Cách xây dựng quy chế tiền lương hiệu quả nhất hiện nay

Tiền lương luôn là vấn đề được các doanh nghiệp cũng như người lao động đặc biệt quan tâm. Việc trả lương làm sao để đảm bảo ngân sách, lợi nhuận doanh nghiệp mà vẫn khiến người lao động hài lòng phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng quy chế tiền lương. Vậy, cách xây dựng quy chế tiền lương hiệu quả? Tất cả sẽ được Unica giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Mục đích và cơ sở xây dựng quy chế tiền lương 

Mục đích của việc xây dựng quy chế lương là nhằm đảm bảo sự công bằng và duy trì đội ngũ nhân sự hiện tại của toàn doanh nghiệp, công ty. Việc làm này không chỉ có tác dụng nâng cao năng suất lao động, thu hút và duy trì được những nhân viên giỏi mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác trả lương, thưởng hiệu quả, minh bạch.

Tiền lương luôn là vấn đề được các doanh nghiệp cũng như người lao động đặc biệt quan tâm

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp xây dựng quy chế tiền lương dựa trên các cơ sở như:

Quy định của pháp luật

Tìm hiểu và tuân thủ những quy định của pháp luật khi xây dựng quy chế tiền lương là việc làm cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi khi tuân thủ đúng các quy định của pháp luật doanh nghiệp sẽ xây dựng được quy chế tiền lương phù hợp đối với từng loại hợp đồng: chính thức, thử việc, lương trong kỳ thai sản, lương thời vụ, nghỉ việc hay ốm đau…

Thị trường bên ngoài

Để xây dựng được quy chế tiền lương chuẩn thì việc khảo sát mức lương của đối thủ cạnh tranh cũng như mức lương chuẩn trên thị trường cũng là việc làm cần thiết. Bởi nó sẽ giúp cho doanh nghiệp điều chỉnh được mức lương cho từng vị trí kịp thời để nhân viên không có sự bất mãn về chế độ lương, thưởng hay bị phân tán tư tưởng về quyền lợi của họ trong quá trình làm việc.

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Căn cứ vào thực tế kinh doanh hàng tháng, quý, năm; căn cứ vào hiệu quả công việc mà từng vị trí mang lại cho doanh nghiệp; căn cứ vào thâm niên công tác (kinh nghiệm, số năm làm việc)... mà các doanh nghiệp sẽ xây dựng quy chế tiền lương cho từng vị trí, chức danh khác nhau.

>> Xem thêm: Top 7 chính sách thu hút nhân tài dành cho doanh nghiệp

2. Hồ sơ xây dựng bảng lương gồm những gì?

Theo quy định của pháp luật, hồ sơ xây dựng thang bảng lương được nộp về Sở Lao động Thương binh và Xã hội cần có:

- Hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp.

- Công văn của doanh nghiệp xin đăng ký hệ thống thang bảng lương.

- Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương.

- Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.

- Bảng quy định về các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ.

- Quy chế về tiền lương, thưởng, tiền phụ cấp ( những doanh nghiệp phòng Lao động sẽ yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ nhưng có những doanh nghiệp lại không).

Đây là 1 phần quan trọng để doanh nghiệp quyết toán thuế nên trong hồ sơ xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này.

Đặc biệt, trong quá trình xây dựng thang bảng lương, người lập biểu mẫu phải ghi rõ họ tên đầy đủ, số điện thoại, chứng minh thư nhân dân (bản gốc) và phải trực tiếp đi nộp để đối soát.

3. Cách xây dựng quy chế tiền lương

Để xây dựng được quy chế tiền lương, các doanh nghiệp cần tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm

Ở bước này bạn cần dự báo doanh nghiệp của bạn cần phải chi bao nhiêu tiền lương, tỷ lệ doanh thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm nay. Đơn giá chính là cơ sở để bạn xác định được lương cơ bản cho các nhóm chức danh khác nhau trong doanh nghiệp, căn cứ vào đó để tính lương khoán trên doanh thu hoặc đơn vị sản phẩm. 

Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số dãn cách

Bạn cần tổng hợp, liệt kê các nhóm công việc có cùng tính chất, độ khó và trách nhiệm thành một nhóm. Điều này đòi hỏi bạn phải có một bản mô tả công việc cà yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các yếu tố cơ bản nhất.

Ví dụ như: kiến thức, trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn. Tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận. khóa học tài chính cho người không chuyên

Dựa trên cơ sở đó bạn sẽ xác định đượ chệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh sao cho đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.

Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương 

Tùy thuộc vào tính chất chất lao động với mỗi bộ phận trong doanh nghiệp mà bạn có thể áp dụng cách tính trả lương sao cho phù hợp. Lương cố định sẽ áp dụng cho các bộ phận như hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí  tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức.

Trả lương khoán sẽ có nhiều hình thức như: trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp cá nhân hoặc nhóm hiện tại, cũng có thể trên hệ số hoặc số điểm chức danh, cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp sản xuất.

Lưu ý: Trả lương khoán hay còn gọi là trả lương theo kết quả công việc hoàn thành, tức là bạn phải xác định được một tỷ lệ hay đơn giá khoán phù hợp có tính khuyến khích đảm bảo thu nhập cho người lao động. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt ra những mức hoàn thành công việc khác nhau, ở mỗi mức cao hơn sẽ cso tỷ lệ khoán thưởng bổ sung nhằm phát huy tối đa năng lực và khuyến khích người lao động đạt được thành tích cao hơn trong công việc.

>> Xem thêm: KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên đạt hiệu quả cao

Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh và khen thưởng xử phạt

Cần đảm bảo tính công bằng trong quy chế trả lương bạn cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt đế và nghiêm túc.

Mức độ hoàn thành công việc có thể quy đổi thành mức hệ số như 0,8 – 0,9 và tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Một cách khác là căn cứ trên những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.

Bước 5. Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt

Tất cả người lao động cần biết rõ ràng về quy trình tính lương và thời điểm nào trong tháng họ được nhận lương. Ngoài ra, các quy chế cần được xác định về các trường hợp vẫn được trả lương như: người lao động được cử đi học, lương làm thêm giờ, lương trong thời kỳ thai sản đối với lao động nữ

Bước 6. Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung 

Trước khi ban hành áp dụng quy chế tiền lương, doanh nghiệp cần tổ chức một  cuộc họp nhằm phổ biến và lấy ý kiến của nhân viên. Doanh nghiệp xây dựng quy chế tiền lương càng minh bạch, rõ ràng thì lại càng tạo động lực và tinh thần làm việc cho mỗi nhân viên. Quy chế trả tiền lương không phải là cố định vì vậy khi đã ban hành và áp dụng nó vẫn được đánh giá, sửa đổi và bổ sung định kỳ tùy theo bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới của từng doanh nghiệp.

Trên đây là cách xây dựng quy chế tiền lương mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho đơn vị, doanh nghiệp của mình. 

Chúc bạn thành công!