Tìm hiểu hàm LEFT trong excel chi tiết cho người mới bắt đầu

Hàm LEFT trong excel là một trong số các hàm cơ bản giúp xử lý dữ liệu trong excel. Thông thường, hàm LEFT thường được sử dụng kết hợp với các hàm khác để xử lý hiệu quả những yêu cầu trong bảng tính. Nếu bạn là người mới bắt đầu học excel và đang phải giải quyết nhiều yêu cầu công việc liên quan đến làm LEFT. Đừng lo lắng nhé, bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm LEFT đơn giản và dễ dàng nhất cho bạn tham khảo.

1. Hàm Left trong Excel là gì?

Theo một cái nhìn cơ bản qua loa thì bạn đoán đây là hàm bên trái, nhưng hàm thực hiện công việc gì liên quan tới bên trái trong excel chứ. Tôi có thể nói với bạn rằng bạn có thể dễ dàng tách từ ký tự thuộc phần đầu tiên trong một chuỗi ký tự, bạn có thể trích ra “n” ký tự nằm bên trái của một chuỗi.

Hàm LEFT trong excel

2. Lợi ích của việc sử dụng hàm cắt chuỗi excel LEFT

Hàm LEFT được diễn tả là hàm cắt ký tự bên trái trong excel. Nói dễ hiểu hơn lệnh LEFT trong excel sẽ giúp chúng ta cắt đi một phần chữ, hoặc số, hoặc một phần ký tự có trong chuỗi dữ liệu ban đầu. 

Khi hàm LEFT được sử dụng để xác định điều kiện cho một hàm kết hợp thì hàm LEFT sẽ trở thành hàm tách chuỗi trong excel. Lúc này kết quả hàm LEFT excel sẽ trở thành điều kiện để biện luận cho hàm kết hợp. Giúp chúng ta xử lý công việc excel nhanh và hiệu quả hơn.

Hàm LEFT giúp tách chữ trong excel nhanh chóng

3. Công thức lệnh LEFT trong excel LEFT

Công thức hàm LEFT trong excel khá đơn giản, cụ thể như sau:

=LEFT(text, [num_chars])

Trong đó: 

- Text là chuỗi ký tự bạn cần tách, có thể đây là định dạng ô chứa chuỗi đó.

- Num_chars là lượng ký tự bạn muốn tách tính từ ký tự đầu tiên bên trái của chuỗi.

>>> Xem thêm: Cách sử dụng hàm DATE trong Excel tính năm đơn giản, có ví dụ

4. Cách dùng hàm LEFT trong Excel

Dưới đây là ví dụ minh họa giúp bạn biết cách sử dụng hàm LEFT trong excel.

Chúng ta có bảng tính dưới đây:

Bảng dữ liệu thông tin ban đầu

Yêu cầu: Hãy dùng hàm cắt ký tự trong excel cắt 3 ký tự đầu tiên trong “Mã HS”.

Cách thực hiện:

- Bước 1: Xác định công thức áp dụng theo yêu cầu.

Chúng ta có vùng dữ liệu tham chiếu theo yêu cầu là “Mã HS”. Cụ thể hơn là dữ liệu trong cột B, lúc này Text theo công thức LEFT là B2, B3,...

Chúng ta cần cắt 3 ký tự đầu tiên, có nghĩa là num_chars =3

Như vậy, công thức áp dụng theo yêu cầu là =LEFT(B2,3)

- Bước 2: Nhập công thức vào bảng tính

Công thức áp dụng vào bảng tính

- Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả

Kết quả sau khi áp dụng công thức

- Bước 4: Dùng chuột trái để fill công thức vào các ô còn lại.

Kết quả sau khi áp dụng hàm cho toàn bảng

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

5. Các trường hợp dùng hàm LEFT với các hàm khác trong Excel

Thông thường, hàm cắt chuỗi excel LEFT sẽ được dùng kết hợp với các hàm khác trong excel để xử lý yêu cầu công việc. Dưới đây là một số hàm phổ biến thường kết hợp với hàm LEFT.

