Định biên nhân sự là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Định biên nhân sự là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Mục lục

Đối với mỗi công ty, việc lập kế hoạch định biên nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực cũng như thực hiện chính sách tuyển dụng. Vậy định biên nhân sự là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự thế nào? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

>> Bật mí quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất hiện nay

>> Mách bạn 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả

>> Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên mà bạn không nên bỏ qua

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự được rất nhiều khối ngành kinh tế kế hoạch và nhà nước sử dụng. Mặc dù là một lĩnh vực rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng có thể hiểu được nó một cách rõ ràng, tường tận. 
Định biên nhân sự có thể hiểu một cách đơn giản là việc xác định một đội ngũ con người với những điều kiện phù hợp về tri thức cũng như phẩm chất cá nhân để có thể đáp ứng được khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể nào đó trong tương lai.

2. Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Để định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phải có các bước xây dựng kế hoạch cụ thể. Đây là quá trình chung và có thể áp dụng linh hoạt theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bước phải được doanh nghiệp thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng, phải có sự liên kết giữa các phòng ban.


Định biên nhân sự là việc làm cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nhân lực doanh nghiệp bạn cần phải nắm rõ trong tương lai, doanh nghiệp của mình một cách chính xác. Mong muốn đạt được mục tiêu gì? Sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào? Sản xuất ở quy mô như thế nào? Cần phải thực hiện những hoạt động gì?

Khi đã hiểu rõ và nắm chắc những thông tin này, bạn sẽ xác định được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, như:
• Thời gian: khi nào thì cần?
• Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?
• Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp bạn xác định những ưu và nhược điểm về nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào những yếu tố như: yếu tố phân tích về mặt hệ thống và yếu tố phân tích về mặt quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống sẽ bao gồm: Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân. Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu. Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật v.v.)

Yếu tố phân tích về mặt quá trình sẽ bao gồm: Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên; sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc; môi trường văn hóa của doanh nghiệp; phong cách quản lý; tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã vạch ra; những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp; việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Đối với bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu nhân lực để xác định xem nhân lực tại công ty đang thiếu hụt hay dư thừa. Qua đó, bạn có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục thực trạng này để điều chỉnh nguồn nhân lực một cách phù hợp nhất.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch thực hiện định biên nhân sự, bạn cần phải xây dựng những nội dung cơ bản sau đây:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho công ty;
- Xây dựng lại cơ cấu tổ chức;
- Xây dựng kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên ở các bộ phận;
- Xây dựng Kế hoạch tinh giảm lao động dư thừa tại công ty.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch đóng vai trò hết sức quan trong trong quy trình định biên nhân sự. Do đó, bạn cần phải: Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch; phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó; đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.

Sau khi đã hoạch định được nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, bạn cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để chắc chắn khi doanh nghiệp cần bạn luôn đáp ứng được với nguồn nhân lực sẵn có.
Với những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được thế nào là định biên nhân sự cũng như các bước xây dựng định biên nhân sự rồi phải không? Tuy nhiên, để làm tốt về lĩnh vực này thật sự không phải dễ dàng. Ngoài kiến thức về chuyên môn, bạn cần phải trải nghiệm thực tế rất nhiều thông qua việc thực hiện luôn công tác định biên nhân sự tại công ty.

Chúc bạn thành công!

>> Bí quyết quản trị nguồn nhân sự


Tags: Tuyển dụng Nhân sự