Hồ sơ nhân sự là gì? Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

Hồ sơ nhân sự được xem là một trong những đối tượng trung tâm và quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Định nghĩa hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch,hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép…của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận nhân sự có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công....

Tất cả các thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ nhân sự là việc làm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp

2. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự

- Thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ được doanh nghiệp lưu trữ để sử dụng cho các đợt thanh, kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền. Vì vậy với mỗi một hồ sơ nhân sự đều gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên thuế.

- Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty.

- Các yếu tố có trong bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại doanh nghiệp gồm có: loại lao động, quy chế lương, cách tính lương thưởng, hình thức trả lương… Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp, mỗi nơi sẽ có những sự khác nhau.

3. Ý nghĩa của hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp

- Giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ hơn, tránh bỏ sót nhân viên

- Dễ dàng tra cứu thông tin nhân sự khi có vấn đề xảy ra

- Thuận tiện trong việc đưa ra ngân sách khi cần thực hiện bất kỳ công việc nào trong công ty

- Dễ dàng phát hiện và chọn lọc các nhân tố tiềm năng trong công ty

4. Các loại hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự gồm rất nhiều loại như hồ sơ nhân viên, hồ sơ kỹ năng và kinh nghiệm, hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng, hồ sơ khen thưởng và kỷ luật. Mỗi loại hồ sơ sẽ có những tác dụng khác nhau như sau:

Hồ sơ thông tin nhân viên

Loại hồ sơ này sẽ lưu trữ những thông tin cơ bản về nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, trình độ văn hóa,... Đây là những thông tin cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp đều phải có khi. Mọi nhân viên trong công ty đều cần có hồ sơ thông tin nhân viên. Thông tin trong kiểu hồ sơ này tương đối đơn giản, ngắn gọn nên nhà quản lý có thể tra cứu rất nhanh, không tốn thời gian tìm hiểu và suy luận. 

Hồ sơ thông tin nhân viên chứa những thông tin cơ bản của nhân sự

Hồ sơ kỹ năng và kinh nghiệm

Loại hồ sơ này sẽ dành cho những người đã làm việc lâu năm trong ngành, không phù hợp cho người chưa có kinh nghiệm làm việc. Trong hồ sơ sẽ chia ra hai phần riêng lẻ, một phần là kỹ năng của nhân viên, phần còn lại là kinh nghiệm làm việc của họ. Thông qua loại hồ sơ này, doanh nghiệp sẽ phân công việc phù hợp dành cho từng đối tượng, tránh tình trạng giao nhầm việc khiến nhân viên cảm thấy áp lực. Kiểu hồ sơ này cũng góp phần giúp lãnh đạo chọn được những nhân tố tiềm năng để tiến hành đào tạo và bồi dưỡng năng lực cho những vị trí quan trọng trong công ty. 

Hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng

Công ty muốn phát triển cần phải tổ chức các khóa đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên. Mỗi khóa học sẽ có nhiệm vụ riêng nên sẽ cung cấp các giá trị khác nhau cho nhân sự. Bởi vậy, thông qua loại hồ sơ này, doanh nghiệp sẽ biết thêm thông tin để tổ chức các khóa học phù hợp dành cho nhân sự của mình. Việc này sẽ giúp tiết kiệm chi phí đào tạo nhân sự trong công ty cũng như giảm bớt số lượng các khóa học nhân viên cần thực hiện trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.  

Hồ sơ khen thưởng và kỷ luật

Loại hồ sơ này sẽ lưu trữ các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật của từng nhân sự. Đây là nguồn tài liệu quan trọng giúp lãnh đạo doanh nghiệp xác định được trình độ, kỹ năng và thái độ làm việc của từng người. Nhưng có một vấn đề là loại hồ sơ này không xuất hiện ở nhiều doanh nghiệp, chỉ một số thực hiện thu thập và lưu trữ hồ sơ khen thưởng và kỷ luật.

5. Tại sao quản lý hồ sơ nhân sự quan trọng?

Quản lý hồ sơ nhân sự quan trọng vì 3 lý do sau:

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Pháp luật Việt Nam. Các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều phải tuân theo yêu cầu của luật pháp.

- Quản lý hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực tốt hơn, hạn chế tình trạng tuyển dụng ồ ạt gây lãng phí tài nguyên công ty.

- Quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng giải quyết những tranh chấp và mâu thuẫn với nhân viên.

Quản lý hồ sơ nhân sự rất quan trọng

6. Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả như thế nào?

