Xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn cho các vị trí, chức vụ

Ngoài việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) nhằm thu hút các ứng viên thì việc xây dựng một bảng mô tả công việc chứa đầy đủ thông tin và được trình bày khoa học, rõ ràng chắc chắn sẽ chứng tỏ được sự chuyên nghiệp của công ty, cũng như giúp cho công ty tìm được những ứng cử viên sáng giá. Trong bài viết dưới đây, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả. Hãy cùng tham khảo nhé!

Bảng mô tả công việc là gì?

Trước khi đi tìm hiểu cách xây dựng  bản mô tả công việc, bạn cần nắm được một một cách cơ bản về bảng mô tả công việc là gì? Hiểu đơn giản bản mô tả công việc là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và đánh giá kết quả của công việc của mỗi nhân viên.

Mặt khác, bản mô tả công việc còn là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc, biết mục đích và mục tiêu mà mình hướng đến. Không những thế, bạn được việc công việc mình giao, quyền hạn của mình và trách nhiệm có được khi thực hiện công việc đó.

Bản mô tả công việc

Tầm quan trọng của bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là văn bản giúp truyền đi chính xác nội dung thông tin tuyển dụng của một đơn vị. Thông qua bản mô tả, công ty sẽ thu hút được những ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển. Song song với đó, đây chính là căn cứ để công ty kiểm tra mức độ phù hợp của ứng viên dành cho vị trí công việc đang tuyển dụng.

Dựa vào bản mô tả công việc, nhân viên sẽ hình dung tổng quát những đầu mục công việc cần làm và đưa ra những thắc mắc vào buổi phỏng vấn tại công ty. Có thể nói, bản mô tả là tài liệu quan trọng giúp ứng viên không bị hoang mang và lo lắng về công việc mà mình đang ứng tuyển.  

Mặt khác, bảng mô tả công việc còn là tài liệu để quản lý phân vùng công việc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc khi giao cho nhân viên mới. Nếu quản lý giao hơn công việc được đề cập trong bản mô tả, nhân viên có thể phản ánh và trao đổi lại để nhận được phần việc đã được đề cập trong bản mô tả. 

Cấu trúc của một bảng mô tả công việc 

Cấu trúc của một bảng mô tả công việc gồm có tiêu đề, phần mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Từng mục chi tiết như sau:

1. Tiêu đề bản mô tả công việc

Khi tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc, điều đầu tiên bạn không nên bỏ qua đó chính là cách đặt tiêu đề. Để người tiếp nhận có thể hình dung được về vị trí, vai trò, yêu cầu của công việc, thì tên tiêu đề cần phải rõ ràng, ngắn gọn nhất có thể thể. Việc làm này không chỉ có tác dụng tối ưu cho công cụ tìm kiếm mà còn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thu hút được những ứng cử viên tiềm năng.

2. Mở đầu của bảng mô tả công việc

Sau khi tạo xong tiêu đề, bước tiếp theo bạn cần làm đó là giới thiệu tóm tắt về công ty (thời gian thành lập, các lĩnh vực hoạt động chính của công ty) cũng như môi trường làm việc để người ứng tuyển nắm bắt được những thông tin sơ bộ về công ty. Tiếp đến là đưa ra những mục tiêu của vị trí mà công ty đang cần tuyển (cần mở rộng quy mô công ty, tìm kiếm nhân tài đảm nhiệm những vị trí mới) và điều mà nhà tuyển dụng (Employer) kỳ vọng ở ứng viên.

Để thu hút được nhân tài trước tiên bạn cần phải xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể, rõ ràng

3. Nội dung chính của bảng mô tả công việc 

Trong bản mô tả công việc phần nội dung chính bạn nên tập trung chủ yếu vào 3 ý chính: nhiệm vụ; yêu cầu công việc và quyền lợi của nhân viên.

- Nhiệm vụ: Để làm tốt phần này, trước tiên bạn nên liệt kê các nhiệm vụ mà nhân viên mới sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí khi trúng tuyển. Bạn nên đưa các nhiệm vụ theo từng bộ phận, phòng ban theo từng tuần/ngày/tháng để ứng viên có thể tự đo lường được mức độ công việc và cân nhắc.

Lưu ý: Ở phần này, bạn không nên mô tả quá dài, khoảng 6 -12 gạch đầu dòng là tốt nhất. 

-  Yêu cầu công việc: Ở phần yêu cầu nội dung công việc, bạn nên đưa ra những yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và các yêu cầu khác về kỹ năng mềm, giới tính, độ tuổi để ứng cử viên có thể có cái nhìn tổng thể về việc “như thế nào là phù hợp”. 

