Chia cột trong Excel là một thao tác đơn giản để tách dữ liệu ra hoặc chia thành các cột riêng biệt, theo các tiêu chí nhất định. Đây là một thao tác giúp bảng dữ liệu Excel của bạn trở nên gọn gàng, khoa học và logic hơn. Sau đây, Unica sẽ hướng dẫn 3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết. Cùng tìm hiểu ngay.
Chia cột trong excel để làm gì?
Dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu câu, dấu phân tách
Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra trong khi nhập liệu trên Excel. Nó xảy ra khi các dữ liệu được xuất ra từ các file Word, Access,... chuyển sang Excel. Các chuỗi ký tự này sẽ được ngăn cách bởi các dấu như dấu phẩy, dấu gạch nối, dấu ngoặc đơn,... trông rất thẩm mỹ.
Chia cột trong Excel giúp phân tích và thống kê dữ liệu dễ dàng hơn
Dữ liệu quá dài, từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau
Đây là trường hợp mà bạn nhập các dữ liệu giống mã code, mã hàng hóa, mã nhân viên, mã khách hàng,... thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau. Đây là trường hợp hiếm xảy ra nhưng lại dễ dàng giải quyết bằng cách chia cột.
Cách chia cột trong Excel bằng Text to Columns
Để chia cột trong excel bằng cách sử dụng tính năng Text to Columns, Unica sẽ hướng dẫn các bước sử dụng Text to Columns để chia cột trong Excel chi tiết như sau:
Cho bảng dữ liệu sau làm ví dụ
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu bạn muốn chia cột. Sau đó chọn cột mà bạn muốn chia.
Bôi đen vùng dữ liệu cần chia cột trong Excel
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Data > chọn tính năng Text to Columns ở trong nhóm Data Tools.
Trên thanh công cụ chọn thẻ Data và chọn tính năng Text to Columns
Bước 3: Lúc này, xuất hiện hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện ra. Bạn muốn phân tách dữ liệu theo dấu cách (dấu phẩy, khoảng trắng, dấu gạch ngang, một ký tự tuỳ chọn...). thì chọn Delimited, nếu bạn muốn phân tách dữ liệu theo độ rộng cố định của các trường thì chọn Fixed width. Sau đó, Nhấn Next để tiếp tục.
Xuất hiện cửa sổ Convert Text to Columns Wizard
Bước 5: Lúc này, Trong excel sẽ xuất hiện hộp thoại mới là Delimiters, bạn hãy lựa chọn ký tự phân cách theo cột dữ liệu của bạn. Nếu bạn lựa chọn Fixed width, hãy kéo dọc 1 đường trên bảng nhằm xác định các vị trí tách. Tiếp theo, Hãy xem trước các trong ô Data preview để chắc chắn dữ liệu phân tách đúng. Nhấn text để tiếp tục.
Giải thích ký tự trong Convert Text to Columns Wizard như sau:
-
Tab: Dữ liệu phân tách từ một khoảng trắng lớn.
-
Semicolon: Dữ liệu phân tách từ dấu chấm phẩy.
-
Comma: Dữ liệu phân tách từ dấu phẩy.
-
Space: Dữ liệu phân tách bằng khoảng trắng (Space).
-
Other: Dữ liệu phân tách bằng một ký tự khác theo tùy chỉnh của người dùng.
Theo dữ liệu ở ví dụ trên, chúng ta sẽ chọn Other và điền dấu gạch ngang “-” vào ô tùy chỉnh.
Tích để chọn điều kiện chia cột trong hộp thoại Delimiters
Bước 5: Tiếp theo ở cột Column data format bạn dùng để điều chỉnh định dạng và ở phần Destination để điều chỉnh vị trí cột sẽ xuất hiện. Ở ví dụ này, Unica sẽ tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1.
Giải thích ký tự trong Coluumns data format như sau:
-
General: Không định dạng.
-
Text: Kiểu văn bản.
-
Date: Kiểu ngày, tháng, năm.
