Hướng dẫn định dạng văn bản trong Word chuẩn nhất

Hướng dẫn định dạng văn bản trong Word chuẩn nhất

Mục lục

Để có một file word dễ đọc bạn cần định dạng văn bản chuẩn để cho văn bản của bạn được hoàn chỉnh đẹp mắt về hình thức rõ ràng về bố cục, bạn cần phải định dạng những gì và định dạng như thế nào? Hãy theo dõi bài viết hướng dẫn dưới đây để có được những file word chuẩn đẹp nhất cho mình.

1. Định dạng văn bản trong word là gì?

Khi làm việc với word, định dạng văn bản là yếu tố vô cùng quan trọng giúp cho văn bản word của bạn trông chuyên nghiệp mà ấn tượng hơn. Hiểu một cách đơn giản, định dạng văn bản là việc trình bày bố cục, phần văn bản theo từng thuộc tính riêng biệt với nhau. 

2 Lệnh định văn bản phổ biến:

- Định dạng đoạn băn bản: những nội dung quan trọng được nhấn mạnh thông qua việc thể hiện hình thức, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung trọng tâm

- Định dạng ký tự: làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản để người đọc dễ nhìn. 

2. Định dạng trang cho văn bản

Đây là định dạng đầu tiên mà bạn cần phải định dạng, để định dạng trang bạn cần phải thực hiện định dạng:

1.1. Căn lề và kích thước cho văn bản

Để căn lề chuẩn, bạn thực hiện như sau: 

- Bước 1: Mở file word bạn cần định dạng, trên thanh công cụ bên trên chọn vào tab Layout. Tiếp tục chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản. 

can-le-va-kich-thuoc-cho-van-ban

Căn lề văn bản - Hình 1

- Bước 2: Trong nhóm Page setup chọn Margins để chọn định dạng căn lề có sẵn bên dưới mục thả xuống, nếu muốn định dạng theo các thông số khác chọn Custom Margins… để tùy chỉnh lề theo các kích thước mong muốn:

can-le-va-kich-thuoc-cho-van-ban

Căn lề văn bản - Hình 2

Tỷ lệ căn lề, kích thước chuẩn cho văn bản như sau:

- Lề trên được căn khoảng từ 2 đến 2.5 cm

- Lề dưới được căn lề từ 2 đến 2.5 cm

- Lề trài cách méo trái từ 3 đến 3.5 cm

- Lề phải có độ căn lề từ 1.5 đến 2 cm.

- Bước 3: Bạn chọn vào mục Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. Trong đó:

+ Portrait để chọn khổ dọc

+ Landscape để chọn khổ ngang.

can-le-va-kich-thuoc-cho-van-ban

Căn lề văn bản - Hình 3

>> Xem thêm: 3 Cách đổi chữ thường thành chữ hoa trong Word

1.2. Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản

- Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait Landscape. 

Định dạng trang văn bản 2

Định dạng trang văn bản 

- Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.

2. Định dạng Font chữ trong Word

Định dạng font cũng là một định dạng văn bản chuẩn, bạn cần định dạng cho chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, kiểu cỡ chữ, màu chữ, nền chữ,... những định dạng này có trong hết ở nhóm Font của tab file trên thanh menu, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản hay chữ nào đó và chọn các định dạng bạn muốn sao cho phù hợp với bài viết của bạn.

Định dạng Font chữ cho trang mới

Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ của văn bản Worrd, bạn mở cửa sổ định dạng Font chữ bằng cách vào thẻ Home. 

dinh-dang-Font-chu-trong-word

Định dạng font chữ - Hình 1

- Bước 2: Trong giao diện cửa sổ Font, bạn chọn Font chữ mà mình muốn rồi nhấn OK để hoàn thành. 

dinh-dang-Font-chu-trong-word

Định dạng font chữ - Hình 2

Định dạng khoảng cách các chữ

- Bước 1: Mở cửa sổ Font bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + D. Sau đó chọn Advanced. 

dinh-dang-Font-chu-trong-word

Định dạng khoảng cách chữ - Hình 1

- Bước 2: Trong mục Character Spacing, bạn thiết lập khoảng cách chữ theo các lựa chọn như sau:

- Normal: Bình thường.

- Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.

- Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.

dinh-dang-Font-chu-trong-word

Định dạng khoảng cách chữ - Hình 2

- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thành.

dinh-dang-Font-chu-trong-word

Định dạng khoảng cách chữ - Hình 3

Sao chép định dạng bằng Format Painter

- Bước 1: Bạn bôi đen đoạn văn bản trong Word cần định dạng.

sao-chep-dinh-dang-bang-Format-Painter

- Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản, bạn chọn mục Formar Painter Home.

sao-chep-dinh-dang-bang-Format-Painter-

- Bước 3: Kết quả sau khi định dạng.

sao-chep-dinh-dang-bang-Format-Painter-

3. Định dạng văn bản trong word bằng chức năng Paragraph

3.1. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang

Chọn vào đoạn cần định dạng:

- Để căn giữa, căn trái, căn phải, căn 2 bên lựa chọn ở mục 1

chinh-doan-van-ban-theo-chieu-ngang-4.png

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang

- Di chuyển đoạn văn bản sang phải, trái lựa chọn ở mục 2

3.2. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc

- Bước 1: Trên thanh menu chọn vào Page Layout click vào ký hiệu mũi tên bên góc phải bên dưới của mục Page setup để mở ra hộp thoại Page Setup:

chinh-doan-van-ban-theo-chieu-doc-5.png

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc 

- Bước 2: Trong hộp thoại Page setup chọn vào mục Layout, chọn vào trong phần Vertical alignment chọn vào:

- Top: để căn trên.

- Center: để căn trung tâm.

- Justified: căn đều giữa các dòng văn bản.

- Bottom: căn dưới

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc 2

Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc 

4. Định dạng cột

Định dạng cột là một định dạng văn bản chuẩn. Để tạo cột cho đoạn văn bản, chọn vào đoạn văn bản đó, sau đó nhấp vào Page Layout > Columns và chọn vào các số cột như trong mục đã hiểu thị và nếu bạn muốn tùy chỉnh theo cách khác thì nhấp chọn More columns:

dinh-dang-cot-7.png

Định dạng cột

5. Bullets, Numbering, MultiLevel List

Định dạng này bạn chọn vào tab home > paragraph chọn 1 định dạng Bullets, 2 Numberingđịnh dạng vào , chọn 3 định dạng MultiLevel List

dinh-dang-bullets-numbering-multilevel-list-8.png

Bullets, Numbering, MultiLevel List


6. Header, Footer, Page Number

Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho văn bản chọn vào Insert trên thanh menu và chọn sử dụng các command trong nhóm Header & Footer:

Header, Footer, Page Number

Header, Footer, Page Number

7. Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn

Việc làm này làm cho văn bản bài viết của bạn thêm phần sống động hơn giống như ở trong bài viết của tờ báo cũng hay có những chữ cái nổi ngay phần đầu mỗi bài viết. Để có thể tạo được chữ cái đặc biệt Insert > Text > Drop Cap > chọn kiểu định dạng chữ đặc biệt bạn muốn trong hộp thoại Drop Cap.

tao-chu-cai-dac-biet-o-dau-10.png

Tạo chữ cái đặc biệt

>> Xem thêm: Cách kẻ khung trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 chi tiết nhất

8. Định dạng văn bản trong word bằng nút mũi tên

- Bước 1: Trên thanh Menu, bạn chọn vào Layout, sau đó bạn thiết lập trang bằng cách nhấn vào Page Setup với biểu tượng hình mũi tên.

dinh-dang-van-ban-bang-mui-ten

Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 1

- Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn Margins và điều chỉnh các thông số theo kích thước lề chuẩn của khổ giấy A4. Trong đó:

+ Top: Căn lề trên

+ Bottom: Căn lề dưới

+ Left: Căn lề trái

+ Right: Căn lề phải.

dinh-dang-van-ban-bang-mui-ten

Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 2

- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn tất

dinh-dang-van-ban-bang-mui-ten

Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 3

9. Định dạng văn bản trong word bằng thước ngang

- Bước 1: Trên thanh công cụ của Word, bạn chọn View -> chọn Ruler

dinh-dang-van-ban-bang-thuoc-ngang

Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 1

- Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề sang hai bên trái và phải là hoàn thành. 

dinh-dang-van-ban-bang-thuoc-ngang

Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 2

10. Định dạng văn bản trong word bằng cách dùng phím tắt

Bạn có thể tham khảo một số phím tắt cơ bản được dùng để định dạng văn bản trong Word như sau:

Ctrl+B: Chức năng in đậm văn bản

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -1

Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -2

Ctrl+I: Chức năng in nghiêng font chữ

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -3

Ctrl+U: Chức năng gạch chân font chữ.

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -4

- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ văn bản.

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -5

- Ctrl + Shift + <>: Gảm kích cỡ văn bản.

dinh-dang-van-ban-bang-cach-dung-phim-tat

Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -6

Trên đây là những định dạng văn bản trong word để có một file word chuẩn và hợp lý, hy vọng từ đây bạn sẽ biết cách định dạng cho bài viết của mình để có thể tạo ra nhiều các bản word chuyên nghiệp nhất. Để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về tin học văn phòng mời bạn đọc tham khảo một số khoá học Word hấp dẫn đang được nhiều người quan tâm hiện nay. 

Đánh giá :

Tags: Word