Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả dành riêng cho nhà quản lý

Với vai trò là một người lãnh đạo và quản lý, biết cách giao việc cho nhân viên sẽ giúp bạn giảm tải những gánh nặng liên quan đến công việc, để có thể hoàn thành các công việc của đội nhóm một cách hiệu quả nhất. Vậy những kỹ năng giao việc nào cho nhân viên để đạt hiệu quả nhất, cùng tìm hiểu với UNICA nhé!

Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc được là người quản lý sẽ chia các đầu việc cho nhân viên cấp dưới của mình mục đích của việc này giúp giảm bớt công việc của người lãnh đạo. Bên cạnh đó tạo cơ hội để nhân viên của mình thể hiện năng lực và phát triển bản thân của mình.

Kỹ năng giao việc là gì?

Tại sao giao việc cho nhân viên là quan trọng?

Việc giao việc cho nhân viên quan trọng vì sẽ giúp tăng hiệu quả công việc, phát triển kỹ năng và sự tự tin cho nhân viên, tạo cơ hội giúp nhân viên trưởng thành và giảm áp lực quản lý. Từng lý do cụ thể sẽ được chúng tôi lý giải bên dưới đây:

1. Tăng hiệu quả công việc

Người quản lý là người nắm rõ nhất mọi quy trình trong công việc nên sẽ có sự sắp xếp từng phần công việc tốt nhất cho từng nhân viên. Khi từng đầu mục công việc đã được sắp xếp cẩn thận và chi tiết thì nhân viên chỉ cần làm theo đúng quy trình là hiệu quả công việc sẽ tăng lên.

2. Phát triển kỹ năng và sự tự tin cho nhân viên

Sự sắp xếp công việc sẽ dựa trên năng lực và khả năng của từng nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên phát huy được hết tiềm năng và nguồn lực của bản thân. Từ đó, họ sẽ tự tin hơn trong công việc dù quản lý có giao những nhiệm vụ khó. 

Đồng thời, khi được làm những việc mình thích, nhân viên sẽ cảm thấy vui hơn nên họ sẽ tự nguyện học những kỹ năng mới để phục vụ công việc. Kỹ năng được bồi đắp qua từng ngày sẽ giúp nhân viên trở nên thuần thục hơn, thời gian làm việc sẽ được giảm đáng kể.

3. Tạo cơ hội cho nhân viên để trưởng thành

Giao việc cho nhân viên sẽ giúp chính bản thân họ biết cần phải làm gì cũng như tự quản lý thời gian để hoàn thành tốt nhất deadline. Đây sẽ là một quá trình nhiều thử thách nên yêu cầu sự bền bỉ và nỗ lực của từng nhân viên. Chính điều này sẽ giúp họ trưởng thành hơn, biết sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân của mình.

4. Giảm áp lực công việc của quản lý

Khi đã giao việc cụ thể cho từng nhân viên, quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian kiểm tra, quản lý của mình. Việc kiểm soát tiến độ sẽ trở nên dễ dàng hơn vì đã có bản sắp xếp công việc rất logic và khoa học. Thay vì mất nhiều thời gian đi rà soát từng đầu mục công việc, quản lý chỉ cần kiểm tra theo danh sách đã phân công.

Giảm áp lực công việc nhờ giao việc

Lợi ích của giao việc đúng

1. Công việc hoàn thành một cách tốt nhất

- Giao việc đúng người sẽ đảm bảo công việc mặc dùng bạn không trực tiếp làm nhưng vẫn mang lại hiệu quả. Thậm chí có những kỹ năng chuyên môn mà bạn không giỏi bằng chính nhân viên đó, đó chính là sự lựa chọn đúng đắn

2. Quản lý tốt thời gian

- Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội để nhìn mọi việc một cách tổng thể, đánh giá sắc sảo những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường, phân tích đối thủ để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với bối cảnh. Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.

Giao việc giúp quản lý tiết kiệm thời gian 

3. Tạo ra đội ngũ kế cận

- Người lãnh đạo có thể đánh giá được năng lực làm việc của từng nhân viên từ đó phát triển một đội ngũ nhân sự tiềm năng. Bạn có thể đánh giá năng lực của từng nhân viên qua khung năng lực xem có hiệu quả hay không.

- Thực hiện công việc được giao chính là cơ hội để các nhân viên rèn luyện bản thân mình và học hỏi, trau dồi thêm kiến thức

Giao việc giúp lãnh đạo biết được năng lực của từng nhân viên

4. Tạo động lực cho nhân viên

- Đó chính là thể hiện sự tin tưởng đối với nhân viên của mình, tạo động lực cho nhân viên. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc.

