Hướng dẫn các bước trong quy trình nghỉ việc chuẩn nhất

Tại một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình, bạn có thể rời bỏ công việc hiện tại để tìm kiếm một vị trí tốt hơn. Bạn có thể có rất nhiều lý do khác nhau, thế nhưng bạn luôn muốn rời đi một cách chuyên nghiệp và để lại dấu ấn tốt nhất trong mắt đồng nghiệp và người quản lý của mình. Thấu hiểu điều đó, Unica chia sẻ tới bạn đọc quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp dành cho cá nhân cũng như doanh nghiệp. 

Lý do nhân viên xin nghỉ việc

Trước khi tìm hiểu quy trình xin nghỉ việc, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu những lý do khiến nhân viên xin nghỉ việc nhé.

- Nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp: nhân viên muốn được công nhận cho những nỗ lực, cố gắng trong công việc của họ, Khi một công ty bỏ qua thành tích của nhân viên, họ có thể tìm kiếm giá trị ở một nơi khác, chẳng hạn như tìm kiếm một công việc mới. Triển khai một quy trình đánh giá nhân viên để tìm kiếm những nhân viên có tố chất, tiềm năng lãnh đạo trong tương lai là một phần không thể thiếu trong công ty. 

- Mức lương không phù hợp: Lương là một lý do hàng đầu khác. Nhân viên có thể dễ dàng tìm hiểu về mức lương của những đồng nghiệp mình tại công ty khác, điều này khiến họ nhận thức sâu sắc về giá trị công việc và mức lương mà mình nhận được. Do đó, đưa ra mức lương cạnh tranh và các lợi ích khác có thể thúc đẩy họ ở lại.

- Công ty không có sự tăng trưởng: Nhân viên luôn muốn có cơ hội học hỏi và phát triển lên những vị trí cao hơn trong công ty. Thế nhưng, nếu doanh nghiệp không có một lộ trình rõ ràng về sự thăng tiến trong công việc hoặc doanh nghiệp không có những bước tăng trưởng đột phá trong kinh doanh thì nhân viên sẽ cảm thấy họ không thể gắn bó lâu dài với tổ chức.

Lý do khiến nhân viên nghỉ việc 

Quy trình nghỉ việc trong doanh nghiệp

Quy trình nghỉ việc trong doanh nghiệp đều phải tuân theo 11 bước dưới đây. Một số doanh nghiệp có thể tinh gọn lại các bước để quy trình xử lý thủ tục thôi việc nhanh hơn, trong khi đó một số khác cần phải trải qua thêm nhiều bước khác. 

1. Bước 1: Thông báo nghỉ việc cho nhà quản lý

Khi muốn nghỉ việc, bạn cần thông báo cho quản lý biết về ý định và thời gian dừng công việc của mình. Việc này sẽ giúp quản lý sắp xếp được công việc và lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới thay cho vị trí của bạn sau này. Theo lẽ thông thường, bạn chỉ cần thông báo với quản lý trước 1 tháng nghỉ việc nhưng một số người cẩn thận sẽ chia sẻ ý định nghỉ việc của mình với leader trước 2 - 3 tháng. 

Thông báo cho quản lý biết về ý định và thời gian dừng công việc của mình

2. Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan

Tài liệu liên quan ở đây là những giấy tờ để xin nghỉ việc tại doanh nghiệp. Giấy tờ cơ bản nhất là đơn xin nghỉ việc, giấy bàn giao công việc và cam kết không tiết lộ thông tin của công ty với các đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, mỗi công ty khác nhau sẽ có những tài liệu nghỉ việc riêng dành cho nhân viên, bạn cần chuẩn bị kỹ càng để quy trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi. 

