Lập thời gian biểu là một cách để quản lý thời gian hiệu quả và tránh lãng phí vào những việc không cần thiết. Biết cách lập thời gian biểu khoa học sẽ giúp bạn có đủ thời gian hoàn thành hết những công việc đã đặt ra trong ngày hoặc trong tuần. Bài viết sau, Unica sẽ hướng dẫn cách lập thời gian biểu hợp lý. Tìm hiểu ngay.
Thời gian biểu là gì?
Thời gian biểu (hay còn gọi là lịch trình) là một ghi chép danh sách các công việc cần làm hàng ngày, bao gồm sự sắp xếp để hoàn thành công việc, ăn uống, ngủ nghỉ… được sắp xếp theo một trình tự phụ thuộc vào người làm thời gian biểu. Nó giúp người lập thời gian biểu lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Thời gian biểu hợp lý sẽ giúp người lập nên nó không bị quên công việc và biết kiểm soát các công việc của mình một cách tốt nhất. Thiết lập những nguyên tắc về thời gian, về công việc giúp mọi thứ trở nên suôn sẻ.
Thậm chí, thời gian biểu còn là một quy trình những sắp xếp về việc người dùng sử dụng thời gian để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc, là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất cho những ai cảm thấy thời gian làm việc của mình trôi đi rất nhanh trong ngày.
Lợi ích của việc lập thời gian biểu
Việc thiết lập thời gian biểu cá nhân là rất cần thiết trong cuộc sống thường ngày. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi bạn có thời gian biểu cá nhân:
- Quản lý thời gian hiệu quả hơn: Mục đích của việc lập thời gian biểu là liệt kê ra những việc cần làm, sau đó sắp xếp chúng lại sao cho hợp lý để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Điều này giúp bạn quản lý thời gian được hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Thời gian biểu là công cụ quan trọng gián tiếp giúp bạn hoàn thành được những mục tiêu đã đề ra.
-
Giúp tránh bị quên hay bỏ sót công việc: Khi đã liệt kê được hết những công việc cần thực hiện vào thời gian biểu, bạn sẽ xác định được việc gì cần làm trước, việc gì sẽ làm sau. Điều này cực hữu ích, giúp bạn tránh được tình trạng bị quên hay bỏ sót công việc, nhất là những công việc quan trọng.
-
Giúp tăng độ chính xác và hiệu quả cho công việc: Khi có thời gian biểu bạn sẽ tập trung cao độ cho công việc và hoàn thành nó một cách hiệu quả hơn. Như vậy, việc thiết lập thời gian biểu không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn giúp tăng độ chính xác cho công việc được tốt hơn.
-
Giảm áp lực và căng thẳng: Khi có quá nhiều công việc phải làm chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất rối, áp lực và căng thẳng. Tuy nhiên với sự hỗ trợ của thời gian biểu thì mọi căng thẳng, áp lực đã được giảm bớt đi rất nhiều. Khi có kế hoạch và thời gian thực hiện công việc rõ ràng, bạn sẽ thấy mọi việc đâu vào đấy, hoạt động theo một quỹ đạo nhất định. Từ đó căng thẳng, stress và lo lắng về việc quản lý thời gian sẽ không còn nữa.
Thời gian biểu 1 ngày của sinh viên
-
Giúp đạt được mục tiêu đề ra: Thời gian biểu giúp bạn phân bổ công việc và tập trung vào những công việc quan trọng. Điều này giúp bạn nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đặt ra của bản thân.
-
Giúp hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả: Ngoài những lợi ích trên, thời gian biểu còn giúp bạn quản lý hiệu quả các giai đoạn của dự án, đảm bảo các công đoạn của dự án sẽ được diễn ra đúng lộ trình, đúng thời hạn đã đặt ra từ đầu.