5.1. Kết hợp với hàm SEARCH

Cách cắt ký tự trong excel bằng cách kết hợp giữa hàm LEFT và hàm Search là sẽ dùng công thức sau:

=LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“,text))

Để hiểu rõ hơn về công dụng và cách kết hợp hàm LEFT với hàm search trong excel, bạn hãy tham khảo ví dụ minh họa dưới đây:

Chúng ta có bảng tính:

Bảng tính cho trước ban đầu

Yêu cầu: Hãy tách lấy họ của học sinh trong bảng tính.

Cách thực hiện: 

- Bước 1: Biện luận công thức áp dụng để xử lý yêu cầu.

Theo yêu cầu chúng ta cần cắt lấy họ của học sinh trong bảng tính. Vì độ dài ký tự của các họ là khác nhau. Chúng ta không thể sử dụng hàm LEFT.

Lúc này chúng ta hãy xác định thông tin “Họ” của học sinh trong chuỗi “Họ và Tên” sẽ là chữ đầu tiên và được phân biệt với các thành phần khác trong tên bằng “ “ (khoảng trắng). 

Nếu căn cứ theo công thức kết hợp =LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“,text)) thì kết quả trả về sẽ là “họ”+” “. Xét về ký tự hiển thị sẽ đúng nhưng khi xét về độ chuẩn xác sẽ không đúng. Do đó, bạn cần phải bỏ bớt đi 1 ký tự là “ “ thì kết quả mới chuẩn.

Như vậy, công thức áp dụng chuẩn sẽ là 

=LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“,text)-1)

- Bước 2: Nhập công thức vào bảng tính

Công thức cụ thể được dùng trong bảng tính sẽ là:

=LEFT(C2, SEARCH(” “,C2)-1)

Áp dụng công thức hàm cho bảng tính

- Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả

Kết quả tính hàm nhận được cuối cùng

- Bước 4: Dùng chuột trái để fill công thức vào các ô còn lại.

Kết quả áp dụng toàn bảng

5.2. Kết hợp với hàm VALUE

Khi hàm LEFT trong excel được dùng kết hợp với hàm Value sẽ có công thức áp dụng như sau:

=VALUE(LEFT(text,[num_chars])

Bạn hãy thực hiện yêu cầu sau đây để hiểu rõ hơn về cách cắt chuỗi trong excel với hàm LEFT và hàm Value.

Chúng ta có bảng tính:

Bảng dữ liệu có sẵn từ đầu

Yêu cầu: Sử dụng hàm cắt chữ trong excel cắt lấy 2 chữ số đầu tiên trong “Mã HS”

Cách thực hiện:

- Bước 1: Nhập công thức vào bảng tính 

Cụ thể là công thức =VALUE(LEFT(B2,2)) để lấy 2 số đầu tiên trong mã HS ở ô B2.

Nhập công thức hàm VALUE

- Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả

Kết quả tính hàm Value nhận được

- Bước 4: Dùng chuột trái để fill công thức vào các ô còn lại.

Kết quả toàn bảng

5.3. Kết hợp với hàm LEN

Hàm Len trong excel được dùng để loại bỏ đi một số ký tự ở cuối chuỗi dữ liệu. Khi kết hợp hàm LEFT và hàm Len chúng ta sẽ có công thức sau

=LEFT(Text,Len(text)-x)

Trong đó:

LEFT và LEN là lệnh trong excel

Text là chuỗi văn bản hoặc chuỗi giá trị tham chiếu. Text ở công thức này cũng có thể là địa chỉ của ô xác định trong bảng tính.

- : là phép tính trừ.

x là số ký tự bạn muốn cắt tính từ phải qua trái.

Hãy tham khảo ví dụ minh họa dưới đây để hiểu rõ hơn cách kết hợp của hàm LEFT trong excel và hàm Len.

Chúng ta có bảng tính

Ví dụ bảng dữ liệu cho sẵn

Yêu cầu: Hãy sử dụng lệnh cắt chuỗi trong excel cắt bỏ 5 ký tự cuối trong ngày sinh.

