Blog Tin Học Văn Phòng

Hướng dẫn cách đọc số tiền bằng chữ trong excel cực kỳ nhanh chóng

Nội dung được viết bởi Nguyễn Thành Đông

Đối với lĩnh vực kinh doanh và tài chính, việc đọc số tiền bằng chữ là một trong những công đoạn quan trọng. Đặc biệt, khi làm báo cáo, hóa đơn sẽ tránh được nhầm lẫn và tạo ra sự minh bạch cho số liệu. Vậy cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel như thế nào? Qua bài viết dưới đây, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel đơn giản và dễ dàng đem đến sự chính xác cho công việc của bạn.

Tại sao cần phải nắm rõ cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel?

Trong lĩnh vực tài chính và kế toán, số tiền cần phải được thể hiện dưới dạng chữ giúp các số liệu được minh bạch rõ ràng. Ngoài ra, còn có một số lý do khác như:

Người đọc hiểu rõ hơn về số liệu

Bất kỳ ai khi đọc báo cáo về dữ liệu khi nhìn vào số tiền bằng chữ đều có thể hiểu một cách chính xác và rõ ý nghĩa. Điều này giúp người đọc nắm được thông tin tài chính một cách toàn diện hơn.

Đảm bảo độ chính xác trong báo cáo/hóa đơn

Việc sử dụng số tiền bằng chữ trong việc lập báo cáo, hóa đơn giúp người đọc nhanh chóng hiểu nội dung, tránh nhầm lẫn. Đặc biệt khi các sự kiểm toán của các bên liên quan cũng khiến quy trình được rõ ràng hơn.

cach-doc-so-tien-bang-chu

Lý do cần nắm rõ cách đọc số tiền bằng chữ trong excel

Đáp ứng các yêu cầu pháp ý

Việc sử dụng số tiền bằng chữ là yêu cầu của pháp luật hoặc của tổ chức quản lý trong một số trường hợp đặc biệt. Nắm vững kỹ thuật này giúp đảm bảo bạn tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật.

Thuận tiện trong giao tiếp

Cách đọc số tiền bằng chữ giúp giao tiếp tài chính trở nên trực quan và dễ hiểu. Nhất là trong trường hợp khi phải chia sẻ thông tin với các nhà đầu tư, đối tác kinh doanh hoặc các bên liên quan.

Khả năng trình bày được nâng cao

Trong những buổi thuyết trình, báo cáo tổ chức, việc thể hiện số tiền bằng chữ tăng khả năng trình bày dữ liệu tài chính chuyên nghiệp hơn.

Với những lợi ích này, việc biết cách đọc số tiền bằng chữ là một kỹ năng quan trọng mà không chỉ những người trong ngành tài chính nên biết. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng bạn cần phải biết để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của mình.

Tổng hợp các hàm đọc tiền bằng chữ trong Excel

Excel là một công cụ của Microsoft rất hữu ích đối với những bạn làm trong văn phòng. Nó không chỉ giúp tổng hợp số liệu nhanh chóng, dễ dàng mà còn có hỗ trợ một số hàm để đọc số tiền bằng chữ trong Excel một cách linh hoạt.

Hàm TEXT

Hàm TEXT là hàm giúp bạn chuyển đổi số thành chữ trong Excel một cách linh hoạt. Đây là hàm dùng để định dạng số, ngày tháng hoặc bất kỳ giá trị nào thành văn bản theo một định dạng cụ thể. Cú pháp như sau:

=TEXT(value, format_text)

Trong đó:

value: Giá trị mà bạn muốn định dạng. Đây có thể là số, ngày tháng, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác.
format_text: Chuỗi định dạng mà bạn muốn áp dụng cho giá trị. Định dạng này được xác định bằng các ký tự đặc biệt, ví dụ như #, 0, @, d, m, y, h, etc,...

Hàm TEXT giúp bạn linh hoạt chuyển đổi số thành chữ trong Excel

Hàm VND

Hàm VND thường được sử dụng khi bạn làm việc với số tiền Việt Nam đồng, bạn có thể dùng hàm này để định dạng tiền VND trong Excel. Cú pháp như sau:

=VND(A1)

Trong đó:

A1: Giá trị dải ô mà bạn muốn định dạng. Bạn có thể thay thế bằng các dải ô khác như A6, B13,...

