Quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Trong những năm trở lại đây, cụm từ “tổ chức sự kiện” không còn là một khái niệm xa lạ đối với doanh nghiệp. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách để tổ chức một sự kiện thành công và để lại nhiều ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách hàng. Trong bài viết này, Unica sẽ chia sẻ tới bạn về một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà không phải ai cũng biết, mời bạn cùng khám phá nhé.

1. Quy trình tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là các hoạt động quy tụ số lượng người lớn tại một địa điểm nhất định, thời gian nhất định nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa tới người tham gia. Hiểu một cách đơn giản thì sự kiện chính là một hình thức quảng bá của doanh nghiệp. Sự kiện thường được tổ chức với quy mô lớn nên cần có quy trình cụ thể và chi tiết từng hoạt động.

Quy trình tổ chức sự kiện chính là tổng hợp các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi sự kiện đó và những hoạt động này sẽ phải diễn ra theo đúng trình tự bao gồm: giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra. lập kế hoạch, giai đoạn triển khai tổ chức sự kiện, đánh giá và nghiệm thu. Bên trong từng các hoạt động này phải cụ thể, chi tiết về kế hoạch sẽ thực hiện, thời gian diễn ra cho từng mục, cách thức triển khai như thế nào?

Quy trình tổ chức sự kiện giúp sự kiện diễn ra đúng hướng, thể hiện được đúng mong muốn của người tổ chức. Bên cạnh đó, việc thực hiện đúng theo quy trình tổ chức cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những tình huống phát sinh, tối ưu nhân sự và chi phí. Và trên hết, quy trình tổ chức sự kiện rõ ràng cũng giúp thúc đẩy hoạt động bán hàng, gia tăng doanh số cho doanh nghiệp trong buổi sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện là gì?

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch chính là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần phải thực hiện. Kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải thật chi tiết và cụ thể, càng chi tiết bao nhiêu thì càng hạn chế được những rủi ro trong quá trình thực hiện. Trong bảng kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải bắt buộc có các yếu tố sau:

Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện

Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về mục tiêu sự kiện, mục đích tổ chức buổi sự kiện là gì sẽ giúp bạn lên được một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết. Từ đó buổi sự kiện diễn ra thành công đúng như mong muốn. Việc xác định mục đích, mục tiêu sẽ mở ra hướng đi đúng đắn giúp doanh nghiệp biết mình cần phải làm gì để hoàn thành tốt nhất sự kiện này.

Thực tế việc các doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ nhằm mục đích và những mục tiêu khác nhau. Có thể doanh nghiệp này tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, còn thương hiệu khác lại tổ chức sự kiện đại hạ giá nhằm tri ân khách hàng,... Vì vậy, việc xác định mục đích, mục tiêu sự kiện là rất quan trọng, bởi nó chính là linh hồn của buổi sự kiện, là yếu tố quyết định trực tiếp đến sự thành công.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Sau khi đã xác định được mục đích và mục tiêu, tiếp theo doanh nghiệp cần phải xác định ngân sách tổ chức. Ngân sách tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều thứ, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách tối thiểu và tối đa để chủ động hơn, cũng như để tối ưu chi phí. Dù tổ chức sự kiện ở bất kỳ quy mô nào đi chăng nữa thì việc thiết lập ngân sách, sau đó chi tiêu trong khoản ngân sách đó rất cần thiết và không được bỏ qua.

Để tổ chức một buổi sự kiện, chi phí phát sinh là điều không thể lường trước. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập ngân sách rõ ràng để nếu phát sinh cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến chi phí vận hành doanh nghiệp. Thông thường, khi tổ chức sự kiện, chi phí dự phòng của doanh nghiệp thường chỉ rơi vào khoảng 5 - 15% tuỳ mức độ rủi ro cũng như mức độ phức tạp của từng sự kiện.

Bạn có thể tham khảo thêm các bước tham gia khóa học online miễn phí trên Unica.

Tổ chức sự kiện là hình thức giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm

Lên kế hoạch cho hoạt động quảng cáo và tiếp thị

Sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng mục đích tổ chức sự kiện cũng như xác định ngân sách, tiếp theo doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch cho hoạt động quảng cáo và tiếp thị sản phẩm sẽ diễn ra trong buổi sự kiện đó. Tại bản kế hoạch này cần xây dựng kịch bản chi tiết, timeline chương trình cũng như chuẩn bị nhân sự sẽ có mặt trong chương trình, lên phương án cho hoạt động tiếp thị và quảng cáo.

