13 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả nhất

Giao tiếp là hoạt động hàng ngày của con người, về bản chất giao tiếp giúp tạo nên các mối quan hệ xã hội và đi đến thành công. Trong kinh doanh cũng vậy, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò then chốt, nó như chìa khóa để đi đến thành công. Dù bạn là ai trong doanh nghiệp, mục đích truyền đạt và giao tiếp của bạn như thế nào thì cũng đều cần phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết trong quá trình học giao tiếp. Cùng Unica tìm hiểu các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh trong bài viết này nhé!

Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp kinh doanh là một hành động mà ở đó có sự trao đổi ý kiến, thông tin, hướng dẫn, v.v. có thể được truyền đạt theo nhiều cách khác nhau giữa những người trong và ngoài công ty. Nói chung, giao tiếp được thực hiện cho những mục đích nhất định như cải thiện các dịch vụ, các hoạt động của doanh nghiệp hoặc hạn chế những sai sót.

Đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh chính là quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân hoặc tổ chức trong môi trường kinh doanh để đạt được các mục tiêu kinh doanh.  

- Mục đích chính: Giao tiếp trong kinh doanh nhằm mục đích trao đổi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, hợp đồng và các thông tin liên quan đến kinh doanh để đạt được lợi nhuận.

- Tính chuyên nghiệp: Giao tiếp trong kinh doanh phải có tính chuyên nghiệp để tạo được sự tin tưởng và uy tín giữa các đối tác kinh doanh.

- Đa dạng hóa hình thức giao tiếp: Đồng thời có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại, email hay các phương tiện truyền thông khác.

- Ngôn ngữ chuyên môn: Việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, ngôn ngữ chuyên ngành giúp truyền đạt thông tin chính xác, hiệu quả và tránh hiểu lầm.

- Tập trung vào giải quyết vấn đề: Đặc biệt cần tập trung vào giải quyết vấn đề để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Kỹ năng giao tiếp kinh doanh là gì?

- Kỹ năng giao tiếp được hiểu là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để có thể diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng thấu đáo và thuyết phục nhằm đồng thúc đẩy  đồng thời giao tiếp hai chiều.

Kỹ năng giao tiếp trong bán hàng

- Trong cuộc sống hằng ngày, kỹ năng giao tiếp được áp dụng luôn luôn trong mọi tình huống, từ cá nhân, công việc hay trong cả kinh doanh. Lúc này kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp càng được áp dụng rộng rãi.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Dù là giao tiếp với khách hàng, nhân viên trong nội bộ hay với đối tác thì kỹ năng năng này cũng là một trong những yếu tố để nêu bật lên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Cụ thể, kỹ năng giao tiếp tiếp tốt mang lại những lợi ích tuyệt vời như sau: 

1. Thu hút sự chú ý của mọi người

Các doanh nghiệp luôn muốn tìm ra những cách thức để nhanh chóng thu hút sự chú ý của mọi người và giao tiếp với họ theo cách khuyến khích mua hàng. Để đạt được điều này, các công ty cần đầu tư vào những nhân viên có thể viết bản tin Email lôi cuốn, các bài đăng trên mạng xã hội hấp dẫn, các bài báo bắt mắt và nhiều loại tài liệu tiếp thị khác. 

2. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

- Tất cả các khách hàng mong muốn được hiểu bởi công ty mà họ đang giao dịch. Biết rằng họ đang được lắng nghe và đánh giá cao mang lại sự tự tin và xây dựng lòng tin. Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc tương tác với số lượng lớn khách hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại.

- Khi gặp gỡ khách hàng tiềm năng mới hoặc thậm chí là các ứng viên xin việc, các doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng tốt ban đầu. Điều này có nghĩa là các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những người có kỹ năng giao tiếp tốt, bao gồm ngôn ngữ cơ thể tích cực, nét mặt và giao tiếp bằng mắt. Tích cực lắng nghe, đặt câu hỏi thông minh và theo dõi bằng cách giao tiếp bằng văn bản mạnh mẽ cũng quan trọng không kém. Mặt khác, giao tiếp không tốt có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và thậm chí có thể làm hỏng hình ảnh của thương hiệu. 

3. Tăng khả năng đàm phán

- Một doanh nghiệp có khả năng bán hàng tốt sẽ tạo được sức hút, sự chú ý của nhiều khách hàng, từ đó xây dựng được mối quan hệ bền vững trong nhiều thương vụ sau. 

- Khả năng đàm phán của một nhân viên tốt được thể hiện ở chỗ họ nhận được sự tín nhiệm mua hàng của nhiều người, mang lại lợi nhuận khủng cho công ty

-  Trong một tình huống quan trọng khi một thỏa thuận đang diễn ra, điều quan trọng là phải luôn giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp, nhưng chắc chắn và ổn định. 

