Tổng hợp các kỹ năng giao việc hiệu quả

Tổng hợp các kỹ năng giao việc hiệu quả

Mục lục

Với vai trò là một người lãnh đạo và quản lý, biết cách giao việc cho nhân viên sẽ giúp bạn giảm tải những gánh nặng liên quan đến công việc, để có thể hoàn thành các công việc của đội nhóm một cách hiệu quả nhất. Vậy những kỹ năng giao việc nào cho nhân viên để đạt hiệu quả nhất, cùng tìm hiểu với UNICA nhé!

Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc được là người quản lý sẽ chia các đầu việc cho nhân viên cấp dưới của mình mục đích của việc này giúp giảm bớt công việc của người lãnh đạo. Bên cạnh đó tạo cơ hội để nhân viên của mình thể hiện năng lực và phát triển bản thân của mình.

Lợi ích của giao việc đúng

1. Công việc hoàn thành một cách tốt nhất

>>> Xem ngay: Nguyên lý 80/20 là gì - Ứng dụng nguyên lý 80/20 trong cuộc sống

ky-nang-giao-viec.jpg

- Giao việc đúng người sẽ đảm bảo công việc mặc dùng bạn không trực tiếp làm nhưng vẫn mang lại hiệu quả. Thậm chí có những kỹ năng chuyên môn mà bạn không giỏi bằng chính nhân viên đó, đó chính là sự lựa chọn đúng đắn

2. Quản lý tốt thời gian

- Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội để nhìn mọi việc một cách tổng thể, đánh giá sắc sảo những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường, phân tích đối thủ để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với bối cảnh. Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.

3. Tạo ra đội ngũ kế cận

- Người lãnh đạo cso thể đánh giá được năng lực làm việc của từng nhân viên từ đó phát triển một đội ngũ nhân sự tiềm năng

- Thực hiện công việc được giao chính là cơ hội để các nhân viên rèn luyện bản thân mình và học hỏi, trau dồi thêm kiến thức

4. Tạo động lực cho nhân viên

- Đó chính là thể hiện sự tin tưởng đối với nhân viên của mình, tạo động lực cho nhân viên. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc.

5. Giảm stress, căng thẳng trong công việc

- Việc người lãnh đọa phải giải quyết quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng căng thẳng và đưa ra những quyết định kém hiệu quả. Vậy nên họ cần giao việc, chia sẻ công việc cho cấp dưới

6. Giao việc hình thức trực tiếp

- Việc bạn giao việc không rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa sẽ gây mập mờ, hiểu nhầm mục đích hay những chi tiết trong quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của cả team bị giảm

Kỹ năng giao việc cho nhân viên

1. Thúc đẩy tinh thần trước khi giao việc 

 Tức là bạn phải liệt kê rõ những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên kèm theo những chỉ dẫn cụ thể. Điều này giúp cho nhân viên nhìn thấy hướng đi và mục tiêu rõ ràng và họ có thể hoàn thành tốt công việc. 

- Bân cạnh đó bạn cần có chế độ thưởng (KPI) cho nhiệm vụ mà bạn đã giao cho, đó sẽ là nguồn động lực tinh thần giúp họ làm việc tốt hơn. 

2. Giao việc dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm

Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ có thể được chuyển giao cho các thành viên khác trong nhóm của mình, bạn cần cân nhắc xem ai là người phù hợp nhất để đảm nhận chúng. Đảm bảo rằng cá nhân bạn chọn có các kỹ năng cần thiết để giải quyết nhiệm vụ và nó không quá dễ dàng đối với họ.

Bạn muốn nhóm của mình trải qua mức độ khó vừa phải. Tốt nhất, họ nên được thử thách khi vẫn kiểm soát được công việc, nhưng đừng quá để họ bị choáng ngợp và không thể tập trung.

giao-viec-cho-nhan-vien.jpg

Giao việc dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm

3. Thiết lập bộ mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ

Cho dù bạn đang giao phó loại nhiệm vụ nào, hãy đảm bảo dành thời gian để làm rõ tất cả các mục tiêu của nhiệm vụ. Làm như vậy có thể hạn chế được khả năng thông tin sai lệch hoặc thực hiện nhiệm vụ không thành công. Trong một số trường hợp, điều này sẽ cực kỳ đơn giản nhưng trong các trường hợp khác, bạn sẽ có nhiều mục tiêu đồng thời.

