Trong giao tiếp, đôi khi bạn sẽ gặp phải những tình huống dở khóc dở cười không biết phải xử trí thế nào cho phải. Vậy làm thế nào để có thể xử lý tình huống trong giao tiếp một cách khéo léo? Hãy cùng UNICA tham khảo bài viết dưới đây.
Kỹ năng xử lý tình huống là gì?
Kỹ năng xử lý tình huống là khả năng ứng phó của một cá nhân hoặc một nhóm nào trong một tình huống cụ thể trong đời sống. Nó được hiểu là cách một người đưa ra những phân tích và hành động từ thông tin thu thập được từ quá trình bao quát về các sự vật, hiện tượng tình huống bất kỳ trong công việc, cuộc sống hàng ngày.
Kỹ năng xử lý tình huống là gì?
Kỹ năng xử lý tình huống đòi hỏi phải có sự quan sát, phân tích, logic, sáng tạo và linh hoạt để phân tích và quyết đoán các hành động giải quyết vấn đề. Người có kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ giải quyết các vấn đề khó xử (khiếu nại, phàn nàn, mẫu thuẫn,...) một cách khéo léo mà vẫn đảm bảo được hình ảnh chuyên nghiệp, tạo thiện cảm.
Tầm quan trọng của kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp
-
Giải quyết vấn đề: Kỹ năng xử lý tình huống tốt giúp cá nhân đưa ra những giải pháp tốt nhất cho những vấn đề khó khăn trong cuộc sống. Nó không chỉ cho phép người nhận đánh giá rõ được vấn đề, xác định các yếu tố quan trọng mà còn đưa ra cái nhìn toàn diện hơn để tìm ra giải pháp.
-
Chủ động trong mọi vấn đề: Khi có bất kỳ vấn đề trong cuộc sống hàng ngày, bạn hoàn toàn có thể tự tin ứng dụng kỹ năng xử lý tình huống để chủ động trong mọi tình huống. Bạn sẽ trở nên nhạy bén, được đánh giá cao khi sẵn sàng bắt tay vào xử lý tình huống mà không cần tốn quá nhiều thời gian để cân đo, đong đếm.
- Giữ được bình tĩnh, trấn an tinh thần: Trên thực tế, việc giữ được bình tĩnh trong các tình huống giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn cao hơn. Kỹ năng xử lý tình huống sẽ làm giảm căng thẳng và lo lắng, kiểm soát tốt cảm xúc dễ dàng kích thích suy nghĩ linh hoạt, sáng tạo để tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề trong cuộc sống.
-
Tích lũy kinh nghiệm: Mỗi khi giải quyết xong một vấn đề nào đó, bạn sẽ thu về được cho mình những kinh nghiệm, bài học khác nhau để tận dụng lại vào các tình huống sau này. Đây cũng là kỹ năng rất cần thiết trong cuộc sống, giúp bạn dễ dàng ghi điểm trong mắt bạn bè, đồng nghiệp, sếp,...
Kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp giúp tích lũy kinh nghiệm trong tương lai
- Tăng cường sự linh hoạt: Một người có kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ dễ dàng thích nghi với môi trường xung quanh. Thậm chí nếu phải thường xuyên thay đổi môi trường bất ngờ hay trong kế hoạch, họ cũng có thể thích ứng và xử lý mọi vấn đề phát sinh trong thời gian ngắn nhất.
- Lãnh đạo hiệu quả: Kỹ năng xử lý tình huống là một trong những kỹ năng đòi hỏi cần có ở cấp quản lý, lãnh đạo. Nó giúp các nhà lãnh đạo giải quyết các tình huống một cách cấp bách nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Những người lãnh đạo không chỉ tổ chức và điều hành nhóm khi có những tình huống quan trọng mà họ còn nhận diện các nhu cầu đào tạo, phát triển của nhóm.
Kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp giúp tăng khả năng lãnh đạo
- Xây dựng lòng tin: Khi bạn liên tục đưa ra những giải pháp đúng đắn trước những tình huống phức tạp cho thấy sự tự tin và chắc chắn của bạn. Vì vậy, các đồng nghiệp, đối tác hoặc thậm chí là khách hàng sẽ trở nên tin tưởng và tôn trọng bạn.
