Workflow là gì? Lợi ích của việc sử dụng Workflow

Workflow là gì? Lợi ích của việc sử dụng Workflow

Mục lục

Quy trình làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp các doanh nghiệp có thể sắp xếp, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Thuật ngữ chuyên ngành gọi đó là “Workflow”. Vậy Workflow là gì, Unica mời bạn đọc tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Workflow là gì?

Hiểu theo dịch nghĩa Tiếng Việt, Workflow có nghĩa là quy trình làm việc. Quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ có tổ chức phải được hoàn thành để đạt được một mục tiêu cụ thể . Đây có thể là danh sách kiểm tra mà một người nào đó trong bộ phận nhân sự hoàn thành trong quá trình giới thiệu, quy trình mà thành viên nhóm bán hàng tuân theo khi chuyển khách hàng tiềm năng thông qua quy trình bán hàng hoặc thậm chí là các bước của  quy trình hoàn trả chi phí hoàn toàn tự động  .

Quy trình làm việc bao gồm từ các nhiệm vụ đơn giản có thể được thực hiện bởi các cá nhân đến các quy trình lớn liên quan đến hàng trăm thành viên trong nhóm trong các đơn vị kinh doanh. Bất chấp biến thể này,  tất cả các quy trình công việc đều có thể lặp lại . Điều này có nghĩa là quy trình công việc nên được sử dụng để phân định các mục tiêu và quy trình được thực hiện thường xuyên và chúng thường không thích hợp cho công việc đột xuất hoặc một lần. 

workflow là gì

Workflow là gì

Ví dụ về Workflow - quy trình giới thiệu nhân viên mới

Là một trong những phần quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng, việc giới thiệu nhân viên yêu cầu một quy trình chuẩn hóa để chào đón những nhân viên mới, dạy họ những gì họ cần biết về công ty và trách nhiệm của họ, đồng thời hòa nhập họ vào lực lượng lao động. Dưới đây là một ví dụ về quy trình làm việc giới thiệu điển hình:

- Trước khi đến: Đảm bảo rằng nơi làm việc thực đã sẵn sàng, thiết lập và nhập thông tin tuyển dụng mới vào phần mềm văn phòng, đặt kỳ vọng cho tháng đầu tiên.

- Ngày đầu tiên: Gặp gỡ nhân sự, tham quan công ty, giới thiệu, lên lịch hoạt động tuần đầu tiên và đào tạo liên quan.

- Tuần đầu tiên: Phân định nhiệm vụ đầu tiên của nhân viên, cuộc họp nhóm đầu tiên hàng tuần, đánh giá kiểm tra 5 ngày.

- Tháng đầu tiên: Đánh giá hiệu suất tháng đầu tiên, lên lịch đánh giá hiệu suất thường xuyên, nhận phản hồi của nhân viên, đặt mục tiêu nghề nghiệp.

>> Tại sao phải hoạch định chiến lược kinh doanh ?

>> 6 Bước quy trình đào tạo nhân viên mới

Lợi ích của việc sử dụng Workflow

Hiểu được Workflow là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu về lợi ích khi sử dụng quy trình làm việc trong doanh nghiệp nhé.

- Làm cho các quy trình hoạt động hiệu quả hơn: Sử dụng quy trình làm việc, các bên liên quan có thể sắp xếp các mối quan hệ phụ thuộc và sắp xếp các nhiệm vụ được ưu tiên tốt hơn, hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn và tiết kiệm tài nguyên hơn.

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người thích hợp, theo trình tự thích hợp và trong một khung thời gian cụ thể.

- Đo lường hiệu quả công việc và năng suất: Quy trình làm việc tạo ra lộ trình thống nhất, cho phép người quản lý kiểm tra các nhiệm vụ trước đó, truy cập lịch sử hoạt động công việc và làm cho việc lập kế hoạch trong tương lai trở nên minh bạch hơn. Các chỉ số này có thể được sử dụng để giám sát tất cả các quy trình kinh doanh và đưa ra hướng cải tiến quy trình.

workflow là gì

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow

- Cải thiện sự hợp tác: Quy trình làm việc giúp cộng tác trong doanh nghiệp hoặc thậm chí giữa các ngành dễ dàng hơn. Phần mềm dựa trên đám mây có nghĩa là các quy trình làm việc cụ thể, các mẫu của chúng hoặc các ý tưởng chung về lập kế hoạch nhiệm vụ đều có sẵn ở mọi nơi, mọi lúc và dễ dàng chia sẻ.