Có thể nói việc quản lý hồ sơ nhân sự rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nhưng để có quản lý hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Những lưu ý bạn cần để tâm trong quá trình quản lý hồ sơ nhân sự đó là:

Xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

Muốn quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý cụ thể. Trong đó, những bước quan trọng không thể thiếu là:

- Phân loại và sắp xếp hồ sơ để dễ tìm kiếm và tra cứu.

- Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ vì một số tài liệu sẽ có thời gian hết hạn hoặc được pháp luật quy định thời gian được phép lưu trữ. Sau thời gian này, doanh nghiệp buộc phải loại bỏ những hồ sơ này chứ không đươc tiếp tục lưu trữ.

- Xác định nhu cầu truy cập hồ sơ: Ai có thể truy cập hồ sơ? Truy cập như thế nào? Mức độ sử dụng hồ sơ có thường xuyên hay không?

- Đặt bảo mật cho hồ sơ được quản lý.

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ nhân sự là cách làm được nhiều doanh nghiệp ứng dụng những năm gần đây. Lợi ích mà phương pháp này đem lại là:

- Tiết kiệm chi phí lưu trữ

- Độ bảo mật cao

- Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu

- Khó làm mất hoặc thất thoát hồ sơ

Đặc biệt với những doanh nghiệp lớn thì ứng dụng công nghệ vào quản lý càng giúp tiết kiệm thời gian. Lợi ích của phương pháp này đem lại so với với các phương pháp truyền thống lớn hơn rất nhiều. 

Tổ chức lưu trữ và bảo mật hồ sơ nhân sự

Số lượng hồ sơ nhân sự của một công ty nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào quy mô công ty. Số lượng quy mô càng lớn thì lượng hồ sơ cần lưu trữ càng cao nên việc tổ chức lưu trữ và bảo mật cần được thực hiện cẩn thận hơn. Việc để mất hồ sơ sẽ gây ra nhiều phiền toái nên tốt nhất bạn cần thực hiện lưu trữ cẩn thận ngay từ đầu. 

Việc tổ chức lưu trữ và bảo mật hồ sơ cần được thực hiện cẩn thận 

7. Một số câu hỏi liên quan về hồ sơ nhân sự?

Số lượng câu hỏi liên quan tới hồ sơ nhân sự rất đa dạng. Để giúp bạn hiểu hơn về chủ đề này, dưới đây sẽ là một số giải đáp của Unica:

Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc gồm có những gì?

- Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ các giấy tờ (bản photo công chứng) gồm:

+ Đơn xin việc;

+ Sơ yếu lý lịch;

+ Chứng minh thư photo công chứng

+ Bằng cấp photo công chứng;

- Trong trường hợp người lao động là người nước ngoài, thì ngoài các giấy tờ vừa nêu trên người lao động cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam.

- Với lao động từ 15 - 18 tuổi, thì người sử dụng lao động cần có văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động.

- Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động dưới 15 tuổi, cần:

+ Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi.

+ Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động.

Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức gồm có những gì?

Đối với lao động chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được lưu trữ bổ sung thêm vào hồ sơ thử việc, học việc bao gồm toàn bộ hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, bao gồm:

- Hợp đồng lao động chính thức do công ty tự soạn, yêu cầu có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động

- Doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động dựa theo mức lương trên hợp đồng lao động.

- Phụ lục hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn so với mức đóng bảo hiểm)...

- Trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng cấp, tăng lương… doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định nội bộ.

- Giấy tờ phát sinh mà có chữ ký người lao động thì doanh nghiệp đều phải làm thành 2 bản và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp.

Bộ hồ sơ nhân sự lao động chính thức

Hồ sơ nhân sự với người lao động có độ tuổi dưới 15 gồm những gì?

Đối với nhân sự dưới 15 tuổi, bộ hồ sơ cần phải có những giấy tờ quan trọng sau:

- CMND/CCCD/Passport có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người đó.
- Quyết định chấp thuận việc người đại diện theo pháp luật tự đặt vấn đề ký kết hợp đồng lao động cho mình đối với người dưới 15 tuổi.

8. Kết luận

Trên đây là những thông tin tổng hợp về hồ sơ đầy đủ của người lao động trong doanh nghiệp mà Unica gửi đến các bạn. Thông qua bài viết, chắc hẳn bạn cũng hiểu được phần nào vai trò của bộ hồ sơ nhân sự đối với công tác quản lý nhân sự. 

Unica chúc bạn thành công!