân viên trong cùng một dự án để có được sự thông cảm cũng như kế hoạch làm việc hợp lý.
Các mẫu thuẫn từ góc nhìn trong công việc sẽ cản trở việc giao tiếp hiệu quả
Để thành công trong công việc cũng như để gây thiện cảm và được mọi người quý mến, bạn nhất định không được bỏ qua khoá học giao tiếp . Tham gia khoá học giao tiếp online qua video để nhận thức được tầm quan trọng của giao tiếp cũng như để nắm được các tuyệt chiêu giao tiếp thông minh trong công sở. Đăng ký ngay.
Vấn đề 3: Thiếu sự đồng cảm
- Nguyên nhân chủ yếu gây ra vấn đề này là nhân viên chưa có được suy nghĩ thấu đáo, giao tiếp hoàn toàn dựa trên ý kiến cá nhân. Điều này khiến người nghe cảm thấy hoang mang với những thông tin mới.
- Trên thực tế, mỗi người đứng trên một cương vị khác nhau. Do đó, việc người này đưa ra các quyết định không đúng ý người khác là điều không thể tránh khỏi.
Bạn có thể làm gì?
- Tôn trọng và thấu hiểu đồng nghiệp là giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp của bạn cần xây dựng. Bạn có thể tổ chức các hoạt động gắn kết, cộng tác để đồng nghiệp thêm hiểu nhau hơn.
- Việc thể hiện sự thấu hiểu trong giao tiếp bằng lời nói như: Tôi hiểu rằng bạn thấy khó khăn nhưng tôi buộc phải quyết định như vậy,… Những lời nói này sẽ khiến người nghe cảm thấy dễ tiếp nhận thông tin hơn.
Vấn đề 4: Không có sự tin tưởng
1 trong 5 vấn đề thường gặp phải với giao tiếp trong doanh nghiệp là không có sự tin tưởng. Quá trình giao tiếp vì thế mà cũng có thể bị cản trở. Điều này cũng có thể khiến hiệu suất công việc, môi trường làm việc đi xuống.
Bạn có thể làm gì?
Mối quan hệ mạnh mẽ được xây dựng trên sự giao tiếp hai chiều và cởi mở. Sự cởi mở khiến đồng nghiệp thân thiết và tin tưởng nhau hơn chính là cách để người khác tin tưởng mình. Trong khi giao tiếp, hãy đề cập đến những điểm chung trong công việc cũng như cuộc sống để tạo nên những sự tin tưởng chung về một mục tiêu nào đó.
Để giao tiếp hiệu quả cần có sự tin tưởng lẫn nhau
Bên cạnh đó, quản lý cũng đóng vai trò quan trong trao đi niềm tin để có sự tun tưởng lẫn nhau.
Vấn đề 5: Không kiềm chế được cảm xúc cá nhân
Cuối cùng trong 5 vấn đề thường gặp với giao tiếp trong doanh nghiệp là không kiềm chế được cảm xúc của mình. Vấn đề này thường xuyên xảy ra và nó cũng là nguyên nhân đưa mọi chuyện đi xa hơn mọi người nghĩ.
Ví dụ về giao tiếp trong kinh doanh, trong một cuộc thảo luận, sếp hoặc nhân viên đôi khi sử dụng từ ngữ khá gay gắt. Mỗi người phản ứng mỗi lúc lại dữ dội hơn. Dẫn đến cuộc thảo luận căng thẳng không đáng có.
Vấn đề 6: Giao tiếp không hiệu quả, không hiểu được yêu cầu của đối tác khách hàng
Thực trạng giao tiếp không hiệu quả trong doanh nghiệp là một vấn đề khá phổ biến và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số thực trạng giao tiếp không hiệu quả trong doanh nghiệp bao gồm:
- Thiếu sự tương tác: Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên chỉ tập trung vào công việc của mình mà không chú ý tới các đồng nghiệp hoặc các bộ phận khác. Điều này gây ra một khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, dẫn đến sự thiếu thông tin và khó khăn trong việc hoàn thành công việc.
