Một số thủ thuật làm giảm dung lượng file Excel

Một số thủ thuật làm giảm dung lượng file Excel

Mục lục

Excel là nơi mà bạn có thể thoải mái lập ra một loạt các file dữ liệu khác nhau, với hàng trăm hàng nghìn các thông tin khác nhau. Tuy nhiên khi lưu file lại là một vấn đề khiến nhiều bạn băn khoăn bởi có những file với dung lượng khá lớn và rất nặng, vậy nên có cách nào làm giảm dung lượng file excel cho nhẹ và dễ dàng khi lưu không? Theo dõi hết bài viết dưới đây, bạn đọc thắc mắc sẽ có những lời giải cho mình.

             >>   Hàm Count và cách dùng hàm Count để đếm số lượng ô trong excel
             >>   
Cách sử dụng hàm Concatenate trong Excel

Người dùng đôi lúc vẫn không hiểu nguyên nhân tại sao không lưu được file hay nói cách khác bạn cũng không biết tại sao file của bạn lại nặng dung lượng như vậy.

Tuy nhiên đấy không phải là cách duy nhất để có thể từ nguyên nhân đưa ra giải pháp tốt nhất. Bạn không cần phải khó khăn tìm hiểu nguyên nhân, với một số biện pháp làm giảm dung lượng file dưới đây, thì bạn sẽ dễ dàng lưu được file của mình.

1. Định dạng lại đuôi khi Save

Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên đó là định dạng lại đuôi khi lưu. Với cách làm này bạn có file excel của bạn là file excel thuộc phiên bản 2003 mở file ra trên phiên bản thuộc phiên bản 2007 trở đi và save lại với .xlsx. là định dạng đuôi cho file lưu của bạn thì bạn có thể làm cho file của bạn nhẹ đi rất nhiều đấy, dung lượng file cũng không còn nặng.

giảm dung lượng file excel

Đặt lại định dạng cho file trước khi lưu

2. Nén ảnh

Đối với một số những file excel bao gồm cả hình ảnh, với rất nhiều các hình ảnh khác nhau chính là nguyên nhân khiến cho file có một dung lượng rất lớn. Đây cũng chính là phương pháp để làm giảm dung lượng file là làm giảm dung lượng của ảnh bằng cách giải nén hình ảnh.
Để nén hình ảnh bạn thực hiện các bước đơn giản như sau:

- Nhấn chọn vào hình ảnh cần giải nén.

- Thực hiện thao tác chọn Format > Compress Pictures > bỏ dấu tích trong hộp thoại mới xuất hiện > Options...

Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 1

Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 1


- Hộp thoại mới xuất hiện khi nhấn Options.

Các bạn tích theo hình dưới đây và có thể tùy chọn tích vào các chỗ theo mục đích khác nhau:

Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 2

Nén ảnh để làm giảm dung lượng file 2

Trong phần Compression Options bạn cần chú ý:

- Automatically perform basic compression on save: Có nghĩa là tự động thực hiện nén cơ bản khi lưu.

- Delete cropped areas of picture: Xóa các phần đã crop. Bạn tích vào đây thì phần ảnh bạn crop trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn.

Trong phần Target Output:

- Prin 220ppi: Sẽ cho chất lượng tốt để in hoặc xem trên màn hình.

- Screen 150 ppi: Chất lượng vừa phảicho web hoặc cho trình chiếu.

- E- mail 96 ppi: Chất lượng thấp nhất dùng để gửi email. 

Tuy nhiên là nếu như ảnh của bạn có chất lượng không cao thì càng đỡ tốn dung lượng.

