Cách định dạng văn bản trong Word để có một file đúng xác chuẩn

Để có một tài liệu văn bản đúng chuẩn trong Word, việc định dạng một cách chính xác và hợp lý là vô cùng quan trọng. Từ việc canh lề, cỡ chữ đến khoảng cách giữa dòng, tất cả đều cần được xem xét một cách kỹ lưỡng. Để giúp bạn thực hiện điều này, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng văn bản trong Word để tạo ra một file văn bản đúng chuẩn và chuyên nghiệp.

Định dạng văn bản trong Word là gì?

Định dạng văn bản trong Word là quá trình thay đổi và cấu trúc lại văn bản để tạo ra một file đẹp mắt, rõ ràng và chuyên nghiệp. Định dạng văn bản bao gồm các thao tác như căn lề, thay đổi kích cỡ giấy, chọn font chữ, khoảng cách, căn chỉnh đoạn văn, tạo danh sách, tiêu đề, chân trang, số trang và nhiều tính năng khác.

Định dạng văn bản trong Word là quá trình thay đổi và cấu trúc lại văn bản để tạo ra một file đẹp mắt

Mục đích của việc định dạng văn bản

Việc định dạng văn bản có nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào loại văn bản và người đọc. Một số mục đích chung của việc định dạng văn bản là:

- Tăng tính hấp dẫn và thu hút sự chú ý của người đọc.

- Cải thiện phong cách trình bày và truyền đạt thông điệp của văn bản một cách hiệu quả.

- Tuân theo các nguyên tắc và chuẩn mực của các loại văn bản khác nhau, ví dụ như văn bản học thuật, thương mại, pháp lý,...

- Giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu được nội dung của văn bản.

Việc định dạng văn bản có nhiều mục đích khác nhau

Hướng dẫn cách định dạng văn bản trong word

Để định dạng văn bản trong word, bạn có thể sử dụng các công cụ và tính năng có sẵn trong chương trình Word. Dưới đây là một số cách định dạng văn bản cơ bản và phổ biến nhất.

1. Cách định dạng trang trong word

Đối với một trang word, những việc bạn cần làm là căn lề, chỉnh kích thước và chiều của văn bản. Chi tiết từng mục sẽ được trình bày cụ thể ở dưới đây:

1.1. Căn lề và kích thước cho văn bản

Căn lề và kích thước cho văn bản là việc điều chỉnh khoảng cách giữa biên của trang và nội dung của văn bản. Bạn có thể căn lề và kích thước cho văn bản theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn tab Layout (Bố cục) trên thanh Ribbon > Chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản.

Chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản

- Bước 2: Bảng điều chỉnh căn lề Page setup, bạn chọn Margins và bắt đầu điều chỉnh kích thước lề chuẩn theo khổ giấy A4 như sau:

+ Top: 2 - 2.5 cm

+ Bottom: 2 - 2.5 cm

+ Left: 3 - 3.5 cm

+ Right: 1.5 - 2 cm

Nhấn OK để hoàn thành. 

Chỉnh căn lề và nhấn OK để hoàn thành

- Bước 3: Chọn Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. Trong đó:

+ Portrait để chọn khổ dọc.

+ Landscape để chọn khổ ngang.

Chỉnh sửa khổ giấy của văn bản

>> Xem thêm: Cách bỏ formatted trong Word chỉ mất vài phút

1.2. Cách chỉnh format trong word: Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản

- Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait và Landscape. 

- Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.

Định dạng trang văn bản 

Hướng dẫn định dạng trang văn bản

2. Định dạng font chữ trong Word

Việc định dạng font chữ trong một trang Word cũng vô cùng quan trọng vì nó sẽ giúp trang văn bản thêm chuyên nghiệp. Những việc bạn cần làm với font chữ gồm:

2.1. Định dạng font chữ với trang mới

Định dạng font chữ với trang mới là việc thay đổi loại, kích thước và kiểu chữ cho toàn bộ văn bản trên một trang mới. Bạn có thể định dạng font chữ với trang mới theo các bước sau:

- Bước 1: Bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Mở cửa sổ định dạng font chữ

- Bước 2: Trong nhóm Font (Phông chữ), nhấp vào mũi tên thả xuống để chọn loại font chữ mong muốn cho văn bản. Ở đây, tôi sẽ chọn font là iCiel Pacifico. Sau đó là nhấn OK là hoàn thành.

