Những kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Những kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Mục lục

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống. Nắm được các kỹ năng này sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Vậy làm thế nào để có thể học được những kỹ năng này. Unica mời bạn đọc cùng tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

1. Tầm quan trọng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Trước khi tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và tổ chức trong công việc cũng như cuộc sống nhé. 

Lập kế hoạch là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng. Nó đề cập đến việc một người lên chi tiết những công việc, nhiệm vụ mà mình cần phải làm trong phạm vi giới hạn sẵn có như thời gian, tiền bạc, nguồn lực. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn bám sát mục tiêu mình đã đề ra, hạn chế những rủi ro và khắc phục nó trong quá trình thực hiện để có thể hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng. 

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng tổ chức là những năng lực bạn có thể sử dụng để thiết lập cấu trúc và trật tự trong cuộc sống hàng ngày của mình. Chúng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn, do đó, tăng năng suất và hiệu suất của bạn. Khi một nhân viên thể hiện các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ ở nơi làm việc, điều đó thường có nghĩa là họ cũng có năng khiếu mạnh mẽ về quản lý thời gian, thiết lập mục tiêu và hiểu cách đáp ứng các mục tiêu của họ.

Những người có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ là yếu tố cần thiết để giúp hoạt động kinh doanh thành công bằng cách đảm bảo hiệu quả hoạt động. Những kỹ năng này là cần thiết tại nơi làm việc để tăng năng suất và đảm bảo các mục tiêu của công ty luôn được đáp ứng.

>> “Top” những lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

2. Các loại kế hoạch phổ biến

- Theo thời gian: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.

- Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động): kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể), kế hoạch tác nghiệp.

- Theo hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân quỹ.

3. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm

Đây được coi là bước quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Lên kế hoạch cụ thể công việc theo ngày, tuần, tháng, năm giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như kiểm soát được các đầu công việc cũng như thời gian thực hiện công việc. Bản kế hoạch công việc của bạn càng chi tiết thì bạn càng nắm bắt được công việc cũng như thứ tự thực hiện để không bỏ lỡ những việc nhỏ nhất. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.

Đưa ra mục tiêu

Việc đưa ra mục tiêu giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả của bạn muốn đạt được. Để mục tiêu phù hợp bạn nên dựa vào năng lực của bản thân cũng như khả năng mình làm như thế nào. Trường hợp bạn đạt mục tiêu cao quá thì bạn thực hiện nó sẽ rất khó khăn, điều này làm giảm ý chí thực hiện công việc đó.

Quản lý thời gian

Nhân viên cần có kỹ năng tổ chức quản lý thời gian để theo dõi các cuộc họp, cuộc hẹn, nhiệm vụ và thời hạn. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn luôn đúng tiến độ với mọi việc bạn làm. Kỹ năng quản lý thời gian cũng sẽ giúp bạn tránh được sự vội vàng vào phút chót để hoàn thành nhiệm vụ, loại bỏ căng thẳng tiềm ẩn trong quá trình làm việc. Ví dụ: nếu người quản lý sản phẩm yêu cầu bạn một số thông tin tại một cuộc họp, hãy ghi chú lại. Sau đó, ghi lại hoạt động cụ thể đó và đảm bảo rằng bạn gửi thông tin đúng giờ. Tốt nhất là sử dụng công cụ tổ chức hoặc phần mềm lên lịch, thường bao gồm lịch, các trang lịch biểu hàng ngày và các trang để ghi chú.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Kỹ năng quản lý thời gian

Phân bổ nguồn lực

- Điều quan trọng là phải tận dụng tối đa các nguồn lực của bạn và điều này cũng đòi hỏi phải có tổ chức. Ngay cả khi biết khi nào sử dụng những nguồn tài nguyên đó cũng rất quan trọng để ngăn chúng trở nên cạn kiệt hoặc sử dụng không đúng thời điểm.

- Kỹ năng tổ chức, theo nghĩa này, có nghĩa là nhận thức sâu sắc về các nguồn lực hiện có và những nguồn lực bạn có thể kêu gọi trong một dự án. Sức mạnh của bạn cũng phải nằm ở việc liên kết đúng nguồn lực với đúng yêu cầu để đảm bảo nó phù hợp với khả năng của chính họ. Không làm được điều này có nghĩa là bạn đang sử dụng tài nguyên một cách lãng phí. 

- Nếu bạn muốn lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả thì trước tiên bạn phải xác định các nguồn lực có thể liên quan trước khi bắt đầu một dự án mới. Điều này giúp bạn không phải mất quá nhiều thời gian trong quá trình thực hiện và có thể dễ dàng tìm kiếm sự trợ giúp khi bạn bạn cần nhất. 

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Phân bổ nguồn lực trong công việc

Sắp xếp ưu tiên công việc

- Ưu tiên là một trong những kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Ưu tiên là xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất tại mỗi thời điểm. Bạn có thể ngập đầu trong các cuộc họp và làm việc vào những ngày nhất định, khi mọi thứ dường như đến hạn ngay lập tức. Các nhà quản lý và nhân viên phải học cách ưu tiên khối lượng công việc của họ, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước. 

- Ví dụ, chủ tịch của công ty có thể cần gấp thông tin cho một cuộc họp. Do đó, bạn có thể cần phải nghiên cứu và cung cấp thông tin đó cho chủ tịch trước khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào của riêng bạn vào ngày hôm đó.

Linh hoạt trong quá trình thực hiện 

Khi lên kế hoạch trên giấy tờ sẽ  luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vậy nên, bạn luôn dành một khoảng thời gian hợp lý để xử lý những vấn đề phát sinh đó một cách hiệu quả. Trong quá trình lên kế hoạch công việc bạn nên tính đến những phương án dự trù hay một số khó khăn mình sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện và đưa ra những giải pháp, điều này tránh tình trạng bạn bị thụ động trong công việc. 

Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ

Trong quá trình làm việc bạn cần xem xét lại các mục tiêu hay các bước mình thực hiện đã đúng và tối ưu chưa, để có hướng điều chỉnh cho phù hợp. Điều này cũng tránh được việc dự án của bạn hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc. 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Nếu bạn muốn hoàn thành tốt mục tiêu của mình thì tuyệt đối đừng bỏ qua những khoá học kỹ năng mềm mà Unica đã chia sẻ nhé.

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Đánh giá :

Tags: Kỹ năng tổ chức Kỹ năng lập kế hoạch