Kỹ năng mềm trong giao tiếp là gì? Cách phát triển kỹ năng mềm trong giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cần thiết cho tất cả mọi người. Giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn hoàn thiện bản thân mà còn tạo được sự thiện cảm, xây dựng được mối quan hệ để thành công hơn trong công việc và cuộc sống. Vậy, cần rèn luyện khả năng giao tiếp bằng cách nào? Dưới đây là 6 cách giúp bạn nâng cao kỹ năng mềm trong giao tiếp hiệu quả. Các bạn hãy cùng Unica tham khảo.

1. Kỹ năng mềm trong giao tiếp là gì?

Kỹ năng mềm trong giao tiếp là những kỹ năng không phải chuyên môn liên quan đến kiến thức chuyên ngành, mà là những kỹ năng có liên quan đến cách thức giao tiếp và tương tác với người khác. Những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra mối quan hệ tốt và hiệu quả trong các mối quan hệ đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.

2. Đặc điểm của kỹ năng mềm trong giao tiếp

Kỹ năng mềm trong giao tiếp là các kỹ năng giúp cho người sử dụng có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và thấu hiểu được ý kiến của đối tác trong một môi trường làm việc. Các đặc điểm của kỹ năng mềm trong giao tiếp bao gồm:

- Sự lắng nghe tốt: Kỹ năng lắng nghe tốt giúp bạn hiểu rõ hơn về ý kiến, suy nghĩ, cảm xúc của người đối diện và từ đó có thể đưa ra những phản hồi phù hợp.

- Khả năng nói chuyện: Khả năng nói chuyện một cách tự tin, trôi chảy và có logic sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả hơn.

- Khả năng đưa ra ý kiến: Kỹ năng đưa ra ý kiến một cách lịch sự, có thể thuyết phục và đảm bảo sự hiểu rõ của người đối diện sẽ giúp bạn tăng tính thuyết phục và ảnh hưởng của mình.

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ giúp bạn có thể truyền đạt ý tưởng, thông điệp của mình một cách trực quan và dễ hiểu hơn thông qua việc sử dụng hình ảnh, biểu đồ, bản vẽ, v.v.

- Tự tin và sự tỉ mỉ: Kỹ năng tự tin và sự tỉ mỉ trong giao tiếp giúp bạn tạo được sự chuyên nghiệp và tôn trọng của đối tác. Việc thể hiện sự tỉ mỉ trong việc chuẩn bị, trình bày và giải thích ý tưởng sẽ giúp bạn tăng tính thuyết phục và tạo được ấn tượng với người đối diện.

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng giao tiếp

3. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong giao tiếp là gì?

Kỹ năng mềm là những kỹ năng không liên quan đến kiến thức chuyên môn, mà thường liên quan đến cách thức làm việc của con người, như kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, động não, tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề. Kỹ năng mềm rất quan trọng trong giao tiếp vì chúng giúp người ta có thể hiểu và tương tác với nhau một cách hiệu quả.

Trong giao tiếp, kỹ năng mềm giúp người ta biết cách:

- Tương tác và liên lạc một cách hiệu quả: Kỹ năng mềm giúp người ta hiểu rõ những yêu cầu của người khác và biết cách giao tiếp để truyền đạt thông tin và ý tưởng một cách dễ hiểu. Điều này cực kỳ quan trọng trong công việc, đặc biệt là khi làm việc trong nhóm.

- Đàm phán và thuyết phục: Kỹ năng mềm giúp người ta hiểu cách đưa ra lập luận hợp lý và thuyết phục người khác về ý tưởng của mình. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực hơn.

- Lắng nghe và thấu hiểu người khác: Kỹ năng mềm giúp người ta lắng nghe và hiểu rõ ý kiến của người khác. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự tương tác và đóng góp ý tưởng từ mọi thành viên trong nhóm.

- Giải quyết xung đột: Kỹ năng mềm giúp người ta biết cách giải quyết các xung đột trong một môi trường làm việc. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và giảm thiểu sự căng thẳng trong nhóm.