Dùng hàm VND để định dạng tiền VND trong Excel

Hàm BATHTEXT

Hàm BATHTEXT là hàm dành cho đơn vị tiền tệ Bath của Thái Lan. Nó cũng sẽ chuyển đổi thành chữ giống như hàm VND. Cú pháp như sau:

=BATHTEXT(A1)

Trong đó:

A1: Giá trị dải ô mà bạn muốn định dạng. Bạn có thể thay thế bằng các dải ô khác như A6, B13,...

Hàm Bathtext là hàm dành riêng cho đơn vị tiền tệ Bath của Thái Lan

HÀM PHONETIC

Hàm PHONETIC trong Excel được sử dụng để chuyển đổi dựa trên ngữ cảnh và phương ngôn. Hay hiểu theo cách khác thì hàm được sử dụng để trích xuất và hiển thị chuỗi kana (phiên âm tiếng Nhật) từ một chuỗi văn bản có chứa kana. Hàm này hữu ích khi làm việc với văn bản tiếng Nhật, đặc biệt là trong các bảng tính chứa tên tiếng Nhật được viết bằng kanji (chữ Hán), hiragana, hoặc katakana.

Cú pháp của hàm PHONETIC

=PHONETIC(reference)

Trong đó:

reference: Tham chiếu đến ô hoặc dải ô có chứa văn bản từ đó bạn muốn trích xuất chuỗi kana.

Hàm PHONETIC

Hàm SPELLNUMBER

Hàm Spellnumber là một hàm tùy chỉnh để sử dụng chuyển đổi số thành chữ. Cú pháp như sau:

=SPELLNUMBER(A1)

Trong đó:

A1: Giá trị dải ô mà bạn muốn định dạng. Bạn có thể thay thế bằng các dải ô khác như A6, B13,...

Hàm SPELLNUMBER là một hàm tùy chỉnh giúp bạn chuyển đổi số thành chữ

Lưu ý: Khi sử dụng các hàm trên, bạn cần lưu ý rằng các cú pháp này có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản Excel và ngôn ngữ bạn đang sử dụng. Việc nắm bắt các hàm này cung cấp cho bạn sự linh hoạt và tiện ích trong việc đọc số tiền bằng chữ trong nhiều ngữ cảnh khác nhau.

Cách sử dụng hàm đọc tiền bằng chữ trong excel

Có rất nhiều cách khác nhau để chuyển đổi số tiền thành chữ trong Excel. Bạn có thể sử dụng hàm SPELLNUMBER, hàm IF, các đơn vị tiền tệ khác,... Dưới đây là chi tiết về từng phương pháp cụ thể:

Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm đơn giản

Hàm SPELLNUMBER là một hàm do người dùng tự tạo để chuyển đổi số tiền thành chữ trong Excel.

Cụ thể như sau, nhập vào dải ô =SPELLNUMBER(52918) sẽ hiển thị “Năm mươi hai nghìn chín trăm mười tám” Cách thực hiện:

Bước 1: Chọn ô cần chuyển thành chữ
Bước 2: Nhập công thức =Spellnumer() vào dải ô.
Bước 3: Trong dấu ngoặc, nhập số cần đổi thành chữ hoặc nhập dải ô có văn bản mà bạn muốn đổi thành chữ.
Bước 4: Nhấn Enter để kết thúc hàm.

Lưu ý khi sử dụng hàm SPELLNUMBER chỉ chuyển được các số nguyên dương không quá 15 chữ số.

Cách đọc số tiền bằng chữ bằng hàm SPELLNUMBER

Sử dụng hàm với điều kiện

Hàm IF là một hàm logic trong Excel, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một kết quả nếu điều kiện đúng, hoặc một kết quả khác nếu điều kiện sai. Cú pháp của hàm IF là:

=IF(logical_test,value_if_true, value_if_false)

Bước 1: Bạn chọn ô cần thực hiện chuyển sang chữ.
Bước 2: Sử dụng hàm =If() vào ô đã chọn.
Bước 3: Điều chỉnh điều kiện của hàm If() để kiểm tra số đổi sang chữ.
Bước 4: Khi điều kiện đúng, bạn nhập hàm =SPELLNUMBER() vào phần giá trị đúng hàm If(). Khi điều kiện sai, bạn nhập giá trị khác vào phần sai cảu hàm If().