- Giảm chi phí hoạt động: Sơ đồ quy trình làm việc có thể giúp bạn xác định các phương pháp hay nhất và hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn có thể thấy rằng mình cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này có thể làm giảm chi phí của bạn khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đạt được các mục tiêu và mục tiêu tương tự với ít nguồn lực hơn.

Các bước tạo nên một Workflow

Hiểu được Workflow là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu về các bước để xây dựng một quy trình làm việc hoàn hảo nhé. 

Không thể phủ nhận một điều rằng, quy trình làm việc sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước rõ ràng để xác định, thiết kế, lập tài liệu và lập sơ đồ. 

Quy trình làm việc sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, lưu ý phức tạp hơn, vì vậy điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước rõ ràng để xác định, thiết kế, lập tài liệu và lập sơ đồ chúng.

Xác định quy trình

Xác định các quy trình sẽ có lợi từ việc hệ thống hóa thành quy trình công việc. Ở giai đoạn này, các nhà quản lý nên thu thập thông tin về các nhiệm vụ và mục tiêu của nhân viên, cách sắp xếp các bộ phận phụ thuộc và thời gian hiện tại để hoàn thành các quy trình. Tổ chức một cuộc họp để thông qua các nhiệm vụ và trách nhiệm thường là một ý tưởng hay và nhân viên cũng có thể viết báo cáo về công việc của họ. 

Trong giai đoạn xác định, hãy tập trung vào các quy trình có thể lặp lại hơn là những quy trình được thực hiện đột xuất. Tạo quy trình làm việc để tổng hợp hàng tuần sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian so với việc tạo ra các quy trình và thống kê riêng lẻ. 

Phác thảo quy trình

Sau khi bạn đã hoàn thành việc xác định các quy trình, đã đến lúc ghi lại quy trình làm việc. Ở giai đoạn này, các quy trình được lập bản đồ và viết ra để chúng có thể được thảo luận và cải thiện một cách hiệu quả. Tất cả thông tin thu thập được về các nhiệm vụ trước đây sẽ được đưa vào tài liệu này. Việc tinh chỉnh các quy trình nên được thực hiện với cả nhóm để tất cả những người thực hiện công việc có thể cung cấp phản hồi và giám sát.

workflow là gì

Phác thảo quy trình

Lập sơ đồ và triển khai

Sau khi đạt được sự đồng thuận, bạn có thể sử dụng phần mềm quy trình làm việc để hoàn thiện bản thảo quy trình làm việc. Phiên bản kỹ thuật số này nên bao gồm tài liệu của quy trình làm việc, cũng như sơ đồ quan trọng mà mọi người có thể sử dụng để theo dõi nhiệm vụ và tiến độ.

 Hoàn thành sơ đồ quy trình làm việc là bước cuối cùng trước khi giao tiếp và phân phối phiên bản kỹ thuật số của quy trình làm việc cho các thành viên trong nhóm và những người quản lý khác. Kiểm tra quy trình làm việc với một tập hợp con của nhóm trước khi triển khai nó nói chung, vì vậy bạn có thể phân tích kết quả và tìm ra bất kỳ khúc mắc nào trong khi tác động của chúng bị hạn chế.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Workflow là gì. Nếu bạn muốn thiết kế cho doanh nghiệp mình một quy trình làm việc bài bản thì có thể tham khảo khóa học “Quản trị Doanh Nghiệp: Xây dựng quy trình tinh gọn trên 1 trang giấy” của giảng viên Trần Đình Thiện có trên Unica.vn.

Tham khảo khóa học “Quản trị Doanh Nghiệp: Xây dựng quy trình tinh gọn trên 1 trang giấy”

Kết thúc khóa học bạn sẽ hiểu được vai trò, tầm quan trọng của quy trình làm việc và các bước xây dựng quy trình. Bạn còn nắm được các kỹ năng mô hình hóa quy trình làm việc đơn giản, tinh gọn và hiệu quả.

Nếu bạn muốn thiết kế một quy trình làm việc từ đơn giản đến phức tạp thì hãy nhanh tay đăng ký để có cơ hội sở hữu khóa học ngay hôm nay bạn nhé !

>> ĐĂNG KÝ NGAY <<

Đánh giá :

Tags: Kinh doanh