Quy trình bàn giao công việc cực hiệu quả chỉ với 4 bước

Bàn giao công việc là một trong những bước không thể thiếu khi bạn chuẩn bị rời sang một vị trí mới. Quy trình bàn giao yêu cầu phải đầy đủ, rõ ràng và chi tiết thì người tiếp nhận mới có thể quản lý và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong vai trò mới. Hãy cùng Unica tìm hiểu quy trình bàn giao công việc vô cùng hữu ích thông qua bài viết dưới đây nhé. 

1. Bàn giao công việc là gì?

- Bàn giao công việc chính là bàn giao lại tất cả những công việc mình đã làm, đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho người mới hoặc người có trách nhiệm quả lý, tiếp nhận công việc của bạn khi bạn có ý định nghỉ việc. 

Bàn giao.công việc là làm những gì?

- Bàn giao công việc đảm bảo người nhận nắm bắt được tình hình cũng như hiểu được cơ bản những công việc bạn đã làm, từ đó sẽ tiếp tục công việc và hoàn thành, để thực hiện được điều này thì cũng cần có một quy trình làm việc thật chi tiết để người nhận nội dung bàn giao hiểu cũng như nắm bắt được hết những nội dung mà bạn muốn bàn giao.

- Việc chuyển giao thành công nhất chia sẻ cả thông tin thực tế và chủ quan – chẳng hạn như nên tìm tới ai để nhận được sự trợ giúp cụ thể, hay điểm mạnh, điểm yếu của những thành viên khác trong nhóm và những điều kỳ quặc của khách hàng chính.

2. Quy trình bàn giao công việc là gì?

Trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân viên mới vào bất kỳ một vị trí nào thì doanh nghiệp cũng cần phải yêu cầu nhân viên cũ bàn giao lại toàn bộ công việc mà người đó đang đảm nhận. Dựa vào đó nhân viên mới sẽ dễ dàng nắm bắt được tình hình công việc và tiếp tục vận hành công việc trong tương lai. 

Như vậy có thể hiểu rằng quy trình bàn giao công việc chính là quy trình được tiến hành giữa nhân viên cũ sắp xin nghỉ và nhân viên mới tới nhậm chức. Quá trình này bao gồm việc bàn giao chi tiết các công việc cần đảm nhiệm cùng với hồ sơ, tài liệu liên quan…

Việc bàn giao công việc diễn ra một cách dễ dàng, suôn sẻ thì hoạt động trong công ty mới không bị gián đoạn.

3. Tại sao phải bàn giao công việc

- Cho dù là nghỉ phép dài ngày hay nhân viên thôi việc, bàn giao công việc đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh hoàn hảo. Bàn giao công việc trước khi nhân viên nghỉ việc hoặc thôi việc giúp dễ dàng quản lý quá trình làm việc mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

- Lý do bàn giao công việc tiếp theo là cho phép nhân viên của bạn đưa ra yêu cầu khi họ muốn nghỉ phép hoặc từ chức. Nhân viên có thể thêm tất cả các vai trò và trách nhiệm của mình trong phiếu bàn giao với người chịu trách nhiệm.

Tại sao phải bàn giao công việc

- Tính liên tục trong hoạt động của mỗi công ty là rất quan trọng. Một nhân viên khi rời đi nhưng các dự án cũng như hoạt động của công ty vẫn phải tiếp tục được hoạt động. Tiếp tục tạo ra lợi nhuận để có thể hiện thực hóa những mục tiêu trong tương lai. Do vậy cần đảm bảo rằng khi một người rời khỏi bất kỳ doanh nghiệp nhất định nào, cần có một quy trình bàn giao chính thức và thích hợp để hoạt động liên tục có hiệu quả.

- Hiệu suất làm việc của nhân viên ở một vị trí luôn cần phải được đảm bảo tính ổn định. Tuy nhiên khi một nhân viên mới tiếp quản một vai trò mới trong một doanh nghiệp họ có thể sẽ cần thời gian để tìm hiểu cũng như thích nghi. Hơn nữa việc bàn giao công việc cho người khác sau khi bạn rời đi khỏi vị trí hiện tại sẽ giúp người tiếp nhận tài liệu dễ dàng hơn trong việc làm quen và nắm bắt những thông tin cần thiết. 