3. Bước 3: Thực hiện các nhiệm vụ còn lại và đào tạo người kế vị

Trước khi nghỉ việc, bạn sẽ có khoảng 3 - 4 tuần đào tạo nhân viên mới thay thế cho vị trí của mình. Đây là trách nhiệm mà bạn cần thực hiện nên hãy cố gắng hết sức để đào tạo nhân sự tốt nhất. Nguồn nhân lực sẽ do công ty tuyển về, phần việc của bạn chỉ là hỗ trợ nhân viên mới học việc và xử lý được công việc. Trong quá trình đào tạo, nếu gặp khó khăn nào đó, bạn nên nhờ tới sự giúp đỡ của quản lý, đừng tự xử lý một mình vì kết quả công việc sẽ ảnh hưởng tới quyết định của doanh nghiệp về việc giữ hoặc loại bỏ nhân sự mới. 

Trong thời gian chờ nghỉ việc, bạn cũng cần thực hiện nốt phần việc còn lại theo yêu cầu của quản lý. Một số bạn sẽ có tư tưởng lười nhác và bỏ bê công việc vì sắp kết thúc hợp đồng làm việc. Tuy nhiên, đây là một tư tưởng không tốt, bạn nên loại bỏ ngay nếu muốn trở thành một nhân viên chuyên nghiệp. Hãy hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao và dành thời gian trao đổi với quản lý để nhận được những gợi ý phù hợp cho công việc sắp tới hoặc có thêm hướng đi trong công việc trong tương lai.

4. Bước 4: Nộp đơn xin nghỉ việc

Bước tiếp theo trong quy trình nghỉ việc là nộp đơn xin nghỉ việc. Đơn xin nghỉ là mẫu có sẵn của công ty, bạn chỉ cần điền theo form và nộp lại phòng hành chính nhân sự vào giờ hành chính. Số lượng đơn nghỉ việc sẽ do công ty quy định, việc của bạn là điền đúng mẫu và chuẩn bị đủ số lượng. 

Quy trình xin nghỉ việc

Khi thực hiện quy trình xin nghỉ thì người xin nghỉ phải báo trước, thực hiện trước số ngày quy định. Quy định này có thể khác nhau tùy vào doanh nghiệp và công việc hiện tại. Nếu công không quy định thời gian thì sẽ theo thời gian của nhà nước. Nếu không báo đủ thời gian thì người xin nghỉ việc có thể sẽ không được nhận lương. Và cũng khó để xin trợ cấp và chế đọ sau khi nghỉ việc. Cụ thể, với trường hợp các bạn đang thực tập mà xin nghỉ sẽ phải báo trước 3 – 7 ngày. Với những người làm việc có hợp đồng thì phải nộp đơn xin nghỉ việc trước 1 tháng.

Đặc biệt nếu làm công việc hành chính nhân sự thì việc nắm rõ quy trình nghỉ việc của nhân viên là điều rất cần thiết. Hoặc bạn có thể tham khảo thêm khoá học quản trị nhân sự trên Unica để có thêm thật nhiều thông tin cho mình.

5. Bước 5: Xin xác nhận từ phòng nhân sự

- Người xin việc nộp đơn cho phòng quản trị nhân sự của công ty. Tại đây phòng nhân sự có trách nhiệm xem xét và phê duyệt và giải quyết những yêu cầu có trong đơn xin nghỉ việc.

- Để xử lý đơn xin việc của bạn tại phòng nhân sự có thể mất thời gian khá lâu khoảng 3 ngày

- Khi xác nhận xong phòng nhân sự sẽ chuyển lên cho giám độc duyệt lại các mục trong đơn.

6. Bước 6: Tiếp nhận quyết định của quản lý

Sau khi viết xong đơn xin nghỉ việc bạn nộp đơn cho người quản lý duyệt. Trong trường hợp người làm đơn xin nghỉ là người quản lý , trưởng phòng thì phải nộp đơn cho giám đốc. Tóm lại nộp đơn có người cấp trên. Thời gian duyệt đơn xin nghỉ việc trong khoảng 24h, cũng tùy vào vị trí, công việc sẽ có thời gian khác nhau. Trong thời gian chờ xác nhận nghỉ từ người quản lý, bạn nên trao đổi công việc và bàn giao công việc khi nghỉ việc với người quản lý. Một số công ty sẽ có mẫu giấy riêng để nhân sự bàn giao công việc, giấy cần có chữ ký xác nhận của leader, người trực tiếp làm việc với bạn. 