-
Do no import column (Skip): Cột mà được chọn dòng này sẽ không hiển thị kết quả.
Tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1
Bước 7: Sau khi đã cài đặt sau, bạn chọn Finish để chia cột trong Excel.
.png?v=1727084299)
Ấn Finish để hoàn thành
Thành quả sau khi đã hoàn thành chia cột trong Excel.
Kết quả cuối cùng nhân được
Cách chia cột trong Excel theo vị trí của ký tự
Với cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu quá dài với số lượng kỹ tự bằng nhau.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Tách dòng các mã ra thành từng cột khác nhau.
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Mở 1 File Excel mới, trên thanh công cụ chọn thẻ Data > Chọn New Query.
Chọn New Query
Bước 2: Chọn tiếp From File, sau đó chọn From Workbook.
Chọn From Workbook để chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel
Bước 3: Trong cửa sổ Import Data, bạn chọn File cần chia cột, sau đó nhấn chọn Import.
Nhấn chọn Import
Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột rồi nhấn Transform Data.
Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột
Bước 5: Tiếp tục nhấn vào Split Column, sau đó bạn chọn các điều kiện muốn chia cột Excel.
Trong đó:
-
By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách
-
By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự
-
By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự
-
By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa
-
By Uppercase to Lowercase: chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường
-
By Digit to Non-Digit: Chứa cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
-
By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ só đến có chữ số.
Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel
Bước 6: Chọn vào mục By Number Of Characters.
Chọn By Number Of Characters
Bước 7: Trong cửa sổ mới hiện lên, trong Split bạn tích chọn Repeatedly.
Ở phần Number of Characters bạn điền số 7.
Tích chọn Repeatedly
Bước 8: Tiếp tục chọn Advances Options trong của sổ mới rồi chọn kiểu dòng, cột sử dụng. Cuối cùng nhấn OK.
Chọn Advances Options và nhấn OK
Bước 9: Trong trường hợp dữ liệu chia không được như mong muốn, bạn có thể thực hiện thao tác xóa định dạng chia cột đã thực hiện ở phần Query Settings và thực hiện lại thao tác từ bước 1.
Thao tác xóa định dạng chia cột
Bước 10: Nhấn vào mũi tên tam giác trỏ xuống ở Close Load. Sau đó, bạn chọn Close & Load là đã hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel.
Hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
Cách chia cột trong Excel bằng các công thức
Ngoài Text to Columns, bạn cũng có thể sử dụng các công thức trong excel để tách một ô hoặc một cột thành nhiều ô hoặc cột khác. Một số công thức hữu ích cho việc này là:
-
LEFT: Trả về một số ký tự bên trái của một chuỗi
-
RIGHT: Trả về một số ký tự bên phải của một chuỗi
-
MID: Trả về một số ký tự ở giữa của một chuỗi
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Dùng hàm để tách riêng cột Họ và Tên của từng người trong bảng dữ liệu 2.
Cách chia cột trong excel:
Bước 1: Ở ô B18, bạn nhập công thức =LEFT(A18;FIND(" ";A18)-1).
Nhập công thức LEFT
Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là Trần.
Kết quả sau khi nhập công thức
Bước 3: Kéo chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả họ của những người xuất hiện trong bảng 2 như sau:
Kéo chuột xuống các ô bên dưới
Bước 4: Nhập công thức =RIGHT(A18;LEN(A18)-FIND(" ";A18)) vào ô C18.
Nhập công thức vào ô C18
Bước 5: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là Nguyễn Thành Chung.
Kết quả trả về sau khi nhập công thức
Bước 6: Kéo thả chuột xuống phía dưới sẽ thu được bảng kết quả như sau:
Kéo chuột xuống các ô bên dưới
Kết luận
Như vậy, Unica đã chia sẻ cho bạn 3 Cách chia cột trong excel đơn giản, nhanh chóng và có vị dụ cụ thể. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn và giúp bạn trong việc xử lý các dữ liệu trong excel.