Đọc số tiền bằng chữ bằng cách kết hợp hàm IF và SPELLNUMBER

Sử dụng hàm với các đơn vị tiền tệ khác nhau

Một phương pháp khác để đọc số tiền bằng chữ trong Excel là sử dụng các đơn vị tiền tệ khác nhau. Hàm TEXT là một trong những công cụ sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

Ví dụ: Sử dụng hàm TEXT để chuyển số 123456 thành chữ với đơn vị tiền tệ là USD.

Cách đọc số tiền thành chữ trong Excel:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính Excel.
Bước 2: Nhập cú pháp hàm =TEXT() vào ô đã chọn
Bước 3: Bạn nhập số tiền cần đổi sang chữ vào phần giá trị hàm TEXT().
Bước 4: Bạn chọn định dạng tiền phù hợp với định dạng hàm TEXT()
Bước 5: Cuối cùng, bạn nhập kí hiệu tiền tệ vào phần tiền tệ hàm TEXT().

Ví dụ: Sau khi thực hiện các bước trên, có được công thức =TEXT(132556, “$#,##0.00”), bạn nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả là "One hundred twenty-three thousand, four hundred fifty-six dollars".

Hàm đọc số trong excel TEXT

Lưu ý: Khi sử dụng hàm TEXT() bạn cần chú ý các định dạng phù hợp với phần định dạng của hàm TEXT().

Một số lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Trong quá trình sử dụng các hàm đọc số tiền bằng chữ Excel, bạn cần phải chú ý những yếu tố sau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả nhất:

Kiểm tra ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ: Để các hàm sử dụng được các hàm, bạn cần phải chắc chắn rằng bạn đã xác định ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ mà bạn muốn sử dụng.
Xử lý số âm và số lẻ: Các hàm đều có những chức năng khác nhau. Bạn cần phải kiểm tra xem hàm bạn sử dụng có hỗ trợ đầy đủ các số này hay không.
Đảm bảo định dạng ô cột đúng: Nếu bạn không nhập giá trị thì cần kiểm tra dải ô đã được định dạng đúng hay chưa để tránh lỗi hàm hoặc những kết quả không mong muốn. Ví dụ, khi đọc số tiền bằng euro, bạn cần định dạng số tiền theo kiểu €123.45, không phải 123.45€ hay 123,45€.
Kiểm tra phiên bản Excel và hỗ trợ ngôn ngữ: Tùy vào từng phiên bản Excel thì các hàm sẽ có cách sử dụng khác nhau. Vậy nên bạn cần đảm bảo phiên bản bạn đang sử dụng và đặc điểm của hàm đó.
Chú ý đến biểu tượng tiền tệ: Các hàm bạn nhập có thể sẽ yêu cầu các biểu tượng cụ thể. Do đó, bạn cần chỉnh đúng định dạng. Ví dụ, nếu muốn đọc số tiền bằng yên Nhật, bạn cần làm tròn số tiền đến hàng sen (0.01 yên), không phải hàng rin (0.001 yên) hay hàng man (0.00001 yên).
Tùy chỉnh kết quả nếu cần thiết: Trong quá trình sử dụng, nếu kết quả không như bạn mong muốn, bạn hãy xem xét lại việc sử dụng các hàm đẫ đúng hay chưa và tiến hành điều chỉnh định dạng.
Kiểm tra thường xuyên: Bạn cần kiểm tra thường xuyên mức độ hoạt động chính xác của hàm nếu bạn thay đổi dữ liệu. Ví dụ, nếu sử dụng hàm SPELLNUMBER mà không tạo module trong VBE, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi #NAME?.

Lưu ý khi sử dụng hàm đọc số tiền bằng chữ trong Excel

Kết luận

Kỹ năng chuyển đổi số thành chữ trong Excel là một kỹ năng chuyên sâu mà bạn cần nắm vững để phục vụ công việc hàng ngày. Cách đọc số tiền bằng chữ trong Excel giúp nâng cao khả năng giao tiếp tài chính và tạo độ chính xác trong quản lý dữ liệu. Hy vọng rằng, bài viết trên sẽ giúp bạn ứng dụng tốt hơn các hàm để phục vụ công việc của mình.