Chọn font cần định dạng và nhấn OK

2.2. Hướng dẫn định dạng trang trong word: Định dạng khoảng cách các chữ

Định dạng khoảng cách các chữ là việc điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự trong văn bản. Bạn có thực hiện cách định dạng văn bản trong word với khoảng cách chữ như sau:

- Bước 1: Bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng font chữ.

- Bước 2: Chọn thẻ Advanced.

Chọn thẻ Advanced

- Bước 3: Thiết lập khoảng cách chữ tại mục Spacing như sau:

+ Normal: Bình thường.

+ Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.

+ Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.

Thiết lập khoảng cách chữ tại mục Spacing

- Bước 4: Nhấn OK để hoàn thành việc định dạng khoảng cách các chữ.

Nhấn OK

Kết quả của cách chỉnh word chuẩn bên trên như sau:

2.3. Sao chép định dạng bằng Format Painter

Sao chép định dạng bằng Format Painter là việc sao chép định dạng của một đoạn văn bản đã có và áp dụng cho một đoạn văn bản khác. Bạn có thể sao chép định dạng bằng Format Painter theo các bước sau:

- Bước 1: Tô đen toàn bộ vùng văn bản cần định dạng.

Tô đen toàn bộ vùng văn bản

- Bước 2: Chọn tab Home, sau đó bạn hãy chọn mục Format Painter.

Chọn mục Format Painter

Kết quả cách chỉnh file word chuẩn như sau:

3. Định dạng văn bản dùng cách phím tắt

Định dạng văn bản dùng cách phím tắt là việc sử dụng các tổ hợp phím trên bàn phím để thực hiện các thao tác định dạng nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể tham khảo một số cách phím tắt cơ bản được dùng để định dạng văn bản trong Word như sau:

- Ctrl + B: In đậm văn bản

In đậm văn bản

- Ctrl + I: In nghiêng văn bản

In nghiêng văn bản

- Ctrl + U: Gạch chân văn bản

Gạch chân văn bản

- Ctrl + L: Căn lề trái văn bản

Căn lề trái văn bản

- Ctrl + R: Căn lề phải văn bản

Căn lề phải văn bản

- Ctrl + E: Căn giữa văn bản

Căn giữa văn bản

- Ctrl + J: Căn đều hai lề văn bản

Căn đều hai lề văn bản

- Ctrl + 1: Đặt khoảng cách dòng là 1

- Ctrl + 2: Đặt khoảng cách dòng là 2

- Ctrl + 5: Đặt khoảng cách dòng là 1.5

- Ctrl + M: Thụt lề đầu dòng

Thụt lề đầu dòng

- Ctrl + Shift + M: Hủy thụt lề đầu dòng

- Ctrl + T: Thụt lề treo

Thụt lề treo

- Ctrl+D: Mở cửa sổ định dạng font chữ

Mở cửa sổ định dạng font chữ

- Ctrl + Shift + >: Dùng để tăng kích cỡ văn bản

- Ctrl + Shift + <>: Gảm kích cỡ văn bản.

4. Cách chỉnh văn bản word chuẩn bằng chức năng Paragraph

Định dạng văn bản bằng chức năng Paragraph là việc sử dụng hộp thoại Paragraph để điều chỉnh các thiết lập liên quan đến đoạn văn, chẳng hạn như căn chỉnh văn bản chuẩn trong word, khoảng cách, thụt lề, gạch đầu dòng,... Bạn có thể định dạng văn bản bằng chức năng Paragraph theo các bước sau:

- Bước 1: Tô đen toàn bộ vùng văn bản cần định dạng.

Tô đen toàn bộ vùng văn bản cần định dạng

- Bước 2: Chọn thẻ Home, hãy nhấp chuột vào mũi tên ô Paragraph.

Nhấp chuột vào mũi tên ô Paragraph

- Bước 3: Tại cửa sổ Paragraph, tại mục General, bạn hãy chọn Alignment (canh lề đoạn văn bên trái hoặc phải), Outline Level (chọn kích cỡ của văn bản).

