Hàm VLOOKUP trong Excel: Cách sử dụng hàm VLOOKUP, kèm ví dụ cụ thể
Hàm VLOOKUP là một trong những hàm quan trọng nhất trong Excel, cho phép bạn tra cứu dữ liệu từ một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. Hàm VLOOKUP có thể giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác, đặc biệt khi bảng dữ liệu lớn và phức tạp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn về hàm VLOOKUP, công thức hàm VLOOKUP, cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP và sự khác biệt chính giữa hàm VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel.
Vlookup là hàm gì? Hàm vlookup để làm gì?
Hàm VLOOKUP là viết tắt của Visual Lookup, tức là tra cứu trực quan. Hàm này được phát triển bởi Microsoft và được tích hợp sẵn trong Excel từ phiên bản 97. Hàm VLOOKUP cho phép bạn tra cứu một giá trị từ một ô hoặc một hàng trong một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. Hàm VLOOKUP có thể được sử dụng để:
- Tìm kiếm thông tin từ một bảng dữ liệu theo tên, số điện thoại, địa chỉ hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.
- So sánh hai giá trị và trả về kết quả phù hợp.
- Tạo ra các biểu đồ hoặc bảng số liệu từ các giá trị trong một bảng dữ liệu.
- Lọc ra các hàng hoặc cột có giá trị mong muốn.
Hàm VLOOKUP cho phép bạn tra cứu một giá trị từ một ô hoặc một hàng trong một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó
Công thức hàm VLOOKUP
Trước khi vào cách sử dụng hàm vlookup, bạn cần biết công thức hàm VLOOKUP. Hàm này có dạng như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong công thức này:
- lookup_value là giá trị bạn muốn tra cứu trong bảng dữ liệu. Nó có thể là một số nguyên hoặc văn bản.
- table_array là bảng dữ liệu chứa các ô hoặc hàng bạn muốn tra cứu. Nó phải có cùng số lượng hàng và cột với lookup_value.
- col_index_num là chỉ số của cột bạn muốn trả về kết quả. Nó phải nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng cột của table_array.
- [range_lookup] là một tham số tùy chọn để chỉ ra xem bạn muốn tra cứu theo nguyên hay không. Nếu bạn nhập TRUE (hoặc 1), hàm sẽ tra cứu theo nguyên; nếu bạn nhập FALSE (hoặc 0), hàm sẽ tra cứu theo văn bản.
Công thức hàm VLOOKUP
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
VLOOKUP là hàm tìm kiếm được sử dụng nhiều trong Excel vì dễ thực hiện. Để giúp bạn hiểu hơn về cách sử dụng hàm này, dưới đây sẽ là 3 ví dụ về 3 trường hợp dùng VLOOKUP:
1. Hướng dẫn dùng hàm vlookup cơ bản
Để sử dụng vlookup cơ bản, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn một ô trong bảng dữ liệu mà bạn muốn tra cứu.
- Bước 2: Nhập công thức hàm VLOOKUP vào ô đó, theo dạng: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
- Bước 3: Nhập giá trị bạn muốn tra cứu vào ô khác trong cùng bảng dữ liệu.
- Bước 4: Nhấn Enter để xem kết quả.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như sau:
Yêu cầu: Tìm Phụ cấp của từng nhân viên theo chức vụ trong bảng 1 từ bảng số 2.
Cách dùng vlookup tìm giá trị trên như sau:
- Bước 1: Nhập công thức vào ô C3=VLOOKUP(B3;$A$8:$B$11;2;0).
Nhập công thức
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau:
Kết quả sau khi nhập công thức
- Bước 3: Đặt con trỏ chuột bên phía dưới ô C3 rồi kéo xuống phía dưới để copy công thức. Bảng kết quả cuối cùng như sau:
Ngoài cách dùng hàm VLOOKUP cơ bản như bên trên, bạn có thể dùng hàm VLOOKUP kết hợp với If để lọc giá trị theo điều kiện cụ thể.