Việc lên kế hoạch cho hoạt động quảng cáo và tiếp thị đóng vai trò quan trọng, quyết định rất lớn đến việc buổi sự kiện có thành công hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch này sao cho thật chi tiết và rõ ràng, như vậy buổi sự kiện sẽ diễn ra đúng với mục đích ban đầu được đưa ra

Đặt nơi tổ chức sự kiện và xác định thời gian

Tiếp theo trong quá trình tổ chức sự kiện đó chính là đặt nơi tổ chức sự kiện và xác định thời gian. Thời gian, địa điểm là điều kiện tiên quyết phải có trong thư mời để khách mời để biết đến tham dự. Nơi tổ chức sự kiện cần phải có đầu tư về quy mô và có đội ngũ tiếp đón nồng nhiệt, vui vẻ và thân thiện để khách mời cảm thấy được tôn trọng.

Chọn đội ngũ tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện thành công bắt buộc phải chọn được đội ngũ tổ chức chất lượng. Đội ngũ tổ chức sự kiện uy tín, làm việc có tâm sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng buổi sự kiện hoành tráng và đúng như mong muốn. Chọn được đúng đội ngũ tổ chức, doanh nghiệp cũng tối ưu được chi phí mà vẫn có một buổi sự kiện đúng như mong đợi.

Đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải có nhiều năm kinh nghiệm

3. Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi đã lên kế hoạch tổ chức sự kiện xong, bước tiếp theo trong quy trình tổ chức đó chính là chuẩn bị cho sự kiện. Quá trình chuẩn bị này bao gồm:

Lập kế hoạch trình diễn cho sự kiện

Trong buổi sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều các hạng mục khác nhau, doanh nghiệp cần lập kế hoạch trình diễn cho sự kiện để biết mạng mục nào trước, hạng mục nào sau. Việc này sẽ tạo sự nhất quán cho buổi sự kiện. Để lập kế hoạch trình diễn cho sự kiện, doanh nghiệp có thể dựa theo kịch bản tổ chức chương trình đã xây dựng trước đó.

Thiết kế và in ấn các tài liệu cần thiết

Bên cạnh việc lập kế hoạch trình diễn, tiếp theo doanh nghiệp cần thiết kế và in ấn các tài liệu cần thiết bao gồm: thiệp mời, backdrop, standee,... Các tài liệu này là những công cụ bắt buộc phải có trong buổi sự kiện để cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng như là một hình ảnh quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn.

Thiết kế, in ấn các tài liệu cần thiết cho sự kiện

Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và thiết bị trình chiếu

Dựa theo kịch bản tổ chức chương trình, tiếp theo doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và thiết bị trình chiếu. Những thiết bị để phục vụ cho buổi sự kiện này cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng khi lắp đặt xong để buổi lễ diễn ra trơn tru, không gặp rủi ro gây ảnh hưởng tới thời gian sự kiện diễn ra. 

Chuẩn bị các đồ uống và thức ăn (nếu cần)

Trong các buổi sự kiện thường sẽ có đồ uống và thức ăn cho khách mời. Điều này thể hiện được sự chu đáo cũng như thể hiện được quy mô buổi sự kiện của doanh nghiệp Trường hợp nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện quy mô nhỏ thì có thể không cần chuẩn bị đồ uống và thức ăn.

Xác định các nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ tổ chức

Để buổi sự kiện diễn ra đúng tuần tự, không bị rối giữa các khâu, doanh nghiệp cần xác định rõ nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ tổ chức. Mỗi phòng ban, bộ phận phải có sự phân công công việc rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thông suốt, đúng tiến độ như kế hoạch đã đề ra.  Khi xác định được rõ nhiệm vụ, vai trò từng người thì khi có vấn đề phát sinh cũng sẽ dễ giải quyết, không ảnh hưởng đến quá trình sự kiện đang diễn ra.

Để đảm bảo được sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân sự cần phải được training một cách bài bản, tác phong làm việc chuyên nghiệp và một tinh thần năng động, nhanh nhẹn và sáng tạo. Đồng thời bạn cũng cần phương án backup như có thể là thời gian làm việc linh hoạt cho mọi người giúp cho mọi người làm việc tinh thần thoải mái.