- Thiếu kỹ năng giao tiếp: Nhiều nhân viên thiếu kỹ năng giao tiếp, không biết cách nói chuyện, lắng nghe và trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Điều này gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin, đưa ra giải pháp và xử lý các tình huống phát sinh.
Bạn có thể làm gì?
Để cải thiện việc không kiềm chế được cảm xúc trong giao tiếp, đừng cấm nhân viên thể hiện ý kiến. Thay vào đó, hãy đưa cho nhân viên những cách điều chỉnh lời theo lý trí. Việc này có thể đến với nhân viên thông qua các khóa học hoặc những buổi training trực tiếp.
4. Cách xử lý các vấn đề trong giao tiếp trong doanh nghiệp
Tìm hiểu đối tượng giao tiếp và thích ứng với phong cách giao tiếp của họ
Việc giao tiếp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến khả năng của một tổ chức để đạt được các mục tiêu của mình, phát triển và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Để thích ứng phong cách giao tiếp cho từng đối tượng giao tiếp, cần lưu ý một số điểm sau:
- Nghiên cứu đối tượng giao tiếp: trước khi giao tiếp, hãy nghiên cứu và hiểu rõ về đối tượng giao tiếp, bao gồm tuổi tác, trình độ học vấn, văn hóa, nghề nghiệp, tính cách, v.v.
- Sử dụng ngôn từ phù hợp: cần sử dụng ngôn từ phù hợp với đối tượng giao tiếp, tránh sử dụng từ ngữ khó hiểu, ngôn ngữ chuyên môn khi giao tiếp với đối tượng không có chuyên môn trong lĩnh vực đó.
- Hiểu và tôn trọng văn hoá, lối sống của đối tượng giao tiếp: cần hiểu và tôn trọng văn hoá, lối sống của đối tượng giao tiếp, tránh xúc phạm hoặc gây hiểu lầm với họ.
- Sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp: phong cách giao tiếp phù hợp sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong giao tiếp với đối tượng giao tiếp. Ví dụ, với đối tượng trẻ tuổi, có thể sử dụng phong cách giao tiếp năng động, hài hước, còn với đối tượng lớn tuổi, có thể sử dụng phong cách giao tiếp trang trọng, lịch sự.
- Chú ý đến cơ thể, ngôn ngữ phi ngôn từ: Cơ thể, ngôn ngữ phi ngôn từ như biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, giọng nói, v.v. cũng rất quan trọng trong giao tiếp và cần được sử dụng phù hợp với đối tượng giao tiếp.
.jpg?v=1677554107)
Tìm hiểu phong cách giao tiếp của đối phương
Thể hiện sự tôn trọng và trung thực trong quá trình đàm phán
Trong quá trình đàm phán, sự tôn trọng và trung thực là hai yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt giữa các bên tham gia đàm phán và đạt được kết quả tốt nhất cho cả hai bên. Dưới đây là một số cách để thể hiện sự tôn trọng và trung thực trong quá trình đàm phán:
- Lắng nghe kỹ: Chú ý lắng nghe những gì đối phương nói, đặc biệt là các yêu cầu và quan điểm của họ. Tránh gián đoạn, ngắt lời hoặc phát ngôn không đúng thời điểm.
- Hiểu quan điểm của đối phương: Cố gắng hiểu quan điểm của đối phương và thể hiện sự tôn trọng với quan điểm đó, cho dù bạn không đồng ý với nó. Hãy luôn thể hiện sự lịch sự và không bao giờ chỉ trích hoặc bác bỏ quan điểm của đối phương một cách khinh thường.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Khi đàm phán, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác. Tránh sử dụng những từ ngữ hoặc hành động thiếu tôn trọng hoặc mang tính xúc phạm.
- Giữ gìn lời hứa: Luôn giữ gìn những lời hứa và cam kết mình đưa ra trong quá trình đàm phán. Nếu không thể thực hiện được, hãy giải thích rõ ràng và cố gắng tìm ra giải pháp khác.
- Thể hiện sự trung thực: Trong quá trình đàm phán, hãy thể hiện sự trung thực bằng cách không che giấu thông tin, không nói dối hoặc thao túng sự thật. Điều này giúp tạo ra một môi trường đàm phán minh bạch, tôn trọng và đáng tin cậy.
