7 Bước lên kế hoạch hành động trong công việc
Làm thế nào để có thể hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng, đó chính là lên kế hoạch hành động đầy đủ và chi tiết nhất. Bởi kế hoạch hành động chính là một danh sách kiểm tra các bước hoặc nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để đạt được các mục tiêu bạn đã đặt ra. Để tìm hiểu chi tiết hơn về các bước lên kế hoạch hành động, hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé.
Vì sao kế hoạch hành động lại quan trọng?
Vì sao kế hoạch hành động lại quan trọng?
Kế hoạch hành động có thể nói là rất quan trọng để giúp bạn hoàn thành được mục tiêu của mình. Nhờ nó bạn sẽ có động lực để làm việc tốt hơn. Khi có một kế hoạch cụ thể sẽ khiến bản thân được chủ động, tránh được sự trì hoãn và tiến đến mục tiêu nhanh chóng.
Chỉ khi có kế hoạch hành động bạn sẽ biết cách lên kế hoạch và sắp xếp các công việc cần thực hiện theo một trình tự thời gian hợp lý, biết ưu tiên công việc nào thực hiện trước để đạt hiệu quả cao. Đồng thời nếu muốn điều chỉnh lịch trình kế hoạch thì bạn cũng có thể hoàn thành chúng một cách dễ dàng nhất.
Bên cạnh đó kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng giúp bạn thực hiện việc lên kế hoạch chỉn chu và hoàn thiện.
7 bước hành động kế hoạch trong công việc
Các bước lên kế hoạch hành động
Bước 1: Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn
Nếu bạn không rõ về những gì bạn muốn làm và những gì bạn muốn đạt được, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang tự sắp đặt cho mình thất bại.
Lập kế hoạch cho một sáng kiến mới? Bắt đầu bằng cách xác định bạn đang ở đâu và bạn sẽ làm gì để thực hiện các mục tiêu của mình.
Giải quyết một vấn đề? Phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp khả thi trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Sau đó, bạn cần thiết lập mục tiêu công việc của bạn. Nếu trong trường hợp bạn đang phải hoàn thành công việc trên công ty thì hãy xây dựng chiến lược marketing cho sản phẩm mới một cách chi tiết nhất.Và trước khi chuyển sang bước tiếp theo, bạn có thể sử dụng mô hình mục tiêu SMART. Hãy nói cách khác, cách mục tiêu bạn đưa ra phải đáp ứng các tiêu chí như sau:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Có thể đo lường được
- Attainable – Có thể đạt được
- Relevant – Có liên quan
- Timely – Đúng lúc
Mục tiêu Smart
Bước 2: Liệt kê các bước cần làm tiếp theo
Mục tiêu là rõ ràng. Chính xác thì bạn nên làm gì để nhận ra điều đó? Hãy tạo một mẫu thô để liệt kê tất cả các nhiệm vụ phải thực hiện, ngày hoàn thành và những người chịu trách nhiệm. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ nhóm đều tham gia vào quá trình này và có quyền truy cập vào tài liệu. Bằng cách này, mọi người sẽ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.
Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có thể đạt được. Nếu bạn gặp các nhiệm vụ lớn hơn và phức tạp hơn, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ thực hiện và quản lý hơn. Ví dụ như: liệt kê các công việc cần làm cho kế hoạch marketing ra mắt sản phẩm mới sắp tới của công ty và lập chiến lược marketing cho 1 sản phẩm.
Bước 3: Ưu tiên các công việc và thêm thời hạn
Đã đến lúc bạn cần tổ chức lại danh sách bằng cách sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Bạn có thể cần ưu tiên một số bước vì nó quan trọng và giúp bạn hoàn thành mục tiêu một cách nhanh hơn.
Thêm thời hạn và đảm bảo chúng phải thực tế. Tham khảo ý kiến của người chịu trách nhiệm thực hiện để hiểu rõ năng lực của họ trước khi quyết định thời hạn.
Cách lên kế hoạch công việc
Bước 4: Đặt các mốc quan trọng
Các cột mốc có thể được coi là mục tiêu nhỏ dẫn đến mục tiêu chính khi hoàn thành. Lợi thế của việc thêm các cột mốc nhỏ là chúng mang lại cho các thành viên trong nhóm mong đợi điều gì đó và giúp họ có động lực ngay cả khi ngày đến hạn cuối cùng còn rất xa.
Bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và quay trở lại khi bạn đặt các cột mốc quan trọng. Hãy nhớ đừng giữ quá ít hoặc quá nhiều thời gian giữa các mốc mà bạn đặt ra. Đó là cách tốt nhất để đặt các cột mốc không gian cách nhau khoảng hai đến ba tuần.
Bên cạnh đó nếu bạn là người nắm vai trò chủ chốt trong bản kế hoạch này thì bạn phải là người nắm rõ tất cả những thông tin, nội dung cũng như làm việc đa nhiệm để có thể dẫn dắt cũng như giúp cả nhóm đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Bước 5: Xác định các nguồn lực cần thiết
Trước khi bạn bắt đầu dự án của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Và nếu chúng hiện không có sẵn, trước tiên bạn cần lập kế hoạch để có được chúng.
Điều này cũng nên bao gồm ngân sách của bạn. Bạn có thể chỉ định một cột trong kế hoạch hành động của mình để đánh dấu chi phí của từng nhiệm vụ nếu có.
Xác định các nguồn lực khi xây dựng kế hoạch
Bước 6: Hình dung kế hoạch hành động của bạn
Mục đích của bước này trong các cách lên kế hoạch công việc là tạo ra thứ gì đó mà mọi người có thể hiểu được trong nháy mắt và có thể chia sẻ với mọi người. Cho dù kế hoạch hành động của bạn ở dạng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ thì cũng hãy đảm bảo rằng nó truyền đạt rõ ràng các yếu tố trong xuyên suốt quá trình hành động như: nhiệm vụ, thời hạn, tài nguyên, ngân sách và nguồn lực… Vã hãy lưu ý rằng, với mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới này, tất cả mọi người tham gia để có thể dễ dàng truy cập tài liệu này và có thể chỉnh sửa được.
Bước 7: Theo dõi, đánh giá và cập nhật
Theo dõi, đánh giá và cập nhật
Dành thời gian để đánh giá tiến độ bạn đã đạt được với nhóm của mình. Bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành trong kế hoạch hành động để thu hút và tạo động lực đến các thành viên khác nhằm thúc đẩy họ hoàn thành mục tiêu chung một cách nhanh hơn.
Điều này cũng sẽ đưa ra các nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc bị trì hoãn, trong trường hợp đó, bạn cần tìm ra lý do và tìm giải pháp phù hợp. Và sau đó cập nhật kế hoạch hành động cho phù hợp. Ngời ra việc đánh giá lại công việc mà mình thực hiện cũng giúp bạn có thể kịp thời thay đổi, sửa chữa cũng như đúc rút cho bản thân nhiều kinh nghiệm khi làm việc hơn.
Các lưu ý khi lên kế hoạch
Khi lên kế hoạch, bạn nên lưu ý các điều sau: Đầu tiên là đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể, nhằm định hướng cho các hoạt động trong kế hoạch và thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu và lên lịch cho các hoạt động trong kế hoạch.
Tiếp theo là đánh giá ngân sách cho kế hoạch và đảm bảo chi phí trong phạm vi ngân sách cũng như xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện kế hoạch, bao gồm con người, vật liệu và thiết bị. Chú ý nên ưu tiên các hoạt động quan trọng hơn và đảm bảo thực hiện các hoạt động quan trọng trước.
Đánh giá lại tiến độ và đánh giá lại kế hoạch thường xuyên để đảm bảo hoạt động đúng kế hoạch và đưa ra điều chỉnh cần thiết. Từ đó đưa ra các biện pháp đối phó với các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch. Sau đó đánh giá các tương tác có thể xảy ra với các bên liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Cuối cùng là xem xét các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động trong kế hoạch và đưa ra động lực và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để thực hiện kế hoạch một cách năng suất và hiệu quả.
Xây dựng kế hoạch hành động
Các sai lầm thường gặp khi lên kế hoạch
Khi lên kế hoạch, có thể bạn sẽ gặp phải các sai lầm thường gặp như sau: Kế hoạch không rõ ràng về mục tiêu cụ thể sẽ dẫn đến sự mơ hồ và không hiệu quả và nếu không đánh giá được tài nguyên cần thiết để thực hiện kế hoạch, sẽ dẫn đến thiếu tài nguyên và không thể thực hiện được kế hoạch.
