6 Cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản mà dân văn phòng cần biết
Excel là một phần mềm không thể thiếu trong công việc văn phòng, đặc biệt là khi bạn phải xử lý các bảng dữ liệu lớn và phức tạp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lọc dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả và nhanh chóng. bài viết dưới đây trong chuỗi bài viết học Excel Online sẽ giới thiệu cho bạn 6 cách lọc dữ liệu Excel đơn giản mà dân văn phòng cần biết.
Video Hướng dẫn cách lọc dữ liệu bằng bộ lọc Filter
Hướng dẫn cách lọc dữ liệu bằng bộ lọc Filter
1. Bộ lọc trong excel là gì?
Bộ lọc trong excel là một tính năng cho phép bạn hiển thị chỉ những dòng dữ liệu thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện lựa chọn. Bằng cách lọc dữ liệu trong excel, bạn có thể loại bỏ những thông tin không cần thiết, tập trung vào những dữ liệu quan trọng và thực hiện các phân tích, thống kê và báo cáo một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.
Bộ lọc trong excel là một tính năng cho phép bạn hiển thị chỉ những dòng dữ liệu thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện lựa chọn
2. 6 cách lọc dữ liệu trong excel phổ biến
Để lọc dữ liệu trong Excel, bạn thực hiện một trong 6 cách như là Find and Replace, dùng công cụ Auto Filter, lọc theo màu hoặc dùng slicer. Mỗi cách làm cụ thể sẽ được trình bày dưới đây:
2.1. Tìm kiếm dữ liệu đơn giản trong excel bằng Find and Replace
Một cách lọc dữ liệu đơn giản nhất trong excel là sử dụng chức năng Find and Replace. Với tính năng này, bạn có thể tìm dữ liệu trong 1 sheet hoặc nhiều sheet khác nhau. Để hiểu hơn về cách lọc dữ liệu này, mời bạn theo dõi 2 ví dụ dưới đây:
Ví dụ 1: Cho bảng danh sách 1:
Yêu cầu: Tìm tên và thông tin của những người có địa chỉ Hà Nội.
Cách lọc excel theo tên:
- Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F sẽ thấy hộp thoại Find and Replace.
Mở hộp thoại Find and Replace
- Bước 2: Ở mục Find What, bạn nhập từ khóa Hà Nội.
Nhập từ khóa Hà Nội
- Bước 3: Nhấn Find All sẽ thu được bảng kết quả sau:
Ngoài lọc khách hàng bằng tiêu chí địa chỉ, bạn cũng có thể lọc số điện thoại trong Excel để tìm khách hàng mình muốn.
Ví dụ 2: Cho danh sách 1 và 2:
Yêu cầu: Tìm tên và thông tin của những người có địa chỉ Hà Nội ở cả hai danh sách trong 2 sheet.
Cách lọc dữ liệu trong excel:
- Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F sẽ thấy hộp thoại Find and Replace.
Mở hộp thoại Find and Replace
- Bước 2: Ở mục Find What, bạn nhập từ khóa Hà Nội.
Nhập từ khóa Hà Nội
- Bước 3: Nhấn vào mục Options > Chọn within là workbook.
Chọn within là workbook
- Bước 4: Cuối cùng là nhấn Find All sẽ thu được bảng kết quả sau:
2.2. Tìm dữ liệu trong cột nhờ công cụ Auto Filter
Một cách lọc dữ liệu khác trong excel là sử dụng công cụ Auto Filter. Công cụ này sẽ cho bạn lọc dữ liệu nhanh và chính xác hơn.
Ví dụ 1: Cho bảng danh sách 3:
Yêu cầu: Tìm tên và thông tin của những người có nhu cầu tư vấn.
Cách lọc dữ liệu trong excel:
- Bước 1: Để lọc giữ liệu trong excel, bạn cần bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc.
Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc
- Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data > Chọn Filter sẽ thấy xuất hiện mũi tên nhỏ trỏ xuống bên dưới từng hộp thoại như hình dưới đây:
Chọn Filter sẽ thấy xuất hiện mũi tên nhỏ trỏ xuống bên dưới từng hộp thoại
- Bước 3: Bấm vào mũi tên ở dưới ô Nhu cầu.
Bấm vào mũi tên ở dưới ô Nhu cầu
- Bước 4: Bỏ chọn Select All, chọn Tư vấn và nhấn OK sẽ thu được bảng dưới đây:
Chọn Tư vấn
Kết quả
2.3. Lệnh lọc trong excel Conditional Formatting
Một cách lọc dữ liệu đặc biệt trong excel là lọc theo màu. Bạn có thể sử dụng tính năng này khi bạn muốn phân loại các dữ liệu theo màu nền hoặc màu chữ của chúng. Để lọc theo màu, bạn sử dụng tính năng Conditional Formatting. Sau đó, bạn chọn màu nền hoặc màu chữ mà bạn muốn lọc ra.
