Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Mục lục

Excel là bảng tính được gọi là trung tâm của sự tiện dụng và là nơi để lưu trữ thông tin và các dữ liệu, tuy nhiên với các tập dữ liệu lớn lại kèm theo đó là những khó khăn như việc chọn ra thông tin chính và theo dõi thời hạn. May mắn thay, Microsoft Excel có một tính năng gọi là định dạng có điều kiện để giải quyết cho sự thách thức này. 

Conditional formatting trong Excel là định dạng có điều kiện cho phép bạn áp dụng định dạng đặc biệt cho các ô trong bảng tính đáp ứng các tiêu chí nhất định. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách sử dụng conditional formatting cho người dùng cơ bản và nâng cao cùng theo dõi cùng Unica.

1. Conditional formatting trong Excel là gì?

- Conditional formatting trong Excel là một tính năng trong nhiều ứng dụng bảng tính cho phép bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Nó thường được sử dụng để đổi màu ô trong Excel theo điều kiện, nhấn mạnh hoặc phân biệt giữa dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong bảng tính. 

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Conditional formatting trong Excel

- Conditional formatting trong Excel cho phép người dùng có thể thực hiện việc gây chú ý cho các điểm dữ liệu thông tin quan trọng và đặc biệt có thể chuyển đổi trang tính của bạn từ nơi lưu trữ dữ liệu thành một hệ thống lanh lẹ tin cậy, làm nổi bật các thông tin chính và giúp bạn đạt được khối lượng công việc.

- Nhìn chung, áp dụng định dạng có điều kiện là một cách dễ dàng để giữ cho bạn và các thành viên trong nhóm cập nhật dữ liệu của bạn - kêu gọi sự chú ý trực quan đến các ngày và thời hạn quan trọng, nhiệm vụ và bài tập,...do vậy mà việc sử dụng đúng định dạng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian sử dụng dữ liệu thủ công và giúp xác định xu hướng dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel

2. Tìm hiểu chi tiết các định dạng theo điều kiện có sẵn

Conditional formatting được sử dụng phổ biến với quy tắc nổi bật áp dụng định dạng màu cho các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể đã xác định. Chúng là loại quy tắc định dạng có điều kiện cơ bản nhất và cung cấp nhiều hàm tô màu trong Excel theo điều kiện.

1 - Highlight Cells Rules

Đây là cách định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn tạo ra. 

Một số chức năng như:

- Greater Than: Định dạng ô có giá trị lớn hơn giá trị bạn chọn.

- Less Than: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn giá trị bạn chọn.

- Between: Định dạng các giá trị nằm trong khoảng bạn chọn.

- Equal To: Định dạng ô chứa giá trị bạn chọn.

- Text That Contains: Ô chứa chữ bạn chọn sẽ được định dạng.

- A Date Occurring: Định dạng ô có chứa thời gian bạn thiết lập.

- Duplicate Values: Định dạng các giá trị trùng lặp.

+ Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán.

Xem thêm: Bộ khóa học tin học văn phòng giúp tăng hiệu suất công việc 100%

- Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Toán.

Highlight-Cells-Rules

Highlight Cells Rules

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.

su-dung-chuc-nang-Highlight-Cells-Rules

Sử dụng chức năng Highlight Cells Rules

- Bước 3: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK.

Highlight-Cells-Rules

Nhập 8.5

2 - Top / Bottom Rules

Là định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.

Các ô được định dạng theo các chức năng như:

- Top 10 Items: Ô có 10 giá trị lớn nhất.

- Top 10%: 10% ô chứa giá trị lớn nhất.

- Bottom 10 Items: Ô có 10 giá trị nhỏ nhất.

- Bottom 10%: 10% ô chứa giá trị nhỏ nhất.

- Above Average: Ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.

- Below Average: Ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.

+ Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn.

- Bước 1: Quét chọn các giá trị trong cột Văn.

top-bottom-rules

Top / Bottom Rules - Hình 1

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.

top-bottom-rules-1

Top / Bottom Rules - Hình 2

- Bước 3: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK.

top-bottom-rules-2

Top / Bottom Rules - Hình 3

3 - Data Bar

Có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỉ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn

+ Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh.

- Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Anh.

Data bar

Cách sử dụng Data bar - Hình 1

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill.

su-dung-dinh-dang-data-bar

Cách sử dụng Data bar - Hình 2

4 - Color Scales

Có chức năng sử dụng màu sắc để phân biệt cacsc ô của một vùng dữ liệu nào đó dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ôn đó.

+ Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý.

- Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Lý.

color-scales

Chức năng Color Scales - Hình 1

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.

chuc-nang-color-scales

Chức năng Color Scales - Hình 2

5 - Icon Sets

+ Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu.

+ Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa.

- Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Hóa.

icon-set

Chức năng Icon Sets - Hình 1

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng.

su-dung-chuc-nang-icon-sets

Chức năng Icon Sets - Hình 2

3. Ví dụ cho cách sử dụng Conditional formatting trong Excel

Mở một bảng tính trong Excel hoặc nếu chưa có hãy lập một bảng tính mới, ví dụ dưới đây là cho ở bảng và tìm các tháng có doanh số bán < 100, 100 - 300 và > 300.

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 1 

1. Tìm giá trị các ô < 100

- Thực hiện các thao tác từ bước chọn vùng các giá trị của dữ liệu và làm theo các bước như trong hình bên dưới:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 2

- Trong phần Format cells that are LESS THAN của ô cửa sổ Less Than nhập giá trị 100 và cùng dòng là với nơi chọn màu --> OK.

