Kỹ năng xử lý tình huống: Lợi ích và các bước xử lý tình huống

Tục ngữ có câu:

“Lời nói chẳng mất tiền mua

Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”

Không phải tự nhiên dân gian có câu tục ngữ trên.Trong giao tiếp, đôi khi bạn sẽ gặp phải những tình huống “dở khóc dở cười” không biết phải xử trí thế nào cho phải. Vậy làm thế nào để có thể xử lý tình huống trong giao tiếp một cách vui vẻ cho cả hai bên? Hãy cùng UNICA tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Xử lý tình huống trong giao tiếp là gì? 

- Kỹ năng xử lý tình huống ứng xử trong giao tiếp được hiểu là cách phân tích, tìm hiểu liên hệ các thông tin khác nhau để có cái nhìn tổng thể nhất về sự vật, sự việc đang diễn ra. Ngoài ra, bạn cần phải đưa ra những hướng giải quyết vấn đề tối ưu nhất cho vấn đề

Kỹ năng xử lý tình huống là gì?​​​​​​​

- Kỹ năng giải quyết tình huống này được ví như thước đo của sự nhạy bén trong giải quyết vấn đề của bạn 

Tại sao xử lý tình huống trong giao tiếp lại quan trọng?

Xử lý tình huống trong giao tiếp là quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hai người hoặc nhóm người. Khi xảy ra một tình huống khó xử trong giao tiếp, cách bạn đối phó với nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong kết quả của cuộc giao tiếp.

Khi bạn xử lý tình huống trong giao tiếp một cách hiệu quả, bạn có thể giúp duy trì một mối quan hệ tốt với đối tác của mình. Nếu bạn không xử lý tình huống đó đúng cách, có thể dẫn đến sự hiểu lầm, cảm giác bị xúc phạm hoặc mất tôn trọng, và dễ dàng làm tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Cách xử lý tình huống cũng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn và đối tác của bạn. Nếu bạn thể hiện sự thông cảm, sự quan tâm và sự lắng nghe, bạn có thể giúp đối tác cảm thấy tốt hơn và tăng cơ hội để giải quyết tình huống.

Cuối cùng, xử lý tình huống trong giao tiếp cũng có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Khi bạn đối mặt với các tình huống khó xử, bạn có thể học được cách giải quyết chúng một cách hiệu quả hơn. Các kỹ năng này có thể áp dụng được vào những tình huống tương tự trong tương lai và giúp bạn trở nên tự tin hơn trong việc giao tiếp với người khác.

Xử lý tình huống trong giao tiếp

Các bước để xử lý tình huống trong giao tiếp

Bước 1: Hiểu rõ tình huống

Đầu tiên bạn cần phải xem xét tất cả các yếu tố liên quan đến tình huống, đánh giá các tùy chọn và suy nghĩ kỹ về những kết quả có thể xảy ra. 

Bước 2: Tìm hiểu mục tiêu và lắng nghe đối tác

Hãy lắng nghe những gì đối tác của bạn đang nói. Cố gắng hiểu quan điểm của họ và sự cố gắng của họ để giải quyết vấn đề.

Bước 3: Đưa ra phương án giải quyết

Dựa trên quan điểm của bạn và đối tác của bạn, hãy đưa ra một hoặc một số giải pháp khả thi để giải quyết tình huống.

Bước 4: Thực hiện phương án và đánh giá kết quả

Nếu cần, hãy theo dõi tình huống để đảm bảo rằng giải pháp của bạn đã hoạt động và đánh giá lại tình huống để học hỏi kinh nghiệm trong tương lai.

Những bước xử lý tình huống trong giao tiếp

Các kỹ năng cần có để xử lý tình huống trong giao tiếp

Kỹ năng lắng nghe và tư duy logic

Kỹ năng lắng nghe và tư duy logic là hai kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc. Lắng nghe tốt sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về người khác và tạo ra mối quan hệ tốt hơn, trong khi tư duy logic giúp bạn giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác.