-
Phản biện tinh tế: Khi đã tìm hiểu sâu hơn về các quan điểm, nắm rõ về các nguyên nhân và cơ sở từ lập luận của người khác sẽ cho phép bạn xây dựng những luận điểm phản biệt thuyết phục hơn. Kỹ năng xử lý tình huống tạo tiền cho bạn xây dựng, sắp xếp lập luận và ý kiến của mình một cách rõ ràng, logic và truyền đạt thuyết phục, tinh tế.
- Phát triển cá nhân: Kỹ năng xử lý tình huống không chỉ là tiền đề hỗ trợ bạn trong cuộc sống, phát triển trong công việc mà nó còn giúp ta trở nên mạnh mẽ hơn, sẵn sàng đối diện với các khó khăn, áp lực. Đặc biệt là nó gia tăng kỹ năng quản lý cảm xúc và quản lý thời gian.
Các bước xử lý tình huống trong giao tiếp
Hiện nay, mặc dù là một kỹ năng có tính ứng dụng cao trong cuộc sống thực tế nhưng lại không được đưa vào giảng dạy trong các trường đại học. Tuy nhiên, bạn hoàn có thể tự học và rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp. Dưới đây là các bước xử lý tình huống trong giao tiếp:
Bước 1: Nắm bắt và nhận định tình huống
Đây là bước quan trọng đầu tiên khi xảy ra một tình huống bất ngờ trong cuộc sống. Ở bước này, bạn cần xác định rõ đây là tình huống gì, nguyên nhân phát sinh là gì, ai là người có liên quan, những vấn đề cần gỉai quyết là gì,...
Để hiểu rõ được tình huống, bạn cần giữ bình tĩnh và thu thập thêm thông tin bằng cách:
-
Quan sát, tập trung lắng nghe, nắm bắt thái độ.
-
Đặt thêm các câu hỏi liên quan để tìm kiếm thêm thông tin.
-
Thu thập đa dạng thông tin từ các nguồn khác nhau trong trường hợp cần thiết.
Nắm bắt và nhận định tình huống là bước đầu tiên quan trọng nhất
Bước 2: Tìm hiểu mục đích và lắng nghe đối phương
Dựa vào những thông tin mà bạn thu thập được từ bước 1. Bạn cần xác định mục tiêu, định hướng của mình và kết quả mong muốn cuối cùng của bản thân và đối phương. Lúc này bạn đã có cơ sở để đưa ra những phương án giải quyết thỏa mãn được cả đôi bên.
Lắng nghe, tìm kiếm thông tin để tìm hiểu mục đích của đối phương
Bước 3: Đưa ra giải pháp
Sau đã nắm rõ được tình huống và đã hình dung ra được các phương án giải quyết vấn đề rồi, bạn cần cân nhắc và trình bày phương án phù hợp nhất.
Các phương án bạn đưa ra cần phải đảm bảo:
-
Tính khả thi và sự phù hợp của phương án.
-
Hiệu quả, hệ quả triển khai phương án.
-
Sự hài lòng của các bên liên quan.
Ngoài ra, bạn cần trình bày đưa ra phương án một cách thuyết phục, chặt chẽ với những luận điểm rõ ràng để không làm đối phương cảm thấy rối.
Đưa ra các giải pháp một cách thuyết phục và có khả năng thực thi
Bước 4: Triển khai và đánh giá kết quả
Khi đã chốt được phương án mà cả hai cùng cảm thấy phù hợp, bạn bắt đầu tiến hành và triển khai như kế hoạch đã vạch ra trước đó. Trong quá trình này, bạn cần thường xuyên theo sát tiến độ và đánh giá kết quả nhanh chóng, kịp thời để điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Theo sát và đánh giá để đưa ra những điều chỉnh thích hợp
Các kỹ năng cần có để xử lý tình huống trong giao tiếp
Kỹ năng lắng nghe và tư duy logic
Kỹ năng lắng nghe và tư duy logic là hai kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc. Lắng nghe tốt sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về người khác và tạo ra mối quan hệ tốt hơn, trong khi tư duy logic giúp bạn giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác.
Kỹ năng thuyết phục và đàm phán
Thuyết phục sẽ giúp bạn thuyết phục người khác đồng ý với ý kiến hoặc quan điểm của mình, trong khi đàm phán giúp bạn đạt được sự đồng ý hoặc thỏa thuận với người khác. Để có kỹ năng thuyết phục tốt, bạn cần hiểu rõ về vấn đề và đối tượng mà bạn muốn thuyết phục, nắm vững các lập luận và bằng chứng để hỗ trợ quan điểm của mình, sử dụng các kỹ thuật như sử dụng tình huống, ví dụ và trích dẫn từ các chuyên gia để thuyết phục người khác. Ngoài ra, cũng cần tôn trọng ý kiến của người khác và sẵn sàng lắng nghe và đưa ra phản hồi hợp lý khi cần thiết.
Kỹ năng quản lý cảm xúc và giải quyết xung đột
Kỹ năng này sẽ giúp bạn giải quyết các tình huống khó khăn một cách hiệu quả và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng nhận biết, đánh giá và quản lý cảm xúc của bản thân và người khác. Để có kỹ năng quản lý cảm xúc tốt, bạn cần hiểu rõ về cảm xúc của mình và người khác, biết cách xử lý và điều khiển cảm xúc của mình một cách tích cực, tìm cách giải quyết vấn đề một cách khách quan và lắng nghe và thông cảm với người khác.
Kỹ năng để xử lý tình huống trong giao tiếp
Để thành công trong công việc cũng như để gây thiện cảm và được mọi người quý mến, bạn nhất định không được bỏ qua khoá học giao tiếp . Tham gia khoá học giao tiếp online qua video để nhận thức được tầm quan trọng của giao tiếp cũng như để nắm được các tuyệt chiêu giao tiếp thông minh trong công sở. Đăng ký ngay.
Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề
Đôi khi trong giao tiếp, nếu bạn muốn đối phương hiểu rõ vấn đề bạn muốn nói thì nên đi thẳng trực tiếp vào vấn đề, tránh trường hợp nói quanh co, bóng gió khiến “ông nói gà, bà nói vịt”, đây là cách xử lý tình huống trực tiếp có tác dụng rất mạnh. Đặc biệt là trong lúc cấp bách thì càng không nên nói vòng vo mà hãy bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn và kiên quyết.
Cần phải đi thẳng vào vấn đề giải quyết, không lòng vòng
Tuy nhiên, để có thể nói thẳng vào vấn đề thì bạn cần suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi đưa ra một quan điểm nào đó. Việc trau dồi kiến thức từ khóa học giao tiếp sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các nguy cơ "lỡ miệng" nhưng vẫn khiến người nghe hiểu rõ vấn đề mà mình muốn truyền đạt.
Tình huống sử dụng cách nói ẩn ý
Nếu trong quá trình giao tiếp, bạn cảm thấy không thể thuyết phục đối phương bằng lời lẽ trực tiếp hoặc không tiện nói thẳng ra thì hãy dùng cách nói ẩn ý. Bạn có thể lựa chọn khả năng xử lý tình huống bằng cách sử dụng các câu thành ngữ, tục ngữ mang ý ẩn dụ hoặc có thể lựa chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý nhưng vẫn đảm bảo được mục đích khuyên răn, thuyết phục đối với người nghe đây là phép lịch sự trong giao tiếp giúp cho đối phương không bị rơi vào những tình huống giở khóc giở cười.
Lợi ích của phương pháp xử lý tình huống trong cuộc sống tình huống này là đòi hỏi người nghe phải chủ động suy nghĩ hết những điều ẩn ý đó. Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.
Tình huống cần tìm người cùng chung chiến tuyến
Đây là một tình huống “khó nhằn” trong quá trình giao tiếp đòi hỏi bạn phải thể hiện được quan điểm một cách rõ ràng và đem lại hiệu quả cao đối với những người xung quanh để kéo theo được nhiều “cùng chung chiến tuyến” với bạn.
Tìm người chung chí hướng
Trong trường hợp xử lý tình huống này, nếu người nghe ủng hộ, đồng tình với quan điểm của bạn đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được. Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất. Ngược lại, nếu bạn không thuyết phục được người nghe thì đồng nghĩa với việc quan điểm của bạn chưa thực sự khả thi.
Tình huống phải chuyển bại thành thắng
Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi chúng ta phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Hãy xử lý tình huống thật thông minh bằng cách tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình thế...).
Tình huống cần thuyết phục bằng hành động
Có câu nói:
"Mọi lý thuyết đều màu xám
Còn cây đời mãi mãi xanh tươi"
Kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp bằng thuyết phục qua hành động
Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể sử dụng các kỹ năng xử lý tình huống trong công việc bằng cách dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta.
Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên? Bạn muốn tổ chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo.
Lạt mềm buộc chặt
Câu nói của dân gian " Lạt mềm buộc chặt" câu nói có ngụ ý về các ứng xử trong giao tiếp giữa người với người, cần phải nhẹ nhàng khôn khéo giữ cho không khí cuộc trò chuyện luôn thoải mái. Không phải lúc nào cũng phải lúc nào cũng đáp lại bằng được, căng thẳng sẽ dẫn tới cuộc giao tiếp không có kết quả tốt.
Thừa nhận rồi chuyển hướng khéo léo
Trong trường hợp lãnh đạo, sếp của mình là người lớn tuổi bạn nên xử lý một các khéo léo. Tiếp thu, lắng nghe ý kiến của họ và có phần đồng cảm. Sau đó dùng lời nói để chuyển hướng để thay đổi cách nhìn nhận vấn đề của họ.
Phản bác tinh tế
Đối với những người hay tự ái thì việc kỹ năng xử lý tình huống giao tiếp đối với họ thật sự không mấy dễ dàng là nguyên tắc trong giao tiếp. Trước tiên bạn hãy ghi nhận ý kiến của họ, sau đó lựa thời điểm thích hợp để phân tích vấn đề và hậu quả cho họ hiểu. Điều này cần tới những người thật sự tinh tế và có mắt quan sát và kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống một cách hợp lý nhất.
Phản bác tinh tế, thuyết phục
Sử dụng ngôn từ hài hước
Để xử lý những tình huống trong giao tiếp ứng xử một cách khéo léo, thông minh bạn cũng nên sử dụng những ngôn từ hài hước làm cho không khí của cuộc trò chuyện vui vẻ, điều tiết được tình cảm cũng như thái độ của đôi bên.
Cách xử lý tránh được xung đột đôi bên tạo nên mối quan hệ tốt đẹp
Lưu ý khi vận dụng kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp
Tránh đưa ra quyết định quá nhanh hoặc quá chậm
Hãy cho người khác nói xong trước khi bạn đưa ra ý kiến hay giải pháp của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tình huống và tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có.
Không nên xử lý tình huống dựa trên cảm xúc
Hãy kiểm soát cảm xúc của mình một cách tích cực và tránh để những cảm xúc tiêu cực chi phối hành động của mình.
Điều chỉnh phương án giải quyết nếu cần thiết
Hãy tìm cách giải quyết tình huống một cách công bằng và có lợi cho cả hai bên để tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và hợp tác.
Một số lưu ý cần chú ý khi vận dụng kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp
Bài tập rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp
Bài tập xử lý tình huống trong giao tiếp có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và quản lý cảm xúc. Dưới đây là một số gợi ý bài tập xử lý tình huống trong giao tiếp:
Bạn là một nhân viên kinh doanh của một công ty và đang thuyết phục một khách hàng mua sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, khách hàng có một số thắc mắc về sản phẩm và không quá hài lòng với giá cả. Hãy xác định các vấn đề của khách hàng và tìm cách giải quyết tình huống một cách thoả đáng.
Bạn là giám đốc điều hành của một công ty và một nhân viên của công ty đã vi phạm quy định công ty. Bạn cần phải đưa ra quyết định xử lý tình huống và giải quyết vấn đề một cách công bằng và đúng quy trình.
Tổng kết
Trên đây là những cách xử lý tình huống trong giao tiếp hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích. Chúc các bạn vận dụng hiệu quả trong cuộc sống.
Ngoài ra, Hãy tham khảo thêm những khóa học kỹ năng giao tiếp ứng xử sẽ giúp bạn có được kỹ năng giao tiếp và biết cách xử lý tình huống thật khéo và là hành trang giúp bạn xây dựng một mối quan hệ tốt đối với những người xung quanh.
_1679907178.jpg)