4. Tổ chức sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị được hết những công đoạn trên thì buổi tổ chức sự kiện sẽ diễn ra. Để buổi tổ chức sự kiện diễn ra thành công nhất cần phải đảm bảo một số yếu tố sau:

Đảm bảo tất cả các hoạt động được diễn ra theo kế hoạch và đúng thời gian

Trong thời gian buổi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp cần phải đảm bảo tất cả các hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch và đúng timeline. Nếu như có bất kỳ một hoạt động nào diễn ra sai, không đúng thời gian thì sẽ kéo theo hết những hoạt động khác bị ảnh hưởng. Do đó, cần phải hết sức chú ý vấn đề vận hành hoạt động của buổi sự kiện.

Lên kế hoạch chi tiết cho việc tổ chức sự kiện

Theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện

Dù là tổ chức một buổi sự kiện theo quy mô nào đi chăng nữa thì cũng không tránh khỏi được việc xảy ra một số vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Để phát sinh này không ảnh hưởng quá nghiêm trọng đến sự kiện, doanh nghiệp cần theo dõi gắt gao và theo sát tiến độ của chương trình. Bên cạnh đó cũng phải chuẩn bị dự bị nhân sự để kịp thời giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức. Để sự kiện thành công, doanh nghiệp cũng cần biết áp dụng quy tắc 5s, điều này giúp đề ra quy định cũng như mọi thành viên cần thực hiện đúng.

Đảm bảo an toàn và sự thoải mái cho khách hàng

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, doanh nghiệp cần phải đảm bảo sự an toàn và thoải mái cho khách hàng. Mục đích của buổi sự kiện hầu như là hướng đến quảng cáo, tăng nhận diện thương hiệu nên trải nghiệm khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sự kiện không đem lại trải nghiệm hài lòng cho khách hàng thì khách hàng sẽ không có ấn tượng tốt, như vậy sự kiện sẽ thất bại, doanh nghiệp đầu tư nhưng không thu về được lợi nhuận.

5. Đánh giá kết quả của sự kiện

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp đó chính là đánh giá kết quả. Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần phải:

Tổng hợp phản hồi từ khách hàng và đối tác

Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần phải tổng hợp các ý kiến phản hồi từ khách hàng và đối tác. Việc tổng hợp này sẽ giúp doanh nghiệp biết buổi sự kiện chưa tốt ở đâu, cần phải cải thiện cái gì để rút kinh nghiệm cho lần sau. Ngoài ra, việc tổng hợp phản hồi từ khách hàng, đối tác cũng giúp doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm cho quá trình phát triển dịch vụ và sản phẩm của mình.

Đánh giá, rút ra bài học sau khi kết thúc sự kiện

So sánh kết quả với mục tiêu được đặt ra và lập báo cáo

Để đánh giá sự kiện có thành công hay không, doanh nghiệp sẽ so sánh kết quả với mục tiêu đã được đặt ra trong bảng kế hoạch ban đầu. Sau khi so sánh xong sẽ có báo cáo cụ thể, báo cáo này phải thể hiện được phần trăm rõ ràng so với mục tiêu là bao nhiêu để doanh nghiệp có cái nhìn khách quan nhất. Việc so sánh, đối chiếu KPI đặt ra ban đầu cho từng nhân sự với KPI thực tế sẽ là một cách để thưởng, phạt nhân sự thỏa đáng sau khi sự kiện kết thúc.

Đề xuất các cải tiến cho các sự kiện tương lai

Cuối cùng trong bảng báo cáo đánh giá kết quả của sự kiện đó chính là đề xuất các cải thiện cho sự kiện trong tương lai. Đề xuất này được đưa ra dựa theo tổng hợp phản hồi từ khách hàng và bảng so sánh kết quả với mục tiêu. Những cải tiến này được đưa ra sau tổ chức sự kiện sẽ mang tính khách quan cao nên nếu áp dụng cho các sự kiện tương lai sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích, sự kiện tương lai hứa hẹn sẽ thành công rực rỡ.

6. Tổng kết

Bài viết trên đây, chúng tôi đã chia sẻ khái niệm tổ chức sự kiện và 6 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức bổ ích giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công nhằm quảng bá thương hiệu rộng rãi và tạo dựng được niềm tin trong lòng khách hàng. Ngoài ra kỹ năng quản lý doanh nghiệp cũng cần phải được nâng cao, bạn đọc có thể tham khảo các khoá học quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trên Unica để có thêm những kiến thức quản lý hiệu quả.

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY