Top 5 cách lọc dữ liệu trong Excel chi tiết nhất

Top 5 cách lọc dữ liệu trong Excel chi tiết nhất

Mục lục

Chắc hẳn với những bạn làm việc trên Microsoft Excel sẽ phải sử dụng đến chức năng lọc dữ liệu rất nhiều. Ví dụ như lọc tên tuổi, ngày tháng, số liệu… Tuy nhiên chức năng này có rất nhiều kiểu lọc tùy theo từng dạng dữ liệu, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết giúp các bạn lọc dữ liệu nhanh chóng.

1. Lọc nhanh dữ liệu bằng bộ lọc Filter

Ta có bảng dữ liệu sau:

- Bước 1: Các bạn chọn biểu tượng hình tam giác trong tiêu đề cột muốn lọc dữ liệu.

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

Để thuận tiện trong quá trình làm việc và lọc các dữ liệu, bạn nên tạo bảng có bộ lọc như trên, để làm điều này, bạn chọn toàn bộ vùng dữ liệu, chọn đến biểu tượng Format as Table là được.

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

- Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, các bạn bỏ chọn trong ô vuông trước Select All. Tiếp theo các bạn muốn lọc dữ liệu theo mục nào trong cột các bạn đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu đó. Sau đó nhấn OK. 

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

Bạn sẽ được kết quả như sau:

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

- Để xóa bộ lọc các bạn chọn vào biểu tượng lọc ở trên tiêu đề cột và chọn -> Clear Filter From "tiêu đề cột". Ví dụ ở đây là Clear Filter From "Ca làm".

- Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách lọc dữ liệu bằng bộ lọc Filter thì có thể tham khảo Video sau:

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu bằng bộ lọc Filter

>> Xem thêm: Lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel đơn giản nhất

2. Lọc dữ liệu số hoặc văn bản

- Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.

- Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì các bạn chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì các bạn chọn Number Filters. Bạn có thể chọn bất cứ kiểu muốn lọc nào .

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

- Bước 3: Trong hộp thoại bất kỳ, các bạn nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu. Chọn quan hệ giữa 2 điều kiện And hoặc Or cho phù hợp với điều kiện lọc. Sau đó nhấn OK. Ở ví dụ mình chọn Greater Than Or Equal To.. ( tức là lớn hơn hoặc bằng).

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

Tiếp tục với dữ liệu của ví dụ trên, ta chọn 200 và ấn Ok sẽ có kết quả như hình sau

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

3. Lọc theo màu

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg
Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

- Bước 1: Chọn biểu tượng lọc trong ô tiêu đề của cột đã được định dạng màu sắc.

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg

Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

- Bước 2: Chọn Filter by Color sau đó chọn màu các bạn muốn lọc sau đó ấn Ok sẽ được kết quả như hình:

cach-loc-du-lieu-trong-excel.jpg

Ví dụ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel

4. Sử dụng hàm Filter trong Excel

Công thức được áp dụng như sau: Công thức: = FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó:

- array: Vùng dữ liệu cần lọc.

- include: Điều kiện cần lọc.

- if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này không bắt buộc phải nhập.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-6.jpg

Sử dụng hàm Filter trong Excel

>> Xem thêm: 2 Cách lọc số điện thoại trong Excel

5. Lọc dữ liệu bị trùng ở phiên bản Excel 

5.1. Phiên bản 2019, 2016, 2013

- Bước 1: Mở File Excel cần chỉnh sửa, sau đó bôi đen toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn lọc. Trên thanh công cụ, chọn Data và chọn vào mục Remove Duplicates.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-1.jpg

Lọc dữ liệu bị trùng - Hình 1

- Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn chọn một trong 2 kiểu:

Select All : sẽ lọc tất cả các dữ liệu

Unselect All: lựa chọn các trường muốn lọc để lọc dữ liệu.

Tiếp tục nhấn OK để hoàn tất.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-2.jpg

Lọc dữ liệu bị trùng - Hình 2

- Bước 3: Lúc này giao diện sẽ mở ra hộp thoại mới hiển thị số lượng mẫu trùng, số mẫu bị xóa và tổng số giá trị sửa lại. Nhấn Ok là bạn đã hoàn tất việc lọc dữ liệu.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-2.jpg

Lọc dữ liệu bị trùng - Hình 3

5.2. Phiên bản 2010, 2017

- Bước 1: Mở File Excel cần chỉnh sửa, sau đó bôi đen toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn lọc. Trong mục Home, chọn Conditional Formatting -> chọn Highlight Cells Rules -> chọn Duplicate Value.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-4.jp

Hình minh họa

- Bước 2: Hộp thoại Duplicate Values mở ra, trong đó:

+ Values with: Lựa chọn màu sắc để các giá trị trùng lặp dễ nhìn hơn.

+ Uniques: Hiển thị giá trị tồn tại duy nhất.

+ Duplicate: Hiển thị giá trị trùng lặp.

Nhấn OK để hoàn tất.

cach-loc-du-lieu-trong-excel-5.jpg

Hình minh họa

Trên đây là hướng dẫn các bạn lọc dữ liệu trong Excel dễ dàng. Những kiến thức về học Excel sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc học Kế toán online và quản lý công viện của nhân sự công ty.

>> Xem thêm: 5 Cách tính tuổi trong excel đơn giản và chi tiết nhất

Đánh giá :

Tags: Excel