2. Cách sử dụng hàm vlookup giữa 2 sheet
Nếu bạn muốn tra cứu giá trị từ một sheet sang một sheet khác trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm Vlookup kết hợp giữa 2 sheet với một số thay đổi nhỏ:
- Nhập tên sheet và chỉ số của sheet bạn muốn tra cứu vào các ô khác trong công thức hàm VLOOKUP.
- Sử dụng ký hiệu & để nối các tên sheet và chỉ số của sheet lại với nhau.
- Phải sử dụng ký hiệu $ để chỉ rõ các ô hoặc hàng của sheet bạn muốn tra cứu.
Ví dụ: Cho 2 bảng số liệu sau:
Yêu cầu: Tìm lương tháng của từng nhân viên ở Sheet 2 theo bảng dữ liệu đã có ở Sheet 3.
Cách dùng hàm vlookup trong excel tính ví dụ này như sau:
- Bước 1: Ở ô D2, bạn nhập công thức =VLOOKUP(C2;Sheet3!$A$2:$B$4;2;FALSE).
Nhập công thức
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả sẽ tự nhảy ra như hình dưới đây:
Kết quả sau khi nhập công thức
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống bên dưới để được bảng kết quả hoàn thiện như sau:
Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP
Trong quá trình áp dụng hàm Vlookup trong quá trình học Excel cơ bản bạn sẽ gặp một số lỗi cơ bản như sau.
1. Lỗi #N/A
Lỗi #N/A là lỗi khi bạn nhập một giá trị không tồn tại trong bảng dữ liệu hoặc không được nhận diện được. Điều này có nghĩa là hàm VLOOKUP không thể tìm kiếm được giá trị bạn muốn
Để khắc phục lỗi #N/A, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra lại giá trị bạn muốn tra cứu có tồn tại trong bảng dữ liệu không. Nếu không, bạn cần nhập lại giá trị hoặc sử dụng một giá trị khác.
- Bước 2: Kiểm tra lại bảng dữ liệu có được định dạng và cấu trúc đúng không. Nếu không, bạn cần sửa lại bảng dữ liệu hoặc sử dụng một bảng dữ liệu khác.
- Bước 3: Kiểm tra lại công thức hàm VLOOKUP có được nhập đúng không. Nếu không, bạn cần sửa lại công thức hàm VLOOKUP hoặc sử dụng một công thức hàm VLOOKUP khác.
Lỗi #N/A khi sử dụng hàm Vlookup
2. Lỗi #REF!
Lỗi #REF! là lỗi khi bạn nhập một ô hoặc một hàng không tồn tại trong bảng dữ liệu. Điều này có nghĩa là hàm VLOOKUP không thể tìm kiếm được ô hoặc hàng bạn muốn tra cứu. Để khắc phục lỗi #REF!, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra lại ô hoặc hàng bạn muốn tra cứu có tồn tại trong bảng dữ liệu không. Nếu không, bạn cần nhập lại ô hoặc hàng hoặc sử dụng một ô hoặc hàng khác.
- Bước 2: Kiểm tra lại bảng dữ liệu có được định dạng và cấu trúc đúng không. Nếu không, bạn cần sửa lại bảng dữ liệu hoặc sử dụng một bảng dữ liệu khác.
- Bước 3: Kiểm tra lại công thức hàm VLOOKUP có được nhập đúng không. Nếu không, bạn cần sửa lại công thức hàm VLOOKUP hoặc sử dụng một công thức hàm VLOOKUP khác.
Lỗi #REF! khi dùng VLOOKUP
3. Lỗi #VALUE!
Lỗi #VALUE! là lỗi khi bạn nhập một giá trị không phải là số nguyên trong hàm VLOOKUP. Điều này có nghĩa là hàm VLOOKUP không thể xử lý được giá trị của lookup_value. Để khắc phục lỗi #VALUE!, bạn cần làm như sau:
- Bước 1: Kiểm tra lại giá trị của lookup_value có phải là số nguyên không. Nếu không, bạn cần nhập lại giá trị của lookup_value hoặc sử dụng một giá trị của lookup_value khác.
