Tổng hợp quy trình bàn giao công việc hiệu quả

Tổng hợp quy trình bàn giao công việc hiệu quả

Mục lục

Bàn giao công việc là một trong những bước không thể thiếu khi bạn chuẩn bị rời sang một vị trí mới. Quy trình bàn giao yêu cầu phải đầy đủ, rõ ràng và chi tiết thì người tiếp nhận mới có thể quản lý và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong vai trò mới. Hãy cùng Unica tìm hiểu quy trình bàn giao công việc vô cùng hữu ích thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Bàn giao công việc là gì?

- Bàn giao công việc chính là bàn giao lại tất cả những công việc mình đã làm, đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho người mới hoặc người có trách nhiệm quả lý, tiếp nhận công việc của bạn khi bạn có ý định nghỉ việc. 

>>> Xem ngay: Hướng dẫn cách tính lương cơ bản mới nhất bạn chưa biết

ban-giao-cong-viec-la-gi.png

- Bàn giao công việc đảm bảo người nhận nắm bắt được tình hình cũng như hiểu được cơ bản những công việc bạn đã làm, từ đó sẽ tiếp tục công việc và hoàn thành.

- Việc chuyển giao thành công nhất chia sẻ cả thông tin thực tế và chủ quan – chẳng hạn như nên tìm tới ai để nhận được sự trợ giúp cụ thể, hay điểm mạnh, điểm yếu của những thành viên khác trong nhóm và những điều kỳ quặc của khách hàng chính.

Tại sao phải bàn giao công việc

- Cho dù là nghỉ phép dài ngày hay nhân viên thôi việc, bàn giao công việc đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh hoàn hảo. Bàn giao công việc trước khi nhân viên nghỉ việc hoặc thôi việc giúp dễ dàng quản lý quá trình làm việc mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

- Quy trình bàn giao công việc cho phép nhân viên của bạn đưa ra yêu cầu khi họ muốn nghỉ phép hoặc từ chức. Nhân viên có thể thêm tất cả các vai trò và trách nhiệm của mình trong phiếu bàn giao với người chịu trách nhiệm.

Ngoài ra, việc bàn giao công việc cho người khác sau khi bạn rời đi khỏi vị trí hiện tại sẽ giúp người tiếp nhận tài liệu bàn giao dễ dàng hơn trong việc làm quen và nắm bắt những thông tin cần thiết. 

ban-gio-cong-viec.jpg

Bàn giao công việc để chuyển sang vị trí làm việc mới

Quy trình bàn giao công việc hiệu quả

1. Lên bản mô tả công việc

- Nhân viên sắp nghỉ việc nên tạo một bản mô tả công việc trình bày chi tiết các hoạt động cụ thể mà mình chịu trách nhiệm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Mô tả công việc này có thể khác với mô tả được sử dụng bởi nguồn nhân lực.

- Bản mô tả công việc này cũng có thể bao gồm danh sách các kỹ năng cụ thể cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Là một phần của quá trình viết mô tả công việc, nhân viên phải ghi chú danh sách các tệp chính và vị trí của chúng trong ổ dữ liệu, cùng với ký hiệu về cách truy cập các tệp. Bản mô tả công việc cũng nên bao gồm bất kỳ sự kiện hàng năm nào mà người đó giám sát.

- Cung cấp danh sách khách hàng, địa chỉ liên hệ cùng với các yêu cầu chi tiết của họ, những ý chính mà họ muốn có ở sản phẩm và dịch vụ từ bạn.

- Thông tin liên lạc chi tiết của các đồng nghiệp và ghi chú trách nhiệm

- Lưu ý về các quy trình, file, thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.

ban-gio-cong-viec.jpg

Bàn giao giầy tờ và tài liệu liên quan

2. Lên kế hoạch bàn giao công việc trong 1 tuần cho nhân sự mới

- Hãy chắc chắn rằng nhấn sự mới có một một khởi đầu thích hợp, cung cấp các thông tin như lịch sử công ty, hệ thống quản tri, các quy tắc. 

- Lên danh sách các tài liêu hữu ích như mô tả công việc, thông tin liên hệ các phòng ban hay đối tác. Tất cả điều này cung cấp ngữ cảnh cho thông tin được cung cấp trong giai đoạn bắt đầu.

- Bởi người mới sẽ phải mất một khoảng thời gia để thích nghi với môi trường, phương án lập kế hoạch chi tiết trong vòng một tuần chắc chắn đem lại hiệu quả. 

- Bàn giao không chỉ là một tài liệu mà nó là là một cuộc trò chuyện. Trước khi bạn có thể viết ra bất cứ điều gì, điều quan trọng là làm việc cùng với người quản lý của bạn để tạo ra một kế hoạch. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn xác định chắc chắn những gì cần bàn giao, nó còn giúp người quản lý của bạn biết về bất kỳ khía cạnh công việc nào có thể không có người điều khiển sau khi bạn rời đi.

3. Hướng dẫn trực tiếp người sẽ tiếp nhận công việc

- Nếu bạn biết một số khía cạnh công việc của mình sẽ được chuyển cho các thành viên khác trong nhóm (hoặc người kế nhiệm của bạn đã làm việc tại tổ chức của bạn), hãy dành chút thời gian để thảo luận riêng với họ. Điều này sẽ cho phép họ đặt câu hỏi, đảm bảo họ biết mình phải chịu trách nhiệm gì và thu thập tất cả thông tin họ cần để hoàn thành công việc.

- Còn gì tuyệt vời hơn nếu bạn có đủ thời gian cũng như tâm huyết để có thể hướng dẫn tận nơi những nhân viên mới chuẩn bị tiếp nhận công việc mà bạn đã bàn giao sau khi rời đi. Bạn có thể yêu cầu họ thực hiện trực tiếp công việc thay vì chỉ đứng xem bạn hướng dẫn. Điều này sẽ giúp cho người mới tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng hơn. 

- Thế nhưng, không phải ai cũng có đủ thời gian để làm việc này. Trong trường hợp ngược lại, bạn cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu bàn giao một cách rõ ràng, cụ thể để có thể đảm bảo rằng nhân viên mới có thể hoàn thành tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong vị trí mới này. 

>>> Xem ngay: Nguyên nhân & cách khắc phục tình trạng đi làm trễ của nhân viên

ban-gio-cong-viec.jpg

Hướng dẫn người mới về công việc họ sẽ làm

4. Giữ cho nó rõ ràng

Bàn giao phải là một tài liệu rõ ràng và ngắn gọn, không có biệt ngữ hoặc từ viết tắt không cần thiết. Để tránh nhầm lẫn, hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng các thuật ngữ mà chỉ những đồng nghiệp lâu năm (hoặc chỉ bạn) mới hiểu. Nếu bạn đặc biệt chú trọng về từ viết tắt, bạn nên đưa vào bảng chú giải thuật ngữ phổ biến và ý nghĩa của chúng.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu quy trình bàn giao công việc vô cùng hữu ích, hi vọng rằng bạn đọc có thể hiểu và tổng hợp được quy trình bàn giao cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn đọc muốn tìm hiểu thêm những kỹ năng mềm hãy tìm hiểu ngay những khoá học kỹ năng mềm trên Unica với các kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia đều được kết hợp với các bài tập thực hành mang tính sáng tạo và thú vị, giúp cho việc ghi nhớ được dễ dàng hơn

Đánh giá :

Tags: Tuyển dụng Nhân sự