Hướng dẫn mẫu biên bản kiểm kê tài sản trên excel

Biên bản tài sản cố định được soạn ra và ban hành nhằm thống kê, xác nhận số lượng tài sản cố định hiện có. Hiện nay có rất nhiều các mẫu kiểm kê tài sản file excel. Bài viết dưới đây Unica sẽ chia sẻ cho các bạn mẫu biên bản kiểm kê tài sản Excel theo thông tư 200 đang được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng, cùng khám phá nhé.

1. Biên bản kiểm kê tài sản cố định dùng làm gì?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là văn bản được sử dụng để ghi chép lại toàn bộ kết quả của quá trình kiểm kê tài sản cố định. Biên bản này có giá trị pháp lý cao và được sử dụng để làm căn cứ xác định số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán, giúp tăng cường quản lý và sử dụng tài sản.

Biên bản kiểm kê tài sản cố định dùng để làm căn cứ xác định tài sản hiện có

Cụ thể, biên bản kiểm kê tài sản cố định được sử dụng để:

- Xác định số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có: Biên bản kiểm kê tài sản cố định là căn cứ để xác định số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp.

- Tìm ra những tài sản cố định thừa thiếu so với sổ kế toán: Biên bản kiểm kê tài sản cố định giúp doanh nghiệp phát hiện những tài sản cố định thừa thiếu so với sổ kế toán, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.

- Đánh giá tình trạng sử dụng tài sản cố định: Biên bản kiểm kê tài sản cố định giúp doanh nghiệp đánh giá tình trạng sử dụng tài sản cố định, từ đó có biện pháp bảo quản, sửa chữa, nâng cấp tài sản kịp thời.

- Làm căn cứ tính khấu hao tài sản cố định: Biên bản kiểm kê tài sản cố định là căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định, từ đó xác định chi phí khấu hao tài sản cố định trong kỳ.

Biên bản kiểm kê tài sản cố định phải được lập bởi ban kiểm kê tài sản cố định, có chữ ký của trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

2. Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định gồm những thông tin gì?

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định excel có rất nhiều loại, tuỳ thuộc mỗi mẫu sẽ có những thông tin khác nhau. Tuy nhiên thông thường một mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định sẽ gồm những thông tin sau:

Thông tin cần có trên biên bản kiểm kê

- Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên doanh nghiệp, tên đơn vị trực thuộc (nếu có).

- Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

- Số điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp.

- Mã số thuế: Ghi rõ mã số thuế của doanh nghiệp.

- Ngày kiểm kê: Ghi rõ ngày thực hiện kiểm kê.

- Thời gian kiểm kê: Ghi rõ thời gian thực hiện kiểm kê.

- Địa điểm kiểm kê: Ghi rõ địa điểm thực hiện kiểm kê.

- Thành phần ban kiểm kê: Ghi rõ danh sách thành viên ban kiểm kê, bao gồm họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác.

- Danh mục tài sản cố định kiểm kê: Ghi rõ danh sách các tài sản cố định được kiểm kê, bao gồm: Mã tài sản cố định, tên tài sản cố định, số lượng, nguyên giá, giá trị hiện tại, tình trạng sử dụng.

- Kết quả kiểm kê: Ghi rõ kết quả kiểm kê, bao gồm:

- Số lượng tài sản cố định hiện có.

- Giá trị tài sản cố định hiện có.

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định

- Chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán.

- Kiến nghị xử lý: Ghi rõ kiến nghị xử lý đối với các tài sản cố định thừa, thiếu so với sổ sách kế toán.

- Chữ ký của các thành viên ban kiểm kê: Ghi rõ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của các thành viên ban kiểm kê.

- Chữ ký của kế toán trưởng: Ghi rõ họ và tên, chức vụ của kế toán trưởng.

- Chữ ký của giám đốc doanh nghiệp: Ghi rõ họ và tên, chức vụ của giám đốc doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách lập mẫu biên lai thu tiền excel theo Thông tư 133

3. Các chức năng của Excel hỗ trợ cho việc quản lý tài sản, sản phẩm

Excel là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn quản lý tài sản cho doanh nghiệp. Sở dĩ nó được đánh giá là một công cụ quản lý tài sản hiệu quả vì nó sở hữu những chức năng vượt trội sau:

3.1. Tạo danh sách tài sản 

Excel cung cấp rất nhiều cách để bạn có thể tạo danh sách tài sản, từ việc tạo bảng tính mới, nhập thông tin tài sản vào các cột tương ứng cho việc sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tải xuống từ trên mạng. Tất cả mọi công cụ để bạn có thể tạo biên bản kiểm kê đều có sẵn trên excel.

