Cách tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel cho người mới

Công nợ là một khái niệm quan trọng trong kế toán, thể hiện quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Việc theo dõi công nợ một cách chính xác và kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn dòng tiền, đảm bảo tính thanh khoản và hiệu quả hoạt động. Một trong những cách đơn giản và phổ biến để theo dõi công nợ là sử dụng file Excel. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel là gì, lợi ích của việc dùng mẫu này, các thành phần trong một bảng theo dõi công nợ excel và hướng dẫn tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel và một số vấn đề khi theo dõi công nợ bằng file Excel.

1. Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel là gì?

Mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel là một file Excel được thiết kế sẵn để ghi nhận các thông tin liên quan đến công nợ của doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Biểu mẫu này thường bao gồm các trường dữ liệu như mã số, tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số tiền nợ đầu kỳ, số tiền thu/chi trong kỳ, số tiền nợ cuối kỳ, ngày hạn thanh toán, ghi chú,… Biểu mẫu này cũng có thể tích hợp các hàm tính toán để tự động cập nhật số liệu và tạo ra các báo cáo công nợ chi tiết hoặc tổng hợp.

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel là một file Excel

2. Lợi ích của việc dùng mẫu bảng tổng hợp công nợ

Việc dùng mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó có:

2.1. Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các tính năng của Excel như lọc, sắp xếp, nhóm, tổng hợp để xem xét và phân tích các thông tin về công nợ theo các tiêu chí khác nhau, ví dụ như khách hàng/nhà cung cấp, khu vực, ngành nghề, thời gian,…

2.2. Mẫu công nợ phải trả giúp việc tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

Bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc điều kiện của Excel để tra cứu nhanh chóng các thông tin cần thiết về công nợ của một khách hàng/nhà cung cấp cụ thể.

Tra cứu nhanh chóng các thông tin cần thiết về công nợ của một khách hàng/nhà cung cấp cụ thể

2.3. Mẫu bảng công nợ hoàn toàn miễn phí

Bạn không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel. Bạn chỉ cần có máy tính có cài đặt phần mềm Excel hoặc tương đương. Bạn cũng có thể tải về các mẫu bảng theo dõi công nợ excel miễn phí trên mạng hoặc tự thiết kế theo nhu cầu của mình.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

3. Mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng Excel được ban hành theo quy định TT200/BTC. File theo dõi công nợ này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp lớn, nhỏ, và vừa.

File excel theo dõi công nợ đơn giản gồm các sheet chính như:

- Theo dõi chứng từ phát sinh

- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng

- Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Đồng thời mẫu bảng kê công nợ này sẽ được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel

4. Các thành phần trong một bảng theo dõi công nợ bằng file Excel

Mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel thường gồm các thành phần như là danh mục khách hàng, báo cáo công nợ chi tiết và báo cáo công nợ tổng hợp. Chi tiết như sau:

4.1. Danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Đây là bảng liệt kê các thông tin cơ bản về khách hàng hoặc nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang có quan hệ công nợ. Các thông tin này có thể bao gồm mã số, tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngành nghề, khu vực,… Bảng này giúp doanh nghiệp quản lý và cập nhật dữ liệu về khách hàng/nhà cung cấp một cách thuận tiện và chính xác.

Danh mục khách hàng/nhà cung cấp

4.2. Báo cáo công nợ chi tiết

Đây là bảng ghi nhận các giao dịch thu/chi liên quan đến công nợ của doanh nghiệp với từng khách hàng/nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Các thông tin này có thể bao gồm số chứng từ, ngày chứng từ, số tiền thu/chi, số tiền nợ đầu kỳ, số tiền nợ cuối kỳ, ngày hạn thanh toán, ghi chú,… Bảng này giúp doanh nghiệp theo dõi được chi tiết các hoạt động thu/chi và tình hình công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp.

4.3. Báo cáo công nợ tổng hợp

Báo cáo công nợ tổng hợp sẽ gồm các thông tin về công nợ của doanh nghiệp với tất cả khách hàng/nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Các thông tin này có thể bao gồm tổng số tiền nợ đầu kỳ, tổng số tiền thu/chi trong kỳ, tổng số tiền nợ cuối kỳ, tỷ lệ thanh toán, tỷ lệ quá hạn,… Bảng này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát và đánh giá được hiệu quả quản lý công nợ.

5. Hướng dẫn tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel

Hàm VLOOKUP và SUMIFS được sử dụng để tính số dứ đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng thêm hàm MIN, MAX để tối ưu và đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác khi thay đổi khoảng thời gian.

Biểu mẫu công nợ khách hàng trên Excel phải đảm bảo các thông tin như sau:

Thông tin mẫu công nợ khách hàng trên Excel

Chú giải một số thông số của mẫu theo dõi thu chi:

- Mã số: Mã số từng khách hàng, lấy dữ liệu ở phần “Mã số” trong Cột diễn giải của Sổ chi tiết công nợ

- Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên của từng khách hàng

- Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Có: Lấy từ “Tổng số phát sinh Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

 - Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các nhà cung cấp 

Đây chính là bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết mà bạn nên biết để có thể theo dõi các thông số một cách chi tiết và chính xác nhất.

6. Một số vấn đề khi theo dõi công nợ bằng file Excel

Mặc dù việc dùng mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel có nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số vấn đề mà bạn cần lưu ý khi sử dụng phương pháp này. Cụ thể đó là:

6.1. Kế toán dễ nhầm lẫn

Do phải nhập liệu thủ công và liên tục cập nhật các thông tin về công nợ trong mẫu bảng công nợ phải thu khách hàng, kế toán có thể gặp phải các sai sót như nhập nhầm số chứng từ, nhập nhầm số tiền thu/chi, nhập nhầm ngày hạn thanh toán,… Điều này có thể ảnh hưởng đến chính xác và tin cậy của báo cáo công nợ.

Theo dõi công nợ bằng file excel có thể gây nhầm lẫn cho kế toán

6.2. Bảng theo dõi công nợ excel quản lý thông tin và bảo mật kém

Do file Excel được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ của doanh nghiệp, việc quản lý và chia sẻ thông tin về công nợ giữa các bộ phận hoặc người liên quan có thể gặp khó khăn. Ngoài ra, file Excel cũng có thể bị mất mát, hỏng hóc hoặc bị xâm nhập bởi người ngoài. Điều này có thể gây ra thiệt hại về tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.

6.3. Các hàm tính phức tạp dễ gây sai sót trong quá trình thống kê

Do file Excel sử dụng các hàm tính toán phức tạp để tự động cập nhật và tổng hợp các số liệu về bảng công nợ excel, kế toán có thể gặp phải các lỗi như nhập sai công thức, nhập sai tham số, nhập sai định dạng,… Điều này có thể dẫn đến các kết quả sai lệch và khó kiểm tra.

Các hàm tính phức tạp dễ gây sai sót trong quá trình thống kê

7. Kết luận

Trên đây là bài viết về cách tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel cho người mới. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được một công cụ hữu ích để quản lý công nợ của doanh nghiệp một cách hiệu quả và chính xác. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc góp ý nào, xin vui lòng để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn có một buổi học Excel thành công!

>> Xem thêm: Trọn bộ khóa học kế toán từ cơ bản đến nâng cao

>>> Xem ngay: Tổng hợp 6 file quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả, đơn giản

>>> Xem ngay: Cách lập mẫu biên lai thu tiền excel theo Thông tư 133

>>> Xem ngay: Cách tạo mẫu bảng kê mua hàng theo thông tư 133 trên excel