Hồ sơ nhân sự được xem là một trong những loại giấy giờ trung tâm và quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự. Nó có vai trò quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi của nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự bao gồm những gì? Có điều gì cần lưu ý khi làm và lưu giữ hồ sơ không? Qua bài viết này, Unica cùng các bạn đi tìm hiểu các vấn đề này.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch,hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép…của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận nhân sự có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công....
Tất cả các thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự là tệp bao gồm những thông tin của người lao động do doanh nghiệp nắm giữ
Bộ hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học viêc
Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ các giấy tờ (bản photo công chứng) gồm:
-
Đơn xin việc.
-
Sơ yếu lý lịch.
-
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân photo công chứng.
-
Bằng cấp photo công chứng.
Trong trường hợp người lao động là người nước ngoài, thì ngoài các giấy tờ vừa nêu trên người lao động cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam.
Hồ sơ nhân sự trong thời gian thử việc cần phải đầy đủ một số loại giấy tờ
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức
Đối với lao động chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được lưu trữ bổ sung thêm vào hồ sơ thử việc, học việc bao gồm toàn bộ hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do công ty tự soạn, yêu cầu có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động
- Doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động dựa theo mức lương trên hợp đồng lao động.
- Phụ lục hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn so với mức đóng bảo hiểm)...
- Trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng cấp, tăng lương… doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định nội bộ.
- Giấy tờ phát sinh mà có chữ ký người lao động thì doanh nghiệp đều phải làm thành 2 bản và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp.
Bộ hồ sơ nhân sự lao động chính thức
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động có độ tuổi dưới 15
Đối với nhân sự dưới 15 tuổi, bộ hồ sơ cần phải có những giấy tờ quan trọng sau:
- CMND/CCCD/Passport có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người đó.
- Quyết định chấp thuận việc người đại diện theo pháp luật tự đặt vấn đề ký kết hợp đồng lao động cho mình đối với người dưới 15 tuổi.
Bộ hồ sơ nhân sự lao động dưới 15 tuổi
Tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Pháp luật Việt Nam. Các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều phải tuân theo yêu cầu của luật pháp.
- Quản lý hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực tốt hơn, hạn chế tình trạng tuyển dụng ồ ạt gây lãng phí tài nguyên công ty.
- Quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng giải quyết những tranh chấp và mâu thuẫn với nhân viên.
Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hiện nay, chưa có quy định mới nào về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Vì vậy, các doanh nghiệp vẫn cần tuân theo các quy định được ban hành trước đó. Điển hình là theo thông tư 10/2022/TT-BNV đã ra những quy định về thời gian lưu trữ tài liệu nhân viên từ 05 năm đến vĩnh viên, tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Cụ thể như sau:
-
Hồ sơ về việc tiếp nhận tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển vị trí làm việc, biệt phái, kỷ luật người lao động cần phải lưu trữ trong thời gian 20 năm,
-
Hồ sơ về quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của người lao động cần phải lưu trữ trong thời gian là 20 năm,
-
Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan doanh nghiệp cần phải lưu trữ trong thời hạn là 20 năm.
-
Hồ sơ các vụ liên quan đến tai nạn lao động ở mức độ Nghiêm trọng thì cần lưu lại vĩnh viễn; ở mức độ không nghiêm trọng thì là 20 năm. Đối với công văn trao đổi về công tác lao động thì cần lưu trữ trong thời hạn là 5 năm.
Một số quy định về lưu trữ hồ sơ hiện nay
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học
Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng
Tủ hồ sơ là yếu tố quan trọng giúp bảo vệ và lưu giữ hồ sơ nhân sự một cách an toàn, có tổ chức. Khi chọn mua tủ hồ sơ, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
-
Kích thước: Tủ phải có kích thước thích hợp với số lượng hồ sơ cần lưu trữ. Kích thước phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm diện tích mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ một cách hiệu quả.
-
Chất liệu: Chọn loại tủ làm từ vật liệu chắc chắn và bền bỉ như gỗ, sắt chống rỉ, hoặc nhựa chất lượng cao. Tủ nên có khả năng chống cháy, chống ẩm mốc và chống mối mọt để bảo quản hồ sơ an toàn.
-
Tính an toàn: Đảm bảo tủ có khóa để bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên. Tính năng này giúp bảo vệ hồ sơ tránh khỏi những truy cập không được phép.
-
Tính thẩm mỹ: Chọn tủ có thiết kế đẹp mắt, phù hợp với không gian văn phòng để tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ an toàn
Phân loại hồ sơ một cách khoa học
Việc phân loại hồ sơ là bước đầu giúp sắp xếp tài liệu theo một hệ thống logic và dễ tra cứu. Hồ sơ có thể được phân loại theo các tiêu chí sau:
-
Theo loại hồ sơ: Bao gồm hồ sơ chung, hồ sơ quản lý lao động và hồ sơ lưu trữ.
