5 Bước xây dựng mẫu quy trình làm việc của Content Marketing

Như các bạn đã biết, Content Marketing đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược Marketing tổng thể. Để cho hoạt động Content Marketing được hoạt động trở nên hiệu quả thì toàn bộ quy trình làm việc phải được thống nhất dựa trên cơ sở kế hoạch đã được xây dựng trước đó. Để có thể hiểu hơn về mẫu quy trình làm việc của bộ phận Content Marketing, mời bạn đọc tìm hiểu các nội dung liên quan thông qua bài viết dưới đây.

Quy trình làm việc Marketing là gì?

- Để hoàn thành công việc, thực hiện một cách hiệu quả trong công việc thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều vô cùng quan trọng trong ngành Marketing. Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo một một thứ tự, tuần tự có sẵn đã xây dựng, nhằm biến đổi khắc phục các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra theo đúng như kì vọng. 

Quy trình content marketing

- Việc xây dựng quy trình làm việc phòng marketing sẽ bảo đảm chất lượng, tiến độ và tính hiệu quả trong công việc (loại bỏ nút thắt trong quy trình làm việc và phòng ngừa các rủi ro). Tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình làm việc Marketing còn là cơ sở cho việc tính toán năng suất làm việc, và cải tiến đổi mới liên tục cách làm việc sao cho hiệu quả nhất cho bộ phận Marketing cũng như doanh nghiệp.

Các bước xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu

- Xác định nhu cầu là công việc không thể thiếu khi xây dựng quy trình. Nhu cầu này có thể xuất phát từ nhân viên hoặc người quản lý. 

Bước 2: Xác định mục đích

Xác định mục đích

- Xây dựng quy trình làm việc với mục đích gì?

- Quy trình cần có chính sách, mục tiêu nào cần tuân thủ.

- Quy trình bàn giao công việc

Bước 3: Xác định phạm vi

- Ai sẽ là người có thể áp dụng quy trình này?

- Quy trình này áp dụng cho các phòng ban nào.

Bước 4: Xác định nội dung chính của quy trình

Nội dung chính của quy trình

- Quy trình làm việc gồm bao nhiêu bước?

- Các bước cụ thể được thực hiện như thế nào?

- Xác định nguồn lực dựa trên phương pháp 5M: Man - con người, Money - tài chính, Machine - máy móc, Material - nguyên vật liệu, Method - phương pháp làm việc.

Bước 5: Xác định người thực hiện

Người thực hiện

- Với mỗi một bước của quy trình, cần phải xác định bước đó do cá nhân hay bộ phận nào thực hiện.

- Xác định người thực hiện chính, người hỗ trợ.

Bước 6: Mô tả các bước công việc

- Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc

- Cách thực hiện các bước công việc

Bước 7: Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo

Tài liệu kèm theo

- Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt. 

5 bước trong mẫu quy trình làm việc của Content Marketing

Bước 1: Liệt kê các nguồn hiện có

Bước đầu tiên để tạo quy trình tiếp thị nội dung là liệt kê mọi nội dung đơn lẻ được liên kết với chiến dịch của bạn. Danh sách này nên bao gồm các bài đăng trên blog, sách điện tử, bài đăng trên mạng xã hội, trang đích, Email và bất kỳ phần nội dung hỗ trợ nào khác. Nếu bạn không biết chính xác có bao nhiêu quảng cáo trả phí của mình sẽ chạy hoặc bao nhiêu Email bạn sẽ gửi ở giai đoạn đầu này trong quy trình làm việc, thì không sao. Lập danh sách ban đầu và cập nhật nó để có thể thu thập thêm dữ liệu nhằm phục vụ cho chiến dịch của mình.

Facebook, Website là nguồn sẵn có của doanh nghiệp

Bước 2: Xác định nhu cầu

Sau khi bạn có danh sách nội dung của mình, hãy xác định những người cần tham gia để biến từng phần nội dung thành hiện thực. Ví dụ, một eBook sẽ cần một số chú ý về thiết kế, hãy tìm ra những nhu cầu thiết kế cụ thể đó là gì? Quảng cáo tìm kiếm có trả tiền sẽ cần bao nhiêu ngân sách? Email sẽ cần phải nằm gọn trong lịch trình tiếp thị của bạn như thế nào?....Bạn càng cụ thể về nhu cầu nội dung của mình, thì quá trình thực hiện càng diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.

Bước 3: Liệt kê các nhiệm vụ nội dung

Sau khi đã liệt kê các nguồn hiện có và xác định được nhu cầu, mục tiêu của chiến dịch. Bây giờ, đã đến lúc tìm hiểu chi tiết hơn. Đối với mỗi nội dung, hãy liệt kê các công việc của content marketing cụ thể phải hoàn thành trước, trong và sau khi xuất bản. Một lần nữa, hãy càng cụ thể nhiệm vụ nội dung càng tốt để đảm bảo không có gì xuất hiện vào phút cuối.

Ví dụ: các tác vụ liên quan đến nội dung bài đăng trên blog không nên chỉ là “gửi” và “xuất bản”. Bạn cũng nên bao gồm nhiệm vụ “đánh giá”, nhiệm vụ “thêm ảnh / tác phẩm nghệ thuật”, nhiệm vụ “phê duyệt cuối cùng” và nhiệm vụ “lên lịch xã hội”...