4. Khám phá các cơ hội mới

Bằng cách tập trung tuyển dụng những nhân viên có khả năng lắng nghe tích cực, giao tiếp tốt cùng với thái độ cầu tiến trong công việc, các doanh nghiệp có thể thực sự hiểu nhu cầu của khách hàng và nhân viên của mình. Đây là một bước quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề trong giao tiếp và có thể tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và một sản phẩm / dịch vụ đáng mơ ước hơn. Điều này có thể giúp nhân viên hạnh phúc hơn, nhiều khách hàng trung thành hơn và kinh doanh thành công hơn.

Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh

5. Giữ cho quy trình làm việc suôn sẻ

Để các nhiệm vụ tiến lên, thông tin thường cần được chuyển từ nhân viên này sang nhân viên khác. Điều này có thể thông qua cuộc trò chuyện trực tiếp, bản trình bày, email, cuộc gọi điện thoại hoặc thậm chí thông qua các công cụ cộng tác như Slack hoặc Trello. Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt có thể đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách hiệu quả và chính xác để các quy trình diễn ra suôn sẻ và năng suất vẫn cao. Tuy nhiên, những người giao tiếp kém có thể gây ra hiểu lầm. Điều này có thể làm cho các quy trình trở nên phức tạp, kéo dài và thậm chí tốn kém.

6. Tạo môi trường làm việc tích cực

Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng là các nhân viên có thể làm việc tốt với nhau như một phần của nhóm. Kỹ năng giao tiếp tốt có thể đảm bảo mọi người đều chia sẻ ý tưởng, cũng như hiểu được tầm quan trọng của việc lắng nghe người khác. Điều này có thể giúp phát triển các mối quan hệ làm việc bền chặt hơn và một môi trường làm việc tích cực. Giao tiếp kém có thể khiến nhân viên cảm thấy thất vọng, không có động lực và thậm chí có thể dẫn đến việc luân chuyển nhân viên, gây thiệt hại và tốn kém cho doanh nghiệp.

Tổng hợp các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh 

1. Hãy đứng lên khi được ai đó giới thiệu

- Đây được coi là nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh, nguyên tắc tối thiểu và vô cùng quan trọng khi bắt đầu bước vào một cuộc nói chuyện. Vì vậy, khi bạn được giới thiệu với một ai đó, thì hãy đứng lên để thiết lập sự hiện diện của bạn. Nguyên tắc này không chỉ gây nên sự chú ý mà còn thể hiện sự tôn trọng đối phương. Ngược lại, nếu bạn cứ ngồi “ì” tại chỗ, thì bạn rất dễ bị phớt lờ và gây ấn tượng không tốt với đối phương.

2. Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu đối phương

Tại sao thượng đế lại cho chúng ta hai mắt, hai tai mà chỉ có 1 cái miệng? Đó chính là để ta nghe nhiều hơn, quan sát nhiều hơn rồi mới nói.

Giao tiếp trong công ty

- Bạn lắng nghe sẽ cho người đối diện biết được bạn quan tâm và chú ý đến họ. Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm, tính cách, sở thích, thói quen của đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và những người xung quanh. Đối với những tình huống xung đột xảy ra thì việc bạn chịu khó lắng nghe, chưa đưa ra đánh giá và quyết định nóng vội sẽ giải quyết được xung đột vô cùng hiệu quả.
- Không những bạn nắm bắt và đoán biết được tình hình mà nó còn thể hiện được bạn là con người lịch sự, văn minh và chuyên nghiệp.

3. Kỹ năng tổng hợp và chuẩn bị thông tin

Bất cứ một cuộc trò chuyện, đàm phán, đối thoại nào cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo và đưa ra được các phương án dự phòng. 

Lưu ý giao tiếp trong công ty

- Bạn có biết trong trận đánh Điện Biên Phủ năm 1945 yếu tố tiên quyết giúp ta thắng được kẻ thù chính là có sự chuẩn bị chu đáo về lực lượng và tư trang, đồng thời tổng hợp thông tin và đưa ra các phương án, lối đánh linh hoạt. Kinh doanh cũng như là ra chiến trường vậy, muốn đàm phán thành công và giành lợi thế, bạn cần có kỹ năng tổng hợp và phải phân tích được các nguồn thông tin, từ đó có được tâm thế bình tĩnh, chủ động ứng phó với các câu hỏi khó của đối tác hay khách hàng.

- Vậy nên trước khi tham gia vào các cuộc đối thoại hay đàm phán nào bạn nên tổng hợp tất cả thông tin cũng như nắm bắt được phần nào những thông tin về người đối diện. Để cuộc trò chuyện diễn ra đúng theo quy trình cũng như kết quả mong muốn.