Bàn giao công việc để chuyển sang vị trí làm việc mới

4. Lợi ích khi bàn giao công việc đúng quy trình

Bàn giao công việc đúng quy trình mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

- Tiết kiệm thời gian: Khi áp dụng quy trình chuẩn, người thực hiện công việc sẽ tiết kiệm được thời gian và nỗ lực hơn khi so sánh với việc phải tìm ra cách làm mới cho từng công việc.

- Tăng hiệu quả: Bằng cách áp dụng quy trình đúng cách, công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc.

- Đảm bảo chất lượng: Khi công việc được thực hiện đúng quy trình, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được đảm bảo, tránh những lỗi không đáng có.

- Dễ quản lý: Khi công việc được thực hiện theo quy trình chuẩn, các nhân viên và quản lý sẽ dễ dàng quản lý và giám sát quá trình thực hiện công việc.

- Giảm rủi ro: Khi áp dụng quy trình đúng cách, rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện công việc sẽ giảm thiểu. Điều này giúp tăng cơ hội thành công và giảm thiểu tác động tiêu cực đến doanh nghiệp.

- Đảm bảo tính liên tục: Khi sử dụng quy trình đúng cách, công việc sẽ được thực hiện liên tục, đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và kinh doanh.

Phát triển bản thân là việc quan trọng giúp mỗi người khám phá ra được năng lực của chính mình. Hiểu được điều đó, khóa học online này đã ra đời với mục đích giúp người học hiểu rõ được bản thân một cách toàn diện. Đồng thời, bạn sẽ khám phá được nhiều góc cạnh của bản thân và phát huy được tiềm năng của mình. Đăng ký học ngay để nhận ưu đãi hấp dẫn:

Thấu hiểu bản thân - Định hướng tương lai

Thạch Ruby

299.000đ

800.000đ

Đăng ký Học thử

Khám phá bản thân - làm chủ sự nghiệp qua sinh trắc vân tay

LÊ VIẾT DƯƠNG

299.000đ

600.000đ

Đăng ký Học thử

Nghệ thuật yêu thương bản thân

Phạm Phương Mai

299.000đ

600.000đ

Đăng ký Học thử

5. Quy trình bàn giao công việc khi nghỉ việc

5.1. Lên bản mô tả công việc

- Để có thể bà giao công việc một cách nhanh chóng thì việc đầu tiên bạn cần làm chính là thực hiện quy trình xin nghỉ việc theo từng công ty, doanh nghiệp sẽ có quy trình khác nhau. Nhân viên sắp nghỉ việc nên tạo một bản mô tả công việc trình bày chi tiết các hoạt động cụ thể mà mình chịu trách nhiệm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Mô tả công việc này có thể khác với mô tả được sử dụng bởi nguồn nhân lực.

- Bản mô tả công việc này cũng có thể bao gồm danh sách các kỹ năng cụ thể cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Là một phần của quá trình viết mô tả công việc, nhân viên phải ghi chú danh sách các tệp chính và vị trí của chúng trong ổ dữ liệu, cùng với ký hiệu về cách truy cập các tệp. Bản mô tả công việc cũng nên bao gồm bất kỳ sự kiện hàng năm nào mà người đó giám sát.

- Cung cấp danh sách khách hàng, địa chỉ liên hệ cùng với các yêu cầu chi tiết của họ, những ý chính mà họ muốn có ở sản phẩm và dịch vụ từ bạn.

- Thông tin liên lạc chi tiết của các đồng nghiệp và ghi chú trách nhiệm

- Lưu ý về các quy trình, file, thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.

Bàn giao giầy tờ và tài liệu liên quan

5.2. Lên kế hoạch bàn giao công việc trong 1 tuần cho nhân sự mới

- Hãy chắc chắn rằng nhân sự mới có một khởi đầu thích hợp, cung cấp các thông tin như lịch sử công ty, hệ thống quản tri, các quy tắc và bàn giao ca làm việc. 

- Lên danh sách các tài liêu hữu ích như mô tả công việc, thông tin liên hệ các phòng ban hay đối tác. Tất cả điều này cung cấp ngữ cảnh cho thông tin được cung cấp trong giai đoạn bắt đầu.

- Bởi người mới sẽ phải mất một khoảng thời gia để thích nghi với môi trường, phương án lập kế hoạch chi tiết trong vòng một tuần chắc chắn đem lại hiệu quả. 

- Bàn giao không chỉ là một tài liệu mà nó là là một cuộc trò chuyện. Trước khi bạn có thể viết ra bất cứ điều gì, điều quan trọng là làm việc cùng với người quản lý của bạn để tạo ra một kế hoạch. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn xác định chắc chắn những gì cần bàn giao, nó còn giúp người quản lý của bạn biết về bất kỳ khía cạnh công việc nào có thể không có người điều khiển sau khi bạn rời đi.