Cách thực hiện:

- Bước 1: Áp dụng công thức hàm cắt chuỗi ký tự trong excel vào bảng tính cụ thể như sau:

=LEFT(E2,LEN(E2)-5)

Công thức hàm LEN và LEFT áp dụng

- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả

Kết quả tính hàm kết hợp LEN và LEFT

- Bước 3: Dùng chuột trái để fill công thức vào các ô còn lại.

Kết quả toàn bộ bảng tính

5.4. Cách dùng hàm LEFT trong Excel kết hợp với hàm FIND

Cách sử dụng hàm Find trong Excel kết hợp với hàm LEFT tương tự như cách sử dụng hàm Search trong excel. Điểm khác biệt là hàm Find có phân biệt chữ hoa, chữ thường. Có nghĩa là kết quả từ hàm Find sẽ mang tính chính xác cao hơn. 

Dưới đây là ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm Find trong Excel.

Chúng ta có bảng tính:

Dữ liệu bảng tính cho sẵn

Yêu cầu: Hãy cắt lấy Họ trong “Họ và Tên”

Cách thực hiện:

- Bước 1: Xác định công thức cần sử dụng trong trường hợp này.

Chúng ta hãy tiến hành thực hiện theo trình tự sau: 

+ Trước hết chúng ta dùng hàm FIND để xác định số ký tự chúng ta cần lấy phù hợp với yêu cầu bảng tính.

Trong trường hợp này, Họ là chuỗi ký tự từ trái qua phải ở vị trí gần với dấu cách “ “ đầu tiên trong họ và tên. Như vậy số ký tự chúng ta cần lấy là chuỗi ký tự từ trái qua phải, bỏ đi dấu cách đầu tiên. 

Lúc này công thức cắt chuỗi trong excel sẽ là =FIND(“ “,C2)-1 

Bạn hãy tham khảo bảng tính sau để xác định độ chính xác của hàm Find khi đếm ký tự cần lấy trong “Họ và tên”

Công thức sử dụng trong bảng

+ Sử dụng kết quả của phép tính =FIND(“ “,C2)-1 để làm num_chars trong công thức LEFT. Và chúng ta sẽ có công thức kết hợp giữa LEFT và FIND như sau:

=LEFT(C2,FIND(" ",C2)-1) 

- Bước 2: Áp dụng công thức hàm cắt text trong excel vào bảng tính

Công thức áp dụng trong bảng tính

- Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả

Kết quả nhận được khi áp dụng hàm

- Bước 4: Dùng chuột trái để fill công thức vào các ô còn lại.

Kết quả áp dụng hàm toàn bảng

6. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm LEFT và cách khắc phục

Khi bạn sử dụng hàm LEFT trong excel không tránh được lúc gặp phải các lỗi. Sau đây là một số lỗi phổ biến cho bạn tham khảo:

6.1. NUM_CHARS nhỏ hơn 0

Lỗi thường gặp khi dùng hàm LEFT

Như ví dụ minh họa ở trên, chúng ta có yêu cầu hãy lấy 2 ký tự đầu tiên trong “Lớp” và công thức áp dụng đúng sẽ là =LEFT(D2,2). Vậy tại sao, kết quả trả về lại là lỗi #VALUE!

Chúng ta hãy kiểm tra lại công thức đã nhập ở ô kết quả bằng cách nhấn chọn ô cần kiểm tra công thức và nhấn phím F2.

Lỗi xuất hiện do nhập liệu sau

Như vậy, lỗi trong trường hợp này là num_chars là số -2<0. Đây hẳn là do lỗi nhập liệu.