Kỹ năng thuyết phục và đàm phán

Thuyết phục sẽ giúp bạn thuyết phục người khác đồng ý với ý kiến hoặc quan điểm của mình, trong khi đàm phán giúp bạn đạt được sự đồng ý hoặc thỏa thuận với người khác. Để có kỹ năng thuyết phục tốt, bạn cần hiểu rõ về vấn đề và đối tượng mà bạn muốn thuyết phục, nắm vững các lập luận và bằng chứng để hỗ trợ quan điểm của mình, sử dụng các kỹ thuật như sử dụng tình huống, ví dụ và trích dẫn từ các chuyên gia để thuyết phục người khác. Ngoài ra, cũng cần tôn trọng ý kiến của người khác và sẵn sàng lắng nghe và đưa ra phản hồi hợp lý khi cần thiết.

Kỹ năng quản lý cảm xúc và giải quyết xung đột

Kỹ năng này sẽ giúp bạn giải quyết các tình huống khó khăn một cách hiệu quả và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng nhận biết, đánh giá và quản lý cảm xúc của bản thân và người khác. Để có kỹ năng quản lý cảm xúc tốt, bạn cần hiểu rõ về cảm xúc của mình và người khác, biết cách xử lý và điều khiển cảm xúc của mình một cách tích cực, tìm cách giải quyết vấn đề một cách khách quan và lắng nghe và thông cảm với người khác.

Kỹ năng để xử lý tình huống trong giao tiếp

Lưu ý khi xử lý tình huống trong giao tiếp

Tránh đưa ra quyết định quá nhanh hoặc quá chậm

Hãy cho người khác nói xong trước khi bạn đưa ra ý kiến hay giải pháp của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tình huống và tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có.

Không nên xử lý tình huống dựa trên cảm xúc

Hãy kiểm soát cảm xúc của mình một cách tích cực và tránh để những cảm xúc tiêu cực chi phối hành động của mình.

Điều chỉnh phương án giải quyết nếu cần thiết

Hãy tìm cách giải quyết tình huống một cách công bằng và có lợi cho cả hai bên để tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và hợp tác.

Xử lý tình huống trong giao tiếp

Ví dụ một số tình huống trong giao tiếp

Dưới đây là một số ví dụ về tình huống trong giao tiếp mà có thể xảy ra trong cuộc sống:

- Bạn đang thuyết trình trước một nhóm người và có một người trong đó liên tục phá đám và không ngừng đặt câu hỏi. Tình huống này yêu cầu bạn phải kiểm soát cảm xúc và sử dụng kỹ năng đàm phán để giữ cho buổi thuyết trình diễn ra suôn sẻ.

- Bạn đang phỏng vấn một ứng viên cho một công việc và ứng viên này có các kinh nghiệm tương đương với công việc nhưng không có bằng cấp đúng chuyên ngành. Tình huống này yêu cầu bạn phải sử dụng kỹ năng thuyết phục và tư duy logic để đưa ra quyết định tốt nhất cho công ty.

Kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp đạt hiệu quả

Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề

Đôi khi trong giao tiếp, nếu bạn muốn đối phương hiểu rõ vấn đề bạn muốn nói thì nên đi thẳng trực tiếp vào vấn đề, tránh trường hợp nói quanh co, bóng gió khiến “ông nói gà, bà nói vịt”, đây là cách xử lý tình huống trực tiếp có tác dụng rất mạnh. Đặc biệt là trong lúc cấp bách thì càng không nên nói vòng vo mà hãy bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn và kiên quyết.

Xử lý các tình huống

Tuy nhiên, để có thể nói thẳng vào vấn đề thì bạn cần suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi đưa ra một quan điểm nào đó. Việc trau dồi kiến thức từ khóa học giao tiếp sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các nguy cơ "lỡ miệng" nhưng vẫn khiến người nghe hiểu rõ vấn đề mà mình muốn truyền đạt.

Tình huống sử dụng cách nói ẩn ý

Nếu trong quá trình giao tiếp, bạn cảm thấy không thể thuyết phục đối phương bằng lời lẽ trực tiếp hoặc không tiện nói thẳng ra thì hãy dùng cách nói ẩn ý. Bạn có thể lựa chọn khả năng xử lý tình huống bằng cách sử dụng các câu thành ngữ, tục ngữ mang ý ẩn dụ hoặc có thể lựa chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý nhưng vẫn đảm bảo được mục đích khuyên răn, thuyết phục đối với người nghe đây là phép lịch sự trong giao tiếp giúp cho đối phương không bị rơi vào những tình huống giở khóc giở cười.

Lợi ích của phương pháp xử lý tình huống trong cuộc sống tình huống này là đòi hỏi người nghe phải chủ động suy nghĩ hết những điều ẩn ý đó. Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.