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng excel để tạo các cột như: tên tài sản, mã tài sản, ngày mua, trạng thái sử dụng, giá trị, số lượng, vị trí lưu trữ,... Sau đó nhập thông tin vào các cột đó để thống kê tài sản của doanh nghiệp.

Excel hỗ trợ tạo danh sách tài sản

3.2 Sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu 

Ngoài chức năng tạo danh sách tài sản, excel cũng có chức năng sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu để cho người dùng khi tạo danh sách tài sản cá nhân sẽ có cái nhìn trực quan hơn. Đồng thời cũng dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu các tài sản theo tên, giá trị, ngày mua, hoặc các thuộc tính khác.

Ví dụ: Khi sử dụng mẫu biên bản kiểm kê tài sản excel, các tài sản sẽ dễ dàng sắp xếp theo giá trị từ cao đến thấp. Ngoài ra, bạn cũng nhanh chóng tìm kiếm thông tin của tài sản cụ thể bằng cách: Nhập tên tài sản vào ô tìm kiếm trên Excel hay lọc các tài sản theo trạng thái là “đang sử dụng” hoặc "chưa sử dụng".

3.3 Tính toán tổng giá trị tài sản 

Trong excel có rất nhiều các hàm như: Hàm SUM, hàm IF, hàm VLOOKUP, hàm COUNTIF, hàm AVERAGE,... Bạn có thể sử dụng các hàm này để tính toán, kể cả là tính những trường hợp phức tạp có điều kiện. Quản lý tài sản bằng Excel bạn dễ dàng sử dụng các hàm để tính toán các giá trị của các tài sản trong danh sách. Điều này giúp việc thống kê tài sản trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Theo dõi thông tin về tài sản hao mòn, thay thế

3.4 Theo dõi thông tin về tài sản hao mòn, thay thế 

Ngoài những chức năng trên, excel còn có chức năng tuyệt vời giúp người dùng theo dõi thông tin về tài sản, gồm: tình trạng hao mòn, thời gian cần thay thế một cách dễ dàng và chính xác hơn bao giờ hết. Sử dụng excel, bạn sẽ dùng các công thức và công cụ tính toán để tính thời gian hao mòn của sản phẩm. Từ đó suy ra thời gian dự tính cần phải thay thế tài sản đó.

3.5 Tạo báo cáo thống kê về tài sản

Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều công cụ để tạo báo cáo. Có thể kể đến một số công cụ phổ biến thường hay được sử dụng nhất như: biểu đồ, đồ thị và bảng thống kê. Tuỳ từng nhu cầu và mong muốn thể hiện của mỗi người mà người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo để phù hợp với nhu cầu của mình, sau đó chia sẻ chúng với các bên liên quan khác.

>>> Xem thêm: Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định trên excel

4. Mẫu Biên bản kiểm kê TSCĐ theo Thông tư 200 trên Excel

Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê tài sản cá nhân theo thông tư 200 trên excel cho bạn tham khảo:

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản thông dụng nhất hiện nay của Bộ Tài chính

5. Hướng dẫn lập Biên bản kiểm kê TSCĐ trên theo Thông tư 200 trên Excel

Góc trên bên trái của Biên bản Kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Việc kiểm kê tài sản cố định được thực hiện theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của đơn vị. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó kế toán theo dõi tài sản cố định là thành viên.

 – Tên đơn vị, bộ phận.

 –  Biên bản kiểm kê TSCĐ phải ghi rõ thời điểm kiểm kê: (… giờ … ngày … tháng … năm …).

 –  Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng ghi tài sản cố định.

 –  Dòng “Theo sổ kế toán” căn cứ vào sổ kế toán TSCĐ phải ghi cả 3 chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 1,2,3.

 –  Dòng “Theo kiểm kê” căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để ghi theo từng đối tượng TSCĐ, phải ghi cả 3 chỉ tiêu: số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 4,5,6.

 –  Dòng “Chênh lệch” ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu theo 3 chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 7,8,9.

 –  Trên Biên bản kiểm kê TSCĐ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Biên bản kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Mọi khoản chênh lệch về TSCĐ của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét. 

>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn xác nhất

6. Kết luận

Vậy là ta đã tìm hiểu mẫu biên bản kiểm kê tài sản theo thông tư 200 được nhiều doanh nghiệp sử dụng rồi, bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về cách lập BCTC, lập và lưu trữ chứng từ cũng như kiểm kê tài sản và định khoản các bút toán quan trọng tại các khóa học Kế toán online và học Excel online cảm ơn các bạn đã theo dõi.