Hướng dẫn viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên

Hướng dẫn viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên

Mục lục

Kỹ năng viết báo cáo là một trong những kỹ năng cực kỳ cần thiết, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Đây là yêu cầu cần thiết với mỗi nhân viên ở các cấp bậc khác nhau.

Bạn là nhân viên văn phòng? Bạn phải báo cáo kết quả công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý với cấp trên. Tuy nhiên, bạn chưa thực sự hiểu hết được những gì bạn đang báo cáo hàng ngày ngoài việc làm theo mẫu có sẵn. Đây chắc chắn là bài viết bạn không thể bỏ qua.

1.  Xác định nội dung yêu cầu của báo cáo

Dù bạn đang viết báo cáo ngày, tuần hay tháng thì điều đầu tiên bạn cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Nói cách khác, qua bản báo cáo này, bạn người nhận được báo cáo có được thông tin gì. Đây là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất.

Xác định yêu cầu báo cáo rõ ràng trước khi thực hiện

2.  Xây dựng đề cương chi tiết

Sau khi có nội dung yêu cầu, hãy suy nghĩ xem làm thế nào để bạn thể hiện được những điều bạn muốn báo cáo một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất. Hãy xây dựng một đề cương chi tiết về các nội dung cần có. Sắp xếp thứ tự phù hợp cho các nội dung đó theo cách dễ theo dõi, rõ ràng.

Viết đề cương ra để trong quá trình làm báo cáo bạn không để sót một thông tin cũng như phần nội dung quan trọng nào.

3.  Đánh giá kết quả công việc

Đây là một trong những phần quan trọng nhất trong khi viết báo cáo chuyên nghiệp. Trước tiên, hãy nêu ra các công việc đã thực hiện, bao gồm các công việc đã hoàn thành và các công việc chưa hoàn thành. Những khó khăn trong suốt quá trình thực hiện công việc.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên văn phòng

Để có được những công việc chi tiết nhất, bạn cần nhìn nhận toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hãy thành thật với những thành tích cũng như những thiếu sót, khó khăn của bản thân. Để thể hiện rõ hơn những thành tích, hãy đưa ra kết quả bằng những con số.

4.  Phân tích nguyên nhân

Đây là một trong những bước quan trọng để có thể rút ra được những bài học đáng giá. Từ những kinh nghiệm cá nhân và trong suốt quá trình làm việc. Càng phân tích rõ ràng được các nguyên nhân thì bạn sẽ có nhiều cơ sở để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. Hãy trung thực khi chỉ ra các nguyên nhân cả chủ quan và khách quan.

5.  Hướng khắc phục

Sau khi đã phân tích ra các nguyên nhân rõ ràng hãy suy nghĩ đến việc làm thế nào để khắc phục chúng. Hãy đưa ra ít nhất 3 phương án khắc phục, đưa vào bản báo cáo để cấp trên có thể cùng bạn chọn cách khắc phục tốt nhất.

6.  Những kiến nghị

Trên góc nhìn từ cá nhân, ở cuối bản báo cáo, bạn có thể đưa ra những kiến nghị về công việc, cách làm việc, chỉ tiêu công việc.

Đó cũng có thể là các đề xuất cách khiến cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn, công việc của bạn cần điều gì để có được kết quả tốt nhất,..

Việc đưa ra các kiến nghị không phải mang lợi ích cho riêng bản thân bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Hãy cứ mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

Nhân viên có thể sử dụng các biểu đồ minh họa trong báo cáo

7.  Chú ý về ngôn ngữ trong báo cáo

Các bản báo cáo của nhân viên thường gửi lên cho cấp trên và tất cả các bản báo cáo đều được lưu lại nên bạn cần phải trau chuốt đối với ngôn từ, cấu trúc. Bạn cần phải sử dụng lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực.

Không nên sử dụng các từ ngữ hoa mỹ, phô trương. Báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng những số liệu, biểu đồ minh họa có tính khoa học.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp là một trong điều quan trọng trong BỘ KỸ NĂNG CƠ BẢN DÀNH CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG. Việc báo cáo tốt sẽ hỗ trợ nhân viên cùng doanh nghiệp có cái nhìn và hướng phát triển đúng đắn.

>> Bí kíp sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp tốt nhất

>> 5 kỹ năng cần thiết để trở thành quản lý

>> Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên


Tags: Nhân sự