- Bước 2: Kiểm tra lại công thức hàm VLOOKUP có được nhập đúng không. Nếu không, bạn cần sửa lại công thức hàm VLOOKUP hoặc sử dụng một công thức hàm VLOOKUP khác.
Lỗi #VALUE! là lỗi khi bạn nhập một giá trị không phải là số nguyên trong hàm VLOOKUP
>>> Xem thêm: Cách kết hợp hàm sumif và hàm vlookup chi tiết nhất, kèm ví dụ
4. Lỗi #NAME?
Lỗi #NAME? xảy ra khi bạn viết sai chính tả, nhập sai phạm vi dữ liệu, viết sai chính tả tên phạm vi, text không đặt trong ngoặc kép, công thức tham chiếu sai, thiếu dấu hai chấm, chưa bật hỗ trợ hàm. Cách khắc phục là bạn cần kiểm tra lại lỗi chính vả và cú pháp hàm để đảm bảo rằng mình đã nhập đúng tên.
Lỗi #NAME? xảy ra khi bạn viết sai chính tả, nhập sai phạm vi dữ liệu, viết sai chính tả tên phạm vi,...
Sự khác biệt chính giữa hàm VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel
Hàm VLOOKUP và XLOOKUP là hai loại hàm tìm kiếm trong Excel. Họ đều cho phép bạn tra cứu thông tin từ một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. Tuy nhiên, chúng có một số điểm khác biệt như sau:
1. Sự khác biệt về công thức
Hàm VLOOKUP có công thức như sau:
=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value là giá trị bạn muốn tra cứu trong bảng dữ liệu. Nó có thể là một số nguyên hoặc văn bản.
- table_array là bảng dữ liệu chứa các ô hoặc hàng bạn muốn tra cứu. Nó phải có cùng số lượng hàng và cột với lookup_value.
- col_index_num là chỉ số của cột bạn muốn trả về kết quả. Nó phải nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng cột của table_array.
- [range_lookup] là một tham số tùy chọn để chỉ ra xem bạn muốn tra cứu theo nguyên hay không. Nếu bạn nhập TRUE (hoặc 1), hàm sẽ tra cứu theo nguyên; nếu bạn nhập FALSE (hoặc 0), hàm sẽ tra cứu theo văn bản.
Hàm XLOOKUP có công thức như sau:
=XLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup]; [match_type])
Trong đó:
- lookup_value là giá trị bạn muốn tra cứu trong bảng dữ liệu. Nó phải là một số nguyên hoặc văn bản.
- table_array là bảng dữ liệu chứa các ô hoặc hàng bạn muốn tra cứu. Nó phải có cùng số lượng hàng và cột với lookup_value.
- col_index_num là chỉ số của cột bạn muốn trả về kết quả. Nó phải nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng cột của table_array.
- [range_lookup] là một tham số tùy chọn để chỉ ra xem bạn muốn tra cứu theo nguyên hay không. Nếu bạn nhập TRUE (hoặc 1), hàm sẽ tra cứu theo nguyên; nếu bạn nhập FALSE (hoặc 0), hàm sẽ tra cứu theo văn bản.
- [match_type] là một tham số tùy chọn để chỉ ra xem bạn muốn tra cứu theo giá trị nào trong bảng dữ liệu. Nếu bạn nhập 0 (hoặc FALSE), hàm sẽ tra cứu theo giá trị tương ứng với lookup_value; nếu bạn nhập 1 (hoặc TRUE), hàm sẽ tra cứu theo giá trị tương ứng với lookup_value hoặc bằng lookup_value.
Sự khác biệt về công thức
2. Sắp xếp phạm vi tra cứu
Nếu phạm vi tìm kiếm không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần thì kết quả tìm kiếm gần đúng của hàm VLOOKUP (True) sẽ trả về giá trị không chính xác.
