Sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại tuyệt đối không được mắc phải 

Có nhiều mối quan hệ, công việc bị phá vỡ hoặc không đạt được thành công như mong muốn do bạn mắc phải một số sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại. Để tránh không vấp phải “vết xe đổ” này, Unica sẽ chia sẻ cho bạn những sai lầm mà bạn cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại. Bạn hãy cùng Unica tham khảo thêm các tình huống giao tiếp qua điện thoại nhé! 

Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại chínhlà một phương tiện quan trọng để trao đổi thông tin và tiếp cận với khách hàng, đối tác kinh doanh, hoặc đồng nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại cần lưu ý:

- Khi nhận được cuộc gọi, hãy trả lời một cách nhanh chóng và lịch sự. Nếu bạn không thể trả lời được, hãy để lại lời nhắn hoặc gọi lại sau.

- Khi bạn đang gọi điện thoại đến một người lạ, hãy giới thiệu bản thân một cách lịch sự, nói rõ tên và mục đích của cuộc gọi.

- Lắng nghe người đối diện nói và tương tác tích cực. Nói chuyện một cách lịch sự và tránh gây ồn ào hoặc tỏ ra bực bội.

- Sử dụng giọng nói và ngôn từ thích hợp với tình huống. Hãy nói chậm rãi và rõ ràng, tránh nhắc lại câu hỏi hoặc thông tin nhiều lần.

- Đưa ra thông tin chính xác và tránh đoán mò hoặc giả sử. Nếu bạn không chắc chắn về một thông tin nào đó, hãy hỏi lại hoặc tìm hiểu kỹ hơn.

Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

Những điều nên và không nên khi giao tiếp qua điện thoại

1. Gọi điện sai thời điểm 

Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn gọi điện cho một người vào khung giờ là 3h sáng với một việc không hề quan trọng, cần thiết thì đó có được xem là lịch sự hay không. Câu trả lời chắc chắn là không, nhưng đây là sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại mà nhiều người mắc phải nhất. Điều này thường xuất hiện ở những mối quan hệ có phần thân thiết, nó khiến người được gọi điện cảm thấy khó chịu và bực mình đây chính là tình huống sai lầm trong giao tiếp mà bạn cần nên tránh.

Gọi điện thoại vào khung giờ không hợp lý sẽ khiến người nghe cảm thấy rất khó chịu

Bởi vậy, nếu câu chuyện mà bạn muốn đề cập trong cuộc điện thoại không quá quan trọng, đặc biệt nó mang yếu tố cá nhân từ phía bạn thì tốt nhất không nên làm phiền người khác, nhất là trong những thời điểm không thích hợp. Chỉ làm điều này khi câu chuyện thực sự nghiêm trọng và cần được giải quyết ngay lập tức. 

2. Nói to, quát lớn 

Một số người khi nói chuyện điện thoại thường nói chuyện lớn, thậm chí là quát mắng lớn tiếng. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và tính lịch sự không chỉ đối với người nghe mà còn đối với cả những người xung quanh. Vì vậy, hãy nói với âm lượng vừa phải, chỉ thực sự nhấn mạnh với những vấn đề cần thiết. Trong trường hợp không gian của bạn quá ồn và không thể nói chuyện, hãy cố gắng tránh xa và tìm đến một vị trí yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to lên bạn cần biết đến văn hoá giao tiếp qua điện thoại để chỉnh sửa.

3. Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng 

- Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng cũng là sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại mà rất nhiều người mắc phải. Nếu trong một mối quan hệ thân thiết như bạn bè, người thân thì điều này không có ảnh hưởng gì. Nhưng nếu đó là cuộc điện thoại với khách hàng thì bạn thực sự sẽ gặp rắc rối lớn. 

- Việc dùng thuật ngữ hay những định nghĩa riêng của cá nhân bạn sẽ gây nên sự khó hiểu cho khách hàng. Họ sẽ không biết được bạn đang đề cập đến vấn đề gì. Có người kiên nhẫn sẽ hỏi lại nhưng cũng có người cảm thấy khó chịu và kết thúc cuộc điện thoại ngay sau đó. Điều này đồng nghĩa với việc bạn hoàn toàn thất bại trong việc đối thoại qua điện thoại với khách hàng. 

Khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, tốt nhất bạn không nên dùng thuật ngữ, biệt ngữ

4. Thể hiện thái độ mang tính tiêu cực 

- Giao tiếp qua điện thoại cũng có phép bạn thể hiện, thái độ, cảm xúc như lúc giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, nó không có nghĩa là bạn không biết kiềm chế và thoải mái thể hiện thái độ của bản thân. Điều này sẽ khiến bạn gặp thất bại nhất là khi giao tiếp với khách hàng bạn cần biết cách xưng hô với khách hàng.

- Thể hiện thái độ vui vẻ quá đà khi gọi điện cho khách hàng sẽ thể hiện bạn đang thiếu tính lịch sự và có phần hơi giả tạo. Còn nếu thể hiện thái độ giận dữ, bực tức thì khách hàng sẽ out ngay lập tức bởi bạn quá bất lịch sự và thiếu sự tôn trọng người khác. Đừng mang tâm lý, mình gọi điện, người kia chẳng biết mình là ai là mình có quyền thể hiện thái độ với họ.

5. Không có xin chào và tạm biệt

- Nếu bạn không bắt đầu cuộc điện thoại bằng một câu xin chào và kết thúc bằng một câu tạm biệt thì bạn đã mắc sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại cực kỳ nghiêm trọng. Điều này thể hiện bạn là người thiếu chuyên nghiệp và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại còn nhiều thiếu xót.

- Do đó, dù là tiếp nhận cuộc gọi từ người khác, hay gọi điện đi thì hãy bắt đầu bằng một câu xin chào, đơn giản nhất là alo. Sau khi hoàn thành cuộc gọi, hãy biết cách nói lời cảm ơn và tạm biệt. Trang trọng hơn có thể đi kèm một lời chúc để tạo thiện cảm tốt hơn. 

Hãy biết bắt đầu bằng câu xin chào và kết thúc là tạm biệt khi gọi điện thoại

6. Luôn thể hiện sự nhiệt tình 

- Người nghe sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu khi bạn là người gọi điện cho họ nhưng lại thể hiện thái độ thờ ơ, mệt mỏi, chán nản, thậm chí là khinh bỉ. Bởi vậy, hãy luôn xây dựng cho mình một sự nhiệt tình nhất định trong mỗi cuộc gọi điện thoại, tuy nhiên nhiệt tình cũng cần có chừng mực và tránh sự quá đà. Đặc biệt là trong những cuộc gọi chốt sale, tư vấn dành cho khách hàng. 

Cách hỏi thăm người lớn qua điện thoại

Khi hỏi thăm người lớn qua điện thoại, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

- Bắt đầu cuộc gọi bằng cách giới thiệu bản thân một cách lịch sự, ví dụ: "Xin chào, tôi là [tên của bạn], tôi muốn hỏi thăm ông/bà [tên của người lớn]".

- Sau khi đã giới thiệu bản thân, bạn có thể hỏi thăm sức khỏe và tâm trạng của người lớn, ví dụ: "Ông/bà có khỏe không?" hoặc "Cảm giác của ông/bà như thế nào?"

- Nếu bạn có mối quan hệ đặc biệt với người lớn, hãy thể hiện tình cảm của mình bằng cách nói những điều như: "Tôi rất lo lắng cho sức khỏe của ông/bà" hoặc "Tôi muốn biết ông/bà có cần giúp đỡ gì không?"

- Nếu bạn muốn nói chuyện lâu hơn với người lớn, bạn có thể hỏi thăm về công việc và cuộc sống của họ, ví dụ: "Công việc của ông/bà đang diễn ra thế nào?" hoặc "Cuộc sống của ông/bà có gì thú vị không?"

- Khi muốn kết thúc cuộc gọi, hãy nói lời chào tạm biệt một cách lịch sự, ví dụ: "Cảm ơn ông/bà đã dành thời gian để trò chuyện với tôi" hoặc "Chúc ông/bà một ngày vui vẻ".

Các tình huống giao tiếp qua điện thoại

Dưới đây là gợi ý một số tình huống giao tiếp qua điện thoại phổ biến:

- Gọi điện để hẹn cuộc hẹn: Nếu bạn muốn có một hẹn cuộc hẹn với ai đó, bạn có thể gọi điện thoại để đề nghị thời gian và địa điểm.

- Gọi điện để xác nhận một cuộc hẹn đã hẹn trước: Nếu bạn đã có một cuộc hẹn và muốn xác nhận lại trước khi đi, bạn có thể gọi điện thoại cho người kia để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn diễn ra như kế hoạch.

- Gọi điện để đặt hàng hoặc tìm kiếm thông tin: Nếu bạn muốn đặt hàng từ một cửa hàng hoặc tìm kiếm thông tin về một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó, bạn có thể gọi điện thoại trực tiếp để thực hiện việc đó.

