Tổng hợp 6 file quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả, đơn giản

Nếu đang kinh doanh online hoặc offline, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, khách hàng, đơn hàng và công nợ. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ kinh phí để mua các phần mềm chuyên nghiệp như Haravan, Sapo hay KiotViet. Vậy làm thế nào để quản lý bán hàng hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí? Câu trả lời là sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp cho bạn 6 file excel quản lý bán hàng online đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay, cũng như cách sử dụng và những lưu ý khi sử dụng file excel để quản lý công việc bán hàng.

1. Tại sao cần phải sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel?

Excel là một phần mềm văn phòng rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Excel có nhiều tính năng và công cụ hỗ trợ người dùng xử lý dữ liệu, tính toán và phân tích số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Đối với việc quản lý bán hàng, sử dụng file excel có những ưu điểm sau:

1.1. Thống kê thông tin chi tiết

Bạn có thể nhập và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ,… một cách chi tiết và có thể tra cứu dễ dàng khi cần thiết.

File quản lý bán hàng sẽ thống kê thông tin chi tiết

1.2. Tiết kiệm thời gian nhờ tính toán bằng hàm tính có sẵn

Bạn không cần phải tính toán thủ công các số liệu như tổng doanh thu, tổng chi phí, tỷ lệ lợi nhuận, số lượng sản phẩm bán ra,… mà chỉ cần sử dụng các hàm tính có sẵn trong excel như SUM, AVERAGE, COUNTIF, IF,… để tự động tính toán và hiển thị kết quả.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

1.3. Không mất phí

Bạn không cần phải trả tiền để mua hoặc thuê các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, chỉ cần có máy tính hoặc điện thoại có cài đặt excel là bạn đã có thể quản lý bán hàng một cách hiệu quả.

Không cần phải trả tiền để mua hoặc thuê các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp

2. Tổng hợp mẫu file quản lý bán hàng bằng excel đơn giản và hiệu quả

Trên internet có rất nhiều mẫu file excel quản lý bán hàng online được chia sẻ miễn phí hoặc có phí. Tùy vào nhu cầu và mức độ phức tạp của công việc kinh doanh của bạn mà bạn có thể chọn cho mình file excel phù hợp nhất. Dưới đây là 6 file excel quản lý bán hàng online đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo:

2.1. File excel quản lý sản phẩm

File này giúp bạn quản lý thông tin về các sản phẩm của cửa hàng như mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá bán, giá vốn, số lượng tồn kho, hình ảnh sản phẩm,… Bạn có thể sử dụng file này để nhập và cập nhật thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo mã vạch cho sản phẩm hoặc in tem nhãn sản phẩm.

File excel quản lý sản phẩm

2.2. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng excel

File này giúp bạn theo dõi và báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Bạn có thể nhập các thông tin về đơn hàng như mã đơn hàng, ngày bán, tên khách hàng, số lượng sản phẩm, giá bán, chiết khấu, thuế,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và tỷ lệ lợi nhuận của cửa hàng. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo biểu đồ và bảng thống kê để phân tích xu hướng bán hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.

2.3. File excel quản lý xuất nhập tồn

File này giúp bạn quản lý xuất nhập tồn kho của cửa hàng. Bạn có thể nhập các thông tin về xuất nhập kho như mã phiếu, ngày xuất nhập, loại phiếu (nhập hay xuất), mã sản phẩm, số lượng, đơn giá,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị số lượng tồn kho của từng sản phẩm. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo báo cáo tồn kho theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.

File excel quản lý xuất nhập tồn

2.4. File excel quản lý thông tin khách hàng

File này giúp bạn quản lý thông tin về các khách hàng của cửa hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, email,… Bạn có thể sử dụng file này để nhập và cập nhật thông tin khách hàng một cách tiện lợi. Bạn cũng có thể sử dụng file này để phân loại khách hàng theo các tiêu chí như mức độ ưu tiên, mức độ hài lòng, mức độ trung thành,… để có chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

2.5. File excel quản lý đơn hàng online

File này giúp bạn quản lý các đơn hàng online từ các kênh bán hàng như Facebook, Shopee, Lazada,… Bạn có thể nhập các thông tin về đơn hàng online như mã đơn hàng, ngày đặt hàng, kênh bán hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, mã sản phẩm, số lượng, giá bán,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị trạng thái đơn hàng (đã giao hay chưa giao), doanh thu bán hàng online và chi phí vận chuyển. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo hóa đơn cho khách hàng hoặc in phiếu giao hàng cho nhân viên giao hàng.