3. Bỏ định dạng có điều kiện

Cách giảm dung lượng file Excel tiếp theo đó là bỏ định dạng có điều kiện. File của bạn có chứa định dạng có điều kiện đôi khi đây chính là nguyên nhân khiến file có dung lượng lớn, đây là trường hợp bạn ít khi nghĩ tới, nhưng nếu như có bạn sao không thử cách làm sau đây.
Mở file bạn cần giảm dung lượng, chọn theo tao tác bên dưới đây:

Bỏ định dạng có điều kiện

Bỏ định dạng có điều kiện

Vậy là tập tin của bạn đã giảm đi một lượng dung lượng tối đa, thử lưu xem bạn đã lưu được chưa nhé.

4. Dùng chương trình diệt Virus Macro

Cách làm giảm dung lượng File Excel tiếp theo bạn có thể tham khảo đó là dùng chương trình diệt virus. Chương trình diệt virus Macro thường bị lây nhiễm trên các file văn bản, nó làm tăng dung lượng thực tế của các file dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu nhận biết của những file Excel bị nhiễm virus đó là khi bạn mở file, chương trình Excel sẽ tự động mở thêm những sheet mới có tên là "yyyyy"  hoặc "Book1" và xuất hiện kèm thêm cảnh báo Macro.

Để làm giảm dung lượng của những file này chúng ta phải dùng phần mềm diệt virus với sự lựa chọn chẩn đoán Macro để loại bỏ những Macro không mong muốn.

Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là có thể tiêu diệt virus nhưng lại không tiêu diệt được một cách hoàn toàn. Do đó, dung lượng của file Excel có thể vẫn rất cao. Để khắc phục một cách triệt để thì bạn cần:

- Mở file Excel và copy toàn bộ dữ liệu sang một file Excel khác.

- Mở 1 file Excel mới và paste nội dung vừa copy sang file Excel  và lưu lại.

- Xóa file Excel cũ.

5. Một số cách làm khác

- Trong quá trình tạo lập file bạn nên lưu ý cân nhắc cho việc sử dụng quá nhiều định dạng cho cột, dòng,...

- Hơn thế nữa bạn phải tạo quá nhiều các worksheet bạn không nên đặt tên cho các sheet đó.

- Hạn chế việc chèn thêm link đường dẫn để tránh gây ra việc làm dung lượng file tăng lên nhiều.

- Và một số các cách làm giảm dung lượng cho file excel cơ bản khác

Bạn hãy thử áp dụng ngay cho việc làm giảm dung lượng file của mình xem nào. Vậy là từ sau bạn sẽ không gặp khó khăn trong quá trình lưu file nhé, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách suôn sẻ. 

Cải thiện trình độ tin học văn phòng ngay với khóa học "Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ"

Khóa học "Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ"

Được giảng viên Nguyễn Thành Phương trực tiếp hướng dẫn, khóa học "Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ" sẽ đem đến cho bạn toàn bộ những kiến thức và kỹ năng sử dụng thành thạo Excel một cách nhanh chóng, bài bản và chi tiết nhất.

Với 60 bài giảng trực tuyến, khi tham gia khóa học này các học viên sẽ có thể nhanh chóng nắm được những kiến thức cơ bản - nâng cao của Excel chỉ sau 11 giờ học, nhanh chóng hiểu và ứng dụng thành thạo các công thức tính toán, trình bày và xử lý số liệu trong Excel như một chuyên gia trong nghề với thời gian hoàn thiện được rút ngắn nhất, đồng thời biết cách kết hợp các hàm và thực hiện các công thức tính toán sao cho chính xác và nhanh nhất có thể.

Trong suốt quá trình giảng giải, giảng viên cũng sẽ chia sẻ những kiến thức kinh nghiệm làm việc thực tế giúp bạn được những kinh nghiệm làm việc thật hiệu quả, tạo bước đà vững chắc cho sự nghiệp thăng tiến của mình. 

Vậy còn chờ gì nữa, "Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ" ngay hôm nay thôi!

>> Tham gia khóa học ngay <<

Xin cảm ơn và chúc bạn thành công.

>> THÀNH THẠO Kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày - Học xong LÀM NGAY

>> Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ

 

Đánh giá :

Tags: Excel