Một kế hoạch quá chi tiết có thể dẫn đến sự phân tán, làm mất thời gian và không hiệu quả. Đồng thời không đánh giá được độ ưu tiên sẽ làm mất thời gian và ngân sách trong việc thực hiện các hoạt động không quan trọng.
Nếu không đánh giá và đánh giá lại kế hoạch thường xuyên thì sẽ không thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoạt động đúng kế hoạch. Do vậy nếu không đưa ra các biện pháp đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, sẽ dẫn đến việc không đảm bảo tiến độ và chất lượng của kế hoạch.
Không đánh giá các tương tác có thể xảy ra với các bên liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch, sẽ dẫn đến mâu thuẫn và không hiệu quả. Ngoài ra nếu không xem xét các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động trong kế hoạch, sẽ dẫn đến việc không đảm bảo được tiến độ và chất lượng của kế hoạch. Cuối cùng là không tạo động lực cho các thành viên trong nhóm, không thể đảm bảo hoạt động trong kế hoạch được thực hiện một cách năng suất và hiệu quả.
Kế hoạch hành động là gì?
Cách để tránh sai lầm
Để tránh được những sai lầm khi lên kế hoạch, bạn có thể áp dụng các cách sau: Cần đặt ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng, giúp định hướng cho hoạt động và đảm bảo sự hiệu quả của kế hoạch. Tiếp theo là đánh giá và lên kế hoạch về tài nguyên cần thiết để đảm bảo có đủ tài nguyên để thực hiện kế hoạch.
Đồng thời đưa ra kế hoạch linh hoạt và có thể thay đổi khi cần thiết, giúp đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt trong việc điều chỉnh khi có thay đổi cũng như đánh giá độ ưu tiên của các hoạt động để đảm bảo tập trung thực hiện các hoạt động quan trọng và hiệu quả nhất.
Đánh giá lại kế hoạch thường xuyên, giúp đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoạt động đúng kế hoạch và đưa ra các biện pháp đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng của kế hoạch.
Nắm được tương tác có thể xảy ra với các bên liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch, giúp tránh mâu thuẫn và đảm bảo hiệu quả của kế hoạch. Đồng thời xem xét các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động trong kế hoạch, giúp đảm bảo được tiến độ và chất lượng của kế hoạch. Sau cùng là tạo động lực cho các thành viên trong nhóm, giúp đảm bảo hoạt động trong kế hoạch được thực hiện một cách năng suất và hiệu quả.
Lập kế hoạch hành động
Sự quan trọng của việc đánh giá lại kế hoạch
Khi đánh giá lại kế hoạch, bạn có thể đánh giá tính khả thi của kế hoạch, xác định xem liệu kế hoạch có thể thực hiện được hay không. Nếu không, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo tính khả thi.
Đồng thời bạn có thể xác định các điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch, giúp bạn có thể cải thiện kế hoạch và đảm bảo sự hiệu quả của nó. Ngoài ra bạn cũng có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng của kế hoạch.
Sau khi đánh giá lại kế hoạch, bạn cũng có thể đưa ra quyết định về việc tiếp tục thực hiện kế hoạch hay tạm ngừng để điều chỉnh. Quan trọng là đảm bảo sự đồng nhất trong nhóm về mục tiêu và phương pháp thực hiện, giúp đạt được sự hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
Ngoài ra khi đánh giá lại kế hoạch, bạn sẽ đưa ra các điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết, giúp kế hoạch luôn có thể thích nghi với những thay đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc đánh giá lại kế hoạch là một bước quan trọng giúp đảm bảo tính khả thi, hiệu quả và linh hoạt của kế hoạch.
Lời kết
Trên đây Unica đã mang tới bạn đọc 7 bước thiết lập mục tiêu nhanh chóng và chính xác nhất. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh tay đăng ký để theo dõi những khoá học kỹ năng mềm của chúng tôi trên website Unica.vn để có cho mình những kỹ năng mềm tốt nhất áp dụng vào trong công việc và cuộc sống.