Ví dụ 1: Cho bảng danh sách 4:
Yêu cầu: Tìm tên và thông tin của những người có cùng địa chỉ ở Hà Nội.
Cách lọc tên trong excel:
- Bước 1: Để lọc data trong excel, bạn cần bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu 4.
Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu cần lọc
- Bước 2: Trong thẻ Home, bạn chọn Conditional Formatting.
Chọn Conditional Formatting
- Bước 3: Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values…
Chọn Duplicate Values…
- Bước 4: Khi hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn nhấn chọn OK sẽ thu được kết quả như hình dưới đây:
2.4. Slicer - Công thức lọc trong excel
Một cách lọc dữ liệu khác trong excel là sử dụng Slicer là một công cụ lọc dữ liệu trong excel cho phép bạn tạo ra các nút bấm để lựa chọn các giá trị trong một hoặc nhiều cột. Bạn có thể sử dụng Slicer khi bạn muốn lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách dễ dàng và trực quan. Cách dùng hàm lọc trong excel này như sau:
- Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần lọc, sau đó chọn tab Insert > Slicer.
- Bước 2: Trong hộp thoại Insert Slicers, chọn những cột mà bạn muốn tạo Slicer, sau đó nhấn OK.
- Bước 3: Bạn sẽ thấy các Slicer xuất hiện trên Sheet, mỗi Slicer chứa các nút bấm tương ứng với các giá trị trong cột đó. Bạn có thể di chuyển, thay đổi kích thước, và định dạng các Slicer theo ý muốn.
- Bước 4: Để lọc dữ liệu, bạn chỉ cần nhấn vào các nút bấm trên các Slicer. Bạn có thể nhấn nhiều nút bấm trên cùng một Slicer hoặc trên nhiều Slicer khác nhau để lọc theo nhiều điều kiện. Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl và click vào các nút bấm để bỏ chọn hoặc chọn lại.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
2.5. Lọc dữ liệu số hoặc văn bản
- Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.
- Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì các bạn chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì các bạn chọn Number Filters. Bạn có thể chọn bất cứ kiểu muốn lọc nào .
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel
- Bước 3: Trong hộp thoại bất kỳ, các bạn nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu. Chọn quan hệ giữa 2 điều kiện And hoặc Or cho phù hợp với điều kiện lọc. Sau đó nhấn OK. Ở ví dụ mình chọn Greater Than Or Equal To.. ( tức là lớn hơn hoặc bằng).
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel
Tiếp tục với dữ liệu của ví dụ trên, ta chọn 200 và ấn Ok sẽ có kết quả như hình sau
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel
2.6. Hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong excel - Filter
Công thức filter trong excel như sau:
= FILTER(array,include,[if_empty])
Trong đó:
- array: Vùng dữ liệu cần lọc.
- include: Điều kiện cần lọc.
- if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này không bắt buộc phải nhập. Đây chính là công thức lọc dữ liệu trong excel mà bạn có thể áp dụng vào trong quá trình thực hiện.
Sử dụng hàm Filter trong Excel
3. Cách xóa bộ lọc trong Excel
Khi bạn sử dụng lệnh lọc dữ liệu trong excel cụ thể nào đó để xóa bộ lọc, bạn sẽ có cách xóa bộ lọc phù hợp với từng phương pháp này. Ví dụ, với cách dùng Auto Filter để lọc dữ liệu, để bỏ bộ lọc bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng cái phễu có chữ Filter một lần nữa là được.
Còn đối với phương pháp lọc theo Conditional Formatting, muốn loại bỏ bộ lọc, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tô đen toàn bộ vùng dữ liệu đã được lọc.
Tô đen vùng dữ liệu đã được lọc
- Bước 2: Trong thẻ Home, bạn chọn Conditional Formatting.
Chọn Conditional Formatting
- Bước 3: Chọn clear rules > Chọn clear rules entire sheet.
Chọn clear rules entire sheet
Bạn sẽ thu được kết quả như sau:
4. Kết luận
Lọc dữ liệu trong excel là một kỹ năng quan trọng và hữu ích cho người làm văn phòng. Bằng cách lọc dữ liệu excel, bạn có thể tìm kiếm, phân loại, và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn 6 cách lọc dữ liệu trong excel đơn giản mà dân văn phòng cần biết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng lọc dữ liệu trong excel của mình. Những kiến thức này sẽ sẽ giúp ích cải thiện kỹ năng tin học văn phòng cho bạn rất nhiều trong việc học Kế toán online và quản lý công viện của nhân sự công ty.
>>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong Excel chi tiết nhất
>>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 cột excel chính xác nhất
Tags: Bán hàng Online