4. Kỹ năng thuyết trình

Đây là một phần không thể thiếu của những người kinh doanh thành đạt. Bạn có ý tưởng, bạn có sản phẩm, bạn có đam mê nhiệt huyết, thế nhưng bạn không biết cách truyền đạt nó cho mọi người như thế nào, không biết bắt đầu từ đâu thì những ý tưởng đó sẽ mãi chỉ nằm trong bộ nhớ của bạn và không thành hiện thực.

Giao tiếp trong công ty đúng chuẩn

- Bạn cần kết hợp với phần tổng hợp và chuẩn bị thông tin để đưa ra các dẫn chứng, luận điểm, ví dụ cụ thể chú ý người nghe theo hướng của bạn. 

- Chưa hết, cần sử dụng từ ngữ chính xác, chuẩn bị chứ không được suồng sã hay cười đùa như cuộc sống hàng ngày, vì trong kinh doanh cần sự trang trọng, lịch sự và thể hiện được trình độ của người nói.

5. Khả năng đàm phán

Đàm phán là khả năng tương tác và đàm phán để đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề nào đó giữa hai hoặc nhiều bên. Khả năng đàm phán chính là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và trong môi trường kinh doanh.

- Yêu cầu một tư duy linh hoạt, đa dạng để tìm ra các giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.

- Những người có khả năng đàm phán giỏi cần có sự tự tin và khéo léo trong việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để thuyết phục các đối tác.

- Khả năng đàm phán gồm khả năng lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của đối tác, để tìm ra các giải pháp phù hợp cho cả hai bên.

6. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Bạn không cần phải xinh đẹp như người mẫu hay cao to như hotboy, điều quan trọng nhất là “thần thái” của bạn. Một người thành đạt sẽ ăn mặc lịch sự, nhã nhặn và biết cách cư xử trong mọi tình huống phát sinh.

Một người có ánh mắt kiên định, hành động dứt khoát, phong thái chững chạc và tư thế vững vàng sẽ thể hiện được đẳng cấp và góp phần thành công cho cuộc đàm phán.

7. Sử dụng ngôn từ chính xác, chuẩn mực

Trong kinh doanh tính chính xác cũng như minh bạch là quan trọng nhất. Trong quá trình đàm phán trình bày ý tưởng cũng như hợp đồng kinh doanh bạn nên sử dụng ngôn từ chính xác, chuẩn mực ví dụ như bạn dùng những từ có tính chuyên môn khi đó bạn đã ghi điểm với đối tác, họ đánh giá bạn là người có chuyên môn cũng như kỹ năng cao. Hoặc trong giao tiếp với cấp trên bạn cũng cần xử dụng ngôn từ chính xác và lịch sự.

8. Lựa chọn trang phục phù hợp 

- Trang phục sạch sẽ, gọn gàng là một trong những yếu tố quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ và nó có thể quyết định tới việc nâng cao hay hạ thấp uy tín của bạn trong mắt người đối diện. Vì vậy, hãy cố gắng thể hiện mình trước mắt đối phương bạn là người chuyên nghiệp ngay từ cách ăn mặc. Do đó, điều bạn cần làm mỗi khi gặp đối tác, khách hàng là tìm hiểu những nguyên tắc phối đồ cơ bản, lựa chọn phục trang phù hợp với từng hoàn cảnh: tham dự sự kiện, họp, kí hợp đồng, dự tiệc,…

Kỹ năng giao tiếp trong công ty

- Nói “cảm ơn” không quá 2 lần trong một cuộc nói chuyện và gửi lời cảm ơn tới riêng từng người
Biết nói “cảm ơn” là điều rất tốt, tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng từ này. Trong một cuộc nói chuyện, đặc biệt trong kinh doanh, bạn chỉ nên nói “cảm ơn” 1 đến 2 lần để tránh làm giảm giá trị của nó. Đồng thời tránh tạo cảm giác bạn yếu đuối và cần giúp đỡ.

Bên cạnh đó, bạn nên gửi riêng thiệp hoặc email cảm ơn tới từng người thay vì gộp tất cả vào làm một. Điều đó thể hiện sự tôn trọng đối với những người bạn biết ơn.

9. Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm

Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.

10. Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng

- Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.

- Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ nó, bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ khiến đối tác của bạn khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên. Đây chính là kỹ năng quản trị cảm xúc mà bạn cần lưu ý.

11. Kỹ năng PR 

Đối với một nhân viên bán hàng thì kỹ năng PR cho sản phẩm, dịch vụ là quan trọng nhất, đóng góp phần lớn vào thành công của doanh nghiệp. Đối với lãnh đạo, PR giúp họ thể hiện được bản thân và tạo dựng uy tín với đối tác và đối thủ cạnh tranh. 

