Hướng dẫn định dạng dữ liệu chuẩn trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn định dạng dữ liệu chuẩn trong Excel chi tiết nhất

Mục lục

Có thể nói rằng văn bản chữ viết khi làm việc trên excel không nhiều như của trên văn bản word và cũng không phải chỉ word mới quan trọng việc định dạng cho các font chữ,... cách định dạng dữ liệu trong Excel cũng là một trong những điều vô cùng quan trọng nhé. Với một số những bạn không làm việc nhiều với excel thì có thể chưa biết cách định dạng. Do vậy, bài viết hướng dẫn định dạng dữ liệu dưới đây sẽ bổ ích cho những ai cần biết nhé. 

1. Định dạng dữ liệu trong Excel

Định dạng dữ liệu trong Excel bạn có biết quan trọng thế nào không. Việc định dạng các ô dữ liệu cùng 1 định dạng sẽ giúp bạn có thể thực hiện nhận kết quả khi sử dụng công thức hay sử dụng hàm một cách đồng nhất, chính xác hơn thuận tiện cho việc phân tích tài liệu của bạn hơn.

Khi mở trang tính excel mới ra, luôn sẽ có kiểu định dạng dữ liệu là General. Bạn dễ dàng thay đổi sang các định dạng khác nhau theo từng yêu cầu mục đích công việc của bạn.

Xem thêm: Khóa học tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao

2. Định dạng số (Number Formats) là gì?

Định dạng số trong Excel là tính năng cho phép bạn định dạng số cho dữ liệu trong bảng tính. Ngoài ra, cách định dạng số trong Excel này còn cho biết chính xác kiểu dữ liệu mà bạn đang sử dụng trong bảng tính. 

Sử dụng định dạng số giúp cho việc sử dụng thông tin trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. 

3. Cách thiết lập định dạng số trong Excel

- Bước 1: Trên tab Home của thanh công cụ, bạn nhấn vào mũi tên thả xuống Number Format. Sau đó chọn kiểu định dạng trong Excel mà mình muốn. 

cah-thiet-lap-dinh-dang-so-1

Thiết lập định dạng số trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Ngoài ra, bạn có thể Click vào một trong những định dạng số nhanh dưới trình thả đơn xuống. 

ccah-thiet-lap-dinh-dang-so

Thiết lập định dạng số trong Excel - Hình 2

Ví dụ, bạn chọn kiểu định dạng tiền tệ thì nhấn vào biểu tượng $. Sau đó chọn đơn vị tiền tệ mình muốn sử dụng.

ccah-thiet-lap-dinh-dang-so

Thiết lập định dạng số trong Excel - Hình 3

Kết quả nhận được như sau:

ccah-thiet-lap-dinh-dang-so

Thiết lập định dạng số trong Excel - Hình 4

4. Các định dạng số trong Excel

Định dạng Number

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng.

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Format Cells. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 2

- Bước 3: Trong cửa sổ Format Clells, chọn Number để định dạng số. Tiếp tục chọn mục Use 1000 Separtor để Excel tự động thêm dấu phẩy sau mỗi 2 chữ số. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 3

- Bước 4: Nhấn Enter để nhận kết quả. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 4

Định dạng tiền tệ, kế toán

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng tiền tệ

dinh-dang-tien-te-trong-Excel

Định dạng tiền tệ - Hình 1

- Bước 2: Nhấp vào biểu tượng $ trên thanh công cụ và lựa chọn đơn vị tiền tệ mà mình muốn sử dụng. 

dinh-dang-tien-te-trong-Excel-2

Định dạng tiền tệ - Hình 2

- Bước 3: Kết quả sau khi hoàn thành như sau.

dinh-dang-tien-te-trong-Excel-2

Định dạng tiền tệ - Hình 3

Định dạng ngày, tháng, thời gian

- Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn định dạng ô trong Excel ngày, tháng, năm mà mình muốn sử dụng. Sau đó nhấn OK

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 1

- Bước 2: Trong ô hiển thị, bạn nhập ngày tháng năm theo định dạng đã chọn. 

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 2

- Bước 3: Kéo chuột xuống phía dưới để hiển thị kết quả ở những ô tiếp theo.

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 3

Kết quả như sau:

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 4

>> Xem thêm: Các hàm xác định ngày tháng trong Excel

Định dạng phần trăm

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng phần trăm.

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Percentage.

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 3

Định dạng phân số

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng số.

dinh-dang-phan-so-trong-Excel-1

Định dạng phân số trong Excel - Hình 1

- Bước 2:  Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Fraction

dinh-dang-phan-so-trong-Excel-1

Định dạng phân số trong Excel - Hình 2

Định dạng khoa học 

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu bạn cần định dạng khóa học.

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 1

- Bước 2:  Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Scientific. 

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 3

Định dạng kiểu chữ

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu bạn cần định dạng khóa học.

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 1

- Bước 2: Nhấn chuột vào mũi tên tam giác trỏ xuống, sau đó lựa chọn phông chữ mà bạn muốn sử dụng.

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 3

Định dạng Custom

Đây là một kiểu định dạng tùy chọn của người dùng. Với định dạng này, người dùng có thể tự mình tạo ra định dạng theo quy định của Excel. 

Cách sử dụng của định dạng Custom vô cùng đơn giản. Trong hộp thoại "Format Cells" chọn "Custom" ở cột bên trái. Sau đo tùy chỉnh định dạng mong muốn tại mục "Type" ở cột bên tay phải. Như vậy là bạn đã biết được cách định dạng cột trong excel của mình rồi đó.

dinh-dang-du-lieu-trong-Excel-2.jpg

Định dạng Custom

5. Một số lưu ý khi sử dụng định dạng số

- Trong trường hợp bạn muốn sử dụng cho mỗi cột trong bảng tính Excel một loại dữ liệu nhất định, bạn có thể chọn toàn bộ cột, sau đó áp dụng định dạng số bạn muốn vào cột đó. Thao tác đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình làm việc với Excel.

- Khi bạn định dạng số trong một công thức của ô trong bảng tính Excel thì nó sẽ tự động ám dụng các định dạng cùng loại cho các ô mới mà không cần phải thực hiện lại thao tác.

- Bạn nên nhập định dạng số trước khi nhập dữ liệu để tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Trên đây là hướng dẫn giới thiệu về các dạng định dạng trong excel, với 12 cách định dạng trong Excel khác nhau bạn có thể định dạng dữ liệu để phù hợp với công việc của mình. Cùng với đó, bạn hoàn toàn có thể nâng cao vốn kiến thức về hệ thống hàm Excel và học Kế toán online cũng như phân tích và xử lý hệ thống dữ liệu với các khóa học Excel online từ chính các chuyên gia hàng đầu. 

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel

Đánh giá :

Tags: Excel