Lưu ý khi xây dựng bảng mô tả công việc: Bạn không nên liệt kê quá nhiều yêu cầu sẽ làm ứng viên sợ và không dám ứng tuyển, những yêu cầu của bạn nếu vừa đủ và ở mức độ thỏa hiệp chắc chắn bạn sẽ tìm ra được những nhân tài sáng giá, phù hợp.

- Quyền lợi của nhân viên: Ở phần này, bạn nên nêu rõ ràng những quyền lợi mà nhân viên sẽ có được như mức lương, thưởng cũng như những đãi ngộ khác có liên quan. Đưa ra các chế độ bảo hiểm (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ) và các phúc lợi khác mà nhân viên được hưởng như thai sản, hiếu hỉ.

Ngoài ra bạn cũng đừng quên giới thiệu cho ứng viên cơ hội được đào tạo, học hỏi, được trải nghiệm những kiến thức mới, bổ ích khi gia nhập vào doanh nghiệp, công ty để giúp ứng viên nắm bắt được, đồng thời có thể đưa ra quyết định có chính thức đầu quân vào công ty, doanh nghiệp hay không. Cùng với đó, nhân sự cũng cần xây dựng những tiêu chí tuyển dụng và đánh giá nhân lực để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.

4. Phần kết - Quy trình tuyển dụng

Sau khi đã trình bày cụ thể, rõ ràng về thông tin việc làm, bạn sẽ được ứng viên đánh giá về sự chuyên nghiệp cao hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang cần tuyển dụng. Cụ thể:

-    Nêu rõ từng bước / từng vòng mà công ty đăng tuyển. 

-    Hình thức phỏng vấn của công ty: Online hay Offline?

-    Ghi rõ địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.

-    Cách thức liên lạc qua Email / Điện thoại / hay đến trực tiếp công ty…

Các yếu tố cần có trong bảng mô tả công việc

Bản mô tả công việc còn được gọi tắt là JD, được các doanh nghiệp sử dụng khi cần tuyển nhân sự mới cho một vị trí cụ thể trong công ty. Bản mô tả công việc cần có những yếu tố sau đây:

1. Tên công việc và mô tả công việc

Một bảng mô tả công việc chuyên nghiệp cần có tên công việc để người đọc nắm được nhu cầu của công ty. Sau đó là phần mô tả công việc sẽ luôn được nhiều ứng viên quan tâm nhất. Bản mô tả càng chi tiết sẽ được các ứng viên đánh giá càng cao. Lượng thông tin ứng viên nhận được sẽ giúp họ đưa ra quyết định có nên lựa chọn doanh nghiệp này làm việc hay không. Câu chữ trong phần mô tả công việc cần ngắn gọn và được sử dụng phổ biến. Mặt khác, bạn cũng nên sử dụng các câu đơn thay cho các câu ghép khi viết mô tả công việc. 

Một bản mô tả công việc chuyên nghiệp cần có tên công việc để người đọc nắm được nhu cầu của công ty

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm

Trong bản mô tả công việc, phần nhiệm vụ và trách nhiệm cần được đề cập rõ ràng, tránh tình trạng mập mờ gây ra tranh cãi sau khi nhân viên đã nhận việc. Nhiệm vụ sẽ liên quan tới những công việc nhân viên cần thực hiện trong quá trình làm việc tại công ty. Ví dụ, bạn đang ứng tuyển vào vị trí Content Seo phần nhiệm vụ trong bản JD của bạn có thể là:

- Đi làm đúng giờ

- Hoàn thành công việc được Leader giao

- Chấm công theo quy định

- Ăn uống theo quy định của công ty, không ăn uống trong giờ

-...

Đi cùng với nhiệm vụ sẽ là trách nhiệm của nhân sự cần thực hiện. Đó có thể là:

- Nộp đầy đủ hồ sơ xin việc theo quy định

- Giữ gìn và bảo vệ tài nguyên của công ty

- Không gây tổn hại cho tài sản của công ty

-...

Phần nhiệm vụ và trách nhiệm sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể. Thường những doanh nghiệp lớn sẽ đưa ra nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên của mình. Mục đích là để duy trì bộ máy làm việc, tránh tình trạng lộn xộn sẽ xảy ra lỗi, ảnh hưởng tới công việc.

Thường trong JD sẽ không đề cập tới các mức phạt khi nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm. Phần nội dung này sẽ được đề cập ở Nội Quy và Quy định của công ty. 