Tại Indentation bao gồm Left và Right (chọn khoảng cách đoạn văn lề trái và lề phải).

Tại Special (chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn), By (khoảng cách thụt đầu dòng).

Ở phần Spacing gồm có:

+ Before: Khoảng cách giữa dòng đầu với dòng bên trên).

+ After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng với dòng bên dưới).

+ Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn).

+ At: Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn).

Chỉnh thông số trong hộp thoại Paragraph

- Bước 4: Nhấn OK để áp dụng các mục vừa chỉnh sửa văn bản word chuẩn.

Nhấn OK

Ngoài cách chỉnh paragraph trong word chuẩn như trên, bạn cũng có thể định dạng văn bản theo chiều ngang hoặc dọc.

4.1. Cách định dạng văn bản trong word: Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang

Chọn vào đoạn cần định dạng:

- Để căn giữa, căn trái, căn phải, căn 2 bên lựa chọn ở mục 1

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang

- Di chuyển đoạn văn bản sang phải, trái lựa chọn ở mục 2

4.2. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc

- Bước 1: Trên thanh menu chọn vào Page Layout click vào ký hiệu mũi tên bên góc phải bên dưới của mục Page setup để mở ra hộp thoại Page Setup:

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc 

- Bước 2: Trong hộp thoại Page setup chọn vào mục Layout, chọn vào trong phần Vertical alignment chọn vào:

- Top: để căn trên.

- Center: để căn trung tâm.

- Justified: căn đều giữa các dòng văn bản.

- Bottom: căn dưới

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc 

>> Xem thêm: Cách xóa bỏ chữ bị gạch đỏ trong Word dễ dàng

Khám phá thêm chứng chỉ tin học ic3 đến từ các chuyên gia hàng đầu Unica.

5. Cách định dạng văn bản trong word bằng nút mũi tên

Định dạng văn bản bằng nút mũi tên là việc sử dụng các nút mũi tên trên thanh công cụ để thay đổi kích thước, căn lề, căn giữa, xoay hay di chuyển các đối tượng như hình ảnh, biểu đồ, bảng, v.v. trong văn bản. Bạn có thể định dạng văn bản bằng nút mũi tên theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn thẻ Layout > Bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup

- Bước 2: Tại bảng điều chỉnh lề, bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4. Trong đó:

+ Top: Căn lề trên

+ Bottom: Căn lề dưới

+ Left: Căn lề trái

+ Right: Căn lề phải.

Chỉnh căn lề

Bước 3: Nhấn OK để áp dụng các tùy chỉnh.

Nhấn OK để áp dụng các tùy chỉnh

6. Định dạng văn bản bằng thước ngang

Để định dạng văn bản bằng thước ngang, bạn thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn chọn thẻ View, sau đó chọn Ruler.

Chọn Ruler

- Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn.

Kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn

7. Cách định dạng văn bản trong word: Định dạng cột

Định dạng cột là việc chia văn bản thành nhiều cột nhỏ, giống như trên báo chí hoặc tạp chí. Bạn có thể định dạng cột theo các bước sau:

- Bước 1: Tô đen toàn bộ đoạn văn bản cần định dạng cột.

Tô đen toàn bộ đoạn văn bản

- Bước 2: Chọn vào thẻ Layout > Chọn Columns.

Chọn Columns

- Bước 3: Chọn một trong các định dạng cột mong muốn trong phần xổ xuống của Columns:

+ One: Định dạng 1 cột.

+ Two: Định dạng 2 cột.

+ Three: Định dạng 3 cột.

+ Left: Định dạng cột bên trái.

+ Right: Định dạng cột bên phải.

Chọn định dạng phù hợp

Ở đây, tôi sẽ chọn Three, kết quả của cách chỉnh văn bản chuẩn như sau:

8. Bullets, Numbering, MultiLevel List

Bullets, Numbering, MultiLevel List là các tính năng giúp bạn tạo ra các danh sách gọn gàng và rõ ràng trong văn bản. Bạn có thể sử dụng các tính năng này theo các bước sau:

- Bước 1: Bôi đen toàn bộ đoạn văn cần định dạng.