Trong khi đó, hàm XLOOKUP bị hạn chế bởi việc sắp xếp khi nó tìm kiếm từ cuối cùng đến đầu tiên hoặc khi sử dụng tìm kiếm nhị phân.
Ngoài ra, XLOOKUP còn có thể thay thế cho cả hàm HLOOKUP. Tức là thay vì tìm kiếm theo cột, bạn có thể tìm kiếm theo dòng ở công thức XLOOKUP.
3. Sự khác biệt về ứng dụng
Hàm VLOOKUP và XLOOKUP có sự khác biệt về ứng dụng khi bạn muốn tra cứu thông tin từ một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. Hàm VLOOKUP được sử dụng nhiều hơn trong Excel do nó có công thức đơn giản và dễ hiểu hơn. Hàm VLOOKUP cũng có thể sử dụng được với các loại bảng dữ liệu khác nhau, không chỉ là bảng dữ liệu nguyên tố.
Hàm XLOOKUP được sử dụng ít hơn trong Excel do nó có công thức phức tạp và khó hiểu hơn. Hàm XLOOKUP chỉ được sử dụng được với các loại bảng dữ liệu nguyên tố, không phải các loại bảng dữ liệu phức tạp như bảng tính hay bảng biến số.
Sự khác biệt về ứng dụng của VLOOKUP và XLOOKUP
Một số lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một trong những hàm tìm kiếm thông dụng trong Excel. Hàm này cho phép bạn tra cứu một giá trị trong một bảng dữ liệu theo một tiêu chí nào đó, và trả về giá trị tương ứng ở một ô khác trong cùng bảng. Tuy nhiên, để sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:
1. Sử dụng tham chiếu tuyệt đối
Để sử dụng hàm vlookup excel, bạn cần có hai tham chiếu: một tham chiếu vào ô tìm kiếm, và một tham chiếu vào ô trả về. Tham chiếu vào ô tìm kiếm phải là một số nguyên, tức là chỉ số của hàng và cột trong bảng dữ liệu. Tham chiếu vào ô trả về phải là một số nguyên hoặc ký hiệu, tức là chỉ số của hàng và cột trong bảng dữ liệu. Nếu bạn sử dụng tham chiếu không tuyệt đối, ví dụ như “A” hoặc “B”, hàm VLOOKUP sẽ không biết bạn muốn tra cứu giá trị ở hàng và cột nào trong bảng.
>>> Xem thêm: Học tin học văn phòng cơ bản
2. Không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản
Nếu bạn lưu trữ giá trị số của hàm vlookup excel vào một ô văn bản, ví dụ như “100” hoặc “200”, hệ thống Excel sẽ không hiểu được đó là một số nguyên và không cho phép bạn so sánh hoặc tính toán với các số khác. Do đó, bạn nên lưu trữ giá trị số của hàm VLOOKUP vào một ô số nguyên, ví dụ như “100” hoặc “200”.
Không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản
3. Bảng dò tìm chứa những giá trị bị trùng
Nếu bạn muốn tra cứu giá trị của một hàng trong bảng dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ như mã sản phẩm, tên sản phẩm và giá sản phẩm, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp nhiều tham chiếu vào ô tìm kiếm và ô trả về. Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng nếu có hai hoặc nhiều hàng trong bảng có giá trị tương tự hoặc gần gũi nhau, hàm VLOOKUP có thể không chọn được hàng chính xác và mang lại kết quả sai lệch. Do đó, bạn nên kiểm tra lại các tiêu chí của hàm VLOOKUP và điều chỉnh lại các tham chiếu để loại bỏ các hàng không mong muốn.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn về hàm VLOOKUP, công thức hàm VLOOKUP, cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP và sự khác biệt chính giữa hàm VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel. Hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về hai loại hàm này và có thể áp dụng chúng vào công việc của mình.
Chúc bạn thành công với hàm VLOOKUP trong Excel! ????
Tags: Bán hàng Online