- Tôn trọng quyền lợi của đối phương: Trong quá trình đàm phán, hãy tôn trọng quyền lợi của đối phương và cố gắng tìm ra giải pháp lợi ích cho cả hai bên. Nếu bạn không thể đạt được sự đồng ý của đối phương, hãy trao đổi ý kiến một cách lịch sự và không bao giờ ép buộc hoặc đe dọa.
Tìm kiếm giải pháp thỏa đáng cho các tranh chấp
Để tìm kiếm giải pháp thỏa đáng cho các tranh chấp, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Tìm hiểu vấn đề: Bạn cần tìm hiểu và hiểu rõ các vấn đề và tranh chấp giữa các bên. Hãy lắng nghe tất cả các bên liên quan và xác định các vấn đề cụ thể mà họ đang gặp phải.
- Thu thập thông tin: Sau khi tìm hiểu vấn đề, hãy thu thập thêm thông tin về các quy định, quyền lợi và trách nhiệm liên quan đến vấn đề đó. Hãy tìm hiểu về các quy trình pháp lý và các tùy chọn giải quyết tranh chấp.
- Tìm kiếm giải pháp đối thoại: Bạn có thể giúp các bên đối thoại với nhau và cố gắng tìm kiếm các giải pháp thông qua thương lượng hoặc đàm phán. Hãy lắng nghe ý kiến của mỗi bên và đưa ra các đề xuất hợp lý để giải quyết tranh chấp.
- Tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên thứ ba: Nếu các bên không thể đạt được thỏa thuận, bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ một bên thứ ba như trọng tài hoặc một bên cấp trên. Sự can thiệp của bên thứ ba có thể giúp giải quyết tranh chấp một cách trung lập và công bằng.
- Tìm kiếm giải pháp pháp lý: Nếu không có giải pháp thỏa đáng nào có thể đạt được, bạn có thể cân nhắc đưa vấn đề ra tòa án hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ luật sư. Hãy lưu ý rằng việc đưa ra tranh chấp ra tòa án có thể là một quá trình kéo dài và tốn kém.
Sử dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất
Để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất, bạn cần sử dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả như sau:
- Lắng nghe chủ đề đối tượng: Hãy lắng nghe và hiểu vấn đề mà đối tượng đang đề cập trước khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp. Nếu bạn không hiểu rõ vấn đề, hãy hỏi lại để đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng.
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Khi nói chuyện với người khác, hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp, tránh sử dụng từ ngữ phản cảm hoặc khiếm nhã. Hãy sử dụng từ ngữ tích cực để giải quyết vấn đề và tránh gây tranh cãi hoặc xúc phạm đối tác.
- Thể hiện sự quan tâm: Hãy thể hiện sự quan tâm đến vấn đề và đối tượng bằng cách hỏi thăm và lắng nghe họ. Nếu họ cảm thấy được sự quan tâm của bạn, họ sẽ dễ dàng hơn để nói chuyện và cùng bạn tìm ra giải pháp cho vấn đề.
- Đưa ra các giải pháp khả thi: Hãy đưa ra các giải pháp khả thi và hợp lý, và giải thích lý do tại sao chúng có thể hoạt động. Đồng thời, hãy lắng nghe và đồng ý với các ý kiến đóng góp của đối tượng để có thể đưa ra giải pháp tốt nhất.
- Giữ liên lạc: Sau khi đưa ra giải pháp, hãy giữ liên lạc với đối tượng để đảm bảo rằng giải pháp đó hoạt động hiệu quả và thực sự giải quyết được vấn đề. Nếu cần thiết, hãy đưa ra các điều chỉnh hoặc giải pháp mới để đạt được kết quả tốt nhất.
Như vậy bài viết trên đây Unica đã bật mí tới các bạn 5 vấn đề thường gặp với giao tiếp trong doanh nghiệp, mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn giúp cho bạn áp dụng thành công trong công việc của mình hơn. Với những vấn đề thường gặp trong công ty nếu bạn là người nắm chắc các kỹ năng mềm thì việc giải quyết này rất dễ dàng giúp bạn tự tin hơn.
Chúc các bạn thành công!
_1679907178.jpg)