Học kỹ năng mềm là vô cùng quan trọng để bạn tự tin thể hiện và phát triển bản thân trong mọi tình huống. Thông qua khóa học online qua video với các chuyên gia bạn sẽ biết thêm được rất nhiều các kiến thức và kỹ năng từ trình bày văn bản đến giao tiếp. Từ đó, xoá tan nỗi sợ, vượt qua giới hạn của bản thân để xây dựng tốt các mối quan hệ và đáp ứng hiệu quả công việc. Đăng ký học ngay nhé.
Cách lập thời gian biểu hàng ngày một cách hợp lý
Có nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau phụ thuộc vào từng người lập và công việc của người ấy. Đối với người đi học, sẽ có một mẫu thời gian biểu khác so với những người đang đi làm. Tuy nhiên, đối với thời gian biểu nào cũng tuân thủ theo những quy tắc nhất định, chẳng hạn thời gian nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân…
Bước 1: Liệt kê công việc cần làm trong ngày và trong tuần
Liệt kê tất cả danh sách các công việc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thể dục... để làm được điều này bạn cần có kỹ năng tổ chức sự kiện công việc và hiểu rõ.
Bạn sẽ sử dụng một quyển sổ tay để ghi lên những công việc mỗi ngày làm. Mục đích này sẽ giúp bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt. Cụ thể bạn sẽ ghi những công việc cần làm trong ngày, ghi rõ công việc cụ thể.
Mẫu thời gian biểu làm việc hàng ngày
Bước 2: Phân chia thời gian
Sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian cho chúng một cách hợp lý, ưu tiên công việc nào quan trọng, dành nhiều thời gian và ngược lại. Sau khi bạn điền được những công việc, nhiệm vụ thì việc phân chia thời gian sẽ hơi phức tạp một chút. Bạn có thể bắt đầu bằng việc, phân chia thời gian ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng nhất thì làm trước, nhiệm vụ nhất định phải hoàn thành bạn nên đánh dấu sao hoặc dấu chấm than.
Còn nếu bạn đang nên kế hoạch cho cả một tuần thì hãy lên một bảng thời gian biểu danh sách những nhiệm vụ hàng tuần. Các nhiệm vụ hàng ngày cho tuần.
Ví dụ: Lập thời gian biểu trong 1 ngày cho người đi làm:
- Tổng thời gian:24h/ngày
-
8h ngủ.
-
9h đi lại và làm việc.
-
1h thời gian ăn uống.
-
30 phút cho việc tập thể dục.
-
2h cho việc nghỉ trưa và giải trí.
-
30 phút dành cho bạn bè.
-
3h cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đìn
Cách lập thời gian biểu cho bản thân
Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên nên liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ nên liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.
Bước 3: Ghi tất cả việc cần làm và nhớ nó một cách chính xác
Ghi danh sách công việc cần làm vào tờ giấy và ghi thời gian tương ứng. Đối với công việc nào cần hoàn thành, bạn có thể dùng bút đánh dấu lại hoặc vẽ thời gian biểu cho tiện theo dõi. Sau mỗi ngày bạn cần kiểm tra lại xem mình thực hiện có đúng theo lịch trình ấy chưa, hoặc lịch trình như vậy có hợp lý không, để có sự điều chỉnh một cách hợp lý. Cuối tuần và cuối tháng, nên có một khoảng thời gian đánh giá lại hiệu quả và đề ra những mục tiêu mới cho bản thân.
Thời khóa biểu cho bản thân
Bước 4: Rà soát, tuân thủ thời gian biểu chặt chẽ
Mọi thời gian biểu dù có được chuẩn bị hay lên kế hoạch kỹ càng đến đâu, nhưng nếu không được thực hiện nghiêm chỉnh, chặt chẽ thì đều là vô ích. Do vậy, việc tuân thủ theo thời gian biểu đã lập cực kỳ quan trọng để đánh giá bạn đã làm việc hiệu quả hay chưa.
Sau khi hoàn thành công việc hãy rà soát lại danh sách để ghi chú trạng thái công việc như hoàn thành/chưa hoàn thành/ chuyển lịch… Nếu bạn là một người kỹ tính thì bạn còn có thể ghi chú thêm khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc để dễ dàng rà soát tiến độ thực hiện đã đúng với thời gian biểu hay chưa. Có không ít trường hợp một người dù thực hiện đầy đủ theo các đầu việc nhưng lại không đúng theo khung giờ, vẫn làm lệch kế hoạch đã đặt ra.
