Cách lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel chi tiết nhất

Cách lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel chi tiết nhất

Mục lục

Sử dụng Excel trong tin học văn phòng rất phổ biến hiện nay hầu hết trong khắp các doanh nghiệp lớn nhỏ. Việc quản lý danh sách kho, nhân viên, nội dung công việc,... đều được list sẵn trên trang tính Excel. Yêu cầu số lượng như vậy cũng không tránh khỏi những nhầm lẫn trùng lặp các giá trị cần list, bởi vậy mà tính năng lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của excel sẽ hỗ trợ việc tìm kiếm và lọc những trùng lặp nhanh gọn nhất.

1. Hàm Vlookup

1.1. Hàm Vlookup là gì?

Hàm Vlookup là hàm dò tìm dữ liệu được tích hợp sẵn trong Excel. Một trong những tác dụng lớn nhất của hàm này đó là dùng để đi tìm và lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện yêu cầu khác nhau. Chúng được hoạt động dựa trên những bảng dữ liệu có sẵn hoặc chỉ đơn giản là danh sách bất kỳ nào đó như bảng đánh giá kết quả - xếp loại học sinh, nhân viên, danh sách dữ liệu đơn hàng nhập kho - xuất kho, tổng hợp thông tin của nhân viên trong công ty... 

1.2. Hàm vlookup có vai trò và vị trí gì trong mục đích lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của Excel? 

- Những ai đã từng tiếp cận với Excel thì mới thấy hệ thống hàm của Excel nhiều đến nhường nào, Vlookup là một hàm thuộc Excel được dùng thông dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, tạo lên sự liên kết các sheet với nhau, rộng và nâng cao hơn là việc kiểm tra và tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu cho trước. 

- Một chức năng nâng cao khác là hàm còn được dùng để lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet, được dùng khá phổ thông và hiện nay đã được cải thiện hơn so với bản cũ khiến việc lọc dữ liệu trùng không còn phức tạp và khó khăn nữa. 

2. Cách lọc trùng dữ liệu trong Excel

Để lọc các dữ liệu trùng nhau trong cùng một bàng tính Excel, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở File Excel của bạn. Giữ chuột trái để bôi đen vùng dữ liệu cần lọc. Trên thanh công cụ, chọn Data, sau đó bạn chọn mục Remove Duplicates. 

loc-du-lieu-trung-nhau-giua-2-Sheet.jpg

Bước 1

- Bước 2: Dùng chuột tích vào ô mà bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó nhấn OK.

loc-du-lieu-trung-nhau-giua-2-Sheet-2.jpg

Bước 2

Sau đó giao diện Excel sẽ hiển thị một bảng thông báo có bao nhiêu dữ liệu trùng bị loại bỏ và bao nhiêu dữ liệu còn lại. 

loc-du-lieu-trung-nhau-giua-2-Sheet-4.jpg

Bước 3

Kết quả là phần mềm sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau và sắp xếp dữ liệu còn lại theo thứ tự. 

loc-du-lieu-trung-nhau-giua-2-Sheet-5.jpg

Bước 4

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel chuẩn nhất

3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 Sheet trên Excel

Sử dụng hàm Vlookup để phục vụ cho việc lọc dữ liệu trùng trước hết đó là việc tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp để thực hiện thao tác cùng hàm Vlookup.

Theo dõi ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn về cách làm:

- Bước 1: Đưa ra 2 bảng của 2 sheet, sheet 1 và sheet 2.

 Sheet 1:

/loc-du-lieu-trung-nhau-tu-2-sheet-trong-excel-4.jpg

Hình 1

Sheet 2:

/loc-du-lieu-trung-nhau-tu-2-sheet-trong-excel-4.jpg

Hình 2

Với sheet 1 chúng ta có list các danh sách tên để lọc các value trùng 

Sheet 2 là list các giá trị value gốc hay sẵn có.

- Bước 2: Tại sheet 1 --> nhấp chuột vào Formulas --> chọn Insert Function

Mở ra hộp thoại mới ta làm thao tác như hình và OK

/loc-du-lieu-trung-nhau-tu-2-sheet-trong-excel-4.jpg

Hình 3

- Bước 3: Sau khi Ok hộp thoại mới mở ra, thao tác tiếp theo là nhập giá trị vào từng vùng dữ liệu của Vlookup để lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel.

