Bảng mô tả công việc chi tiết không chỉ là phương tiện để doanh nghiệp thu hút ứng viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng mà còn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong quá trình tuyển dụng. Một bảng mô tả công việc chi tiết còn đóng vai trò quan trọng với ứng viên giúp họ biết được bản thân có phù hợp hay không. Vậy bảng mô tả công việc là gì? Xây dựng bản mô tả công việc như thế nào hiệu quả? Cùng Unica tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đâyy nhé.
Bảng mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc có tên tiếng anh là Job Description - viết tắt JD, đây là một văn bản dùng để mô tả những cần việc cần thiết mà nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện được khi làm việc tại doanh nghiệp. Hiểu đơn giản bản JD giống như tài liệu tổng hợp những yêu cầu, nhiệm vụ cũng như quyền lợi giúp ứng viên có cái nhìn khái quát được về công việc dự định ứng tuyển.
Bản mô tả công việc ngoài chức năng mô tả công việc, nhiệm vụ cần thực hiện còn giống như một bản cam kết giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Khi ứng viên đã tham khảo JD và thống nhất hợp tác thì phải tôn trọng những nội quy và quyền lợi. Mặt khác, bản mô tả công việc còn là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc, biết mục đích và mục tiêu mà mình hướng đến. JD cụ thể và rõ ràng giúp bản thân ứng viên biết được công việc, quyền hạn và trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc. Từ đó khi được nhận vào làm nhanh chóng làm quen và thực hiện công việc với hiệu suất cao nhất.
Bảng mô tả công việc là gì?
Tầm quan trọng của bảng mô tả công việc
Bất kỳ một tổ chức/ doanh nghiệp nào sử dụng lao động cũng phải có bản mô tả công việc. Đây là tài liệu vô cùng quan trọng để người lao động biết công việc, trách nhiệm cũng như quyền lợi theo từng vị trí. Bảng mô tả công việc tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Vậy tầm quan trọng của bảng mô tả công việc là gì?
-
Phục vụ cho công tác tuyển dụng: Bảng mô tả công việc là văn bản giúp truyền đi chính xác nội dung thông tin tuyển dụng của một đơn vị. Thông qua bản mô tả, công ty sẽ thu hút được những ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển. Song song với đó, bảng mô tả công việc còn là căn cứ để công ty kiểm tra mức độ phù hợp của ứng viên dành cho vị trí công việc đang tuyển dụng.
-
Công tác định hướng nhân sự: Bảng mô tả công việc giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng của doanh nghiệp dành cho họ. Đồng thời cũng giúp nhân viên nhận thức rõ ràng được về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của bản thân đối với công việc. Từ đó, nhân viên sẽ cố gắng, nỗ lực để đóng góp cho mục tiêu phát triển của công ty.
-
Quản trị thành tích: Bảng mô tả công việc chi tiết đóng vai trò như khung tham chiếu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đáp ứng công việc của nhân viên một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, mảng mô tả công việc còn là cơ sở giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách đãi ngộ với nhân viên hợp lý.
Cấu trúc của bảng mô tả công việc gồm những gì?
Cấu trúc của một bảng mô tả công việc gồm có tiêu đề, phần mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Từng mục chi tiết như sau:
Tiêu đề bản mô tả công việc
Khi tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc, điều đầu tiên bạn không nên bỏ qua đó chính là cách đặt tiêu đề. Để người tiếp nhận có thể hình dung được về vị trí, vai trò, yêu cầu của công việc, thì tên tiêu đề cần phải rõ ràng, ngắn gọn nhất có thể thể. Việc làm này không chỉ có tác dụng tối ưu cho công cụ tìm kiếm mà còn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thu hút được những ứng cử viên tiềm năng.
Mở đầu của bảng mô tả công việc
Sau khi tạo xong tiêu đề, bước tiếp theo bạn cần làm đó là giới thiệu tóm tắt về công ty (thời gian thành lập, các lĩnh vực hoạt động chính của công ty) cũng như môi trường làm việc để người ứng tuyển nắm bắt được những thông tin sơ bộ về công ty. Tiếp đến là đưa ra những mục tiêu của vị trí mà công ty đang cần tuyển (cần mở rộng quy mô công ty, tìm kiếm nhân tài đảm nhiệm những vị trí mới) và điều mà nhà tuyển dụng (Employer) kỳ vọng ở ứng viên.