Giao việc sẽ tạo động lực cho nhân viên

5. Giảm stress, căng thẳng trong công việc

- Việc người lãnh đọa phải giải quyết quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng căng thẳng và đưa ra những quyết định kém hiệu quả. Vậy nên họ cần giao việc, chia sẻ công việc cho cấp dưới.

Giao việc sẽ giảm áp lực trong công việc của từng nhân viên

6. Giao việc hình thức trực tiếp

- Việc bạn giao việc không rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa sẽ gây mập mờ, hiểu nhầm mục đích hay những chi tiết trong quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của cả team bị giảm.

Trực tiếp giao việc cho nhân viên sẽ đưa tới hiệu quả tốt hơn

Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả

Muốn giao việc cho nhân viên hiệu quả nhất, người quản lý nên ghi nhớ những điều sau đây:

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp quản lý phân công đầu mục công việc phù hợp trong từng giai đoạn và thời điểm. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động về lĩnh vực thực phẩm thì những tháng cận tết chính là thời điểm đẩy mạnh bán hàng. 

Lúc này, nhu cầu về thực phẩm của người dân sẽ tăng lên gấp 2 lần so với ngày thường nên hãy tranh thủ đẩy mạnh số lượng hàng bán ra để tăng doanh số. Việc của từng nhân viên lúc này chính là tìm mọi cách để tăng số lượng hàng bán ra. 

2. Chọn đúng người và đúng công việc

Muốn tăng hiệu suất công việc, bạn cần giao công việc cho đúng người. Ví dụ, nếu team của bạn chuyên về sản xuất nội dung thì nên giao mảng nội dung website cho những bạn chuyên về content website. Đây là những người có kiến thức về content chuẩn seo, biết về seo cũng như biết cách dùng công cụ seo.

Còn với mảng social, bạn nên giao cho những bạn năng động, có khả năng viết lách, làm video và thiết kế. Đây sẽ là những “trợ thủ” đắc lực giúp bạn xử lý nhiều công việc về nội dung trên hệ thống các trang mạng xã hội. 

Trong trường hợp, bạn giao nhiệm vụ sản xuất nội dung social cho nhân viên chuyên làm nội dung website sẽ khiến người đó gặp khó khăn trong quá trình làm việc. Điều này không chỉ làm giảm KPI của cả team mà còn khiến tinh thần nhân viên làm việc không thoải mái.

Giao việc cho đúng người giúp nâng cao hiệu suất công việc

3. Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu quả

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần đặt một mục tiêu cụ thể. Đó có thể là một con số về giá tiền, về số lượng khách hàng hoặc một chỉ tiêu nào đó phụ thuộc vào công việc cụ thể của bạn. 

Giả sử, bạn đặt mục tiêu tháng 3 cả team của mình cần thu được 200.000.000 VNĐ. Trong trường hợp team có 4 người (cộng cả bạn), bạn có thể phân bổ nhiệm vụ cho từng thành viên là cần kiếm 50.000.000 VNĐ/tháng. Bạn nên sử dụng các công cụ theo dõi KPI để xem mức độ hoàn thành công việc và lượng tiền nhân viên của bạn đã kiếm trong từng ngày hoặc từng tuần.

Việc đo lường và theo dõi số liệu sẽ giúp bạn biết được tình trạng công việc của từng nhân viên. Để từ đó, bạn sẽ biết được rằng mục tiêu mình đặt ra có thể hoàn thành hay không để có những phương án xử lý kịp thời.

4. Tạo điều kiện và hỗ trợ để nhân viên hoàn thành công việc

Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả đó là hãy hỗ trợ và tạo điều kiện cho họ làm việc. Muốn nâng cao năng suất công việc, bạn cần hướng dẫn nhân viên những phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ. Có thể thời gian đầu họ sẽ lúng túng, thao tác chậm nhưng chỉ sau khoảng 1 thời gian chắc chắn họ sẽ thuần thục và xử lý công việc nhanh chóng dưới sự chỉ bảo của bạn. 

Kỹ năng giao việc cho nhân viên

1. Thúc đẩy tinh thần trước khi giao việc 

-  Tức là bạn phải liệt kê rõ những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên kèm theo những chỉ dẫn cụ thể. Điều này giúp cho nhân viên nhìn thấy hướng đi và mục tiêu rõ ràng và họ có thể hoàn thành tốt công việc. 

- Bân cạnh đó bạn cần có chế độ thưởng (KPI) cho nhiệm vụ mà bạn đã giao cho, đó sẽ là nguồn động lực tinh thần giúp họ làm việc tốt hơn. 

