Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại tuyệt đối không được mắc phải 

Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại tuyệt đối không được mắc phải 

Mục lục

Có nhiều mối quan hệ, công việc bị phá vỡ hoặc không đạt được thành công như mong muốn do bạn mắc phải một số sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại. Để tránh không vấp phải “vết xe đổ” này, Unica sẽ chia sẻ cho bạn những sai lầm mà bạn cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại. Bạn hãy tham khảo thêm nhé! 

Gọi điện sai thời điểm 

Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn gọi điện cho một người vào khung giờ là 3h sáng với một việc không hề quan trọng, cần thiết thì đó có được xem là lịch sự hay không. Câu trả lời chắc chắn là không, nhưng đây là sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại mà nhiều người mắc phải nhất. Điều này thường xuất hiện ở những mối quan hệ có phần thân thiết, nó khiến người được gọi điện cảm thấy khó chịu và bực mình. 

Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại

Gọi điện thoại vào khung giờ không hợp lý sẽ khiến người nghe cảm thấy rất khó chịu

Bởi vậy, nếu câu chuyện mà bạn muốn đề cập trong cuộc điện thoại không quá quan trọng, đặc biệt nó mang yếu tố cá nhân từ phía bạn thì tốt nhất không nên làm phiền người khác, nhất là trong những thời điểm không thích hợp. Chỉ làm điều này khi câu chuyện thực sự nghiêm trọng và cần được giải quyết ngay lập tức. 

Nói to, quát lớn 

Một số người khi nói chuyện điện thoại thường nói chuyện lớn, thậm chí là quát mắng lớn tiếng. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và tính lịch sự không chỉ đối với người nghe mà còn đối với cả những người xung quanh. Vì vậy, hãy nói với âm lượng vừa phải, chỉ thực sự nhấn mạnh với những vấn đề cần thiết. Trong trường hợp không gian của bạn quá ồn và không thể nói chuyện, hãy cố gắng tránh xa và tìm đến một vị trí yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to lên. 

Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng 

Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng cũng là sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại mà rất nhiều người mắc phải. Nếu trong một mối quan hệ thân thiết như bạn bè, người thân thì điều này không có ảnh hưởng gì. Nhưng nếu đó là cuộc điện thoại với khách hàng thì bạn thực sự sẽ gặp rắc rối lớn. 

Việc dùng thuật ngữ hay những định nghĩa riêng của cá nhân bạn sẽ gây nên sự khó hiểu cho khách hàng. Họ sẽ không biết được bạn đang đề cập đến vấn đề gì. Có người kiên nhẫn sẽ hỏi lại nhưng cũng có người cảm thấy khó chịu và kết thúc cuộc điện thoại ngay sau đó. Điều này đồng nghĩa với việc bạn hoàn toàn thất bại trong việc đối thoại qua điện thoại với khách hàng. 

Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, tốt nhất bạn không nên dùng thuật ngữ, biệt ngữ

Thể hiện thái độ mang tính tiêu cực 

Giao tiếp qua điện thoại cũng có phép bạn thể hiện, thái độ, cảm xúc như lúc giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, nó không có nghĩa là bạn không biết kiềm chế và thoải mái thể hiện thái độ của bản thân. Điều này sẽ khiến bạn gặp thất bại nhất là khi giao tiếp với khách hàng. 

Thể hiện thái độ vui vẻ quá đà khi gọi điện cho khách hàng sẽ thể hiện bạn đang thiếu tính lịch sự và có phần hơi giả tạo. Còn nếu thể hiện thái độ giận dữ, bực tức thì khách hàng sẽ out ngay lập tức bởi bạn quá bất lịch sự và thiếu sự tôn trọng người khác. Đừng mang tâm lý, mình gọi điện, người kia chẳng biết mình là ai là mình có quyền thể hiện thái độ với họ. 

Không có xin chào và tạm biệt 

Nếu bạn không bắt đầu cuộc điện thoại bằng một câu xin chào và kết thúc bằng một câu tạm biệt thì bạn đã mắc sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại cực kỳ nghiêm trọng. Điều này thể hiện bạn là người không biết cách giao tiếp và thiếu kỹ năng sống cơ bản. 

Do đó, dù là tiếp nhận cuộc gọi từ người khác, hay gọi điện đi thì hãy bắt đầu bằng một câu xin chào, đơn giản nhất là Alo… Sau khi hoàn thành cuộc gọi, hãy biết cách nói lời cảm ơn và tạm biệt. Trang trọng hơn có thể đi kèm một lời chúc để tạo thiện cảm tốt hơn. 

Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại

Hãy biết bắt đầu bằng câu xin chào và kết thúc là tạm biệt khi gọi điện thoại

Luôn thể hiện sự nhiệt tình 

Người nghe sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu khi bạn là người gọi điện cho họ nhưng lại thể hiện thái độ thờ ơ, mệt mỏi, chán nản, thậm chí là khinh bỉ. Bởi vậy, hãy luôn xây dựng cho mình một sự nhiệt tình nhất định trong mỗi cuộc gọi điện thoại, tuy nhiên nhiệt tình cũng cần có chừng mực và tránh sự quá đà. Đặc biệt là trong những cuộc gọi chốt sale, tư vấn dành cho khách hàng. 

Và để giao tiếp thành công hơn trong mỗi cuộc điện thoại, bạn hãy tham khảo thêm khóa học “Giao tiếp qua điện thoại” của giảng viên Nguyễn Duy Kha trên Unica. Khóa học sẽ giúp bạn nắm vững các phương thức giao tiếp quan trọng qua điện thoại để hiện thực hóa thành công. 

Sau khi nắm được những sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại, chắc chắn bạn sẽ biết cách nhìn lại bản thân để điều chỉnh hành vi ứng xử sao cho phù hợp. Chúc bạn luôn gặt hái được nhiều thành công! 

>> Làm thế nào để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả?

>> Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại: 7 bước xử lý hoàn hảo

>> Cẩm nang kiến thức cho nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại


Tags: Kỹ năng giao tiếp