Giao tiếp trong công ty

12. Khả năng nói chuyện

Khả năng nói chuyện chính là khả năng sử dụng ngôn ngữ để truyền đạt ý kiến, suy nghĩ, cảm xúc và ý tưởng cho người khác. Trong kinh doanh, khả năng nói chuyện là một kỹ năng quan trọng để tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác kinh doanh.

Một người có khả năng nói chuyện tốt cần phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và logic để truyền tải thông điệp một cách dễ hiểu. Đồng thời phải tự tin trong việc sử dụng lời nói và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải thông điệp, cùng với khả năng khéo léo để thích nghi với tình huống và đối tượng khác nhau.

13. Khả năng thuyết phục

Đây là khả năng sử dụng lời nói và lập luận để thuyết phục người khác chấp nhận với quan điểm, ý kiến, hoặc hành động của mình. Trong kinh doanh, khả năng thuyết phục là một kỹ năng quan trọng để đạt được sự đồng thuận và hỗ trợ từ các đối tác kinh doanh, khách hàng, nhân viên, và các bên liên quan khác. Để thuyết phục được người khác, bạn cần phải hiểu rõ đối tượng, nắm bắt được quan điểm, nhu cầu và mong muốn của họ.

14. Khả năng tương tác xã hội

Gồm  khả năng giao tiếp, tương tác và hòa nhập với mọi người trong một môi trường xã hội. Nó bao gồm khả năng tạo và duy trì mối quan hệ xã hội, đối thoại, chia sẻ ý tưởng và đồng cảm với người khác. Trong kinh doanh, khả năng tương tác xã hội là một kỹ năng cần thiết để tạo ra mối quan hệ và kết nối với khách hàng, đối tác và nhân viên.

Giao tiếp trong kinh doanh

Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh:

- Làm thế nào để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng qua giao tiếp?

- Làm thế nào để tạo sự thuyết phục trong quá trình đàm phán kinh doanh?

- Làm thế nào để tránh những sai lầm trong giao tiếp kinh doanh?

- Làm thế nào để sử dụng ngôn từ và ngôn ngữ phi ngôn từ trong giao tiếp kinh doanh hiệu quả?

- Làm cách nào để giải quyết xung đột và mâu thuẫn trong quá trình giao tiếp kinh doanh?

- Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với đối tác kinh doanh nước ngoài?

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Bài tập tình huống giao tiếp trong kinh doanh

Bạn là nhân viên kinh doanh của một công ty và có một cuộc gặp gỡ với khách hàng tiềm năng. Nhưng trong quá trình giao tiếp, bạn nhận thấy rằng khách hàng không quan tâm đến sản phẩm của công ty và không có ý định mua hàng. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng và tạo ra một cơ hội kinh doanh?

Phản hồi:

Đầu tiên sẽ xác định nguyên nhân tại sao khách hàng không quan tâm đến sản phẩm của công ty. Đồng thời cố gắng lắng nghe và thấu hiểu những quan điểm và mong muốn của khách hàng để có thể giúp đỡ họ tốt hơn.

Nếu nguyên nhân là do khách hàng chưa biết đến sản phẩm của công ty, sẽ giới thiệu và giải thích chi tiết về sản phẩm, cũng như lợi ích và giá trị mà sản phẩm đem lại cho khách hàng. Cũng như chia sẻ những kinh nghiệm và thành tích của công ty để khách hàng có thể tin tưởng và hiểu rõ hơn về công ty.

Còn nếu nguyên nhân là do khách hàng không cảm thấy sản phẩm của công ty phù hợp với nhu cầu của họ, bạn sẽ cố gắng tìm hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng và đưa ra các giải pháp phù hợp để sản phẩm của công ty có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Nếu khách hàng vẫn không có ý định mua hàng, tôi sẽ giới thiệu những chương trình khuyến mãi và ưu đãi hấp dẫn của công ty để khách hàng có thể cân nhắc lại quyết định của mình. Tôi cũng sẽ tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc của khách hàng để tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm từ khách hàng.

Tổng kết

Bạn cần biết cách sử dụng ngôn từ sao cho hiệu quả, không khiến người đối diện cảm thấy quá “lố” mà phải khiến nó thật khéo léo. Trên đây là những kỹ năng quan trọng nhất cần có trong giao tiếp kinh doanh. Hy vọng những thông tin chúng tôi mà bạn cung cấp sẽ mang lại nhiều hữu ích. Ngoài ra khoá học chúng tôi còn mang đến cho bạn đọc những khoá học thuyết trình để nâng cao kỹ năng cũng như vận dụng kỹ năng giao tiếp vào trong bài thuyết trình của mình đạt hiệu quả hơn.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi và chúc thành công trong sự nghiệp của mình!