“Bỏ túi” văn hóa giao tiếp qua điện thoại tại nơi công sở

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tại văn phòng làm việc là một điều không hề dễ. Bởi có nhiều yếu tốt bên ngoài ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện đó. Bên cạnh đó văn hóa giao tiếp qua điện thoại tại văn phòng làm việc đóng vai trò rất quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả công việc và khả năng thăng tiến. Vậy, để có được thành công, cần “bỏ túi” những văn hóa giao tiếp qua điện thoại nào? Cùng Unica tìm lời giải đáp trong bài viết dưới đây. 

Không sử dụng điện thoại để “tám chuyện” 

Nhiều người thường đến văn phòng làm việc và sử dụng điện thoại để “tám” chuyện với bạn bè. Đây được xem là các ứng xử cực kỳ kém trong văn hóa giao tiếp nơi công sở. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến công việc của những người xung quanh, mà còn khiến cho bạn tạo ấn tượng không tốt trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. 

Tuyệt đối không sử dụng điện thoại để trò chuyện trong văn phòng làm việc

Do đó, hãy sử dụng điện thoại một cách văn minh, chỉ nhận và tiếp chuyện điện thoại khi có công việc thực sự cần thiết. Nên nói chuyện trong thời gian ngắn, trình bày vấn đề nhanh gọn, tránh nói chuyện quá lâu. 

Nói nhỏ nhẹ, tránh thể hiện thái độ quá mức 

- Môi trường làm việc nơi công sở luôn cần sự yên tĩnh, văn minh, do đó, việc bạn nói chuyện quá lớn hay có những thái độ vượt mức cho phép thì thực sự không lịch sự chút nào, đặc biệt là khi trò chuyện điện thoại.

Vì vậy, trong quá trình trò chuyện điện thoại, hãy cố gắng giữ lời nói nhỏ nhẹ, chỉ đủ để bạn nghe, tuyệt đối không được vui mừng quá mức, hay tỏ thái độ giận giữ, quát lớn trong khi nói chuyện điện thoại.  

- Sử dụng ngôn từ chọn lọc trong cuộc trò chuyện qua điện thoại. Trong quá trình trao đổi thông tin bạn nên trình bàu rõ ràng mạch lạc đây chính là văn hóa sử dụng điện thoại nơi công sở mà bạn cần lưu ý.

Không nói nói những thông tin thừa, bí mật

- Trong cuộc giao tiếp tại công sở bạn nên tránh không nói những thông tin thừa, cố gắng tỏ ra bí mật điều đó sẽ càng thu hút những người xunh quanh vì tò mò.

- Khi nghe máy của người khác, bạn nên để úp tổ hợp điện thoại xuống mặt bàn, tránh những âm thanh, cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy. 

Nếu nói chuyện lâu, hãy đi ra ngoài 

Trong trường hợp bạn có chuyện gấp hoặc quan trọng cần trao đổi lâu thì tốt nhất bạn hãy giữ văn hóa giao tiếp qua điện thoại tại nơi công sở bằng cách đi ra ngoài. Điều này sẽ không gây ảnh hưởng đến người khác cũng như thể hiện sự tôn trọng trong môi trường làm việc. 

Đối với những cuộc trò chuyện dài, bạn hãy đi ra ngoài 

Hãy tắt chuông điện thoại khi đến nơi làm việc 

Thử tưởng tượng, mọi người sẽ vô cùng khó chịu nếu như bạn để chuông điện thoại trong văn phòng làm việc. Điều này sẽ khiến cho người khác có thể bị giật mình và sao nhãng công việc. Vì vậy, thay vì để chuông điện thoại nhằm thông báo cuộc gọi thì bạn có thể cài đặt chế độ rung và để điện thoại trên bàn làm việc của mình. 

- Nếu có để để chuông điện thoại bạn không nên sử dụng các bản nhạc chói tai, gây khó chịu cho những người xung quanh.

- Ngoài ra bạn cũng không nên được chụp hình của người khác khi chưa được sự đồng ý từ họ

Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại với khách hàng 

- Hiện nay, giao tiếp với khách hàng qua điện thoại để tư vấn, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đang trở thành hình thức kinh doanh cực kỳ quan trọng, không thể thiếu. Vì vậy, kỹ năng nói chuyện qua điện thoại với khách hàng tại nơi làm việc là yếu tố quan trọng mà bất cứ ai cũng cần phải nắm. 

- Cụ thể, bạn luôn phải giữ thái độ hòa nhã, lịch sự với khách hàng lựa chọn cách xưng hô với khách hàng. Trong quá trình tư vấn, giới thiệu, chú ý không nói quá nhanh, cố gắng nói rõ ràng để khách hàng có thể lắng nghe và tiếp thu dễ dàng hơn. Bạn cũng cần trang bị cho mình những cách thức ứng xử trong trường hợp khách hàng có những lời nói khiếm nhã. Tuyệt đối tránh trường hợp cãi tay đôi hay thiếu lịch sự với khách hàng. 

Bạn cần nắm vững kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng 

Trên đây là những yếu tố quan trọng trong văn hóa giao tiếp qua điện thoại tại văn phòng làm việc. Có trong khóa học kỹ năng giao tiếp cho người đi làm trên Unica. Khóa học sẽ giúp cho những người đi làm tránh được các sai lầm khi giao tiếp ứng xử cơ bản nhất.