3. Các kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp yêu cầu

Trong JD, phần kỹ năng và kinh nghiệm cực kỳ quan trọng. Một số ứng cử viên không có bằng đại học nhưng vẫn có thể được mời phỏng vấn và nhận được công việc vì phần kinh nghiệm, kỹ năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với từng công việc cụ thể, kỹ năng và kinh nghiệm nhà tuyển dụng đặt ra với các ứng viên cũng sẽ có sự khác biệt. Do vậy, bạn hãy dựa vào bản mô tả này để viết CV, đừng đề cập những công việc hoặc kỹ năng không liên quan tới công việc vì nó sẽ khiến nhà tuyển dụng không đánh giá cao bạn.

Trong JD, phần kỹ năng và kinh nghiệm cực kỳ quan trọng

4. Các yếu tố khác như thời gian làm việc, mức lương và các chế độ phúc lợi

Thời gian làm việc cũng là thông tin được rất nhiều ứng viên quan tâm, đối với khối văn phòng, thời gian làm việc một ngày là khoảng 8 tiếng, 1 tuần làm việc từ thứ 2 - thứ 7 (hoặc thứ 6). Còn với những khối ngành khác, thời gian làm sẽ phụ thuộc vào tính chất công việc cụ thể. Một số ngành như thiết kế, sáng tạo, doanh nghiệp có thể không áp đặt thời gian làm việc cho nhân sự, điều công ty hướng tới là sản phẩm nhân sự tạo ra. 

Mục mức lương cần được mô tả chính xác để tránh hiểu lầm xảy ra với cả hai bên. Phần lớn các công ty hiện tại sẽ để mức lương theo công thức sau:

Lương = Lương cứng + Phụ cấp + Doanh thu (nếu có)

Phần lương cứng sẽ tùy thuộc vào từng vị trí công việc cũng như trình độ chuyên môn của nhân sự. Phụ cấp sẽ tùy thuộc vào từng công ty. Còn doanh thu sẽ phụ thuộc vào vị trí làm việc cụ thể, các vị trí có doanh thu thường là kinh doanh. 

Các bước cần thiết để xây dựng bảng mô tả công việc

Để xây dựng một bảng mô tả công việc chính xác cần có một quy trình chính xác. Việc thay đổi thứ tự sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian để tạo ra bản mô tả chính xác nên hãy làm theo hướng dẫn dưới đây: 

1. Định nghĩa công việc cần mô tả

Trước khi mô tả công việc, bạn cần hiểu rõ công việc đó là gì. Có kiến thức về lĩnh vực mình viết mới có thể đưa ra thông tin chính xác giúp thu hút ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Nếu chưa thực sự hiểu vị trí cần tuyển, bạn nên trao đổi với trưởng bộ phận cần tuyển người để biết chính xác nhu cầu và mục đích tuyển dụng của họ.

Trước khi mô tả công việc, bạn cần hiểu rõ công việc đó là gì

2. Thu thập thông tin về công việc

Sau khi đã hiểu công việc mình cần mô tả là gì, bạn sẽ tiến hành thu thập thông tin về công việc để tạo ra được một bản mô tả chính xác. Những thông tin bạn cần đó là:

- Tính chất công việc

- Những đầu mục công việc cụ thể ứng viên cần thực hiện

- Kinh nghiệm làm việc

- Những kỹ năng liên quan tới công việc

- Mức lương dành cho công việc

Một số người viết JD còn đi tìm hiểu cả những tính cách phù hợp với công việc và lập thành một mục riêng trong phần yêu cầu. Phần này mặc dù không quá quan trọng những sẽ giúp nhân sự chọn được những thành viên phù hợp với team của mình.

3. Phân tích và soạn thảo bảng mô tả công việc

Sau khi đã có đủ thông tin, bạn cần tiến hành phân tích và soạn thảo văn bản. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, tập trung cao độ và bạn cần tránh những lỗi sau đây:
- Sử dụng câu từ khó hiểu, không phổ thông

- Diễn đạt dài dòng, không có trọng tâm

- Sai chính tả hoặc cấu trúc ngữ pháp

- Đưa quá nhiều/quá ít thông tin trong bản mô ta

4. Kiểm tra và xác nhận thông tin với nhân viên hoặc cấp trên

Sau khi hoàn thành xong bản bảng mô tả công việc, bạn nên gửi văn bản cho trưởng bộ phận đang cần tuyển người kiểm tra. Sau khi trưởng bộ phận phản hồi, bạn chỉnh sửa theo yêu cầu để cho ra bản mô tả chính xác nhất trước khi đăng tuyển. Thời gian chỉnh sửa và phản hồi cần diễn ra nhanh chóng để sớm đăng tuyển và đón tiếp ứng viên mới. 

Xác nhận thông tin với cấp trên hoặc nhân viên

Sử dụng bảng mô tả công việc trong quản lý nhân sự

Bản mô tả công việc không chỉ có nhiệm vụ dùng để tuyển dụng nhân sự mới, mà còn được dùng cho mục đích đào tạo hoặc đánh giá hiệu suất làm việc. Chi tiết như sau:

1. Tuyển dụng và chọn lựa nhân viên

Chức năng cơ bản nhất của JD là dùng để tuyển dụng nhân sự mới. Những người đáp ứng được yêu cầu bản mô tả đề ra sẽ lọt vào vòng phỏng vấn và được mời tham gia phỏng vấn trực tiếp/gián tiếp với trưởng bộ phận. Trong quá trình phỏng vấn, trưởng bộ phận sẽ căn cứ vào JD để đánh giá CV của ứng viên có đạt tiêu chuẩn hay không và đưa ra những câu hỏi liên quan để tìm được người phù hợp với vị trí công việc mình cần. 

2. Đào tạo và phát triển nhân viên

Bảng mô tả công việc còn được dùng với chức năng là để đào tạo và phát triển nhân sự. Đối với nhiệm vụ này, bản mô tả sẽ không đề cập với mức lương nhưng có thể đề cập tới phúc lợi đi kèm. Thời gian làm việc sẽ được thay bằng thời gian đào tạo. Việc đào tạo thường diễn ra trong thời gian ngắn, chủ yếu tập trung vào nội dung đào tạo và trách nhiệm của từng nhân sự. Bản mô tả sẽ được gửi kèm chương trình học để nhân viên nắm được những yêu cầu của doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu quan trọng giúp giảng viên xác định được nội dung kiến thức cần truyền tải để soạn giáo án cho phù hợp.

3. Đánh giá hiệu suất làm việc và thưởng tăng lương

Thông qua bản mô tả, lãnh đạo sẽ biết được ứng viên của mình có đang đáp ứng được yêu cầu đề ra hay không. Người quản lý sẽ căn cứ vào bản mô tả để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên để từ đó đưa ra mức thưởng đối với những trường hợp hoàn thành công việc xuất sắc. Còn với những nhân viên không hoàn thành hoặc mắc lỗi sẽ bị nhắc nhở hoặc bị phạt cảnh báo. 

Thông qua bản mô tả, lãnh đạo sẽ biết được ứng viên của mình có đang đáp ứng được yêu cầu đề ra hay không

Các lưu ý khi xây dựng bảng mô tả công việc

Trong quá trình xây dựng bản mô tả, người thực hiện cần viết nội dung rõ ràng, chi tiết, đầy đủ thông tin và tuân theo quy định của pháp luật như sau:

1. Cần đảm bảo sự rõ ràng và chi tiết của mô tả công việc

JD cần rõ ràng, chi tiết để người đọc nắm được nội dung cốt lõi. Câu chữ cần đơn giản, thông dụng, tránh dùng tiếng lóng hoặc những từ đa nghĩa gây hiểu lầm. Từng mục cần được tách ra thành một đoạn văn, không nên biết các mục trong cùng một đoạn vì rất khó để người đọc nắm được thông tin quan trọng trong thời gian ngắn. 

2. Cần thể hiện đầy đủ và chính xác các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp

Phần kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp là yếu tố cở bản mà bất kỳ bản mô tả công việc nào cần có. Chính vì vậy, JD cần đề cập tới những phần này thật chi tiết. Đối với kỹ năng, người viết nên dùng gạch đầu dòng để liệt kê, kinh nghiệm nên được thể hiện dưới dạng con số, còn bằng cấp cần được thể hiện bằng tên văn bằng chính xác mà doanh nghiệp mong muốn.  

3. Cần tuân thủ các quy định và chính sách của công ty và pháp luật

Bảng mô tả công việc cần tuân theo quy định, chính sách của công ty và pháp luật để tránh gây hiểu lầm dẫn tới xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động. Bất kỳ một mục nào ảnh hưởng tới quyền lợi người lao động đều sẽ bị lên án và có thể chịu hình phạt theo quy định.

Bản mô tả công việc cần tuân theo quy định, chính sách của công ty và pháp luật

Tổng kết

Trên đây là các bước xây dựng bảng mô tả công việc để thu hút ứng viên mà Unica gửi tới bạn đọc. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí nhà tuyển dụng sẽ có thể thêm, sửa những chi tiết khác nhau trong mô tả công việc phía trên để phù hợp với mỗi doanh nghiệp.