Hướng dẫn sử dụng conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Mục lục

Excel là bảng tính được gọi là trung tâm của sự tiện dụng và là nơi để lưu trữ thông tin và các dữ liệu, tuy nhiên với các tập dữ liệu lớn lại kèm theo đó là những khó khăn như việc chọn ra thông tin chính và theo dõi thời hạn. May mắn thay, Microsoft Excel có một tính năng gọi là định dạng có điều kiện để giải quyết cho sự thách thức này.

Conditional formatting trong Excel là định dạng có điều kiện cho phép bạn áp dụng định dạng đặc biệt cho các ô trong bảng tính đáp ứng các tiêu chí nhất định. Bài viết dưới đây hướng dẫn cho việc sử dụng định dạng này cho người dùng cơ bản và nâng cao.

Bạn đọc cũng quan tâm:

>> Định dạng dữ liệu chuẩn trong Excel

>> Hướng dẫn định dạng ngày tháng năm trong excel

>> Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel chuẩn nhất

>> Cách tô màu có điều kiện trong Excel

Conditional formatting trong Excel là gì?

- Conditional formatting trong Excel là một tính năng trong nhiều ứng dụng bảng tính cho phép bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Nó thường được sử dụng để đổi màu ô trong Excel theo điều kiện, nhấn mạnh hoặc phân biệt giữa dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong bảng tính. 

công cụ Conditional formatting

- Conditional formatting trong Excel cho phép người dùng có thể thực hiện việc gây chú ý cho các điểm dữ liệu thông tin quan trọng và đặc biệt có thể chuyển đổi trang tính của bạn từ nơi lưu trữ dữ liệu thành một hệ thống lanh lẹ tin cậy, làm nổi bật các thông tin chính và giúp bạn đạt được khối lượng công việc.

- Nhìn chung, áp dụng định dạng có điều kiện là một cách dễ dàng để giữ cho bạn và các thành viên trong nhóm cập nhật dữ liệu của bạn - kêu gọi sự chú ý trực quan đến các ngày và thời hạn quan trọng, nhiệm vụ và bài tập,...do vậy mà việc sử dụng đúng định dạng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian sử dụng dữ liệu thủ công và giúp xác định xu hướng dễ dàng hơn.

Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel

Conditional formatting được sử dụng phổ biến với quy tắc nổi bật áp dụng định dạng màu cho các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể đã xác định. Chúng là loại quy tắc định dạng có điều kiện cơ bản nhất và cung cấp nhiều hàm tô màu trong Excel theo điều kiện.

Tô màu có điều kiện trong excel

Mở một bảng tính trong Excel hoặc nếu chưa có hãy lập một bảng tính mới, ví dụ dưới đây là cho ở bảng và tìm các tháng có doanh số bán < 100, 100 - 300 và > 300.

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 1

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 1 

1. Tìm giá trị các ô < 100

Thực hiện các thao tác từ bước chọn vùng các giá trị của dữ liệu và làm theo các bước như trong hình bên dưới:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 2

Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 2

Trong phần Format cells that are LESS THAN của ô cửa sổ Less Than nhập giá trị 100 và cùng dòng là với nơi chọn màu --> OK.

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 3

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 3

Khi OK cho ra được kết quả như trong hình, các giá trị < 100 được bôi đậm màu đỏ:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting trong 4

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 4

2. Tô màu các ô có giá trị 100 - 300

Áp dụng Conditional formatting trong Excel, bạn thực hiện các thao tác như các bước đầu của phần 1 cho các giá trị < 100, nhưng ở thao tác thứ 5 chọn Between:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 5

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 5

Nhập các giá trị trong phần cửa sổ Between, chọn từ vùng giá trị 100 đến 300 và chọn màu đánh dấu khác với nhóm thứ nhất như hình bên dưới đây:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 6

Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 6


OK và kết quả cho ra được như trong bảng:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 7

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 7

3. Tìm các giá trị > 300

Cũng thực hiện các thao tác như trong các bước của tô màu cho các giá trị thuộc 2 vùng trên, ở mục này chọn Greater Than:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 8

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 8

Nhập giá trị là 300, và lựa chọn màu không trùng lặp với 2 vùng trên cho cửa sổ mới mở ra:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 9

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 9

Chọn ok và cho ra kết quả ở bảng dữ liệu:

Hướng dẫn sử dụng conditional formatting 10

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 10

Như vậy với kiến thức về Conditional formatting trong excel thông qua những ví dụ bạn đọc đã có được những kiến thức cơ bản và có thể thực hiện việc tìm và tô màu có điều kiện trong Excel thật dễ dàng với việc sử dụng Conditional formatting trong Excel, tuy nhiên như trong phần đầu đã có nói, tính năng này không chỉ là việc tô màu dựa theo điều kiện trong Excel mà nó còn sử dụng trong rất nhiều các công việc khác.

Bạn đọc quan tâm cần tìm hiểu kỹ hơn công cụ tin học văn phòng Excel và muốn làm chủ Excel cùng đăng ký ngay khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ của UNICA để được học nhiều và sâu sắc hơn cho việc sử dụng Conditional formatting.

Bạn đọc cũng quan tâm các khóa học tin học văn phòng khác:

Chinh phục excel công sở

THÀNH THẠO Kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày - Học xong LÀM NGAY

Thành Thạo Excel Qua Giải Đề Thi

Chúc bạn thành công!


Tags: Excel