Tô đen toàn bộ đoạn văn bản

- Bước 2: Chọn tab Home (Trang chủ) trên thanh công cụ.

- Bước 3: Trong nhóm Paragraph (Đoạn văn), bạn có thể chọn một trong ba nút sau:

+ Nút Bullets (Gạch đầu dòng) để tạo ra một danh sách không có thứ tự, mỗi mục được đánh dấu bằng một ký hiệu như hình tròn, vuông, tam giác,...

+ Nút Numbering (Đánh số) để tạo ra một danh sách có thứ tự, mỗi mục được đánh số bằng một con số, một chữ cái hoặc một ký tự La Mã.

+ Nút MultiLevel List (Danh sách nhiều cấp) để tạo ra một danh sách phân cấp, mỗi mục được thụt lề theo cấp độ khác nhau và được đánh dấu bằng một ký hiệu hoặc số khác nhau.

Chọn nút lệnh tương ứng

Ở đây, tôi chọn lệnh Bullets. Kết quả trả về như sau:

9. Cách định dạng văn bản trong word: Header, Footer, Page Number

Header, Footer, Page Number là các tính năng giúp bạn thêm vào văn bản các thông tin như tiêu đề trang, chân trang, số trang và nhiều thông tin khác. Bạn có thể sử dụng các tính năng này theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn tab Insert (Chèn) trên thanh Ribbon.

Chọn tab Insert

- Bước 2: Trong nhóm Header & Footer (Tiêu đề & Chân trang), bạn có thể chọn một trong ba nút sau:

+ Nút Header (Tiêu đề) để thêm vào văn bản một tiêu đề trang, thường là một dòng chữ nằm ở phía trên cùng của trang. Bạn có thể chọn một trong các kiểu tiêu đề có sẵn hoặc tùy chỉnh tiêu đề theo ý muốn bằng cách nhấp vào **Edit Header** (Chỉnh sửa tiêu đề).

+ Nút Footer (Chân trang) để thêm vào văn bản một chân trang, thường là một dòng chữ nằm ở phía dưới cùng của trang. Bạn có thể chọn một trong các kiểu chân trang có sẵn hoặc tùy chỉnh chân trang theo ý muốn bằng cách nhấp vào **Edit Footer** (Chỉnh sửa chân trang).

+ Nút Page Number (Số trang) để thêm vào văn bản một số trang, thường là một con số nằm ở góc trên hoặc dưới của trang. Bạn có thể chọn vị trí và kiểu số trang mong muốn từ danh sách thả xuống.

Chọn nút lệnh tương ướng

10. Định dạng trang word chuẩn: Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn

Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn là việc tạo ra một ký tự lớn hơn các ký tự khác ở đầu một đoạn văn, thường được dùng để trang trí hoặc nhấn mạnh. Bạn có thể tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn theo các bước sau:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột trước chữ cái bắt đầu đoạn văn, ở đây tôi sẽ đặt trước chữ H của đoạn văn đầu tiên.

Đặt con trỏ chuột trước chữ H của đoạn văn đầu tiên

- Bước 2: Chọn tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ.

Chọn tab Insert

- Bước 3: Trong nhóm Text (Văn bản), nhấp vào mục Drop Cap (Chữ cái đặc biệt) để chọn một trong các lựa chọn có sẵn: 

+ None (Không).

+ Dropped (Thả xuống).

+ In margin (Trong lề).

Chọn Drop Cap tương ứng

Ở đây, tôi sẽ chọn Dropped, kết quả Word trả về như sau:

Kết luận

Cách định dạng văn bản trong word là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tạo ra những văn bản đẹp mắt, rõ ràng và chuyên nghiệp. Bằng cách sử dụng các công cụ và tính năng có sẵn trong chương trình Word, bạn có thể thay đổi và cấu trúc lại văn bản theo ý muốn. Trong bài viết này, tôi đã giới thiệu cho bạn một số cách định dạng văn bản cơ bản và phổ biến nhất. Hy vọng bạn đã hiểu và áp dụng được những cách này trong công việc và học tập của mình. Để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về tin học văn phòng mời bạn đọc tham khảo một số khoá học Word hấp dẫn đang được nhiều người quan tâm hiện nay. 

Chúc bạn thành công!