-
Theo đối tượng: Có thể phân loại dựa trên đối tượng nhân sự như cán bộ, công chức, người lao động.
-
Theo thời gian: Phân chia hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ để thuận tiện cho việc tra cứu theo thời gian sử dụng.
Phân loại các loại hồ sơ một cách khoa học
Sắp xếp hồ sơ
Sau khi đã phân loại, hồ sơ cần được sắp xếp sao cho dễ dàng tìm kiếm khi cần. Có thể áp dụng các cách sau:
-
Theo tính chất công việc: Phân loại hồ sơ nhân viên dựa trên tính chất công việc như hồ sơ của nhân viên thử việc, lãnh đạo hay của các phòng ban khác nhau.
-
Theo thời gian: Xếp hồ sơ theo thứ tự từ cũ đến mới. Ghi chú thời gian cụ thể trên từng hồ sơ để tiện lợi khi tra cứu.
-
Theo mẫu tự: Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái A, B, C giúp dễ dàng quản lý và áp dụng cho nhiều loại giấy tờ.
Sắp xếp hồ sơ theo một số nguyên tắc để dễ dàng tìm lại
Lập danh mục hồ sơ nhân sự
Lập danh mục giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ và nhanh chóng tìm kiếm khi cần. Danh mục nên bao gồm:
-
Danh sách các loại hồ sơ cần lưu trữ.
-
Thông tin cụ thể về từng loại hồ sơ, như tên loại, nội dung, số lượng và thời hạn lưu trữ.
-
Xếp danh mục theo thứ tự logic để dễ dàng truy cập.
Lập danh mục hồ sơ để dễ dàng quản lý
Thực hiện quy trình lưu trữ khoa học và an toàn
Khi đã có danh mục và phân loại cụ thể, việc lưu trữ hồ sơ cần được thực hiện một cách khoa học. Quy trình lưu trữ nên bao gồm các bước:
-
Dùng bìa và nhãn phân biệt các loại hồ sơ: Sử dụng bìa hồ sơ có màu sắc hoặc kiểu dáng khác nhau để phân biệt, đồng thời ghi rõ các thông tin cần thiết như tên hồ sơ, thời gian lưu trữ.
-
Sắp xếp hồ sơ vào tủ: Đặt hồ sơ vào tủ theo danh mục đã lập, sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo bảng chữ cái để thuận tiện khi tìm kiếm. Đánh số thứ tự để tăng độ chính xác trong việc tra cứu.
-
Cập nhật danh mục khi có thay đổi: Bất cứ khi nào có thay đổi về nhân sự hoặc thời gian lưu trữ, danh mục cần được điều chỉnh và in lại để cập nhật thông tin.
-
Bảo quản hồ sơ tránh các yếu tố gây hại: Đặt hồ sơ ở nơi thoáng mát, tránh xa nhiệt độ cao, nguồn nước và hóa chất. Đồng thời, nên sao lưu các hồ sơ điện tử để phòng tránh sự cố mất dữ liệu.
-
Kiểm tra và rà soát định kỳ: Định kỳ kiểm tra hồ sơ để cập nhật, loại bỏ hồ sơ không còn giá trị.
- Sử dụng phần mềm quản lý: Để tối ưu hóa quy trình lưu trữ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự nhằm tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức.
5 mẫu hồ sơ nhân viên phổ biến cho HR
Mỗi một hồ sơ nhân sự cần phải đảm bảo đầy đủ quá trình làm việc, phát triển của các nhân trong tổ chức. Thông qua hồ sơ của người lao động, bộ phận nhân sự cũng nhanh chóng theo dõi vvàddanhs giá hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó sẽ có những quyết định quản lý và phát triển phù hợp.
Dưới đây là một số mẫu hồ sơ nhân sự để bạn tham khảo và ứng dụng cho doanh nghiệp.
- Mẫu hồ sơ nhân sự số 1
Mẫu hồ sơ nhân sự số 1
- Mẫu hồ sơ nhân sự số 2
Mẫu hồ sơ nhân sự số 2
- Mẫu hồ sơ nhân sự số 3
Mẫu hồ sơ nhân sự số 3
- Mẫu hồ sơ nhân sự số 4
Mẫu hồ sơ nhân sự số 4
- Mẫu hồ sơ nhân sự số 5
Mẫu hồ sơ nhân sự số 5
Kết luận
Trên đây là những thông tin tổng hợp về hồ sơ đầy đủ của người lao động trong doanh nghiệp mà Unica gửi đến các bạn. Thông qua bài viết, chắc hẳn bạn cũng hiểu được phần nào vai trò của bộ hồ sơ nhân sự đối với công tác quản lý nhân sự. Unica chúc bạn thành công!