5.3. Hướng dẫn trực tiếp người sẽ tiếp nhận công việc

- Nếu bạn biết một số khía cạnh công việc của mình sẽ được chuyển cho các thành viên khác trong nhóm (hoặc người kế nhiệm của bạn đã làm việc tại tổ chức của bạn), hãy dành chút thời gian để thảo luận riêng với họ. Điều này sẽ cho phép họ đặt câu hỏi, đảm bảo họ biết mình phải chịu trách nhiệm gì và thu thập tất cả thông tin họ cần để hoàn thành công việc.

- Còn gì tuyệt vời hơn nếu bạn có đủ thời gian cũng như tâm huyết để có thể hướng dẫn tận nơi những nhân viên mới chuẩn bị tiếp nhận công việc mà bạn đã bàn giao sau khi rời đi. Bạn có thể yêu cầu họ thực hiện trực tiếp công việc thay vì chỉ đứng xem bạn hướng dẫn. Điều này sẽ giúp cho người mới tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng hơn. 

- Thế nhưng, không phải ai cũng có đủ thời gian để làm việc này. Trong trường hợp ngược lại, bạn cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu bàn công việc một cách rõ ràng, cụ thể để có thể đảm bảo rằng nhân viên mới có thể hoàn thành tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong vị trí mới này. 

5.4. Giữ cho nó rõ ràng

Bàn giao phải là một tài liệu rõ ràng và ngắn gọn, không có biệt ngữ hoặc từ viết tắt không cần thiết. Để tránh nhầm lẫn, cách bàn giao công việc đơn giản đó là hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng các thuật ngữ mà chỉ những đồng nghiệp lâu năm (hoặc chỉ bạn) mới hiểu. Nếu bạn đặc biệt chú trọng về từ viết tắt, bạn nên đưa vào bảng chú giải thuật ngữ phổ biến và ý nghĩa của chúng. Có như vậy thì mới dễ dàng hơn cho những người tiếp quản công việc về sau.

6. Bàn giao công việc cần lưu ý vấn đề gì?

Đảm bảo rõ ràng về nội dung, trách nhiệm và tiến độ

Khi bàn giao công việc cho người khác, cần đảm bảo ba yếu tố chính sau đây:

Nội dung: Cần trao đổi và định rõ nội dung công việc cần thực hiện, bao gồm mục đích, phạm vi, đối tượng, kết quả cần đạt được, và các yêu cầu khác liên quan đến công việc. Việc trao đổi rõ ràng và đảm bảo người nhận công việc hiểu đúng nội dung là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất.

Trách nhiệm: Người nhận công việc cần biết rõ mình đang thực hiện công việc gì và có trách nhiệm gì trong quá trình thực hiện công việc đó. Cần đảm bảo rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của từng người trong quá trình thực hiện công việc.

Tiến độ: Cần định rõ tiến độ thực hiện công việc và thời gian hoàn thành để đảm bảo công việc được thực hiện đúng hạn. Người nhận công việc cần có kế hoạch và phương án cụ thể để thực hiện công việc và đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch.

Đảm bảo ba yếu tố này sẽ giúp công việc được thực hiện đúng quy trình, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả thực hiện công việc. Ngoài ra, cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ công việc để đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được như mong đợi.

Tôn trọng và giúp đỡ nhân viên mới để họ có thể làm việc tốt

Việc tôn trọng và giúp đỡ nhân viên mới khi bàn giao công việc là rất quan trọng để họ có thể làm việc tốt và đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây là một số lưu ý để bàn giao công việc một cách tôn trọng và giúp đỡ nhân viên mới:

Thể hiện sự tôn trọng: Trong quá trình bàn giao công việc, cần thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận công việc. Bạn nên lắng nghe và đưa ra các gợi ý, giải thích chi tiết về công việc và trả lời mọi câu hỏi một cách tận tình.

Đưa ra các nguồn tài liệu: Nếu có, hãy cung cấp cho người nhận công việc các tài liệu, thông tin liên quan đến công việc, giúp họ hiểu rõ hơn về công việc và có thể tham khảo khi cần thiết.

Giúp đỡ trong quá trình thực hiện: Trong quá trình thực hiện công việc, người bàn giao cần luôn sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ người nhận công việc khi gặp khó khăn, hoặc cần giải đáp các thắc mắc liên quan đến công việc.