Một bản mô tả công việc chuyên nghiệp cần có tên công việc để người đọc nắm được nhu cầu của công ty
Nội dung chính của bảng mô tả công việc
Trong bản mô tả công việc phần nội dung chính bạn nên tập trung chủ yếu vào 3 ý chính: nhiệm vụ; yêu cầu công việc và quyền lợi của nhân viên.
- Nhiệm vụ: Để làm tốt phần này, trước tiên bạn nên liệt kê các nhiệm vụ mà nhân viên mới sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí khi trúng tuyển. Bạn nên đưa các nhiệm vụ theo từng bộ phận, phòng ban theo từng tuần/ngày/tháng để ứng viên có thể tự đo lường được mức độ công việc và cân nhắc.
Lưu ý: Ở phần này, bạn không nên mô tả quá dài, khoảng 6 -12 gạch đầu dòng là tốt nhất.
- Yêu cầu công việc: Ở phần yêu cầu nội dung công việc, bạn nên đưa ra những yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và các yêu cầu khác về kỹ năng mềm, giới tính, độ tuổi để ứng cử viên có thể có cái nhìn tổng thể về việc “như thế nào là phù hợp”.
Lưu ý: Khi xây dựng bảng mô tả công việc: Bạn không nên liệt kê quá nhiều yêu cầu sẽ làm ứng viên sợ và không dám ứng tuyển, những yêu cầu của bạn nếu vừa đủ và ở mức độ thỏa hiệp chắc chắn bạn sẽ tìm ra được những nhân tài sáng giá, phù hợp.
- Quyền lợi của nhân viên: Ở phần này, bạn nên nêu rõ ràng những quyền lợi mà nhân viên sẽ có được như mức lương, thưởng cũng như những đãi ngộ khác có liên quan. Đưa ra các chế độ bảo hiểm (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ) và các phúc lợi khác mà nhân viên được hưởng như thai sản, hiếu hỉ.
Ngoài ra bạn cũng đừng quên giới thiệu cho ứng viên cơ hội được đào tạo, học hỏi, được trải nghiệm những kiến thức mới, bổ ích khi gia nhập vào doanh nghiệp, công ty để giúp ứng viên nắm bắt được, đồng thời có thể đưa ra quyết định có chính thức đầu quân vào công ty, doanh nghiệp hay không. Cùng với đó, nhân sự cũng cần xây dựng những tiêu chí tuyển dụng và đánh giá nhân lực để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Phần kết - Quy trình tuyển dụng
Sau khi đã trình bày cụ thể, rõ ràng về thông tin việc làm, bạn sẽ được ứng viên đánh giá về sự chuyên nghiệp cao hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang cần tuyển dụng. Cụ thể:
- Nêu rõ từng bước / từng vòng mà công ty đăng tuyển.
- Hình thức phỏng vấn của công ty: Online hay Offline?
- Ghi rõ địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.
- Cách thức liên lạc qua Email / Điện thoại / hay đến trực tiếp công ty…
Các bước xây dựng bảng mô tả công việc
Để xây dựng một bảng mô tả công việc chính xác và hiệu quả cần có một quy trình nhất định. Dưới đây là các bước để xây dựng một bảng mô tả công việc chi tiết, bạn hãy tham khảo để biết cách thực hiện nhé:
Bước 1: Tiêu đề
Tiêu đề được đánh giá là phần nội dung quan trọng nhất trong bảng mô tả công việc, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc người xem có tiếp tục đọc những phần tiếp theo của bảng mô tả công việc hay không. Tiêu đề cần hấp dẫn để thu hút và giữ chân người xem. Đối với bảng mô tả công việc thì về cơ bản tiêu đề cũng không cần phải quá hấp dẫn. Tuy nhiên, tiêu đề cần ngắn gọn và rõ ràng để người xem ngay lập tức hiểu về vị trí đang tuyển dụng của công ty bạn.
Bước 2: Tiến hành phân tích công việc
Sau khi đã viết được một tiêu đề công việc, tiếp theo trong nội dung JD cần có nội dung phân tích công việc tức là nhiệm vụ tương đương với vị trí mà doanh nghiệp mong muốn có được ở ứng viên của mình. Việc phân tích công việc có thể giúp nhà tuyển dụng xác định:
-
Mô tả chi tiết được những nhiệm vụ, công việc có liên quan đến vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển dụng.
-
Lên danh sách những kiến thức và kỹ năng thiết yếu mà ứng viên cần có để đáp ứng hiệu quả công việc.
-
Khả năng và thái độ cần có đối với công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng.
Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ áp dụng các phương pháp phân tích công việc như sau:
-
Quan sát: Quan sát vị trí mà nhân viên đương nhiệm đang thực hiện để xác định xem với vị trí này thì cần những yêu cầu và kỹ năng gì.
-
Phỏng vấn: Sau một thời gian quan sát sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên đương nhiệm và các thành viên khác trong team để tổng hợp những thông tin cần thiết giúp quá trình phân tích công việc được dễ dàng hơn.
-
Bảng câu hỏi: Thiết lập một bảng câu hỏi sẵn từ việc lấy ý kiến đánh giá của nhân viên đương nhiệm. Bao gồm: Tính chất công việc. những đầu mục công việc cụ thể ứng viên cần thực hiện, kinh nghiệm làm việc, những kỹ năng liên quan tới công việc, mức lương dành cho công việc,...
-
Tham khảo ý kiến: Cuối cùng là tham khảo những ý kiến từ quản lý, người giám sát, tư vấn viên trong doanh nghiệp.
Trước khi mô tả công việc, bạn cần hiểu rõ công việc đó là gì
Bước 3: Thể hiện rõ ràng nội dung công việc, chức danh
Bảng mô tả công việc càng chi tiết và rõ ràng các thông tin như: chức danh, kinh nghiệm làm việc, nội dung công việc,... càng giúp nhà tuyển dụng "đơn giản hóa" được quy trình tìm kiếm, dễ dàng tìm thấy được các ứng viên tiềm năng.
- Đối với phần chức danh: Phần chức danh được trình bày rõ ràng giúp ứng viên dễ dàng hình dung hơn về vị trí và nhiệm vụ mà họ sẽ làm khi trúng tuyển vào công ty.
- Đối với phần nội dung công việc: Nhà tuyển dụng có thể dựa vào bản phân tích công việc để chia nhỏ ra những yêu cầu, nhiệm vụ và trách nhiệm. Mỗi mục nội dung có thể có một hoặc nhiều hoạt động liên quan.
Bước 4: Mô tả chi tiết yêu cầu bằng cấp
Để tuyển dụng được những ứng viên tiềm năng nhất, trong bảng mô tả công việc bắt buộc phải có phần yêu cầu bằng cấp. JD cần liệt kê ra những bằng cấp học vấn tối thiểu có liên quan đến vị trí tuyển dụng. Bao gồm: đại học, cao đẳng, chứng chỉ có liên quan, chứng chỉ tin học, ngoại ngữ,...
Bước 5: Mô tả chi tiết yêu cầu kinh nghiệm
Ngoài mô tả chi tiết về yêu cầu kinh nghiệm, JD cũng phải cụ thể yêu cầu về kinh nghiệm có liên quan cho từng vị trí tuyển dụng. Yêu cầu kinh nghiệm của từng vị trí sẽ khác nhau, một số vị trí có thể ưu tiên kinh nghiệm nhưng một số vị trí thì sẽ bắt buộc phải kinh nghiệm.
Bước 6: Mô tả chi tiết năng lực làm việc
Trong bản JD, phần nội dung quan trọng nhất đó chính là năng lực làm việc. Phần yêu cầu năng lực bắt buộc phải có vì các ứng viên sẽ xem qua nội dung này để xác định xem bản thân có đủ khả năng để hoàn thành công việc hay không. Phần mô tả năng lực làm việc thường bao gồm các thông tin như: kiến thức, kỹ năng, khả năng đáp ứng và thái độ cần có trong công việc.
Xác nhận thông tin với cấp trên hoặc nhân viên
Bước 7: Báo cáo công việc
Trong bản ID, phần báo cáo công việc đóng vai trò tương đối quan trọng nên không được thiếu. Phần báo cáo công việc cung cấp cho ứng viên các thông tin về cách hoạt động của vị trí tuyển dụng phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ra sao. Nhà tuyển dụng cần làm rõ thông tin công việc đang tìm kiếm được thực hiện dưới sự phân công của ai? Chỉ đạo từ ai?
Bước 8: Lương bổng và chế độ đãi ngộ
Chế độ đãi ngộ và lương bổng đóng vai trò rất quan trọng nhất. Trong bản mô tả công việc, chế độ đãi ngộ cần rõ ràng thì mới thu hút được ứng viên ứng tuyển. Còn đối với lương bổng thì nhà tuyển dụng thay vì đưa ra con số cụ thể nên đưa ra một mức lương dao động. Việc đưa ra khoảng lương sẽ giúp nhà tuyển dụng linh hoạt hơn khi lựa chọn ứng viên.
Đăng ký khoá học Tuyển dụng online ngay để nhận ưu đãi. Khóa học sẽ giúp bạn bóc tách những sai lầm cố hữu trong khâu tuyển dụng, biết cách lên hệ thống câu hỏi phỏng vấn dành cho ứng viên và nhanh chóng tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp của bạn.
Một số lưu ý khi xây dựng bảng mô tả công việc
Trong quá trình xây dựng bản mô tả, người thực hiện cần viết nội dung rõ ràng, chi tiết, đầy đủ thông tin và tuân theo quy định của pháp luật như sau:
- Cần đảm bảo sự rõ ràng và chi tiết của mô tả công việc: JD cần rõ ràng, chi tiết để người đọc nắm được nội dung cốt lõi. Câu chữ cần đơn giản, thông dụng, tránh dùng tiếng lóng hoặc những từ đa nghĩa gây hiểu lầm. Từng mục cần được tách ra thành một đoạn văn, không nên biết các mục trong cùng một đoạn vì rất khó để người đọc nắm được thông tin quan trọng trong thời gian ngắn.
-
Cần thể hiện đầy đủ và chính xác các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp: Phần kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp là yếu tố cở bản mà bất kỳ bản mô tả công việc nào cần có. Chính vì vậy, JD cần đề cập tới những phần này thật chi tiết. Đối với kỹ năng, người viết nên dùng gạch đầu dòng để liệt kê, kinh nghiệm nên được thể hiện dưới dạng con số, còn bằng cấp cần được thể hiện bằng tên văn bằng chính xác mà doanh nghiệp mong muốn.
- Cần tuân thủ các quy định và chính sách của công ty và pháp luật: Bảng mô tả công việc cần tuân theo quy định, chính sách của công ty và pháp luật để tránh gây hiểu lầm dẫn tới xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động. Bất kỳ một mục nào ảnh hưởng tới quyền lợi người lao động đều sẽ bị lên án và có thể chịu hình phạt theo quy định.
3 Ví dụ về bản mô tả công việc mẫu
Dưới đây là 3 mẫu thông dụng nhất giúp bạn hình dung cụ thể hơn về bản mô tả công việc:
Mẫu mô tả công việc nhân viên kinh doanh
Yêu cầu về trình độ và kỹ năng
-
Nam/Nữ, tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing
-
Yêu thích công việc kinh doanh online
-
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm bán hàng, Marketing online, phát triển thị trường
-
Ngoại hình ưa nhìn, giọng nói chuẩn
-
Nhanh nhẹn, hoạt bát, chăm chỉ, năng nổ trong công việc
-
Sử dụng thành thạo Word, Excel, Facebook, Zalo và các mạng xã hội khác trên máy tính và điện thoại
-
Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian khoa học, chịu áp lực công việc
Yêu cầu công việc chính
-
Tìm kiếm khách hàng, kết bạn, chào hàng bằng các kênh online: Facebook, Zalo, SEO web,...
-
Tiếp cận, tư vấn sản phẩm và bán hàng đến khách hàng thông qua các trang mạng xã hội, qua điện thoại, emai trang sàn thương mại điện tử...
-
Thực hiện tư vấn, chốt khách hàng Online theo Data có sẵn của công ty.
-
Duy trì, tạo mối quan hệ, chăm sóc khách hàng cũ.
-
Lập và triển khai kế hoạch tuần, tháng dựa trên kế hoạch của phòng/team.
-
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng (từ lúc tiếp nhận đơn đến khi hàng được giao đến khách hàng).
-
Theo dõi các phản hồi của khách hàng cho đến khi khách hàng đồng ý nhận hàng và thanh toán.
Quyền lợi/Quyền hạn
-
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung, cởi mở.
-
Được công ty đào tạo bài bản kỹ năng chốt sale, giải quyết tình huống.
-
Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước sau 6 tháng làm việc.
-
Hưởng đầy đủ chính sách phúc lợi của công ty: Thưởng các dịp lễ, tết, lương tháng thứ 13; Teambuilding, du lịch thường niên.
-
Được cấp trang thiết bị đầy đủ để phục vụ và nâng cao hiệu quả công việc.
-
Được đề xuất ý kiến trao đổi với cấp | quản lý để thực hiện công việc được hiệu quả hơn.
Báo cáo cho các vị trí sau
-
Vị trí trưởng Phòng Kinh Doanh
-
Nội dung báo cáo gồm kế hoạch bán hàng | và danh sách các khu vực khách hàng được phân công phụ trách. Kết quả doanh số bán hàng thực hiện theo chỉ tiêu được phân công.
-
Thời điểm báo cáo: Hàng tháng
Bản mô tả công việc nhân viên marketing
Yêu cầu công việc
-
Xây dựng nội dung, phát triển các kênh mạng xã hội như: Website, Facebook, Tiktok, Youtube,...
-
Định hướng và xây dựng ý tưởng, sáng tạo thông điệp, nội dung cho các video, chiến dịch quảng cáo, truyền thông, marketing,…;
-
Quản trị các kênh cộng đồng, social media: Đăng bài, Tương tác, Seeding,...
-
Phối hợp với team Design sản xuất Ấn phẩm, Video
-
Thực hiện phân công khác của quản lý cấp trên, lãnh đạo phòng Marketing.
Yêu cầu trình độ
-
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại vị trí Content Marketing.
-
Khả năng viết tốt, đa dạng hình thức: Social, SEO, Kịch bản video, Content Banner,...
-
Có khả năng đọc và hiểu về sản phẩm Ứng dụng, công nghệ
-
Có kỹ năng thiết kế chỉnh sửa cơ bản Canva, Capcut, biết sử dụng Photoshop là 1 điểm cộng
-
Quan tâm và luôn cập nhật các xu hướng nội dung hot hay trendy trên social media
-
Thái độ làm việc tốt, chủ động trong công việc, tinh thần đội nhóm cao
-
Biết sử dụng các công cụ AI là một lợi thế
-
Có hiểu biết về blockchain/crypto là một lợi thế.
Địa điểm làm việc
Quyền lợi
-
Lương cứng 12 - 20 triệu VNĐ/tháng (tùy kinh nghiệm).
-
Lương hưởng KPI 3 – 5 triệu VNĐ/tháng nếu đạt hiệu suất công việc.
-
Thưởng vượt KPI.
-
Cơ hội phát triển kỹ năng & thăng tiến lên trưởng nhóm Marketing.
-
Môi trường làm việc năng động, sáng tạo, cùng nhau phát triển.
-
Nghỉ lễ, Tết theo quy định.
-
Chế độ chính sách theo quy định nhà nước.
Bản mô tả công việc nhân viên thiết kế
Mô tả công việc
-
Chịu trách nhiệm thiết kế, quản lý và phát triển về mặt mỹ thuật các sản phẩm thiết kế
-
Thiết kế các ấn phẩm quảng cáo trên kênh Digital marketing (website, facebook, youtube…) như banner flash, popup, email template, giao diện website / ứng dụng v.v…) - Cắt ghép clip, làm TVC quảng cáo v.v…
-
Thiết kế các ấn phẩm in (tờ rơi, brochure, poster, bandroll, v.v..)
-
Thiết kế các vật phẩm sử dụng trong ngày lễ, sự kiện (backdrop, giấy mời, standee, bảng biển, v.v…)
Yêu cầu ứng viên
-
≥ 6 tháng chuyên môn
-
Thiết kế đồ họa, thương hiệu, web, digital, in ấn, quảng cáo
-
Thành thạo phần mềm chuyên dụng: Adobe Photoshop, illustrator, premiere pro
-
Cảm thụ màu sắc và tư duy về bố cục tốt.
-
Kỹ năng tìm kiếm hình ảnh, thông tin và khai thác các công cụ tìm kiếm hiệu quả.
-
Nam / Nữ từ 20-30 tuổi
Quyền lợi
-
Thu nhập từ 10 -13 triệu + thưởng KPI
-
Phụ cấp bữa ăn.
-
Được tham gia BHXH theo quy định của pháp luật.
-
Được hưởng chế độ đãi ngộ tất cả các ngày lễ, tết,… trong năm.
-
Làm việc trong môi trường chuyên sâu về y tế
Địa điểm làm việc
Kết luận
Trên đây là các bước xây dựng bảng mô tả công việc để thu hút ứng viên mà Unica gửi tới bạn đọc. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí nhà tuyển dụng sẽ có thể thêm, sửa những chi tiết khác nhau trong mô tả công việc phía trên để phù hợp với mỗi doanh nghiệp.
