Hướng dẫn định dạng dữ liệu trong excel với Format Cells

Hướng dẫn định dạng dữ liệu trong excel với Format Cells

Mục lục

Trong quá trình học tập và làm việc với bảng tính excel, bạn nên định dạng số cho dữ liệu để bảng tính trở nên dễ nhìn và chính xác hơn, đồng thời giúp tăng tính thẩm mỹ. Thao tác định dạng dữ liệu trong excel không khó, tuy nhiên với một số bạn không hay làm việc với excel thì có thể sẽ gặp nhiều bỡ ngỡ. Đừng lo lắng nhé, bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng dữ liệu trong excel đơn giản và nhanh chóng nhất.

1. Định dạng dữ liệu là gì?

Định dạng dữ liệu trong Excel là việc thay đổi cách hiển thị dữ liệu trên trang tính. Định dạng dữ liệu có thể giúp bạn làm cho dữ liệu dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Có nhiều loại định dạng dữ liệu khác nhau trong Excel, bao gồm:

- Định dạng số: Định dạng số giúp bạn hiển thị dữ liệu số dưới dạng số, tiền tệ, phần trăm, v.v.

- Định dạng văn bản: Định dạng văn bản giúp bạn hiển thị dữ liệu văn bản theo kiểu chữ, kích thước, màu sắc, v.v.

- Định dạng ngày và giờ: Định dạng ngày và giờ giúp bạn hiển thị dữ liệu ngày và giờ theo định dạng mong muốn.

- Định dạng ô: Định dạng ô giúp bạn thay đổi màu nền, màu viền,... của ô.

dinh-dang-du-lieu-trong-excel.jpg

Định dạng dữ liệu trong excel là thao tác thay đổi cách hiển thị dữ liệu

2. Tại sao cần định dạng dữ liệu trong excel?

Định dạng dữ liệu trong Excel là một tính năng quan trọng giúp bạn làm cho dữ liệu của mình dễ đọc và dễ hiểu hơn. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn cần học cách định dạng excel:

tai-sao-can-dinh-dang-du-lieu-trong-excel.jpg

Định dạng dữ liệu trong excel giúp bảng tính gọn gàng hơn

- Để làm cho dữ liệu dễ đọc và dễ hiểu hơn, từ đó thao tác trên excel diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

- Giúp cho bảng tính trông chuyên nghiệp hơn: Định dạng dữ liệu giúp đảm bảo tính thẩm mỹ. Từ đó giúp cho bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

3. Các định dạng dữ liệu trong Excel

Như bên trên đã chia sẻ, định dạng dữ liệu trong excel có rất nhiều loại khác nhau. Sau đây Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cách định dạng số trong excel, cách định dạng văn bản trong excel cùng nhiều cách định dạng dữ liệu khác, cùng khám phá nhé.

3.1. Định dạng số - Number

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng.

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Format Cells. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 2

- Bước 3: Trong cửa sổ Format Clells, chọn Number để định dạng số. Tiếp tục chọn mục Use 1000 Separtor để Excel tự động thêm dấu phẩy sau mỗi 2 chữ số. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 3

- Bước 4: Nhấn Enter để nhận kết quả. 

dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel - Hình 4

3.2. Định dạng tiền tệ và kế toán

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng tiền tệ

dinh-dang-tien-te-trong-Excel

Định dạng tiền tệ - Hình 1

- Bước 2: Nhấp vào biểu tượng $ trên thanh công cụ và lựa chọn đơn vị tiền tệ mà mình muốn sử dụng. 

dinh-dang-tien-te-trong-Excel-2

Định dạng tiền tệ - Hình 2

- Bước 3: Kết quả sau khi hoàn thành như sau.

dinh-dang-tien-te-trong-Excel-2

Định dạng tiền tệ - Hình 3

3.3. Định dạng ngày tháng và thời gian

- Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn định dạng ô trong Excel ngày, tháng, năm mà mình muốn sử dụng. Sau đó nhấn OK

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 1

- Bước 2: Trong ô hiển thị, bạn nhập ngày tháng năm theo định dạng đã chọn. 

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 2

- Bước 3: Kéo chuột xuống phía dưới để hiển thị kết quả ở những ô tiếp theo.

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 3

Kết quả như sau:

đinh-dang-ngay-thang-thoi-gian-trong-Excel-1

Định dạng ngày, tháng, năm, thời gian - Hình 4

3.4. Định dạng phần trăm trong Excel

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng phần trăm.

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Percentage.

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-phan-tram

Định dạng phần trăm trong Excel - Hình 3

3.5. Định dạng phân số trong Excel

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng số.

dinh-dang-phan-so-trong-Excel-1

Định dạng phân số trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Fraction

dinh-dang-phan-so-trong-Excel-1

Định dạng phân số trong Excel - Hình 2

3.6. Định dạng khoa học 

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu bạn cần định dạng khóa học.

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 1

- Bước 2: Dùng chuột nhấp vào trình thả đơn xuống Number Format trên tab Home trên thanh công cụ. Sau đó chọn Scientific. 

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-khoa-hoc-trong-Excel

Định dạng khoa học - Hình 3

3.7. Định dạng dữ liệu kiểu chữ

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu bạn cần định dạng khóa học.

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 1

- Bước 2: Nhấn chuột vào mũi tên tam giác trỏ xuống, sau đó lựa chọn phông chữ mà bạn muốn sử dụng.

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 2

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

dinh-dang-kieu-chu-trong-Excel

Định dạng kiểu chữ - Hình 3

3.8. Định dạng đặc biệt – Special

Có thể nhiều bạn vẫn chưa biết một điều rằng, mỗi một nước khác nhau sẽ có 1 số dãy số đặc trưng như: số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội,... Tất cả những dãy số này được gọi là định dạng đặc biệt. Để định dạng đặc biệt bạn sử dụng mục Special.

dinh-dang-dac-biet.jpg

Định dạng đặc biệt

3.9. Định dạng của người dùng - Custom

Đây là một kiểu định dạng tùy chọn của người dùng. Với định dạng này, người dùng có thể tự mình tạo ra định dạng theo quy định của Excel. 

Cách sử dụng của định dạng Custom vô cùng đơn giản. Trong hộp thoại "Format Cells" chọn "Custom" ở cột bên trái. Sau đo tùy chỉnh định dạng mong muốn tại mục "Type" ở cột bên tay phải. Như vậy là bạn đã biết được cách định dạng cột trong excel của mình rồi đó.

dinh-dang-du-lieu-trong-Excel-2.jpg

Định dạng Custom

4. Kết luận

Trên đây là hướng dẫn giới thiệu về cách định dạng dữ liệu trong excel, với 9 định dạng kiểu dữ liệu trong excel khác nhau này bạn có thể định dạng dữ liệu sao cho phù hợp nhất với công việc của mình. Nếu bạn muốn thành thạo excel, hãy tham gia khóa học Excel online từ chính các chuyên gia hàng đầu của Unica. Với nội dung bài giảng hay, đầy đủ và xúc tích, chắc chắn bạn sẽ làm việc với photoshop thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.

>>> Xem thêm: Cách chuyển ngày tháng năm sang dạng text bằng các hàm cơ bản

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quy đổi tỷ giá trong Excel chi tiết nhất

>>> Xem thêm: Cách sử dụng conditional formatting trong excel để tô màu, đánh dấu ô

Đánh giá :

Tags: Bán hàng Online
Trở thành hội viên