Tùy thuộc vào quy mô của nhiệm vụ bạn đang giao phó và khả năng của nhân viên mà bạn giao phó, có thể hữu ích nếu bạn gặp mặt trực tiếp để giải đáp bất cứ thắc mắc nào mà nhân viên của mình đang gặp phải. Ngoài ra, bạn cũng nên gửi một Email tiếp theo bởi tất cả các kỳ vọng và mục tiêu nhiệm vụ của bạn đều có thể tham khảo bằng văn bản.

4. Phát huy thế mạnh của nhân viên

Giao việc cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn đang giúp họ phát huy những khả năng tiềm ẩn sẵn có. 

Ngay cả trong bộ phận của bạn, đồng nghiệp và nhân viên của bạn đều có bộ kỹ năng riêng, sở thích độc đáo và khả năng riêng biệt. Tận dụng tốt những tính cách làm việc độc đáo đó sẽ mang lại hiệu quả tổng thể hơn. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn có hai nhiệm vụ muốn ủy quyền - một yêu cầu gọi điện thoại cho khách hàng và một yêu cầu viết đề xuất. Bạn cũng có hai thực tập sinh có khả năng xử lý công việc - một người có kỹ năng làm người tuyệt vời và người kia là một nhà văn tuyệt vời.

Rõ ràng nhiệm vụ nào sẽ được giao cho thực tập sinh nào vì đây là một ví dụ đơn giản. Hầu hết các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự sắp xếp một cách tự nhiên, nhưng nguyên tắc vẫn giống nhau. Nếu bạn không chắc chắn nên giao nhiệm vụ cho ai, hãy trình bày nhiệm vụ cho một nhóm đồng nghiệp của bạn và công khai hỏi xem ai có thể là người giỏi nhất để xử lý nó.

giao-viec-cho-nhan-vien.jpg

Giao việc giúp phát huy thế mạnh của nhân viên

5. Quy định về thời gian hoàn thành

Thời gian biểu giúp mọi người tập trung và quy trách nhiệm cho tất cả các thành viên của nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ không có thời hạn nghiêm ngặt hoặc các nhiệm vụ phức tạp sẽ gặp phải một số mốc quan trọng trước khi hoàn thành. Làm việc cùng với đồng nghiệp của bạn để thiết lập một mốc thời gian được cả hai đồng ý, từ khi bắt đầu ủy thác nhiệm vụ cho đến lần thực hiện cuối cùng.

Giống như việc giao các mục tiêu nhiệm vụ mới, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua Email nhắc lại từng giai đoạn của tiến trình. Làm như vậy đảm bảo rằng mỗi thành viên của dự án có quyền truy cập vào cùng một thông tin đã thỏa thuận và đảm bảo rằng không có bất cứ một nhiệm vụ nào bị lãng quên. Hãy đảm bảo rằng bạn có quy định đầy đủ về thời gian hoàn thành công việc khi thực hiện giao việc cho nhân viên của mình cho dù đó là công việc phức tạp hay đơn giản nhất. 

>>> Xem ngay: Hướng dẫn các bước quy trình nghỉ việc chuẩn nhất

giao-viec-cho-nhan-vien.jpg

Kỹ năng giao việc cho nhân viên

6. Tăng cường tính trách nhiệm khi giao việc

Chỉ giao nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm là chưa đủ. Bạn cần giao toàn quyền cho mọi người đối với công việc để họ cảm thấy họ được tôn trọng và có trách nhiệm hơn trong công việc. Bạn cũng phải đảm bảo rằng khi bạn chuyển giao một nhiệm vụ, người được giao đã hoàn toàn chịu trách nhiệm về nó.