Xây dựng chiến lược Content Marketing tổng thể

Bước 4: Chỉ định vai trò

Sau khi bạn đã liệt kê các nhiệm vụ nội dung cho toàn chiến dịch, quy trình làm việc của phòng marketing là hãy chỉ định người thực hiện và chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Đối với những người được phân công, họ cần cần phải xây dựng cho mình một ý tưởng hay về chiến dịch, với mục đích cụ thể và mục tiêu rõ ràng.

Bước 5: Lên lịch cho nội dung 

Lên lịch cho nội dung 

Lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn là một phần quan trọng của mẫu quy trình làm việc. Bạn nên chia sẻ dòng thời gian của chiến dịch với các bên liên quan chính trong nhóm tiếp thị và đảm bảo rằng nó không ảnh hưởng đến thời gian của một chiến dịch khác. Lịch trình nội dung phải hiển thị trên lịch biên tập được chia sẻ, vì vậy người được phân công nhiệm vụ biết họ chịu trách nhiệm về việc gì và khi nào.

Vai trò thực hiện mẫu quy trình làm việc Content Marketing

Để chiến dịch Content Marketing thực hiện một cách hiệu quả nhất, sẽ có rất nhiều người tham gia và đóng vai trò trong việc tạo các bài đăng trên Blog cũng như một phần của hoạt động tiếp thị nội dung. Mặc dù lý tưởng nhất là mỗi vai trò được thực hiện bởi một người khác nhau, nhưng các công ty khởi nghiệp có thể coi đây là những vai trò hợp lý được thực hiện bởi cùng một người, mặc dù nó có thể sẽ kém hiệu quả hơn.

- Biên tập viên quản lý: Đây là người đứng đầu nhóm nội dung của bạn, người quản lý lịch biên tập và phê duyệt các bài báo.

- SEO Analyst: Người này xác định các từ khóa tốt nhất để tập trung vào cho mỗi bài viết.

- Người viết nội dung: Bạn có thể sử dụng người viết nội dung cố định hoặc tự do. 

- Người truyền bá cộng đồng: Đây là người phân phối nội dung trong đúng cộng đồng nơi khách hàng tiềm năng và những người có ảnh hưởng thường xuyên lui tới.

Xác định những nhiệm vụ khác nhau trong chiến lược Content tổng thể

Để có thêm được nhiều kiến thức về content marketing bạn đọc có thể tham khảo những khóa học content marketing từ Unica.vn để có thể học viết content marketing hay và chất lượng nhất.

Lợi ích của quy trình làm việc

- Tối ưu nhân sự nguồn lực chi phí

Tối ưu nhân sự

Việc xây dựng hệ thống quy trình marketing chuẩn, quy định rõ ràng công việc và trình tự ông việc hợp lý sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo, nhân sự làm việc chuẩn chỉ theo timeline, quy trình. Nhân sự dễ bắt nhịp hơn với công việc hơn, mà không phụ thuộc vào sự đào tạo, hay nhân sự trước đó.

- Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc

Với quy trình làm việc được triển khai, người quản lý dễ dàng đo lường được hiệu quả, nhìn thấy rõ vấn đề cần điều chỉnh trong quy trình và đánh giá hiệu suất công việc (dựa theo khối lượng công việc xử lý tại các bước đã được chỉ dẫn rõ ràng).

Lưu ý khi triển khai mẫu quy trình làm việc

Lưu ý khi triển khai mẫu quy trình làm việc

- Dù là quy trình làm việc liên quan đến Content Marketing hay bất cứ một lĩnh vực, ngành nghề nào khác thì yêu cầu tất cả các nhân viên trong cùng một bộ phận cần phải hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch và các bước thực hiện để có thể phối hợp một cách ăn ý nhằm hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất, hiệu quả nhất. Bên cạnh đó thì kỹ năng làm báo cáo cũng phải thuần thục cũng như nắm bắt được tất cả những chiến lược và nội dung của đội nhóm mình. Có như vậy thì bạn mới có thể viết được một báo cáo hoàn chỉnh và chi tiết nhất.

- Quy trình phòng marketing tiếp theo là những người quản lý giám sát có vai trò vô cùng quan trọng trong việc lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc đang diễn ra.

- Bản thân mỗi nhân viên đã được phân công nhiệm vụ cần có thái độ tích cực, ý thức trách nhiệm với công việc để có thể mang lại một kết quả tốt nhất. 

Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, chúng tôi đã cùng các bạn tìm hiểu cách xây dựng quy trình làm việc của Content Marketing. Unica hy vọng những thông tin trên đây sẽ thực sự hữu ích nhằm giúp các bạn có thể tự xây dựng được cho mình một mẫu quy trình để làm việc hiệu quả và đúng tiến độ. Để biết thêm nhiều kiến thức, ý tưởng mới lạ về content marketing mời bạn đọc tham khảo thêm những khoá học Content Marketing trên Unica.

Cảm ơn và chúng các bạn thành công!