File excel quản lý đơn hàng online

2.6. File excel quản lý công nợ

File này giúp bạn quản lý công nợ của cửa hàng với các khách hàng hoặc nhà cung cấp. Bạn có thể nhập các thông tin về công nợ như mã công nợ, ngày phát sinh công nợ, tên khách hàng hoặc cấp, số tiền công nợ, ngày hẹn trả, ghi chú,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị số tiền công nợ còn lại, số tiền đã trả và số tiền quá hạn. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo báo cáo công nợ theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.

>>> Xem thêm: Cách tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel cho người mới

3. Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Ở phần này, Unica sẽ giới thiệu tới bạn khái niệm, ưu nhược điểm và cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel. Chi tiết sẽ được trình bày ở dưới đây:

3.1. Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng Excel là ứng dụng công nghệ cho phép người dùng có thể quản lý công tác bán hàng như tạo đơn hàng, làm báo giá, báo cáo doanh số, soạn hợp đồng mẫu, thống kê dữ liệu,... đây là cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel. Thay vì bạn phải mất quá nhiều thời gian cho việc ghi chép thủ công thì bạn có thể sử dụng các phần mềm để tiết kiệm thời gian và cam kết độ chuẩn xác cho dữ liệu.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel giúp bạn có thể nắm bắt và phân tích hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng. Có thể nói đây là công cụ tích hợp rất nhiều chức năng xử lý dữ liệu như lọc, sắp xếp, lọc, truy xuất dữ liệu từ bảng giúp người dùng dễ dàng kiểm soát công việc trên phần mềm excel quản lý bán hàng. 

Phần mềm quản lý bán hàng Excel là ứng dụng công nghệ

3.2. Ưu điểm hạn chế khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Ưu điểm: 

- Phần mềm quản lý bán hàng excel miễn phí sẽ giúp bạn tổng hợp và thống kê dữ liệu một cách chính xác, chi tiết nhằm tiết kiệm thời gian, công sức.

- Hỗ trợ quản lý bán hàng bằng kế toán thu chi tài chính doanh nghiệp như: tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận nhanh chóng, chính xác hơn.

- Dễ dàng nhập, xuất, tìm kiếm dữ liệu hàng hóa.

- Thống kê, phân loại dữ liệu hàng hóa dễ dàng.

- Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác. 

- Phần mềm bán hàng thông qua Excel hoàn toàn miễn phí. 

Hạn chế:

- Tính bảo mật thấp nên dễ bị mất dữ liệu.

- Mất nhiều thời gian quản lý.

- Không được quản lý được từ xa và dễ thất thoát doanh thu.

- Khó sử dụng do phải sử dụng đến nhiều hàm và công thức.

- Không được cập nhật dữ liệu tự động, nếu mất File là mất luôn dữ liệu.

Hướng dẫn cách quản lý bán hàng bằng excel cực nhanh và hiệu quả

3.3. Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Để sử dụng các file excel quản lý bán hàng online một cách hiệu quả, bạn cần làm theo các bước sau:

- Bước 1: Tải file excel quản lý bán hàng online mà bạn muốn sử dụng về máy tính hoặc điện thoại của bạn. Bạn có thể tìm kiếm và tải các file excel miễn phí hoặc có phí trên các trang web chia sẻ file như Google Drive, Mediafire, Fshare,… hoặc trên các diễn đàn, blog, fanpage về kinh doanh online.

- Bước 2: Mở file excel quản lý bán hàng online bằng excel hoặc các ứng dụng hỗ trợ mở file excel như Google Sheets, WPS Office, Microsoft Office Online,…

- Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết vào các ô trống trong file excel quản lý bán hàng online. Bạn cần chú ý đến các ô có màu khác biệt hoặc có ký hiệu như * hoặc ! để biết đó là các ô cần nhập liệu. Bạn cũng cần chú ý đến định dạng của các ô như số, chữ, ngày tháng,… để nhập liệu chính xác.

- Bước 4: Sử dụng các công cụ và tính năng có sẵn trong file excel quản lý bán hàng online để tính toán, phân tích và báo cáo dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các hàm tính, công thức, biểu đồ, bảng pivot, bộ lọc, sắp xếp,… để xử lý và hiển thị dữ liệu theo ý muốn. Bạn cũng có thể sử dụng các nút hoặc macro để thực hiện các chức năng như tạo mã vạch, in hóa đơn, in phiếu giao hàng,…

- Bước 5: Lưu lại file excel quản lý bán hàng online sau khi sử dụng. Bạn nên lưu file excel quản lý bán hàng online ở nhiều nơi khác nhau như máy tính, điện thoại, USB, đĩa cứng ngoài,… để tránh mất dữ liệu do lỗi máy tính hoặc virus. Bạn cũng nên sao lưu dữ liệu thường xuyên để có thể khôi phục khi cần thiết.

Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

4. Các cách tạo phần mềm quản lý trong excel hiệu quả

Ngoài việc sử dụng các file excel quản lý bán hàng online có sẵn, bạn cũng có thể tự tạo phần mềm quản lý trong excel theo nhu cầu của mình. Đây là một cách để bạn có thể tùy biến và tối ưu hóa phần mềm quản lý của mình một cách tốt nhất. Tuy nhiên, để tạo phần mềm quản lý trong excel hiệu quả, bạn cần có kiến thức và kỹ năng về excel ở mức độ cao. Dưới đây là một số cách để bạn có thể lập bảng excel bán hàng hiệu quả:

- Sử dụng các hàm tính và công thức nâng cao: Excel có rất nhiều hàm tính và công thức nâng cao mà bạn có thể sử dụng để xử lý dữ liệu, tính toán và phân tích số liệu một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng các hàm tính và công thức nâng cao như VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, SUMIFS, COUNTIFS, IFERROR, IFNA, AND, OR, NOT,… để tạo các công thức phức tạp và linh hoạt cho phần mềm quản lý của mình.

- Sử dụng các biểu đồ và bảng pivot: Excel cũng có rất nhiều loại biểu đồ và bảng pivot mà bạn có thể sử dụng để trình bày và phân tích dữ liệu một cách trực quan và sinh động. Bạn có thể sử dụng các biểu đồ như cột, đường, tròn, hình ảnh,… để hiển thị xu hướng, so sánh hoặc phân bố của dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng bảng pivot để tổng hợp, lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau. Bạn cũng có thể kết hợp biểu đồ và bảng pivot để tạo các báo cáo động và tương tác cho phần mềm quản lý của mình.

- Sử dụng VBA (Visual Basic for Applications): VBA là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong excel mà bạn có thể sử dụng để tạo các ứng dụng và macro cho phần mềm quản lý của mình. VBA cho phép bạn tạo các giao diện người dùng, các nút, các menu, các hộp thoại,… để tăng tính thân thiện và tiện lợi cho người sử dụng. VBA cũng cho phép bạn tạo các chức năng và xử lý logic nâng cao mà không thể làm được bằng excel thông thường. Để sử dụng VBA, bạn cần có kiến thức và kỹ năng về lập trình cơ bản.

VBA cho phép bạn tạo các giao diện người dùng, các nút, các menu, các hộp thoại,…

5. Những lưu ý khi sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel

Mặc dù file excel quản lý bán hàng online có nhiều ưu điểm như đã nêu trên, nhưng file excel cũng có những hạn chế và rủi ro mà bạn cần chú ý khi sử dụng. Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng file excel để quản lý công việc bán hàng:

5.1. Đảm bảo cấu trúc dữ liệu rõ ràng

Bạn cần thiết kế cấu trúc dữ liệu trong file excel quản lý bán hàng online một cách rõ ràng và logic. Bạn cần định nghĩa rõ ràng các trường dữ liệu, các khóa chính, các khóa ngoại,… để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót khi nhập liệu hoặc tính toán. Bạn cũng cần đặt tên cho các bảng tính, các ô, các công thức,… một cách rõ ràng và có ý nghĩa để dễ theo dõi và chỉnh sửa.

5.2. Sử dụng bảng tính riêng biệt

Bạn nên sử dụng nhiều bảng tính riêng biệt trong file excel quản lý bán hàng online để phân chia các loại dữ liệu khác nhau như sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ,… Bạn nên sử dụng các công cụ như nhóm bảng tính, tạo liên kết giữa các bảng tính,… để quản lý và chuyển đổi giữa các bảng tính một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn cũng nên tránh sử dụng quá nhiều bảng tính trong một file excel để tránh làm file excel quá nặng và chậm.

Nên sử dụng nhiều bảng tính riêng biệt trong file excel quản lý bán hàng online để phân chia các loại dữ liệu khác nhau

5.3. Xử lý dữ liệu đầu vào cẩn thận

Bạn cần xử lý dữ liệu đầu vào một cách cẩn thận khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online. Bạn cần kiểm tra và loại bỏ các dữ liệu sai sót, trùng lặp, thiếu sót hoặc không hợp lệ. 