- Tại vùng dữ liệu thứ nhất Lookup_value nhấp vào sheet 1 > click vào tên đầu tiên trong bảng và tự động giá trị nhập vào vùng dữ liệu này sẽ được hiện trên cửa sổ.

- Vùng dữ liệu tiếp theo Table_array chọn vào sheet 2 > chọn tất cả vùng giá trị cần kiểm tra và tự động dữ liệu  xuất hiện trên cửa sổ đang làm việc.

- Ở dòng nhập dữ liệu thứ 3 Col_index_num vùng này yêu cầu nhập số vị trí cột mà muốn kiểm tra dữ liệu nếu là trùng, ở đây sẽ nhập là 1 để kiểm tra trong bảng dữ liệu ở sheet 1.

/loc-du-lieu-trung-nhau-tu-2-sheet-trong-excel-4.jpg

Hình 4

- Phần cuối cùng thường hay để số 0

=> OK

=> Đưa ra kết quả tại bảng sheet 1 tên người trùng 

- Bước 4: Nhấp kéo giữ chuột từ ô đầu tiên xuống hết các giá trị dưới, được kết quả. Dữ liệu có kết quả là #N/A là những giá trị không trùng với dữ liệu khác.

>> Xem thêm: 5 Cách tính tuổi trong excel đơn giản và chi tiết nhất

>> Xem thêm: 3 Cách lọc số điện thoại trong Excel

4. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A

Trong trường hợp cột kiểm tra dữ liệu có những ô không bị trùng lặp sẽ hiểu thị lỗi #N/A, nếu như vậy bạn có thể kết hợp với hàm ISNA để kiểm tra lỗi #N/A

Nếu dữ liệu là #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về kết quả là TRUE và ngước lại nếu không phải thì hàm sẽ trả về giá trị FALSE. 

Lúc này hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì sẽ trả về giá trị a mà bạn chỉ định, nếu sai thì trả về giá trị b mà người dùng chỉ định.

Bước 1: Tại Sheet 1 bạn nhập thêm 1 cột nữa để so sánh với cột Kiểm tra. Tại ô đầu tiên bạn sẽ nhập công thức dưới đây.

=IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$11,1,0)),"Không","Trùng")

Hàm ISNA sẽ kiểm tra giá trị của hàm Vlookup. Nếu hàm Vlookup trả về lỗi #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị TRUE. Trong đó #N/A là dữ liệu không trùng lặp nên hàm If sẽ trả về kết quả Không.

Nếu hàm VLOOKUP trả về giá trị cụ thể thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị FALSE. Hàm IF sẽ trả về điều kiện sai là “Trùng”.

_loc-du-lieu-trung-nhau

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A
 

Bước 2: Kết quả ở ô đầu tiên sẽ thông báo Trùng. Tiếp tục kéo xuống những ô bên dưới sẽ được các thông báo khác nhau, tương ứng với từng giá trị.

loc-du-lieu-trung-nhau-1

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 1

Bước 3: Như vậy bạn đã có kết quả thông báo Trùng và Không cho bảng kiểm tra. Cuối cùng chúng ta có thể xóa cột Kiểm tra để làm gọn bảng dữ liệu và giao diện bảng khoa học hơn khi không có báo lỗi #N/A.

loc-du-lieu-trung-nhau-2

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2

Kết quả bảng dữ liệu Sheet 1 hoàn chỉnh như hình.

loc-du-lieu-trung-nhau-3.

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2

 

Chỉ việc thực hiện các thao tác cơ bản và đơn giản, người dùng có thể dễ dàng nhanh gọn việc check và lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel rất chính xác. Hiện nay trên Unica có rất nhiều khoá học Excel, Word,... hấp dẫn được rất nhiều người quan tâm theo dõi. Mời bạn đọc cùng khám phá.

Chúc các bạn thành công! 

Đánh giá :

Tags: Excel