- Gọi điện để yêu cầu hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề: Nếu bạn gặp vấn đề với một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn có thể gọi điện thoại để yêu cầu được hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề đó.

- Gọi điện thoại trong công việc: Nếu bạn đang làm việc trong một công ty hoặc tổ chức, bạn có thể sử dụng điện thoại để liên lạc với đồng nghiệp hoặc các khách hàng.

Tình huống giao tiếp qua điện thoại

Lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn nên lưu ý những điểm sau đây để đảm bảo giao tiếp hiệu quả và lịch sự:

- Điện thoại là một phương tiện giao tiếp không đối mặt trực tiếp, do vậy giọng nói của bạn sẽ là yếu tố quan trọng nhất để truyền đạt thông điệp của mình. Bạn nên sử dụng giọng nói rõ ràng, lịch sự và tránh những ngôn từ tục tĩu hoặc thô tục.

- Khi nghe điện thoại, bạn nên tập trung và lắng nghe kỹ yêu cầu của người gọi. Nếu bạn không hiểu hoặc nghe không rõ, bạn có thể hỏi lại để đảm bảo hiểu đúng ý của họ.

- Trong một số trường hợp, trả lời điện thoại sớm có thể giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hãy cố gắng trả lời điện thoại ngay khi có thể, hoặc nếu không thể, hãy gọi lại người gọi trong thời gian sớm nhất.

- Nếu bạn cần trình bày một vấn đề hoặc yêu cầu của mình, bạn nên đặt vấn đề một cách lịch sự và rõ ràng để người nghe hiểu rõ ý của bạn.

- Trong quá trình giao tiếp qua điện thoại, tránh ngắt lời người khác, để cho họ kết thúc ý kiến của mình trước khi bạn đưa ra ý kiến của mình.

Những lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Thực trạng giao tiếp qua điện thoại

Hiện nay, giao tiếp qua điện thoại trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của mọi người. Thực trạng giao tiếp qua điện thoại cũng bao gồm các điểm sau đây:

Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã giúp cho giao tiếp qua điện thoại trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc giao tiếp qua điện thoại, đặc biệt là khi cần phải thương lượng, giải quyết vấn đề hay làm việc với khách hàng hoặc đối tác. Hơn nữa một số người cũng có thể gặp khó khăn về kỹ năng ngôn ngữ hoặc giọng nói, gây khó khăn trong việc truyền đạt thông điệp hoặc gây hiểu nhầm.

hực trạng khác nhau về cách thức giao tiếp qua điện thoại tùy thuộc vào từng ngành nghề hoặc lĩnh vực khác nhau. Một số người cảm thấy khó chịu khi phải giao tiếp qua điện thoại thay vì gặp trực tiếp, do không có sự tương tác trực tiếp và có thể gây hiểu nhầm.

Thực trạng giao tiếp qua điện thoại

Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Một vài câu hỏi bạn có thể tham khảo để đặt ra trong quá trình giao tiếp qua điện thoại như sau:

Làm thế nào để tạo ra ấn tượng tốt đối với đối tác hoặc khách hàng qua điện thoại?

Làm thế nào để duy trì một cuộc gọi hiệu quả và tránh bị gián đoạn?

Làm thế nào để giữ cho cuộc gọi có tính tương tác và tránh đối thoại một chiều?

Làm thế nào để sử dụng giọng nói và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả qua điện thoại?

Làm thế nào để xử lý tình huống khó khăn khi gặp phải khách hàng hoặc đối tác không hài lòng qua điện thoại?

Làm thế nào để nắm bắt nội dung của cuộc gọi một cách chính xác và đưa ra câu trả lời phù hợp?

Làm thế nào để đặt câu hỏi và lắng nghe đối tác một cách tốt nhất qua điện thoại?

Làm thế nào để ghi chép thông tin quan trọng sau cuộc gọi để sử dụng trong tương lai?

Làm thế nào để chuyển tiếp cuộc gọi và đảm bảo rằng thông tin được chuyển tiếp một cách chính xác?

Làm thế nào để xử lý cuộc gọi đến từ khách hàng hoặc đối tác một cách chuyên nghiệp và hiệu quả?

Tổng kết

Sau khi nắm được những sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại, chắc chắn bạn sẽ biết cách nhìn lại bản thân để điều chỉnh hành vi ứng xử sao cho phù hợp với nghệ thuật giao tiếp. Chúc bạn luôn gặt hái được nhiều thành công!