Đánh giá và phản hồi: Khi công việc được hoàn thành, người bàn giao cần đánh giá và phản hồi công việc của người nhận công việc một cách chính xác và xây dựng. Những đánh giá và phản hồi này sẽ giúp người nhận công việc cải thiện và phát triển kỹ năng của mình trong quá trình làm việc.

Hướng dẫn người mới về công việc họ sẽ làm

7. Cách giải quyết khi xảy ra sự cố trong quá trình bàn giao công việc

Phân tích và xác định nguyên nhân

Việc phân tích và xác định nguyên nhân khi xảy ra sự cố trong quá trình bàn giao công việc là rất quan trọng để giải quyết và tránh tái diễn trong tương lai. Dưới đây là một số bước cần làm:

- Xác định sự cố: Đầu tiên, cần xác định chính xác sự cố đã xảy ra. Việc này giúp định hướng phân tích về sau và xác định phạm vi cần tìm hiểu.

- Thu thập thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến sự cố bao gồm các tài liệu, thông tin từ nhân viên và các bên liên quan. Cần phải xác định các thông tin liên quan đến nội dung công việc, tiến độ, trách nhiệm và các khó khăn, thách thức đã gặp phải trong quá trình bàn giao công việc.

- Phân tích: Dựa trên thông tin đã thu thập, cần phân tích để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố. Có thể sử dụng các công cụ như sơ đồ Ishikawa hoặc phương pháp 5 tại sao để phân tích và xác định nguyên nhân.

- Đề xuất giải pháp: Sau khi đã xác định nguyên nhân của sự cố, cần đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề. Cần chú ý đến việc đề xuất giải pháp phù hợp với thực tế và khả năng thực hiện của tổ chức.

- Thực hiện giải pháp: Sau khi đã đề xuất giải pháp, cần thực hiện để khắc phục sự cố và đảm bảo rằng vấn đề sẽ không tái diễn trong tương lai.

- Đánh giá kết quả: Cuối cùng, cần đánh giá kết quả của giải pháp đã thực hiện. Nếu kết quả là tốt, cần tiếp tục duy trì và phát triển, nếu kết quả không như mong đợi, cần phải tìm kiếm các giải pháp khác để khắc phục.

Đề xuất các giải pháp để khắc phục vấn đề

Sau khi phân tích và xác định nguyên nhân khi xảy ra sự cố trong quá trình bàn giao công việc, cần đưa ra các giải pháp khắc phục để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng. Dưới đây là một số giải pháp có thể áp dụng:

- Tăng cường đào tạo và hướng dẫn: Nhân viên mới cần được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ về công việc và quy trình bàn giao. Nếu có thể, nên sắp xếp cho nhân viên mới được học tập và làm việc cùng với người có kinh nghiệm để có thể học hỏi kinh nghiệm từ người đi trước.

- Sửa đổi quy trình bàn giao: Nếu nguyên nhân của sự cố là do quy trình bàn giao không rõ ràng hoặc không hiệu quả, cần sửa đổi lại quy trình để đảm bảo rõ ràng và đầy đủ thông tin.

- Xác định trách nhiệm: Nếu nguyên nhân của sự cố là do không rõ ràng trách nhiệm của từng người trong quá trình bàn giao, cần xác định rõ ràng trách nhiệm của từng người để có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ và chất lượng.

- Đánh giá và đối chiếu: Cần đánh giá lại quá trình bàn giao công việc để đối chiếu với kết quả cuối cùng và đưa ra các phương án cải thiện trong tương lai.

- Tạo môi trường làm việc thuận lợi: Cần tạo môi trường làm việc thoải mái, trao đổi thông tin một cách chủ động và thường xuyên để giúp nhân viên mới có thể tiếp cận thông tin và học hỏi kinh nghiệm từ người đi trước. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo cách viết báo cáo thử việc hiệu quả.

8. Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu cách bàn giao công việc khi nghỉ việc vô cùng hữu ích, hy vọng rằng bạn đọc có thể hiểu và tổng hợp được quy trình bàn giao cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn đọc muốn tìm hiểu thêm những kỹ năng mềm hãy tìm hiểu ngay những khoá học kỹ năng mềm trên Unica với các kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia đều được kết hợp với các bài tập thực hành mang tính sáng tạo và thú vị, giúp cho việc ghi nhớ được dễ dàng hơn