Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất hiện nay

Nhân sự được xem là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành bại của mỗi một doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên, để thu hút được nhân tài, nhà tuyển dụng cần phải xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng thật khoa học và hợp lý. Vậy làm thế nào để có một quy trình tuyển dụng hiệu quả? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tuyển dụng nhân sự là gì? 

- Là quá trình thu hút những người lao động có khả năng, nguyện vọng làm việc trong doanh nghiệp. Từ các bước như xác định, thu hút, sàng lọc, tuyển chọn, phỏng vấn, lựa chọn, tuyển dụng và giới thiệu nhân viên

- Một trong những phương pháp thu hút tuyển dụng hiện nay là sử dụng các trang tuyển dụng, hay các trang mạng xã hội thông qua báo.

Tuyển dụng nhân sự là quá trình chọn những người lao động có khả năng, nguyện vọng làm việc trong doanh nghiệp

Mục đích của quy trình tuyển dụng

Mục đích của quá trình tuyển dụng nhân sự là chọn ra những ứng viên tiềm năng cho những bộ phận còn thiếu người trong doanh nghiệp. Những ứng viên tham gia dự tuyển cần đáp ứng được những yêu cầu công việc đưa ra. Có thể nói, tuyển dụng là quy trình quan trọng góp phần làm mới và củng cố bộ máy doanh nghiệp. Đây là công việc diễn ra hàng ngày ở nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. 

Ngoài ra, tuyển dụng còn có một mục đích khác là pr thương hiệu cho doanh nghiệp. Khi tin tuyển dụng của một công ty liên tục xuất hiện trên nhiều nền tảng sẽ thu hút được sự chú ý của nhiều người. Mặc dù vậy, nếu tin tuyển dụng xuất hiện tràn lan trong thời gian dài lại có thể gây ra hiệu quả ngược nên bạn cần kiểm soát cẩn thận quy trình tuyển dụng. 

Lợi ích của quy trình tuyển dụng hiệu quả

Quy trình tuyển dụng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, gắn kết nhân viên, tăng tính chủ động và cải thiện hiệu suất. Từng lợi ích cụ thể như sau:

1. Tiết kiệm thời gian

Một công ty nếu đầu tư quy trình tuyển dụng nhân sự chu đáo giúp cho việc tuyển chọn nhân sự nhanh hơn, thu hút được nhiều ứng viên đủ tiêu chuẩn. Không chỉ tối ưu nguồn lực thời gian và chi phí, điều này còn phần nào phản ánh tính chuyên nghiệp của thương hiệu công ty trong mắt các ứng viên.

2. Gắn kết nhân viên

Quy trình tuyển dụng chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được những ứng viên phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, đảm bảo năng suất làm việc và cống hiến ở mức cao nhất. 

3. Tăng tính chủ động

- Việc chuẩn bị những kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đảm bảo tính chủ động về mặt chiến lược cho cá quản lý và phòng nhân sự. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược này để cải thiện chất lượng ứng viên, nâng cao uy tín thương hiệu.

Việc chuẩn bị những kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đảm bảo tính chủ động về mặt chiến lược cho cá quản lý và phòng nhân sự

4. Cải thiện hiệu suất

- Quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp xác đinh được năng lực và các kỹ năng của ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn nhiều nhà Headhunter thường hỏi bạn nững điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên đây chính là cách họ giúp bạn dự đoán năng suất trong tương lai của ứng viên

Các bước trong quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp gồm các bước sau đây:

1. Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc xác định các vị trí còn trống và phân tích những đặc điểm công việc như kiến thức kỹ năng cần thiết cho vị trí này. Doanh nghiệp cần xác định những vấn đề gì cần được giải quyết, cân năng lực như thế nào, hiệu suất và tính cách đặc thù của nhân viên. Theo dõi đầu vào so với đầu ra, tính toán xem liệu có sự gia tăng khối lượng công việc cần giải quyết khi tuyển dụng người mới hay không.

2. Bước 2: Đăng tin tuyển dụng

Sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị tuyển dụng. Có thể nói, chuẩn bị tuyển dụng được xem là bước quan trọng nhất, là một “đòn bẩy” tạo đà cho các bước còn lại trong quy trình tuyển dụng. Vì vậy, ở phần này người quản lý nhân sự càng chuẩn bị chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì các bước tiếp theo càng dễ thực hiện bấy nhiêu. Cụ thể, trước khi đưa ra thông báo tuyển dụng, nhân sự phải mô tả rõ ràng về vị trí công việc mà doanh nghiệp đang cần, về điều kiện làm việc, các quyền lợi và nghĩa vụ của ứng viên. 

Để tuyển được nhân tài, bạn phải có bước chuẩn bị tuyển dụng chi tiết, cụ thể

Bên cạnh đó, người tuyển dụng cũng phải đưa ra những yêu cầu dành cho các ứng viên như bằng cấp, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc…để từ đó xây dựng bản chi tiết về chế độ tiền lương và phúc lợi của các ứng viên một cách phù hợp.

Sau khi đã hoàn tất mọi công việc từ bước chuẩn bị tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu đăng tin tuyển dụng để thu hút sự chú từ các ứng viên. Việc thông báo này cần phải ngắn gọn, súc tích nhưng những nội dung cơ bản về việc tuyển dụng vẫn phải được truyền đạt tới ứng viên một cách rõ ràng.

Có rất nhiều cách để nhà tuyển dụng truyền đạt thông tin tuyển dụng, có thể thông báo trên trang chính của công ty, các hội nhóm, diễn đàn, thông báo trên mạng xã hội, hay thông báo qua kênh truyền hình,...Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng cần xem xét song song với chi phí để lựa chọn những phương tiện truyền thông phổ biến nhất.

3. Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ ứng viên

Trong thời buổi kỹ thuật số hiện nay, thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp lan đi rất nhanh. Chỉ sau khoảng 1 tiếng đăng tuyển, phòng nhân sự sẽ nhận được hàng chục hoặc hàng trắm hồ sơ ứng tuyển. Những hồ sơ này được gửi qua email, kênh tuyển dụng hoặc thông qua các trang mạng xã hội. 

4. Bước 4: Sàng lọc và lựa chọn hồ sơ

Khi nhận được hồ sơ của các ứng viên qua các thông báo tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ tiến hành thu nhận và chọn lọc hồ sơ. Đây là bước rất quan trọng bởi qua đó, nhà tuyển dụng sẽ căn cứ vào hồ sơ của ứng viên về bằng cấp, trình độ, sức khỏe, cũng như căn cứ vào các yêu cầu của công việc để chọn lọc một lượng hồ sơ nhất định. Trong quá trình chọn lọc hồ sơ nhà tuyển dụng phải luôn minh bạch và công bằng để tìm ra được những ứng cử viên sáng giá nhất.

5. Bước 5: Phỏng vấn ứng viên

Trong quy trình tuyển dụng hiệu quả, sau khi đã lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên được chọn và tiến hành kỹ năng phỏng vấn. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ đặt ra những câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển nhằm khai thác năng lực, tiềm năng, kĩ năng của các ứng viên. 

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi công ty

Ngoài ra, trong quá trình phỏng vấn, ứng cử viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp các thông tin về quy trình làm việc, công việc cụ thể ứng viên sẽ làm cũng như mức lương và các chế độ phúc lợi mà nhân viên được hưởng nhằm giúp ứng viên đưa ra quyết định có vào làm việc tại công ty không.

Bước 6: Kiểm tra thông tin tham chiếu

Sau khi phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra thông tin tham chiếu để xác thực những thông tin được cung cấp có đúng hay không. Bước này sẽ mất thời gian nhưng đổi lại, doanh nghiệp sẽ chọn được những ứng viên chất lượng và có nhân phẩm tốt. 

Bước 7: Đưa ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên những câu trả lời trong quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ quyết định xem bạn có phù hợp với những yêu cầu mà họ đề ra hay không. Nếu phù hợp, phòng nhân sự sẽ gửi email mời bạn nhận việc vào khoảng thời gian cụ thể. Trong thư mời, nhân viên tuyển dụng sẽ đưa ra mức lương, phúc lợi dành cho vị trí của bạn. Mặt khác, địa điểm làm việc và quy trình đào tạo cơ bản cũng có thể được đính kèm trong email gửi tới bạn. 

Nếu doanh nghiệp đã lựa chọn được những ứng cử viên sáng giá nhất qua các vòng phỏng vấn, thì bước tiếp theo sẽ là thời gian thử việc của ứng viên. Trong bước này, nhà tuyển dụng cần phải theo dõi từng “đường đi nước bước” của ứng viên. Đây cũng được xem là giai đoạn khó khăn và thử thách của ứng viên, việc họ chứng minh được năng lực của bản thân chính là điều kiện tiên quyết để nhà tuyển dụng có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng hiệu quả

Các yếu tố ảnh hưởng tới quy trình tuyển dụng gồm có thời gian tuyển dụng, nguồn tuyển dụng, phương pháp và đội ngũ tuyển dụng. Mỗi yếu tố sẽ có những ảnh hưởng khác nhau như sau:

1. Thời gian tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ có thời gian tuyển dụng ngắn nhưng có thể chọn được nhân sự phù hợp cho công ty. Thời gian tuyển dụng càng kéo dài sẽ khiến chi phí tăng và làm tốn thời gian của bộ phận nơi đang cần tuyển người. Thời gian tuyển dụng lý tưởng hiện nay thường kéo dài khoảng 1 tháng. Ngay khi đã tìm được ứng viên phù hợp, doanh nghiệp nên gỡ tin tuyển dụng để tránh làm mất thời gian của những người khác.

Thời gian tuyển dụng không nên quá lâu

2. Nguồn tuyển dụng

Muốn có được nhân sự chất lượng thì việc chọn nguồn vô cùng quan trọng. Những nguồn tuyển dụng chất lượng hiện nay tới từ những kênh tuyển dụng uy tín như Topcv, glints, Jobsgo, CareerBuider, Joboko,... Những ứng viên nộp đơn từ nguồn nay phần nhiều là người có kinh nghiệm. 

Ngoài ra, nhiều đơn vị tuyển dụng hiện nay chọn tuyển dụng từ Facebook vì không tốn phí, thời gian tìm kiếm ứng viên nhanh. Bạn chỉ cần đăng tuyển khoảng 30 phút là đã nhận được hàng chục CV của các ứng viên trên toàn quốc. Nhược điểm của nguồn ứng viên này không đảm bảo, bạn sẽ phải mất thời gian chọn lọc người phù hợp với vị trí công việc doanh nghiệp đưa ra.

3. Phương pháp tuyển dụng

Phương pháp tuyển dụng cũng ảnh hưởng rất nhiều tới kết quả của quá trình tuyển dụng. Một số công ty sẽ yêu cầu ứng viên thực hiện bài kiểm tra để chọn lọc ứng viên tiềm năng trước buổi phỏng vấn. Những bạn vượt qua kiểm tra sẽ có được điểm cộng từ phía nhà tuyển dụng. Ở vòng 2 chính là phỏng vấn, trong vòng này, một số doanh nghiệp lớn sẽ tiếp tục đưa ra những câu hỏi hoặc bài kiểm tra năng lực ngắn dành cho ứng viên. Sau khi kết thúc vòng này, những người có số điểm hoặc đánh giá cao nhất sẽ được cân nhắc mời làm việc. Phương pháp tuyển dụng thông qua các bài test này sẽ giúp doanh nghiệp chọn được những nhân tố tài năng ngay từ đầu. 

Một số ngành nghề đặc thù như thiết kế, các doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên gửi sản phẩm của mình. Sau đó, họ sẽ mời ứng viên tới phỏng vấn để nghe giới thiệu chi tiết về sản phẩm mà họ đã làm. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ chọn được những nhân sự tiềm năng cho vị trí công việc đang trống.

4. Đội ngũ tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng bởi đội ngũ tuyển dụng. Một đội ngũ chuyên nghiệp, lịch sự và nhẹ nhàng sẽ khiến ứng viên không còn cảm thấy căng thẳng và muốn ra nhập công ty làm việc. Ngược lại, nếu đội ngũ tuyển dụng khó tính hoặc hời hợt sẽ khiến ứng viên có cái nhìn không tốt về doanh nghiệp. Đội ngũ tuyển dụng giỏi sẽ tạo ra một bản mô tả công việc chính xác và chọn được nguyền tuyển nhân sự chất lượng. Nhờ đó, thời gian tuyển dụng giảm xuống giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. 

Đội ngũ tuyển dụng đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp

Các lưu ý khi thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả

Công việc tuyển dụng là một phần quan trọng trong hoạt động của các công ty. Bộ phận trực tiếp đảm nhận quy trình này là phòng nhân sự. Mặc dù không quá khó nhưng để hoàn thành công việc này, người tuyển dụng cần ghi nhớ những lưu ý dưới đây:

1. Phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về luật lao động. Bản mô tả công việc phải sát với thực tế, không được cường điệu hóa vị trí công việc đang cần tuyển người. Đồng thời, công ty cần gửi mail mời ứng viên tham ra tuyển dụng, gửi thư từ chối hoặc mời ứng viên nhận việc (sau phỏng vấn). Mọi quy trình cần được diễn ra minh bạch, rõ ràng, cụ thể và chi tiết. 

2. Sử dụng công nghệ và phần mềm hỗ trợ tuyển dụng

Xu hướng làm việc online trong những năm gần đây ngày càng tăng nên kéo theo đó là nhu cầu phỏng vấn online cũng tăng theo. Để bắt kịp xu hướng, các nhà tuyển dụng cần ứng dụng nhiều phần mềm và công nghệ vào quy trình tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên và doanh nghiệp. Bên cạnh những phần mềm mất phí sẽ có những phần mềm miễn phí dành cho việc tuyển dụng và quản lý nhân sự. Tùy vào nhu cầu và quy mô công ty mà bạn sẽ chọn cho mình ứng dụng phù hợp nhất.

3. Tập trung vào đào tạo và phát triển nhân viên mới

Sau khi đã tìm ra được những nhân sự chất lượng, bạn cần tập trung đào tạo và phát triển họ thì mới có thể hoàn thành được quy trình tuyển dụng hiệu quả. Phương pháp đào tạo và người trực tiếp đào tạo cần được bàn luận cẩn thận để giúp nhân viên có thể làm được việc trong thời gian ngắn. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không nên yêu cầu quá khắt khe với nhân viên, hãy cho họ thời gian để làm quen với môi trường trước. Khi đã quen việc, nhân viên sẽ dần dần nâng được hiệu suất công việc của mình.

Tập trung vào phát triển nhân sự mới

Tổng kết

Trong bài viết dưới đây chúng tôi đã chi tiết đến bạn quy trình tuyển dụng hiệu quả, nó rất phức tạp và tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo nhất. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất về quy trình tuyển dụng cũng như quản lý nhân sự hiệu quả nhất.

Chúc bạn thành công!