Bạn cũng cần nhập liệu một cách chính xác và đồng bộ để tránh gây ra các lỗi tính toán hoặc hiển thị. Bạn có thể sử dụng các công cụ như kiểm tra chính tả, kiểm tra lỗi, tạo danh sách thả xuống, tạo quy tắc dữ liệu,… để hỗ trợ xử lý dữ liệu đầu vào.

5.4. Sử dụng các hàm tính chuẩn xác

Bạn cần sử dụng các hàm tính chuẩn xác khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online. Bạn cần chọn hàm tính phù hợp với mục đích và điều kiện của bạn. Bạn cũng cần nhập các tham số cho hàm tính một cách chính xác và đầy đủ. Bạn có thể sử dụng công cụ trợ giúp hàm để tìm hiểu và sử dụng các hàm tính một cách hiệu quả.

5.5. File Excel chỉ phù hợp nhất với những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ

Bạn cần biết rằng file excel quản lý bán hàng online chỉ phù hợp nhất với những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ có quy mô và số lượng dữ liệu không quá lớn. Nếu bạn kinh doanh ở mức độ cao hơn, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hơn để đảm bảo hiệu suất và an toàn của dữ liệu.

File Excel chỉ phù hợp nhất với những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ

5.6. Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Bạn nên sao lưu dữ liệu thường xuyên khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online. Bạn có thể sử dụng các công cụ như sao lưu tự động, sao lưu thủ công, sao lưu trực tuyến,… để sao lưu dữ liệu của bạn ở nhiều nơi khác nhau. Việc sao lưu dữ liệu giúp bạn có thể khôi phục lại dữ liệu khi gặp phải các sự cố như mất điện, virus, hỏng máy tính,…

5.7. Kiểm tra và cập nhật thường xuyên

Bạn nên kiểm tra và cập nhật thường xuyên file excel quản lý bán hàng online của bạn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như kiểm tra công thức, kiểm tra liên kết, kiểm tra macro,… để kiểm tra và sửa chữa các lỗi có thể xảy ra trong file excel của bạn. Bạn cũng nên cập nhật file excel theo các phiên bản mới nhất của excel hoặc theo các yêu cầu thay đổi của công việc kinh doanh của bạn.

5.8. Định dạng và đánh dấu dữ liệu

Bạn nên định dạng và đánh dấu dữ liệu trong file excel quản lý bán hàng online của bạn một cách rõ ràng và thống nhất. Bạn có thể sử dụng các công cụ như định dạng số, định dạng ngày tháng, định dạng tiền tệ, định dạng phần trăm,… để định dạng các số liệu trong file excel của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như định dạng chữ, định dạng màu, định dạng biên, định dạng điều kiện,… để đánh dấu các ô hoặc các bảng tính trong file excel của bạn. Việc định dạng và đánh dấu dữ liệu giúp bạn tăng tính thẩm mỹ và dễ nhìn cho file excel của bạn.

5.9. Bảo mật dữ liệu

Bạn nên bảo mật dữ liệu trong file quản lý bán hàng bằng excel của mình để tránh bị truy cập hoặc sửa đổi bởi những người không có quyền. Bạn có thể sử dụng các công cụ như bảo vệ bảng tính, bảo vệ file, bảo vệ macro, mã hóa file,… để bảo mật file excel của bạn. Bạn cũng nên sử dụng các phương pháp như tạo mật khẩu, tạo tài khoản người dùng, tạo quyền truy cập,… để kiểm soát việc truy cập và sửa đổi file excel của bạn.

Cần bảo mật dữ liệu trong file excel quản lý bán hàng online 

6. Tổng kết

File quản lý bán hàng bằng excel là một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, để sử dụng file excel quản lý bán hàng online một cách tốt nhất, bạn cần chú ý đến các ưu điểm, hạn chế và rủi ro của file excel. Bạn cũng cần biết cách sử dụng và tạo phần mềm quản lý trong excel hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về file excel quản lý bán hàng online. Để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng áp dụng vào làm việc và học tập Unica còn mang đến bạn đọc những kiến thức xoay quanh lĩnh vực tin học văn phòng với các khoá học Powerpoint, học Word, học Excel cơ bản đến nâng cao,... đang được nhiều người quan tâm. Mời bạn đọc cùng khám phá.

Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: Công thức tính lợi nhuận trong Excel chi tiết và đầy đủ nhất

>>> Xem thêm: Hướng dẫn mẫu biên bản kiểm kê tài sản trên excel