Cách khắc phục: Hãy xác định lại vị trí của num_chars theo yêu cầu và điều chỉnh lại num_chars. Sau khi điều chỉnh lại chúng ta sẽ có kết quả đúng như sau:

Kết quả sau khi khắc phục lỗi

6.2. Khoảng trống (dấu cách) đứng đầu trong dữ liệu gốc

Chúng ta có bảng tính minh họa như sau:

Bảng tính cho trước chứa dữ liệu gốc

Hãy quan sát bảng dữ liệu ở bên phải bảng tính. Công thức hàm LEFT đã nhập đúng theo yêu cầu lấy 2 ký tự đầu tiên trong “Mã HS” nhưng kết quả trả về lại là kết quả không chính xác.

Cách xác định lỗi:

Bạn hãy double click chuột trái vào ô dữ liệu tham chiếu để kiểm tra xem dữ liệu có bị lỗi nhập liệu hay không.

Lỗi khoảng trắng nằm ở vị trí đầu

Như hình minh họa ở trên, trong ô dữ liệu tham chiếu B2 có khoảng trắng“ “ nằm ở vị trí đầu tiên. 

Cách khắc phục: Bạn hãy xóa ký tự khoảng trắng ở dữ liệu tham chiếu, kết quả hiển thị sẽ đúng.

Kết quả sau khi đã sửa lỗi

>>> Xem thêm: Bật mí 2 cách xoá pivot table trong Excel siêu nhanh, đơn giản

6.3. Không sử dụng được đối với ngày tháng

Chúng ta có yêu cầu lấy 2 ký tự đầu tiên trong ngày sinh

Bảng yêu cầu lấy 2 ký tự trong ngày sinh

Trong hình minh họa trên, công thức chúng ta đã sử dụng đúng. Nhưng vì sao kết quả trả về lại sai?

Nguyên nhân là do hàm LEFT trong excel không thể sử dụng được với định dạng ngày tháng năm.

Cách khắc phục:

Bạn hãy thay đổi định dạng ngày sinh thành dạng text. Bằng cách chọn cột ngày sinh. Nhấp chuột phải vào vùng chọn, đến khi bảng tùy chỉnh hiển thị hãy chọn Format Cells. 

Thao tác chọn Format Cells

Khi hộp thoại hiển thị, ở tab number bạn hãy chọn Text. Sau đó nhấn Ok để hoàn tất chỉnh sửa định dạng.

Thao tác thay đổi định dạng

Ngay khi bạn điều chỉnh định dạng hoàn tất, kết quả hiển thị sẽ tự động cập nhật thành giá trị đúng.

Kết quả cập nhật nhận được

7. Một số điều cần ghi nhớ khi dùng hàm LEFT trong Excel

Khi sử dụng cắt chuỗi ký tự trong excel (hàm LEFT) bạn hãy lưu ý một số điểm sau:

- Hàm LEFT trong Excel chỉ có khả năng trích xuất các ký tự được tính từ ký tự đầu tiên ở phía bên trái chuỗi ký tự gốc. Nếu bạn muốn trích xuất ký tự ở giữa hãy dùng hàm MID. Nếu bạn muốn trích xuất ký tự ở bên phải bạn hãy dùng hàm RIGHT. 

- Khi mở đầu lệnh LEFT trong excel bạn phải bấm dấu ngoặc trái “(“ và khi kết thúc lệnh LEFT bạn nhất định phải bấm dấu ngoặc phải “)”. Nếu bạn quên, excel sẽ báo lỗi. 

- Nếu định dạng ký tự trong ô dữ liệu gốc là tiền tệ thì hàm LEFT không thể trích xuất được. Lúc này bạn cần phải chuyển đổi định dạng dữ liệu thành văn bản. 

8. Kết luận

Như vậy, chúng tôi đã hoàn thành chia sẻ với bạn kiến thức tổng hợp về hàm LEFT trong excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu với excel, hẳn là bạn sẽ gặp chút khó khăn khi sử dụng cách kết hợp hàm LEFT với các hàm khác. Để nâng cao trình độ excel, bạn hãy tham khảo thêm các bài chia sẻ khác mà chúng tôi đã cập nhật trên website. Và khi bạn muốn học cách sử dụng các hàm mở rộng, cách kết hợp các hàm nâng cao, hãy tham gia khóa học excel nâng cao.