Hướng dẫn cách sử dụng hàm text trong Excel và ứng dụng

Microsoft Excel là tất cả về các con số và trong bảng tính của bạn, bạn có khả năng xử lý các con số hầu hết thời gian. Tuy nhiên, có những tình huống khi bạn cần chuyển đổi số thành văn bản và đó là nơi hàm TEXT Excel bước vào. Hướng dẫn này sẽ giúp các bạn giải thích các đặc tính của hàm Text trong Excel  và chỉ ra một số cách thông minh để sử dụng các công thức văn bản trong Excel

1. Chức năng của hàm Text

- Về bản chất thuần túy, TEXT trong Excel được sử dụng để chuyển đổi một giá trị số thành chuỗi văn bản theo định dạng cụ thể. Trong một số trường hợp khác, hàm này còn được sử dụng khi bạn muốn kết hợp với các số hoặc ngày tháng với văn bản hoặc một ký tự nhất định. 

- Về mục đích của hàm Text nhằm chuyển đổi một số thành văn bản trong một định dạng số

2. Công thức tính của hàm Text

Cú pháp của lệnh text trong excel như sau: 

=TEXT(value, format_text)

Trong đó:

- Value: Là giá trị số cần chuyển sang văn bản, giá trị này có thể là số, ngày, tháng.

- Format_Text: Định dạng mà bạn muốn áp dụng

Các lưu ý về cách dùng hàm Text:

- Sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi một số thành văn bản theo định dạng số cụ thể.

+ Văn bản đặc biệt hữu ích khi bạn muốn nhúng đầu ra số của công thức text hoặc hàm và trình bày nó theo một định dạng cụ thể bên trong văn bản khác. Ví dụ: "Doanh số năm ngoái đã tăng hơn 43.500 đô la", trong đó số 43500 đã được định dạng bằng ký hiệu tiền tệ và dấu phân cách hàng nghìn.

+ format_text: phải xuất hiện trong dấu ngoặc kép.

>> Xem thêm: Hàm LEFT trong Excel - Hàm cắt chuỗi bạn nhất định phải biết

2. Các loại mã định dạng hàm Text

Mã định dạng hàm Text

3. Ví dụ của hàm Text

3.1. Ví dụ bằng văn bản

- Để tham gia một ngày với văn bản, bạn có thể sử dụng phép nối chức năng Text để kiểm soát định dạng ngày. 
Ví dụ: Có bảng sau, công thức tính trong ô E4 là: = “ Ngày là” & TEXT (B4,”dddd, mmmm yyyy”)...

Ví dụ về cách sử dụng của hàm Text. Hình 1

- Cụ thể: Công thức chung: = “văn bản” & văn bản (ngày, định dạng)

- Trong ví dụ hiển thị, công thức trong E4 là: = “ Ngày là” & TEXT (B4, “dddd,mmmm yyyy”)

3.2. Ví dụ định dạng số

Áp dụng hàm Text, tại ô B4 nhập công thức chuyển đổi sang dạng số ta được kết quả như hình bên dưới.

Ví dụ về cách sử dụng của hàm Text. Hình 2

3.3. Ví dụ định dạng phần trăm

- Từ bảng dữ liệu trên, hãy tính phần trăm, tại ô C5 gõ công thức: =TEXT(B5, “0.00”)

Ví dụ về cách sử dụng của hàm Text. Hình 3

4. Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm Text

4.1. Lỗi #NAME

- Lỗi #NAME xuất hiện trong trường hợp người dùng không dùng dấu ngoặc kép ("") ở mã định dạng. 

- Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng.

Ví dụ: Công thức =TEXT(D2, mm/dd/yy) là công thức sai sẽ được thay thế bằng  =TEXT(D2, "mm/dd/yy")

Lỗi thường gặp khi dùng hàm Text - Hình 1

4.2. Hàm sai cú pháp

Hàm sai cú pháp xuất phát từ hai nguyên nhân:

- Nguyên nhân 1: Khi bạn copy công thức từ một dữ liệu khác về, dấu ngoặc kép (") bị sai định dạng, khiến Excel không thể thực hiện lệnh. Hàm sẽ báo Lỗi công thức.

Lỗi thường gặp khi dùng hàm Text - Hình 2

- Để khắc phục lỗi này, người dùng chỉ cần xóa dấu ngoặc kép cũ có trong công thức và tiến hành nhập tay lại là được. 

Lỗi thường gặp khi dùng hàm Text - Hình 3

- Nguyên nhân 2: Do sự khác nhau trong việc cài đặt phần mềm Excel giữa các nước. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần đổi sang sử dụng phiên bản Excel phù hợp với ngôn ngữ mình đang sử dụng là được. 

Trên đây là cách sử dụng hàm Text, các bạn hãy xem kỹ cách làm và thực hành thường xuyên để được kết quả tốt nhất nhé. Để biết được thêm nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng hơn vào trong công việc mời bạn đọc tham khảo nhiều hơn các khoá học Excel trên Unica.

Chúc các bạn thành công!

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng Hàm Substitute trong Excel