Xây dựng văn hóa chịu trách nhiệm trong nhóm của bạn bắt đầu bằng việc bao gồm các thành viên trong nhóm tham gia các cuộc họp thiết lập mục tiêu. Bạn có thể làm việc cùng nhau để quyết định xem các mốc quan trọng cho một nhiệm vụ là gì. Sau khi tiếp cận từng người trong số họ, họ có thể kiểm tra xem hiệu suất có phù hợp với mong đợi đã được vạch ra hay không. Giữ sự hiểu biết của mọi người về nhiệm vụ phù hợp từ đầu đến cuối là chìa khóa giúp bạn thành công.

7. Thường xuyên kiểm tra giám sát

Để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc cũng như đảm bảo nhân viên không lơ đãng công việc thì các nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc. Một lưu ý là bạn có thể thường xuyên kiểm tra nhân viên của mình xem tiến hộ hoàn thành công việc nhưng bạn tuyệt đối không hỏi nhân viên của mình làm gì từng giờ hoặc hỏi nhiều lần trong ngày. Khi hỏi về tiến độ công việc bạn cần hỏi một cách tế nhị, không nên dùng các câu hỏi mang tính ra lệnh điều này tránh gây áp lực hoặc cảm giác không được tin tưởng gây ảnh hưởng lớn đến tâm lý của nhân viên.

8. Luôn quan tâm và tạo dựng mối quan hệ với nhân viên

Nếu xét trên phương diện công việc thì cấp dưới chính là cộng sự đắc lực giúp cho bạn hoàn thành công việc. Nhưng xét trên góc độ tình cảm thì đây chính là người đồng nghiệp, người bạn. Vậy nên bạn hãy chủ động quan tâm để tạo dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới như hỏi thăm, trò chuyện... để hai bên hiểu nhau và làm việc ăn ý hơn.

Hoặc bạn cũng có thể tổ chức có buổi teambuilding để nhân viên của mình có thể giảm stress đồng thời cũng là cơ hội để bạn hiểu hơn nhân viên của mình, từ đó có được những phương pháp quản lý, giao việc với mỗi người khác nhau sao cho hiệu quả nhất.

Giao việc không hiệu quả sẽ gây những hiệu quả 

Để giao việc hiệu quả người quản lý cần phải tính toán và nghiên cứu thật kỹ, biết ai sẽ phù hợp những công việc này. Nếu giao việc không đúng người sẽ gây ra những hậu quả như:

- Tốn thời gian mà không giải quyết được vấn đề: Người quản lý cần giao việc cho những người có thế mạnh về mảng họ làm, nếu bạn giao việ cho những người không có thế mạnh đó sẽ khiến cho việc việc bị đình trệ từ đó làm tốn thời gian, kết quả không cao sẽ ảnh hưởng rất  lớn đế cả đội.

- Quy trình công việ chung bị đình trệ: Với một nhà quản lý họ nắm rất nhiều đầu công việc nên không thể nào thực hiện một mình được, do vậy bạn cần nên phân chia cho nhân viên cấp dưới của mình. Nhưng bạn giao sai người sẽ khiến công việc không có đầu ra.

- Áp lực căng thẳng vì đối mặt với sự chậm tiến độ: Tiến độ công việc là một trong những yếu tố quan trọng quyết định năng lực, nếu chỉ vì giao việc không hiệu quả mà làm chậm đi tiến độ của công ty thì nhà quản lý sẽ gánh hậu quả lớn.

- Đánh mất sự tin tưởng từ nhân viên cấp dưới và dẫn tới đội ngữ không phát triển.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 5 kỹ năng giao việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả. Để việc quản trị nhân sự hiệu quả bạn cần phải có những kiến thức và kỹ năng mềm ứng xử mọi tình huống sao cho hợp lý nhất, bạn đọc quan tâm hãy tham khảo những khoá học kỹ năng mềm, khoá quản trị nhân sự hay chỉ có trên Unica.

Đánh giá :

Tags: Làm việc nhóm Phát triển đội nhóm