Tình huống cần tìm người cùng chung chiến tuyến

Đây là một tình huống “khó nhằn” trong quá trình giao tiếp đòi hỏi bạn phải thể hiện được quan điểm một cách rõ ràng và đem lại hiệu quả cao đối với những người xung quanh để kéo theo được nhiều “cùng chung chiến tuyến” với bạn. 

Các tình huống trong giao tiếp

Trong trường hợp xử lý tình huống này, nếu người nghe ủng hộ, đồng tình với quan điểm của bạn đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được. Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất. Ngược lại, nếu bạn không thuyết phục được người nghe thì đồng nghĩa với việc quan điểm của bạn chưa thực sự khả thi.

Tình huống phải chuyển bại thành thắng

Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi chúng ta phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Hãy xử lý tình huống thật thông minh bằng cách tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình thế...).

Tình huống cần thuyết phục bằng hành động

Có câu nói:

"Mọi lý thuyết đều màu xám
Còn cây đời mãi mãi xanh tươi"

Cách xử lý tình huống trong cuộc sống

Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể sử dụng các kỹ năng xử lý tình huống trong công việc bằng cách dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta. 

Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên? Bạn muốn tổ chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo.

Lạt mềm buộc chặt

Câu nói của dân gian " Lạt mềm buộc chặt" câu nói có ngụ ý về các ứng xử trong giao tiếp giữa người với người, cần phải nhẹ nhàng khôn khéo giữ cho không khí cuộc trò chuyện luôn thoải mái. Không phải lúc nào cũng phải lúc nào cũng đáp lại bằng được, căng thẳng sẽ dẫn tới cuộc giao tiếp không có kết quả tốt.

Thừa nhận rồi chuyển hướng khéo léo

Trong trường hợp lãnh đạo, sếp của mình là người lớn tuổi bạn nên xử lý một các khéo léo. Tiếp thu, lắng nghe ý kiến của họ và có phần đồng cảm. Sau đó dùng lời nói để chuyển hướng để thay đổi cách nhìn nhận vấn đề của họ.

Phản bác tinh tế

Đối với những người hay tự ái thì việc kỹ năng xử lý tình huống giao tiếp đối với họ thật sự không mấy dễ dàng là nguyên tắc trong giao tiếp. Trước tiên bạn hãy ghi nhận ý kiến của họ, sau đó lựa thời điểm thích hợp để phân tích vấn đề và hậu quả cho họ hiểu. Điều này cần tới những người thật sự tinh tế và có mắt quan sát và kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống một cách hợp lý nhất.

Cách giải quyết tình huống

Sử dụng ngôn từ hài hước

- Để xử lý những tình huống trong giao tiếp ứng xử một cách khéo léo, thông minh bạn cũng nên sử dụng những ngôn từ hài hước làm cho không khí của cuộc trò chuyện vui vẻ, điều tiết được tình cảm cũng như thái độ của đôi bên. 

- Cách xử lý tránh được xung đột đôi bên tạo nên mối quan hệ tốt đẹp 

Bài tập xử lý tình huống trong giao tiếp

Bài tập xử lý tình huống trong giao tiếp có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và quản lý cảm xúc. Dưới đây là một số gợi ý bài tập xử lý tình huống trong giao tiếp:

- Bạn là một nhân viên kinh doanh của một công ty và đang thuyết phục một khách hàng mua sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, khách hàng có một số thắc mắc về sản phẩm và không quá hài lòng với giá cả. Hãy xác định các vấn đề của khách hàng và tìm cách giải quyết tình huống một cách thoả đáng.

- Bạn là giám đốc điều hành của một công ty và một nhân viên của công ty đã vi phạm quy định công ty. Bạn cần phải đưa ra quyết định xử lý tình huống và giải quyết vấn đề một cách công bằng và đúng quy trình.

Tổng kết

Trên đây là những cách xử lý tình huống trong giao tiếp hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng với những kiến thức bổ ích thông qua khóa học kỹ năng giao tiếp ứng xử này sẽ giúp bạn có được kỹ năng giao tiếp và biết cách xử lý tình huống thật khéo và là hành trang giúp bạn xây dựng một mối quan hệ tốt đối với những người xung quanh.

Chúc bạn thành công!