Nhân sự được xem là yếu tố quan trọng nhất quyết định trực tiếp đến sự thành bại của mỗi một doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên, để thu hút được nhân tài, nhà tuyển dụng cần phải xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng thật khoa học và hợp lý. Vậy làm thế nào để có một quy trình tuyển dụng hiệu quả? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Quy trình tuyển dụng là gì?
Quy trình tuyển dụng là chuỗi các hoạt động mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để thu hút, đánh giá, chọn lọc và tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất cho những vị trí mà công ty đang thiếu. Mục tiêu của quy trình tuyển dụng là để tìm ra những ứng viên tiềm năng, có kinh nghiệm và phù hợp nhất với vị trí công việc và văn hóa tổ chức. Quy trình tuyển dụng giống như thước đo, đảm bảo rằng chỉ nhũng ứng viên phù hợp mới được lựa chọn.
Công ty thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực nhân viên. Vì vậy, quy trình tuyển dụng đóng vai trò rất quan trọng, nó cần phải được đề cao và được chú ý để giúp doanh nghiệp tìm ra được những ứng viên tài năng nhất. Doanh nghiệp không có quy trình tuyển dụng tức là không có bất kỳ một quy chuẩn đầu vào nào cả. Khi không có tiêu chuẩn đầu vào, bộ phận HR sẽ rất khó tuyển dụng do không hình dung được cụ thể chân dung ứng viên.
Quy trình tuyển dụng được xây dựng lên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về việc tuyển dụng phải những ưng viên không phù hợp, hạn chế phí thời gian và tốn công vô ích. Thêm nữa, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp cũng góp phần vào việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp/ công ty bạn trở thành địa điểm làm việc lý tưởng, hấp dẫn đối với ứng viên tiềm năng.
Tuyển dụng nhân sự là quá trình chọn những người lao động có khả năng, nguyện vọng làm việc trong doanh nghiệp
Vai trò của quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, gắn kết nhân viên, tăng tính chủ động và cải thiện hiệu suất. Từng lợi ích cụ thể như sau:
Tiết kiệm thời gian
Một công ty nếu đầu tư quy trình tuyển dụng nhân sự chu đáo giúp cho việc tuyển chọn nhân sự nhanh hơn, thu hút được nhiều ứng viên đủ tiêu chuẩn. Không chỉ tối ưu nguồn lực thời gian và chi phí, điều này còn phần nào phản ánh tính chuyên nghiệp của thương hiệu công ty trong mắt các ứng viên.
Gắn kết nhân viên
Quy trình tuyển dụng chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được những ứng viên phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, đảm bảo năng suất làm việc và cống hiến ở mức cao nhất.
Tăng tính chủ động
Việc chuẩn bị những kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đảm bảo tính chủ động về mặt chiến lược cho cá quản lý và phòng nhân sự. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược này để cải thiện chất lượng ứng viên, nâng cao uy tín thương hiệu.
Cải thiện hiệu suất
Quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp xác đinh được năng lực và các kỹ năng của ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn nhiều nhà Headhunter thường hỏi bạn nững điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên đây chính là cách họ giúp bạn dự đoán năng suất trong tương lai của ứng viên
Quy trình tuyển dụng hiệu quả
Để tìm được ứng viên tiềm năng không hề đơn giản, nó đòi hỏi doanh nghiệp bạn phải có một quy trình tuyển dụng chỉn chu và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Như vậy mới tránh được các rủi ro trong cả quá trình. Cụ thể quy trình tuyển dụng được cho là hiệu quả như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Một quy trình tuyển dụng hiệu quả trong doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, tức là xác định các vị trí còn trống và phân tích những đặc điểm công việc phù hợp cho vị trí này. Bước này nhằm mục đích giúp bạn định hình các vị trí cần tuyển cho công ty để đáp ứng mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Để bước xác định nhu cầu tuyển dụng đạt hiệu quả cao, bạn cần chú ý những điều nên làm sau:
-
Phân tích thật chi tiết và cụ thể công việc nhằm xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đang thiếu và đang cần tuyển thêm.
-
Xác định các kỹ năng cũng như kinh nghiệm cần thiết cho vị trí cần tuyển ứng viên.
-
Dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để xem xét số lượng ứng tuyển cần tuyển.
-
Lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.
-
Tích cực thảo luận và tương tác với các bộ phận có liên quan hoặc với quản lý để hiểu rõ nhu cầu tuyển dụng và yêu cầu cần thiết cho công việc.
- Cập nhật và chỉnh sửa JD theo thực tế để phù hợp với công việc hiện tại.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng thì tiếp theo bạn cần lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Mục đích của bước này là để giúp nhà tuyển dụng xác định cụ thể các bước tiếp theo cần thực hiện để tuyển dụng nhân sự mới thành công, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả cao. Ở bước lập kế hoạch tuyển dụng, bạn cần làm một số việc như sau:
-
Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
-
Lập một kế hoạch tuyển dụng chi tiết và cụ thể, bao gồm chi tiết các bước cần thực hiện, thời gian thực hiện cũng như ngân sách chi cho việc tuyển dụng.
-
Ứng dụng các công cụ và phương pháp tuyển dụng hiệu quả.
-
Cập nhật kế hoạch tuyển dụng cụ thể theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức hay theo biến động của thị trường.
-
Theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng để xem có hiệu quả không cũng như để điều chỉnh phù hợp, đảm bảo đạt được mục tiêu tuyển dụng.
Bước 3: Phân tích công việc
Bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng đó là phân tích công việc. Bước này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như các kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Phân tích công việc tức là bạn lập một bảng mô tả công việc chi tiết để dựa vào đó có cơ sở tìm kiếm ra được những ứng viên phù hợp. Đối với bước phân tích công việc, bạn nên làm một số điều quan trọng sau:
-
Xác định công việc, nhiệm vụ cũng như trách nhiệm chính của công việc vị trí đang cần tuyển dụng để có góc nhìn tổng quan về vị trí đang thiếu, từ đó lập mô tả công việc chính xác và cung cấp thông tin đầy đủ khi ứng viên cần.
-
Xác định cụ thể và thật chi tiết yêu cầu liên quan đến công việc vị trí cần tuyển, bao gồm: kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm để tìm kiếm được ứng viên phù hợp.
-
Xây dựng các tiêu chí đánh giá dựa trên nhiệm vụ, trách nhiệm, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng.
-
Lập bảng mô tả công việc cụ thể, rõ ràng, tránh viết mô tả mơ hồ và không rõ ràng.
-
Tương tác với các bộ phận để có cái nhìn đa chiều cũng như để am hiểu kỹ hơn về công việc.
-
Cần cập nhật thông tin trong mô tả công việc sau khi đã phân tích công việc chi tiết.
Sau khi đã phân tích tất cả những vấn đề có liên quan tới công việc một cách cụ thể nhất, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một bản mô tả công việc đầy đủ nhất, trong đó nêu rõ từ yêu cầu, nhiệm vụ đến quyền lợi, kinh nghiệm, địa chỉ, thời gian làm việc,... Có thể nói, bản mô tả công việc được xem là quan trọng nhất, là một “đòn bẩy” tạo đà cho các bước còn lại trong quy trình tuyển dụng. Vì vậy, ở phần này người quản lý nhân sự càng chuẩn bị chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì các bước tiếp theo càng dễ thực hiện bấy nhiêu.
Bước 4: Tìm kiếm ứng viên
Từ bản mô tả công việc đã chuẩn bị, nhà tuyển dụng bắt tay vào việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang còn thiếu. Để tìm kiếm ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu đăng tin tuyển dụng để thu hút sự chú từ các ứng viên. Tin tức tuyển dụng cần phải ngắn gọn, súc tích nhưng những nội dung cơ bản về việc tuyển dụng vẫn phải được truyền đạt tới ứng viên một cách rõ ràng. Ngoài ra ở bước tìm kiếm ứng viên bạn cũng có thể làm một số điều sau:
-
Dành thời gian tìm hiểu, nghiên cứu để tìm ra các kênh tuyển dụng phù hợp giúp tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng nhất.
-
Chuẩn bị nội dung tuyển dụng để đăng trên các kênh thu hút, hấp dẫn. Tốt nhất là nên tập trung vào lợi ích và quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được khi làm việc tại công ty.
-
Linh hoạt tìm kiếm, chủ động tìm kiếm ứng viên ở nhiều nguồn khác nhau thay vì chỉ dựa vào những số lượng ứng viên đăng ký, gửi hồ sơ.
-
Sử dụng dịch vụ tìm kiếm ứng viên trả phí trên các kênh tuyển dụng hoặc công ty tư vấn nhân sự để tìm kiếm và tiếp cận ứng viên nhanh chóng nhất.
-
Tập trung tìm kiếm ứng viên trên các trang mạng xã hội và tiktok vì đây là 2 kênh đang tiềm năng nhất.
Để tuyển được nhân tài, bạn phải có bước chuẩn bị tuyển dụng chi tiết
Bước 5: Sàng lọc và lựa chọn hồ sơ
Khi nhận được hồ sơ của các ứng viên qua các kênh tuyển dụng, tiếp theo phòng nhân sự sẽ tiến hành thu nhận, sòng lọc để lựa chọn ra được những bộ hồ sơ phù hợp nhất. Việc sàng lọc hồ sơ là rất quan trọng bởi qua đó, nhà tuyển dụng sẽ căn cứ để tìm kiếm được những ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất. Trong quá trình chọn lọc hồ sơ nhà tuyển dụng phải luôn minh bạch và công bằng để tìm ra được những ứng cử viên sáng giá nhất. Sau đây là hướng dẫn về những điều bạn nên làm trong bước này để chọn được ứng viên phù hợp nhất.
-
Xem xét hồ sơ ứng viên và đánh giá chúng dựa trên các tiêu chí công việc đã lập ra từ bước phân tích công việc.
-
Song song với quá trình sàng lọc hồ sơ cần duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ ứng viên để có thể tiếp cận, sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn.
-
Ứng dụng công nghệ và công cụ phần mềm tiên tiến để tăng tính hiệu quả, tự động hóa quy trình sàng lọc hồ sơ.
-
Xác định và tạo danh sách các ứng viên tiềm năng dựa trên sự phù hợp với yêu cầu công việc đã được đưa ra.
-
Tránh việc đánh giá, lựa chọn ứng viên dựa trên yếu tố chủ quan.
-
Thực hiện tương tác và thông báo với ứng viên sau quá trình sàng lộc hồ sơ của họ.
Bước 6: Phỏng vấn ứng viên
Sau khi đã lọc hồ sơ mà tìm được những hồ sơ phù hợp, tiếp theo nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên được chọn để phỏng vấn họ trực tiếp giúp khẳng định xem ứng viên có phù hợp không. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ đặt ra những câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển nhằm khai thác năng lực, tiềm năng, kĩ năng của các ứng viên. Những điều nhà tuyển dụng nên làm ở bước này đó là:
-
Chuẩn bị thật kỹ để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.
-
Tạo môi trường phỏng vấn thân thiện, thoải mái, tránh để buổi phỏng vấn quá ngột ngạt.
-
Phỏng vấn ứng viên chuyên nghiệp, đặt câu hỏi rõ ràng liên quan đến các vị trí ứng tuyển.
-
Quan tâm đến buổi phỏng vấn, lắng nghe kỹ câu trả lời của ứng viên và đưa ra những câu hỏi follow-up để hiểu rõ hơn về họ.
-
Tập trung quan sát, đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ của ứng viên.
Tại bước phỏng vấn, tùy vào quy mô cũng như nhu cầu của ứng viên mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn hình thức phỏng vấn phù hợp, có thể phỏng vấn qua điện thoại hay phỏng vấn trực tiếp tại doanh nghiệp.
Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi công ty
Ngoài ra, trong quá trình phỏng vấn, ứng cử viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp các thông tin về quy trình làm việc, công việc cụ thể ứng viên sẽ làm cũng như mức lương và các chế độ phúc lợi mà nhân viên được hưởng nhằm giúp ứng viên đưa ra quyết định có vào làm việc tại công ty không.
Bước 7: Đánh giá ứng viên
Dựa trên những câu trả lời trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên để xem có phù hợp hay không. Một số điều cần làm trong bước đánh giá ứng viên đó là:
-
Sử dụng những tiêu chí đánh giá tương đương với vị trí cần tuyển để đánh giá ứng viên.
-
Đặt lên bàn cân, so sánh các ứng viên với nhau để tìm ra được người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển.
-
Lấy thêm ý kiến từ những đồng nghiệp khác và lấy ý kiến đánh giá từ quản lý trực tiếp bộ phận.
Bước 8: Mời ứng viên làm việc
Nếu đã đánh giá và tìm được ứng viên phù hợp, phòng nhân sự sẽ gửi email mời bạn nhận việc vào khoảng thời gian cụ thể. Trong thư mời, nhân viên tuyển dụng sẽ đưa ra mức lương, phúc lợi dành cho vị trí của bạn. Mặt khác, địa điểm làm việc và quy trình đào tạo cơ bản cũng có thể được đính kèm trong email gửi tới bạn. Thư mời làm việc cần sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp để giúp ứng viên thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra nếu đã tìm được ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng cũng nên gửi thư mời nhận việc sớm nhất.
Bên cạnh việc gửi thư mời làm việc, nhà tuyển dụng cũng phải liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận được thư mời. Đặc biệt, nội dung thư mời phải có nội dung xác nhận rằng ứng viên đồng ý nhận việc.
Bước 9: Chào đón nhân viên mới
Bước chào đón nhân viên mới tưởng chỉ là bước đơn giản nhưng lại là bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Nếu chào đón nhân viên mới tốt, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng với nhân viên giúp họ hòa nhập nhanh chóng với văn hóa công ty. Từ đó, tạo động lực cho họ làm việc hiệu quả và gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn. Dưới đây là một số điều cần làm trong bước chào đón nhân viên mới:
-
Chuẩn bị kế hoạch để đón nhân viên mới và giới thiệu họ với các nhân viên khác trong công ty.
-
Cung cấp cho nhân viên mới tài liệu cần thiết cũng như trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc.
-
Theo dõi và hỗ trợ hết mình cho nhân viên trong thời gian đầu làm việc.
-
Tổ chức các hoạt động để nhân viên mới giao lưu, hòa đồng nhanh chóng với đồng nghiệp.
Đăng ký khoá học Tuyển dụng online ngay để nhận ưu đãi. Khóa học sẽ giúp bạn bóc tách những sai lầm cố hữu trong khâu tuyển dụng, biết cách lên hệ thống câu hỏi phỏng vấn dành cho ứng viên và nhanh chóng tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp của bạn.
Mẫu quy trình tuyển dụng hiệu quả
Mẫu quy trình tuyển dụng 1 (tại đây)
Mẫu quy trình tuyển dụng 2 (tại đây)
Ví dụ vê quy trình tuyển dụng tại Viettel
Dưới đây là ví dụ về quy trình tuyển dụng của tập đoàn Viettel cho bạn tham khảo:
- Bước 1: Đầu tiên bộ phận tuyển dụng xác định nhu cầu tuyển dụng cho từng vị trí mà doanh nghiệp đang thiếu.
- Bước 2: Tiếp theo tiến hành tìm kiếm và thu hút nhân tài nộp CV.
- Bước 3: Sàng lọc hồ sơ ứng viên gửi về để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất mời phỏng vấn.
- Bước 4: Phỏng vấn trực tiếp để hiểu hơn về quan điểm, tính cách cũng như kiến thức, kinh nghiệm và mong muốn của ứng viên
- Bước 5: Thông báo kết quả, gửi thư mời nhận việc cho ứng viên trúng tuyển.
Một số lưu ý khi thực hiện quy trình tuyển dụng
Công việc tuyển dụng là một phần quan trọng trong hoạt động của các công ty. Bộ phận trực tiếp đảm nhận quy trình này là phòng nhân sự. Mặc dù không quá khó nhưng để hoàn thành công việc này, người tuyển dụng cần ghi nhớ những lưu ý dưới đây:
- Phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về luật lao động. Bản mô tả công việc phải sát với thực tế, không được cường điệu hóa vị trí công việc đang cần tuyển người. Đồng thời, công ty cần gửi mail mời ứng viên tham ra tuyển dụng, gửi thư từ chối hoặc mời ứng viên nhận việc (sau phỏng vấn). Mọi quy trình cần được diễn ra minh bạch, rõ ràng, cụ thể và chi tiết.
- Sử dụng công nghệ và phần mềm hỗ trợ tuyển dụng
Xu hướng làm việc online trong những năm gần đây ngày càng tăng nên kéo theo đó là nhu cầu phỏng vấn online cũng tăng theo. Để bắt kịp xu hướng, các nhà tuyển dụng cần ứng dụng nhiều phần mềm và công nghệ vào quy trình tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên và doanh nghiệp. Bên cạnh những phần mềm mất phí sẽ có những phần mềm miễn phí dành cho việc tuyển dụng và quản lý nhân sự. Tùy vào nhu cầu và quy mô công ty mà bạn sẽ chọn cho mình ứng dụng phù hợp nhất.
- Tập trung vào đào tạo và phát triển nhân viên mới
Sau khi đã tìm ra được những nhân sự chất lượng, bạn cần tập trung đào tạo và phát triển họ thì mới có thể hoàn thành được quy trình tuyển dụng hiệu quả. Phương pháp đào tạo và người trực tiếp đào tạo cần được bàn luận cẩn thận để giúp nhân viên có thể làm được việc trong thời gian ngắn. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không nên yêu cầu quá khắt khe với nhân viên, hãy cho họ thời gian để làm quen với môi trường trước. Khi đã quen việc, nhân viên sẽ dần dần nâng được hiệu suất công việc của mình.
Kết luận
Trong bài viết dưới đây chúng tôi đã chi tiết đến bạn quy trình tuyển dụng hiệu quả, nó rất phức tạp và tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo nhất. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất về quy trình tuyển dụng cũng như quản lý nhân sự hiệu quả nhất.