7. Bước 7: Duyệt đơn và bàn giao công việc

- Sau khi đơn xin nghỉ việc được giám độc phê duyệt, người xin nghỉ có trách nhiệm hoàn thành công việc đang làm 

- Bàn giao lại công việc cho người thay thế, cùng với những giấy tờ liên quan

Bàn giao công việc trước khi nghỉ

8. Bước 8: Nhận quyết định và thanh lý hợp đồng

- Khi có quyết đinh nghỉ việc, người xin nghỉ làm việc trực tiếp với phòng nhân sự để nhận quyết định nghỉ việc cùng bảng chấm công, nhận lại những giấy tờ cá nhân.

- Xem lại những mục đã duyệt xem đã ổn hay chưa? Nếu chưa thì cần trao đổi ngay với bên nhân sự. 

- Nếu thỏa đáng bạn qua phòng tài chính nhận lương thưởng nếu có.

9. Bước 9: Xem lại phần thanh toán trợ cấp khi nghỉ việc

- Lương: Nếu bạn làm đầy đủ, chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy trình làm việc. Bạn có quyền lợi yêu cầu trả lương đầy đủ. Và đó cũng là trách nhiệm của công ty người lao động.

- Chế độ trợ cấp khi nghỉ việc: Khi hợp đồng lao động được chấm dứt theo quy định, người xin nghỉ làm việc trên 12 tháng sẽ nhận được trợ cấp nửa tháng lương đối với 1 năm làm việc tại công ty.

- Trong trường hợp bạn đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy đinh thì công ty sẽ có trách nhiệm trả tiền trợ cấp thôi việc cho bạn, ứng với mỗi năm là một nửa tháng lương. Như vậy, từ khi nhận quyết định thôi việc. Công ty, doanh nghiệp sử dụng người lao động đang làm việc phải thanh toán đầy đủ lương, và tiền trợ cấp cho người lao động.

- Tiền trợ cấp thất nghiệp: Theo quy định của bộ luật lao động người đóng bảo hiểm lao động sẽ nhận được tiền trợ cấp sau khi nghỉ việc.

Hãy tỏ ra là người chuyên nghiệp khi muốn từ chối công việc hiện tại

10. Bước 10: Di chuyển cái vật dụng cá nhân khỏi không gian làm việc

Sau khi thông báo cho cả người quản lý và đồng nghiệp của bạn về việc bạn rời đi, hãy bắt đầu đóng gói các vật dụng cá nhân từ bàn làm việc, tủ đựng đồ hoặc không gian làm việc chính khác hoặc khu vực lưu trữ. Thông báo cho người khác trước tiên để tránh nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm khi họ nhận thấy bạn đang đóng gói đồ đạc để chuẩn bị rời đi. Kiểm tra tất cả các ngăn kéo của bàn và các không gian lưu trữ khác như phòng nghỉ để đảm bảo bạn có được mọi thứ mình sở hữu.

11. Bước 11: Giữ liên lạc

Ngay cả khi bạn không nhận được bất cứ lời giới thiệu công việc mới nào từ đồng nghiệp của mình, hãy cứ vẫn giữ liên lạc. Tiếp tục kết nối với các cá nhân sau khi rời đi vì họ có thể trở thanh những người liên hệ có giá trị sau này. Bạn có thể muốn làm việc lại tại vị trí cũ hoặc nhờ người quản lý trước của bạn xác nhận cho bạn là một cách tuyệt vời để lấy lại vị trí của bạn. Ngoài ra, khi đồng nghiệp của bạn phát triển trong sự nghiệp của họ, họ có khả năng mang đến cho bạn những cơ hội tốt hơn, đây chính là lợi ích mà nghệ thuật giao tiếp mang lại cho bạn.

Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về quy trình nghỉ việc của một doanh nghiệp. Đây là một quy trình không thể thiếu và nó thể hiện tính chuyên nghiệp của cá nhân cũng như tổ chức. Bạn đọc quan tâm hãy tham khảo thêm cách viết báo cáo thử việc hiệu quả cùng chúng tôi nhé.