4. Cách nâng cao kỹ năng mềm trong giao tiếp

Tích cực tham gia các chương trình tập thể

- Tham gia các chương trình hoạt động tập thể và đến những nơi đông người là cơ hội tuyệt vời để các bạn có thể học cách nâng cao kỹ năng giao tiếp cũng như rèn luyện sự “bạo dạn” trước đám đông. Bạn sẽ thấy rằng đỉnh cao của giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc nói để truyền tải thông điệp mà còn là khả năng phản xạ, cách xử lý tốt các tình huống giao tiếp - trong cuộc sống.

- Vì thế, hãy chủ động và tích cực tham gia các chương trình tập thể để trải nghiệm, cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp và tích lũy cho mình những kỹ năng “ứng biến”, xử lý tình huống khéo léo để từng bước nâng cao và hoàn thiện kỹ năng giao tiếp.

Hãy tham gia vào các hoạt động tập thể để học hỏi kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kết bạn với những người giao tiếp tốt

Nếu chỉ tích cực tham gia các chương trình tập thể thì chưa đủ, mà hãy chủ động kết bạn với những người có kỹ năng giao tiếp tốt để học giao tiếp và cũng là cách nâng cao khả năng giao tiếp của mình với khóa học nghệ thuật kỹ năng giao tiếp. Đặc biệt, hãy chú ý quan sát cách họ giao tiếp với mọi người như: ánh mắt, cử chỉ, điệu bộ, dáng đi, sẽ giúp bạn có được nhiều kinh nghiệm hữu ích để giao tiếp hiệu quả và cuốn hút trước mọi người.

Hiểu rõ quan điểm của chính bạn

- Nếu bạn muốn nói chuyện thật thuyết phục, điều đầu tiên bạn phải biết là bạn đang nói về điều gì. Từ đó bạn đưa ra những lập luận, chứng cứ chính xác chứng minh những gì bạn nói là thật.

- Chỉ khi nào bạn hiểu rõ được quan điểm của bản thân, biết rõ điều cần nói bạn mới có thể có được một cuộc thương thuyết thành công theo ý muốn. Ngược lại, nếu bạn không có quan điểm rõ ràng thì rất dễ nói chuyện lan man và không có chủ đích. 

Học cách lắng nghe

- Để làm được điều này, bạn cần phải hiểu rõ người mà bạn đang nói chuyện, họ thích và không thích điều gì. Bạn không thể lấy lòng người khác khi không biết họ muốn nghe những gì. Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong kỹ năng giao tiếp thông minh là nói những điều người khác muốn nghe. Vì thế, để nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử bạn cũng cần học cách lắng nghe, đồng thời cũng chính giải pháp nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

- Cụ thể, để tránh bất cứ sự nhầm lẫn nào bạn cần tập trung tối đa vào cuộc trò chuyện, buổi thuyết trình, cuộc họp… mình đang tham gia. Ngoài việc giúp đảm bảo hiệu quả cuộc hội thoại, nâng cao kỹ năng giao tiếp thì việc lắng nghe chủ động, tích cực còn giúp bạn nhận được thiện cảm, đánh giá cao của cấp trên cũng như bạn bè, đồng nghiệp.

Giao tiếp hiệu quả

- Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt đó là một lợi thế nó giúp bạn một phần rất lớn trong công việc. Giao tiếp tốt giúp bạn dễ dàng thuyết phục được người khác qua lợi ích của việc lắng nghe. Dưới đây là một số cách giao tiếp hiệu quả 

- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện

- Đừng tỏ ra bồn chồn

- Tránh những chuyển động cơ thể khiến bạn bị tách ra khỏi họ

- Đừng nói chuyện chỉ để nói, hãy tập trung vào một vấn đề

- Phát âm một cách chính xác

- Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường

Giữ vững sự tự tin

- Tự tin là yếu tố quyết định sự thành hay bại của cuộc giao tiếp. Tự tin giúp đảm bảo hiệu quả của buổi làm việc và tạo sự hứng thú cho người nghe. Ngược lại nếu bạn đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt nội dung nhưng vẫn còn e dè và lo sợ không dám tự tin thể hiện quan điểm của mình thì cho dù năng lực bạn có giỏi đến mấy thì bạn vẫn là người thất bại trong mắt các nhà tuyển dụng.

- Vì vậy, nếu muốn các nhà lãnh đạo đánh giá cao về bạn, hãy trình bày các vấn đề một cách ngắn gọn, rõ ràng với phong thái tự tin, mắt nhìn thẳng người đối diện hoặc phía khán đài, mỉm cười khi cần thiết để tạo thiện cảm, tạo sự cuốn hút cho cuộc trò chuyện và tạo tiền đề để xây dựng những mối quan hệ tốt đẹp sau đó.

Tự tin là yếu tố không thể bỏ qua trong giao tiếp

Rèn luyện kỹ năng sáng tạo không ngừng

Tính sáng tạo, tư duy thông minh đều cần có ở bất cứ công việc nào. Tính sáng tạo trong cuộc trò chuyện góp phần làm cho con người gần nhau hơn, chính sự sáng tạo là yếu tố ghi điểm trong mắt người đối diện.

Nói chuyện rõ ràng, dễ hiểu 

Khi giao tiếp bạn nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu để biểu đạt câu chuyện của mình. Tránh việc trình bày dài dòng và gây cho người nghe khó hiểu và nhầm lẫn nội dung của bạn.

5. Lợi ích của kỹ năng mềm trong giao tiếp

Tăng sự tự tin trong giao tiếp và giải quyết vấn đề

Kỹ năng mềm có thể giúp bạn tăng sự tự tin và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả bởi vì chúng giúp bạn phát triển các kỹ năng quan trọng như tư duy sáng tạo, lập luận, đàm phán, giải quyết xung đột, và quản lý thời gian.

Tạo tương tác tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác

Kỹ năng mềm là yếu tố cực kỳ quan trọng để tương tác tốt với khách hàng và đối tác. Dưới đây là một số kỹ năng mềm cụ thể giúp bạn tương tác tốt với khách hàng và đối tác:

- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cơ bản nhất để tương tác tốt với khách hàng và đối tác. Bằng cách lắng nghe và hiểu những gì khách hàng và đối tác muốn, bạn có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của họ.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khi gặp phải vấn đề với khách hàng hoặc đối tác, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn tìm ra các giải pháp phù hợp và đưa ra các quyết định đúng đắn.

- Kỹ năng thấu hiểu: Kỹ năng thấu hiểu giúp bạn hiểu rõ hơn về tình huống của khách hàng hoặc đối tác. Bằng cách đưa ra các câu hỏi thăm dò và lắng nghe chăm chú, bạn có thể tạo ra sự kết nối tốt hơn và đưa ra các giải pháp phù hợp.

- Kỹ năng giải thích: Kỹ năng giải thích giúp bạn truyền tải thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu cho khách hàng và đối tác. Bằng cách sử dụng ngôn từ đơn giản, tránh các thuật ngữ khó hiểu, bạn có thể giúp khách hàng và đối tác hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

- Kỹ năng thuyết phục: Kỹ năng thuyết phục giúp bạn đưa ra lập luận và trình bày các điểm mạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách thuyết phục. Bằng cách sử dụng các chiến lược thuyết phục và luôn giữ một thái độ lịch sự và tôn trọng, bạn có thể tạo ra sự ảnh hưởng tích cực và giúp khách hàng và đối tác tin tưởng hơn về bạn và sản phẩm của bạn.

Xây dựng mối quan hệ và duy trì mối quan hệ tốt

Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. Bằng cách hiểu và thực hành các kỹ năng mềm này, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp tăng cường sự hợp tác và tạo ra những thành công lâu dài trong công việc và cuộc sống.

Tăng khả năng tiếp cận và nắm bắt cơ hội trong công việc và cuộc sống

kỹ năng mềm có thể giúp bạn tăng khả năng tiếp cận và nắm bắt cơ hội trong công việc và cuộc sống bằng cách giúp bạn tạo ấn tượng, giao tiếp tốt, tư duy sáng tạo, tự quản lý và đàm phán tốt. Việc phát triển và sử dụng các kỹ năng mềm này có thể giúp bạn đạt được sự nghiệp và cuộc sống thành công.

Hy vọng với những chia sẻ về nội dung kỹ năng mềm trong giao tiếp sẽ là “chìa khóa vàng” giúp các bạn tự tin hơn trong quá trình học tập và làm việc. 

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "25 chiêu thức phát triển kỹ năng giao tiếp chinh phục bất kỳ ai"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY