Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả

Đối với mỗi công ty, việc lập kế hoạch định biên nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực cũng như thực hiện chính sách tuyển dụng. Vậy định biên nhân sự là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự thế nào? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự được rất nhiều khối ngành kinh tế kế hoạch và nhà nước sử dụng. Mặc dù là một lĩnh vực rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng có thể hiểu được nó một cách rõ ràng, tường tận. 

Định biên nhân sự có thể hiểu một cách đơn giản là việc xác định một đội ngũ con người

Định biên nhân sự có thể hiểu một cách đơn giản là việc xác định một đội ngũ con người với những điều kiện phù hợp về tri thức cũng như phẩm chất cá nhân để có thể đáp ứng được khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể nào đó trong tương lai.

2. Tại sao định biên nhân sự lại quan trọng?

Định biên nhân sự quan trọng vì nó giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp như sau:

Vấn đề 1: Xây dựng cấu trúc công ty ổn định

Định biên nhân sự cho phép doanh nghiệp biết được năng lực thực sự của từng nhân viên. Từ đó, công ty sẽ có những sắp xếp công việc phù hợp và khoa học hơn dành cho từng người. Chính điều này sẽ giúp bộ máy nhân sự ổn định, không bị lộn xộn, tiết kiệm thời gian đào tạo.

Vấn đề 2: Tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên

Định biên nhân sự giúp lãnh đạo biết rõ năng lực của từng nhân viên. Việc này sẽ phát huy được tối đa năng suất làm việc cũng như giúp tinh thần của nhân viên thoải mái hơn trong quá trình làm việc.

Vấn đề 3: Lập kế hoạch về nhân sự trong tương lai

Định biên nhân sự giúp lãnh đạo có được kế hoạch về nhân sự tốt hơn trong tương lai. Nói cách khác, thông qua định biên, công ty sẽ biết được những vị trí còn trống/đang thiếu người để có kế hoạch đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự trong tương lai.

Định biên nhân sự giúp thiết lập kế hoạch nhân sự tốt hơn

3. Điều kiện để tính định biên nhân sự

Vị tính chất quan trọng liên quan tới sự nhất quán trong quản trị và quản lý sử dụng nhân sự của cả công ty, do đó định biên nhân sự rất được chú ý. Có 2 đối tượng cần lưu ý, điều này đã sinh ra những điều kiện dựa trên 2 đối tượng trên:

Đối với công ty:

Công ty cần có định hướng xây dựng và chiến lược phát triển rõ ràng 

Cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể dựa trên ngân sách và các plan dự kiến trong trường hợp nó thay đỏi.

Đối với các cấp bộ phận:

- Yêu cầu lớn nhất cần xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn dành riêng cho từng vị tri trong công việc.

- Hiểu và xác định được công việc, nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc của từng vị trí, ít nhất phải nắm được cơ bản

- Có khả năng đánh giá và ước lượng cơ bản được kết quả ban đầu đầu ra của từng vị trí khác nhau

- Hiểu và nắm được khả năng tự động hóa trong công việc của từng vị trí, kèm theo đó là hệ thống dữ liệu quản lý của từng vị trí.

4. Các nguyên tắc để định biên nhân sự

Việc định biên nhân sự thường không có một công thức nhất quán nào, thay vào đó sẽ dựa vào 3 nhóm nguyên tắc sau: 

1. Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

– Tỉ lệ tăng/giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/giảm của mức doanh thu.

Ví dụ: Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%.

– Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp.

Ví dụ: Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý với nhân viên là 15% – 85%.

– Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.

Ví dụ: Chi phí/doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%.

Định biên nhân sự cần tuân theo nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

2. Các nguyên tắc về định mức lao động

– Theo khối lượng.

Ví dụ: 30 sản phẩm/ca/người, 100 sản phẩm/ca/dây chuyền (nhóm), 15 khách hàng phục vụ/ngày

– Theo hệ chỉ tiêu hệ suất.

Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách)/năm.

– Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp.

Ví dụ: Số lượng thực hiện giao dịch/ngày.

– Theo đối tượng phục vụ.

Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty.

3. Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

- Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: Nhân viên Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ như kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ/ngày; lập báo cáo mỗi tháng, mỗi ngày; làm việc với thanh tra thuế cuối mỗi quý; hoàn thiện các chứng từ thanh toán cuối mỗi năm, 20 ngày.

- Đó là những thông tin liên quan đến việc định biên nhân sự mà bạn có thể tham khảo, áp dụng. Hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ hữu ích đối với nhà quản lý trong công tác hoạch định và quản trị nhân sự của mình.

5. Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Để định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phải biết cách xây dựng định biên nhân sự cụ thể. Đây là quá trình chung và có thể áp dụng linh hoạt theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bước phải được doanh nghiệp thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng, phải có sự liên kết giữa các phòng ban.

Định biên nhân sự là việc làm cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nhân lực doanh nghiệp bạn cần phải nắm rõ trong tương lai, doanh nghiệp của mình một cách chính xác. Mong muốn đạt được mục tiêu gì? Sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào? Sản xuất ở quy mô như thế nào? Cần phải thực hiện những hoạt động gì?

Khi đã hiểu rõ và nắm chắc những thông tin này, bạn sẽ xác định được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, như:

• Thời gian: khi nào thì cần?

• Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?

• Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?

Bạn đọc quan tâm hãy tham khảo thêm Staff Turnover

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp bạn xác định những ưu và nhược điểm về nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào những yếu tố như: yếu tố phân tích về mặt hệ thống và yếu tố phân tích về mặt quá trình.

Để định biên nhân sự cần phân tích thực trạng nguồn lực

Yếu tố về mặt hệ thống sẽ bao gồm: Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân. Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu. Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, onboarding, khen thưởng, kỷ luật v.v.)

Yếu tố phân tích về mặt quá trình sẽ bao gồm: Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên; sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc; môi trường văn hóa của doanh nghiệp; phong cách quản lý; tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã vạch ra; những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp; việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Đối với bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu nhân lực để xác định xem nhân lực tại công ty đang thiếu hụt hay dư thừa. Qua đó, bạn có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục thực trạng này để điều chỉnh nguồn nhân lực một cách phù hợp nhất.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch thực hiện định biên nhân sự, bạn cần phải xây dựng những nội dung cơ bản sau đây:

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho công ty;

- Xây dựng lại cơ cấu tổ chức;

- Xây dựng kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên ở các bộ phận;

- Xây dựng Kế hoạch tinh giảm lao động dư thừa tại công ty.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch đóng vai trò hết sức quan trong trong quy trình định biên nhân sự. Do đó, bạn cần phải: Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch; phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó; đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.

Sau khi đã hoạch định được nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, bạn cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để chắc chắn khi doanh nghiệp cần bạn luôn đáp ứng được với nguồn nhân lực sẵn có.

Tổng kết

Với những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây, Unica tin rằng các bạn đã hiểu được khái niệm định biên nhân sự là gì cũng như các bước xây dựng định biên nhân sự rồi phải không.

Chúc bạn thành công!