Workflow là gì? Cách xây dựng một quy trình Workflow hiệu quả

Workflow là gì? Cách xây dựng một quy trình Workflow hiệu quả

Mục lục

Quy trình làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp các doanh nghiệp có thể sắp xếp, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Thuật ngữ chuyên ngành gọi đó là “Workflow”. Vậy Workflow là gì, Unica mời bạn đọc tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Workflow là gì?

- Hiểu theo dịch nghĩa Tiếng Việt, Workflow có nghĩa là quy trình làm việc. Quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ có tổ chức phải được hoàn thành để đạt được một mục tiêu cụ thể. Đây có thể là danh sách kiểm tra mà một người nào đó trong bộ phận nhân sự hoàn thành trong quá trình giới thiệu, quy trình mà thành viên nhóm bán hàng tuân theo khi chuyển khách hàng tiềm năng thông qua quy trình bán hàng hoặc thậm chí là các bước của  quy trình hoàn trả chi phí hoàn toàn tự động  .

- Quy trình làm việc bao gồm từ các nhiệm vụ đơn giản có thể được thực hiện bởi các cá nhân đến các quy trình lớn liên quan đến hàng trăm thành viên trong nhóm trong các đơn vị kinh doanh. Bất chấp biến thể này,  tất cả các quy trình công việc đều có thể lặp lại. Điều này có nghĩa là quy trình công việc nên được sử dụng để phân định các mục tiêu và quy trình được thực hiện thường xuyên và chúng thường không thích hợp cho công việc đột xuất hoặc một lần. 

>>> Xem ngay: Tổng hợp kỹ năng giúp bạn thăng tiến trong công việc

workflow-la-gi.jpg

Workflow là gì

Ví dụ về Workflow - quy trình giới thiệu nhân viên mới

Là một trong những phần quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng, việc giới thiệu nhân viên yêu cầu một quy trình chuẩn hóa để chào đón những nhân viên mới, dạy họ những gì họ cần biết về công ty và trách nhiệm của họ, đồng thời hòa nhập họ vào lực lượng lao động. Dưới đây là một ví dụ về quy trình làm việc giới thiệu điển hình:

- Trước khi đến: Đảm bảo rằng nơi làm việc thực đã sẵn sàng, thiết lập và nhập thông tin tuyển dụng mới vào phần mềm văn phòng, đặt kỳ vọng cho tháng đầu tiên.

- Ngày đầu tiên: Gặp gỡ nhân sự, tham quan công ty, giới thiệu, lên lịch hoạt động tuần đầu tiên và đào tạo liên quan.

- Tuần đầu tiên: Phân định nhiệm vụ đầu tiên của nhân viên, cuộc họp nhóm đầu tiên hàng tuần, đánh giá kiểm tra 5 ngày.

- Tháng đầu tiên: Đánh giá hiệu suất tháng đầu tiên, lên lịch đánh giá hiệu suất thường xuyên, nhận phản hồi của nhân viên, đặt mục tiêu nghề nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng Workflow

Hiểu được Workflow là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu về lợi ích khi sử dụng quy trình làm việc trong doanh nghiệp nhé.

- Làm cho các quy trình hoạt động hiệu quả hơn: Sử dụng quy trình làm việc, các bên liên quan có thể sắp xếp các mối quan hệ phụ thuộc và sắp xếp các nhiệm vụ được ưu tiên tốt hơn, hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn và tiết kiệm tài nguyên hơn.

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người thích hợp, theo trình tự thích hợp và trong một khung thời gian cụ thể.

- Đo lường hiệu quả công việc và năng suất: Quy trình làm việc tạo ra lộ trình thống nhất, cho phép người quản lý kiểm tra các nhiệm vụ trước đó, truy cập lịch sử hoạt động công việc và làm cho việc lập kế hoạch trong tương lai trở nên minh bạch hơn. Các chỉ số này có thể được sử dụng để giám sát tất cả các quy trình kinh doanh và đưa ra hướng cải tiến quy trình.

>>> Xem ngay: Multitasking là gì? Đa nhiệm có thật sự mang lại lợi ích

workflow-la-gi-2.jpg

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow

- Cải thiện sự hợp tác: Quy trình làm việc giúp cộng tác trong doanh nghiệp hoặc thậm chí giữa các ngành dễ dàng hơn. Phần mềm dựa trên đám mây có nghĩa là các quy trình làm việc cụ thể, các mẫu của chúng hoặc các ý tưởng chung về lập kế hoạch nhiệm vụ đều có sẵn ở mọi nơi, mọi lúc và dễ dàng chia sẻ.

- Giảm chi phí hoạt động: Sơ đồ quy trình làm việc có thể giúp bạn xác định các phương pháp hay nhất và hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn có thể thấy rằng mình cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này có thể làm giảm chi phí của bạn khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đạt được các mục tiêu và mục tiêu tương tự với ít nguồn lực hơn.

Khi nào cần sử dụng Workflow

Workflows sẽ giúp cho các công việc của bạn được thực hiện tốt hơn. Đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc. Và đặc biệt là có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Những thời điểm bạn nên xem xét sử dụng Workflow

- Khách hàng tiềm năng của bạn không chịu mua hàng

- Danh sách khách hàng tiềm năng bị đội bán hàng đánh giá là kém chất lượng

- Thông tin từ khách hàng tiềm năng không sử dụng được để phân cấp họ

- Các đề xuất của bạn không hoàn toàn dựa trên những thông tin bạn thu thập từ những khách hàng tiềm năng.

Những dấu hiệu bạn nên sử dụng Workflow

- Bạn tìm kiếm được khách hàng tiềm năng nhưng lại bỏ qua những khách hàng chưa sẵn sàng mua hàng.

- Những tệp khách hàng bạn cung cấp cho đội ngũ bán hàng được đánh giá là không tiềm năng.

- Bạn chưa đưa ra được những đề xuất và thông điệp dựa trên nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

- Bạn đang gửi hoặc theo dõi những khách hàng thuộc danh sách của mình 1 cách thủ công.

- Bạn đang cập nhật thông tin liên lạc bằng tay

Các bước tạo nên một Workflow

Hiểu được Workflow là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu về các bước để xây dựng một quy trình làm việc hoàn hảo nhé. 

Không thể phủ nhận một điều rằng, quy trình làm việc sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước rõ ràng để xác định, thiết kế, lập tài liệu và lập sơ đồ. 

Quy trình làm việc sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, lưu ý phức tạp hơn, vì vậy điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước rõ ràng để xác định, thiết kế, lập tài liệu và lập sơ đồ chúng.

Xác định quy trình

- Xác định các quy trình sẽ có lợi từ việc hệ thống hóa thành quy trình công việc. Ở giai đoạn này, các nhà quản lý nên thu thập thông tin về các nhiệm vụ và mục tiêu của nhân viên, cách sắp xếp các bộ phận phụ thuộc và thời gian hiện tại để hoàn thành các quy trình. Tổ chức một cuộc họp để thông qua các nhiệm vụ và trách nhiệm thường là một ý tưởng hay và nhân viên cũng có thể viết báo cáo về công việc của họ. 

- Trong giai đoạn xác định, hãy tập trung vào các quy trình có thể lặp lại hơn là những quy trình được thực hiện đột xuất. Tạo quy trình làm việc để tổng hợp hàng tuần sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian so với việc tạo ra các quy trình và thống kê riêng lẻ. 

Xác định người chịu trách nhiệm 

- Bạn hãy xác định những người sẽ tham gia vào quy trình làm việc này, phân bổ công việc rõ ràng và thời gian dự kiến hoàn thành. 

- Một lưu ý là bạn nên liệt kê các bên liên quan trách nhiệm cụ thể của họ và những thông tin mà họ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng. Dựa vào đó, bạn xác định vai trò cụ thể của từng người và thiết lập trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

Phác thảo quy trình

Sau khi bạn đã hoàn thành việc xác định các quy trình, đã đến lúc ghi lại quy trình làm việc. Ở giai đoạn này, các quy trình được lập bản đồ và viết ra để chúng có thể được thảo luận và cải thiện một cách hiệu quả. Tất cả thông tin thu thập được về các nhiệm vụ trước đây sẽ được đưa vào tài liệu này. Việc tinh chỉnh các quy trình nên được thực hiện với cả nhóm để tất cả những người thực hiện công việc có thể cung cấp phản hồi và giám sát.

workflow-la-gi-2.jpg

Phác thảo quy trình

Lập sơ đồ và triển khai

- Sau khi đạt được sự đồng thuận, bạn có thể sử dụng phần mềm quy trình làm việc để hoàn thiện bản thảo quy trình làm việc. Phiên bản kỹ thuật số này nên bao gồm tài liệu của quy trình làm việc, cũng như sơ đồ quan trọng mà mọi người có thể sử dụng để theo dõi nhiệm vụ và tiến độ.

- Hoàn thành sơ đồ quy trình làm việc là bước cuối cùng trước khi giao tiếp và phân phối phiên bản kỹ thuật số của quy trình làm việc cho các thành viên trong nhóm và những người quản lý khác. Kiểm tra quy trình làm việc với một tập hợp con của nhóm trước khi triển khai nó nói chung, vì vậy bạn có thể phân tích kết quả và tìm ra bất kỳ khúc mắc nào trong khi tác động của chúng bị hạn chế.

Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo

- Sau khi lập được sơ đồ  bạn nên kiểm tra lại quy trình mình đã tạo, xem xét kỹ lưỡng để đưa ra được một Workflow hoàn hảo. 

- Bạn sẽ cần đến sự hợp tác của những người có vai trò trong quy trình làm việc này và chạy một chương trình thử nghiệm. Nó sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề còn tồn tại, những bước nào là cần thiết và những bước nào cần loại bỏ. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải thiện quy trình sao cho hiệu quả nhất.

Huấn luyện về quy trình làm việc mới

- Khi đã có được một Workflow hoạt động trôi chảy bạn nên thường có những chương trình đào tạo cho nhân viên của bạn hiểu rõ hơn về cách thức làm việc của Workflow mới. 

- Chia sẻ quy trình tạo ra Workflow và các sơ đồ Workflow của bạn sẽ giúp cho các nhân viên có được cái nhìn tổng quan và biết được vai trò của họ trong quy trình làm việc mới này. 

Triển khai quy trình làm việc mới

- Khi bạn đã hoàn thành các giai đoạn đào tạo, thử nghiệm, workflow đã sẵn sàng để được triển khai.

- Bạn nên áp dụng quy trình làm việc cho một nhóm nhỏ và theo dõi, kiểm tra xem nó hoạt động có hiệu quả không trong một khoảng thời gian nhất đinh. Từ đó bạn có được đánh giá nhận định có nên áp dụng workflow này hay không.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Workflow là gì.

Đánh giá :

Tags: Chiến lược kinh doanh Kỹ năng lập kế hoạch