4 cách tách họ và tên trong excel nhanh và đơn giản nhất
Trong quá trình làm việc với excel, họ và tên là những dữ liệu thường hay bắt gặp nhất. Nếu bạn muốn tách họ và tên trong excel thành 2 cột khác nhau thì bạn cần phải học mẹo, chứ bạn không thể nào ngồi đánh từng tên từng họ được vì thao tác đó sẽ tốn rất là nhiều thời gian. Trong nội dung bài học Excel online hôm nay, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách tách cột họ và tên trong excel đơn giản và dễ dàng nhất, cùng khám phá nhé.
1. Tại sao nên tách họ và tên trong Excel?
Bạn nên thực hiện cách tách tên và họ trong excel là vì:
- Tăng tính khả dụng: Tách họ và tên thành hai cột riêng biệt sẽ giúp bạn quan sát và sử dụng dữ liệu được dễ dàng hơn. Khi tách thành 2 cột bạn dễ dàng lọc và sắp xếp dữ liệu.
- Tăng tính chính xác: Tách họ và tên thành hai cột riêng biệt sẽ giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập dữ liệu vào trong bảng tính.
- Tăng tính linh hoạt: Tách họ và tên trong excel thành hai cột riêng biệt sẽ giúp bạn linh hoạt hơn trong việc sử dụng dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng cột họ để tạo d, anh sách khách hàng hoặc sử dụng cột tên để tạo danh sách nhân viên.
Tách họ và tên giúp bạn quan sát và sử dụng dữ liệu dễ dàng hơn
2. Cách tách họ và tên trong excel
Sau khi đã hiểu được lý do tại sao phải tách họ và tên trong excel, phần tiếp theo của bài viết chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tách tên họ trong excel dễ dàng và nhanh chóng nhất. Cụ thể cách tách tên họ trong excel như sau:
2.1. Sử dụng công cụ Find and replace (Tìm kiếm và thay thế)
- Bước 1: Bạn có một bảng họ và tên, để tách riêng ra thành 2 cột bạn sẽ copy và dán cột họ và tên sang cột tên.
Copy cột họ và tên sang cột tên
- Bước 2: Tiến hành bôi đen toàn bộ phần họ và tên, sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
Mở hộp thoại Find and Replace
- Bước 3: Trong hộp thoại Find and Replace, mục Find what bạn nhấn *(dấu sao và phím cách).
Nhấn dấu * và phím cách
- Bước 4: Tiếp tục nhấn chọn Replace all sau đó kéo công thức xuống các ô còn lại.
Nhấn chọn Replace all
- Bước 5: Nhập công thức =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)) vào cột Họ và tên ở ô C3.
Nhập công thức hàm
- Bước 6: Cuối cùng bạn kéo công thức xuống các ô còn lại là hoàn thành quá trình tách họ và tên trong excel
Kết quả tách và họ tên
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
2.2. Hướng dẫn tách tên họ và tên đệm trong excel
- Quan sát ví dụ sau để biết cách tách tên đệm trong excel:
- Bước 1: Trong ô C2, bạn nhập công thức hàm RIGHT, LEN và hàm FIND trong Excel như sau:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Trong đó:
- Hàm RIGHT dùng để cắt chuỗi từ phải qua.
- Hàm Len dùng để lấy độ dài của chuỗi.
- Hàm SUBSTITUTE dùng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Nhập hàm
- Bước 2: Kéo chuột đến hết ô A11 để hiển thị hết kết quả.
Kết quả cột tên
- Bước 3: Để lấy họ tên đệm, tại ô B2, bạn nhập hàm LEFT trong excel:
=LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
Trong đó:
- Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi từ trái qua.
- Hàm LEN dùng để lấy độ dài của chuỗi.
Nhập hàm
- Bước 4: Tiếp tục dùng Fill Handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới.
Kết quả tách họ và tên bằng hàm
2.3. Tách họ tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns
- Bước 1: Dùng chuột tô đen các ô chứa họ và teeb. Trên thanh công cụ chọn Data => Chọn Text to Columns.
Thao tác tách họ và tên
- Bước 2: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra. Bạn chọn Delimited => Chọn Next.
Chọn Next
- Bước 3: Trong phần Delimiters, bạn chọn Space và nhấn Next.
Chọn Space và nhấn next.
- Bước 4: Trong hộp thoại Convert Text to Columns Wizard - Step 1 or 3 bạn chọn Text và tại phần Destination, bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách. Tại ví dụ này mình chọn ô B2 và cuối cùng nhấn Finish.
Chọn ô chứa dữ liệu sau khi tách
Kết quả sau khi thực hiện:
Kết quả cuối nhận được
2.4. Cách tách tên trong Excel bằng Flash Fill
Excel có rất nhiều công cụ mạnh mẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và đơn giản nhất. Ngoài những cách tách cột họ tên trong excel như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng công cụ Flash Fill. Đối với công cụ này cách thực hiện như sau:
Ví dụ: Cho một bảng dữ liệu với yêu cầu là tách thông tin đúng theo từng cột. Cách thực hiện như sau:
Bảng thông tin dữ liệu
- Bước 1: Đầu tiên bạn gõ thủ công cho người tên dầu tiên như hình dưới đây
Gõ thủ công người đầu tiên
- Bước 2: Bạn tiến hành chọn vùng C3:C12. Sau đó bạn vào thẻ Home => Chọn Editing => Chọn Fill => Chọn Flash Fill (hoặc có thể nhấn phím tắt Ctrl + E để thực hiện thao tác Flash Fill)
Kết quả chọn Flash Fill
- Bước 3: Thực hiện tương tự cho các cột còn lại. Kết quả cuối cùng nhận được như hình
Kết quả cuối cùng nhận được
3. Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết 4 cách tách họ và tên trong excel. Hy vọng rằng với chia sẻ hướng dẫn và cách lệnh tách tên trong excel trên đây bạn đã thực hiện thao tác này nhanh chóng nhất. Hiện tại Unica đang cho ra mắt cuốn sách Excel đang được rất nhiều quan tâm mời bạn cùng theo dõi và đặt hàng. Tham khảo cuốn sách này chắc chắn bạn sẽ tích luỹ thêm được cho mình rất nhiều kiến thức tin học văn phòng bổ ích.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
>>> Xem thêm: Hàm tách số ra khỏi chuỗi trong excel cực dễ chỉ 5 giây
>>> Xem thêm: 4 cách gộp họ và tên trong excel siêu nhanh mà bạn nên thử
Tags: Bán hàng Online