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 3

- Khi OK cho ra được kết quả như trong hình, các giá trị < 100 được bôi đậm màu đỏ:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 4

2. Tô màu các ô có giá trị 100 - 300

- Áp dụng Conditional formatting trong Excel, bạn thực hiện các thao tác như các bước đầu của phần 1 cho các giá trị < 100, nhưng ở thao tác thứ 5 chọn Between:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 5

- Nhập các giá trị trong phần cửa sổ Between, chọn từ vùng giá trị 100 đến 300 và chọn màu đánh dấu khác với nhóm thứ nhất như hình bên dưới đây:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 6


- OK và kết quả cho ra được như trong bảng:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 7

3. Tìm các giá trị > 300

- Cũng thực hiện các thao tác như trong các bước của tô màu cho các giá trị thuộc 2 vùng trên, ở mục này chọn Greater Than:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 8

- Nhập giá trị là 300, và lựa chọn màu không trùng lặp với 2 vùng trên cho cửa sổ mới mở ra:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 9

- Chọn ok và cho ra kết quả ở bảng dữ liệu:

su-dung-conditional-formatting-trong-excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 10

>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất

3. Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng

Conditional Formatting trong Excel còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị.

Ví dụ: Trong bảng mô tả mà Unica cung cấp dưới đây, định dạng ô tại cột Anh có giá trị >6.9 do bạn tự thiết lập.

- Bước 1: Click vào cột E để chọn các giá trị cột Anh. 

tim-hieu-dinh-dang-theo-dieu-kien-rieng

Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng - Hình 1

- Bước 2: Chọn Conditional Formatting, sau đó chọn New Rule.

tim-hieu-dinh-dang-theo-dieu-kien-rieng

Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng - Hình 2

- Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format. Sau đó bạn nhập công thức =E4 > 6.9” vào ô Format values where this formula is true -> chọn Format.

tim-hieu-dinh-dang-theo-dieu-kien-rieng

Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng - Hình 3

- Bước 4: Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn màu sắc tại Fill rồi nhấn OK

tim-hieu-dinh-dang-theo-dieu-kien-rieng

Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng - Hình 4

- Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành. 

tim-hieu-dinh-dang-theo-dieu-kien-rieng

Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng - Hình 5

4. Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel áp dụng trong bài thi MOS

Áp dụng màu ô và màu chữ dựa theo giá trị

- Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 1

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Conditional Formatting -> chọn Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 2

Hiển thị data bars, color scale hoặc icon dựa vào giá trị dữ liệu

- Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 3

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Conditional Formatting -> chọn Data Bars, Color Scale hoặc Icon Sets.

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 4

Tạo quy tắc mới

Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu.

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 5

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Conditional Formatting -> chọn New Rule. 

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 6

Hiệu chỉnh quy tắc được áp dụng

Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu cần hiệu chỉnh.

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS-8

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 7

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Conditional Formatting -> chọn Manage Rules

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS-8

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 8

- Bước 3: Trong cửa sổ Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn Edit Rule và sửa lại. 

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS-7

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 9

Xóa quy tắc đã áp dụng

Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu cần xóa.

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS-10

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 10

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Conditional Formatting -> chọn Clear Rules. Sau đó tiếp tục chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc tại vùng bạn chọn. 

Nếu bạn muốn xóa quy tắ toàn bộ trong bảng tính thì chọn vào Clear Rules from Entire Sheet. 

cach-su-dung-conditional-formating-trong-excel-ap-dung-trong-bai-thi-MOS-10

Các thao tác với Conditional Formatting trong Excel - Hình 11

5. Một số câu hỏi liên quan đến Conditional Formatiing trong Excel

#1. Hướng dẫn cách đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ

- Bước 1: Dùng chuột trái bôi đen vùng dữ liệu.

danh-dau-cac-gia-tri-trung-lap-bang-mau-do

Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ - Hình 1

- Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn mục Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values.

danh-dau-cac-gia-tri-trung-lap-bang-mau-do

Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ - Hình 2

- Bước 3: Trong của sổ Duplicate Values, bạn chọn Light Red Fill with Dark Red Text. Sau đó nhấn vào OK. 

danh-dau-cac-gia-tri-trung-lap-bang-mau-do

Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ - Hình 3

#2. Hướng dẫn cách tạo ra bản đồ nhiệt

- Bước 1: Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ nhiệt.

huong-dan-tao-bieu-do-nhiet

Cách tạo bản đồ nhiệt - Hình 1

- Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn mục Conditional Formatting -> chọn tiếp Color Ruler -> sau đó chọn 1 bảng màu. 

huong-dan-tao-bieu-do-nhiet

Cách tạo bản đồ nhiệt - Hình 2

- Bước 3: Kết quả sau khi hoàn thành. 

huong-dan-tao-bieu-do-nhiet

Cách tạo bản đồ nhiệt - Hình 3

Ngoài những nội dung mà Unica đã chia sẻ qua bài viết trên, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách cách định dạng theo điều kiện Conditional Formatting thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng dưới đây:

Hướng dẫn định dạng theo điều kiện Conditional Formatting

Như vậy với kiến thức về cách sử dụng Conditional formatting trong excel thông qua những ví dụ bạn đọc đã có được những kiến thức về học Excel cơ bản đến nâng cao cũng như có thể thực hiện việc tìm và tô màu có điều kiện trong Excel thật dễ dàng với việc sử dụng Conditional formatting trong Excel, tuy nhiên như trong phần đầu đã có nói, tính năng này không chỉ là việc tô màu dựa theo điều kiện trong Excel mà nó còn sử dụng trong rất nhiều các công việc khác.

Chúc bạn thành công!

Đánh giá :

Tags: Excel