2. Giao việc dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm

Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ có thể được chuyển giao cho các thành viên khác trong nhóm của mình, bạn cần cân nhắc xem ai là người phù hợp nhất để đảm nhận chúng. Đảm bảo rằng cá nhân bạn chọn có các kỹ năng cần thiết để giải quyết nhiệm vụ và nó không quá dễ dàng đối với họ.

Bạn muốn nhóm của mình trải qua mức độ khó vừa phải. Tốt nhất, họ nên được thử thách khi vẫn kiểm soát được công việc, nhưng đừng quá để họ bị choáng ngợp và không thể tập trung.

Giao việc dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm

3. Thiết lập bộ mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ

Cho dù bạn đang giao phó loại nhiệm vụ nào, hãy đảm bảo dành thời gian để làm rõ tất cả các mục tiêu của nhiệm vụ. Làm như vậy có thể hạn chế được khả năng thông tin sai lệch hoặc thực hiện nhiệm vụ không thành công. Trong một số trường hợp, điều này sẽ cực kỳ đơn giản nhưng trong các trường hợp khác, bạn sẽ có nhiều mục tiêu đồng thời.

Tùy thuộc vào quy mô của nhiệm vụ bạn đang giao phó và khả năng của nhân viên mà bạn giao phó, có thể hữu ích nếu bạn gặp mặt trực tiếp để giải đáp bất cứ thắc mắc nào mà nhân viên của mình đang gặp phải. Ngoài ra, bạn cũng nên gửi một Email tiếp theo bởi tất cả các kỳ vọng và mục tiêu nhiệm vụ của bạn đều có thể tham khảo bằng văn bản.

4. Phát huy thế mạnh của nhân viên

Giao việc cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn đang giúp họ phát huy những khả năng tiềm ẩn sẵn có. 

Ngay cả trong bộ phận của bạn, đồng nghiệp và nhân viên của bạn đều có bộ kỹ năng riêng, sở thích độc đáo và khả năng riêng biệt. Tận dụng tốt những tính cách làm việc độc đáo đó sẽ mang lại hiệu quả tổng thể hơn. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn có hai nhiệm vụ muốn ủy quyền - một yêu cầu gọi điện thoại cho khách hàng và một yêu cầu viết đề xuất. Bạn cũng có hai thực tập sinh có khả năng xử lý công việc - một người có kỹ năng làm người tuyệt vời và người kia là một nhà văn tuyệt vời.

Rõ ràng nhiệm vụ nào sẽ được giao cho thực tập sinh nào vì đây là một ví dụ đơn giản. Hầu hết các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự sắp xếp một cách tự nhiên, nhưng nguyên tắc vẫn giống nhau. Nếu bạn không chắc chắn nên giao nhiệm vụ cho ai, hãy trình bày nhiệm vụ cho một nhóm đồng nghiệp của bạn và công khai hỏi xem ai có thể là người giỏi nhất để xử lý nó.

Giao việc giúp phát huy thế mạnh của nhân viên

5. Quy định về thời gian hoàn thành

Thời gian biểu giúp mọi người tập trung và quy trách nhiệm cho tất cả các thành viên của nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ không có thời hạn nghiêm ngặt hoặc các nhiệm vụ phức tạp sẽ gặp phải một số mốc quan trọng trước khi hoàn thành. Làm việc cùng với đồng nghiệp của bạn để thiết lập một mốc thời gian được cả hai đồng ý, từ khi bắt đầu ủy thác nhiệm vụ cho đến lần thực hiện cuối cùng. Việc quy định về thời gian hoàn thành sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc và điều này tránh tình trạng đi muộn của nhân viên.

Giống như việc giao các mục tiêu nhiệm vụ mới, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua Email nhắc lại từng giai đoạn của tiến trình. Làm như vậy đảm bảo rằng mỗi thành viên của dự án có quyền truy cập vào cùng một thông tin đã thỏa thuận và đảm bảo rằng không có bất cứ một nhiệm vụ nào bị lãng quên. Hãy đảm bảo rằng bạn có quy định đầy đủ về thời gian hoàn thành công việc khi thực hiện giao việc cho nhân viên của mình cho dù đó là công việc phức tạp hay đơn giản nhất. 

Kỹ năng giao việc cho nhân viên

6. Tăng cường tính trách nhiệm khi giao việc

Chỉ giao nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm là chưa đủ. Bạn cần giao toàn quyền cho mọi người đối với công việc để họ cảm thấy họ được tôn trọng và có trách nhiệm hơn trong công việc. Bạn cũng phải đảm bảo rằng khi bạn chuyển giao một nhiệm vụ, người được giao đã hoàn toàn chịu trách nhiệm về nó.