Nhìn chung để hoàn thành tốt được mọi công việc thì bạn cần nắm bắt được cách lập thời gian biểu. Đồng thời biết rõ những đầu công việc mà mình cần làm, như vậy mới có thể sắp xếp chúng một cách hợp lý, khoa học gắn với thời gian thực hiện cụ thể để mang lại hiệu quả cao nhất.
Lưu ý khi lập thời gian biểu
Thực tế, cách lập thời gian biểu không khó nhưng để lập sao cho khoa học, mang lại hiệu quả cao nhất và đạt được mục đích của bản thân thì không hề đơn giản. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để lập một thời gian biểu hợp lý:
-
Phân bổ thời gian cho công việc quan trọng: Công việc sắp xếp trong thời gian biểu cần có mức độ ưu tiên khác nhau, hãy đảm bảo rằng bạn đã phân bổ đủ thời gian cho các công việc và ưu tiên nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng phải để lại một khoảng thời gian trống để giải quyết các vấn đề bất ngờ hay những tình huống không lường trước.
-
Linh hoạt điều chỉnh thời gian biểu khi cần thiết: Thời gian biểu lập ra không phải là quy tắc bất di bất dịch bắt buộc phải thực hiện theo, thời gian biểu hoàn toàn có thể thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế. Để thời gian biểu phát huy được đúng giá trị, bạn cần nhận thức được rằng kế hoạch của bạn không phải là thứ không thể thay đổi. Hãy cập nhật kế hoạch và theo dõi thời gian biểu thường xuyên để kịp thời thay đổi nó sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Cách viết thời gian biểu
-
Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Mặc dù đã thiết lập được cho mình một thời gian biểu rõ ràng, cụ thể và khoa học thì bạn cũng đừng quên sử dụng các công cụ hỗ trợ việc quản lý thời gian được hiệu quả nhất. Công cụ quản lý thời gian, ứng dụng lịch, phần mềm ghi chú, sổ ghi kế hoạch hay máy tính sẽ giúp bạn nhắc nhở công việc theo thứ tự ưu tiên. Từ đó, bạn không chỉ quản lý thời gian hiệu quả mà còn đạt được những mục tiêu công việc của mình một cách tốt nhất.
-
Thời gian biểu không nên chỉ thể hiện công việc: Hãy nhớ một điều rằng, bạn là con người chứ không phải robot nên không thể làm việc hoặc học tập liên tục. Do đó, khi lập thời gian biểu bạn nên dành thời gian cho việc thư giãn. Khi làm việc/ học tập kết hợp thư giãn bạn sẽ thấy hiệu quả nhận lại được cao hơn rất nhiều.
-
Tuân thủ đúng thời gian biểu đã đặt ra: Thời gian biểu một khi đã lập lên thì cần phải thực hiện đúng, tuyệt đối không nên trì hoãn công việc đã đặt ra trong thời gian biểu bởi các nhiệm vụ sẽ chất đống. Khi công việc liên tục bị trì hoãn thì thời gian biểu của bạn sẽ bị ngừng trệ và không phát huy được tác dụng nữa.
Một số mẫu thời gian biểu đẹp
Mẫu thời gian biểu học tập khoa học
Mẫu thời gian biểu học hè
Mẫu thời gian biểu đẹp tạo cảm hứng học tập
Thời gian biểu các công việc hàng ngày
Tổng kết
Như vậy với các bước đơn giản đã chia sẻ ở trên chắc chắn bạn đã biết cách lập thời gian biểu cho riêng mình. Việc lập một thời gian biểu không mất nhiều thời gian, chỉ với một, hai phút nhưng nó lại có có vai trò quan trọng trong cuộc sống. Vì vậy, bạn hãy dành thời gian lập cho mình một thời gian hiệu quả nhất nhé.
Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ"