Xây dựng văn hóa chịu trách nhiệm trong nhóm của bạn bắt đầu bằng việc bao gồm các thành viên trong nhóm tham gia các cuộc họp thiết lập mục tiêu. Bạn có thể làm việc cùng nhau để quyết định xem các mốc quan trọng cho một nhiệm vụ là gì. Sau khi tiếp cận từng người trong số họ, họ có thể kiểm tra xem hiệu suất có phù hợp với mong đợi đã được vạch ra hay không. Giữ sự hiểu biết của mọi người về nhiệm vụ phù hợp từ đầu đến cuối là chìa khóa giúp bạn thành công.

7. Thường xuyên kiểm tra giám sát

Để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc cũng như đảm bảo nhân viên không lơ đãng công việc thì các nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc. Một lưu ý là bạn có thể thường xuyên kiểm tra nhân viên của mình xem tiến hộ hoàn thành công việc nhưng bạn tuyệt đối không hỏi nhân viên của mình làm gì từng giờ hoặc hỏi nhiều lần trong ngày. Khi hỏi về tiến độ công việc bạn cần hỏi một cách tế nhị, không nên dùng các câu hỏi mang tính ra lệnh điều này tránh gây áp lực hoặc cảm giác không được tin tưởng gây ảnh hưởng lớn đến tâm lý của nhân viên.

8. Luôn quan tâm và tạo dựng mối quan hệ với nhân viên

Nếu xét trên phương diện công việc thì cấp dưới chính là cộng sự đắc lực giúp cho bạn hoàn thành công việc. Nhưng xét trên góc độ tình cảm thì đây chính là người đồng nghiệp, người bạn. Vậy nên bạn hãy chủ động quan tâm để tạo dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới như hỏi thăm, trò chuyện... để hai bên hiểu nhau và làm việc ăn ý hơn.

Hoặc bạn cũng có thể tổ chức có buổi teambuilding để nhân viên của mình có thể giảm stress đồng thời cũng là cơ hội để bạn hiểu hơn nhân viên của mình, từ đó có được những phương pháp quản lý, giao việc với mỗi người khác nhau sao cho hiệu quả nhất.

Giao việc giúp tạo dựng mối quan hệ với nhân viên

Những sai lầm cần tránh khi giao việc cho nhân viên

Trong quá trình giao việc cho nhân viên, người quản lý cần tránh những sai lầm sau đây:

1. Không xác định rõ mục tiêu

Không xác định rõ mục tiêu sẽ khiến việc phân chia công việc của bạn gặp khó khăn. Không có mục tiêu phấn đấu sẽ khiến cả team của bạn không thể phát triển. Trong một số trường hợp, không có mục tiêu sẽ khiến team cảm thấy nản lòng và chán. Đây chính là hạt giống của sự tan vỡ và thất bại trong việc xây dựng đội nhóm.

2. Chọn sai người hoặc công việc

Việc chọn sai người hoặc giao không đúng công việc sẽ gây áp lực cho chính nhân viên của bạn. Khi tâm lý không thoải mái, nhân viên sẽ rất khó đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc. Những tình huống tệ nhất là nhân viên làm sai hoặc gây ra những sai lầm đáng tiếc do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng và hiểu biết về công việc.

Chọn sai người sẽ làm tăng áp lực cho nhân viên

3. Không cung cấp đủ thông tin

Không cung cấp đủ thông tin sẽ khiến nhân viên cảm thấy hoang mang. Những bạn cẩn thận sẽ hỏi lại quản lý rõ ràng để có phương pháp xử lý tốt nhất. Còn những bạn ngại ngần việc trao đổi với lãnh đạo sẽ có xu hướng tự làm theo ý hiểu của mình. Chính điều này sẽ gây ra những rắc rối không đáng có trong công việc.

4. Không theo dõi tiến độ và hỗ trợ nhân viên

Việc không theo dõi tiến độ sẽ khiến bạn khó khăn trong việc xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ. Ví dụ, nhân viên của bạn cần đạt KPI là 2.000.000 VNĐ/tuần nhưng vì một số lý do nào đó, họ không thể hoàn thành KPI. Nếu ở tuần thứ 2 và thứ 3 bạn nhân viên đó không thể bù lại KPI bị thiếu thì sẽ khiến kế hoạch KPI cả tháng của team bị ảnh hưởng. Đây là sai lầm của rất nhiều trưởng nhóm vì đã quá tin tưởng nhóm nhân viên cứng hoặc vì một số lý do khác. 

Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 5 kỹ năng giao việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả. Để việc quản trị nhân sự hiệu quả bạn cần phải có những kiến thức và kỹ năng mềm ứng xử mọi tình huống sao cho hợp lý nhất, bạn đọc quan tâm hãy tham khảo những khoá học kỹ năng mềm, khoá quản trị nhân sự hay chỉ có trên Unica.