Họp nhóm là một trong những hình thức không thể thiếu trong mô hình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Với cương vị là một người quản lý, bạn luôn muốn mỗi buổi họp nhóm đều thành công để có thể tìm ra được những chiến lược mới nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Thấu hiểu được tầm quan trọng đó, Unica chia sẻ tới bạn đọc 6 quy tắc tổ chức họp nhóm hiệu quả thông qua nội dung từ các khoá học quản lý đội nhóm dưới đây nhé.
1. Tại sao tổ chức họp nhóm lại quan trọng
Tăng cường tương tác giữa các thành viên
Tổ chức họp nhóm là một trong những cách hiệu quả để tăng cường tương tác giữa các thành viên trong một nhóm. Dưới đây là một số gợi ý để tổ chức họp nhóm hiệu quả:
- Thiết lập thời gian họp định kỳ: Thiết lập một lịch họp định kỳ để mọi người có thể chuẩn bị và tham gia đầy đủ. Điều này giúp tạo ra sự ổn định và tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp: Đưa ra mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp và thông báo cho các thành viên trước để họ có thể chuẩn bị và tham gia đầy đủ. Mục tiêu nên liên quan đến mục đích của nhóm và các hoạt động của nhóm.
- Cho phép mọi người chia sẻ quan điểm và ý kiến: Cho phép các thành viên chia sẻ quan điểm và ý kiến của họ về các vấn đề liên quan đến nhóm. Điều này giúp tăng sự tham gia và khuyến khích sự đa dạng trong tư duy và ý kiến.
- Sử dụng công nghệ họp trực tuyến: Sử dụng công nghệ họp trực tuyến để cho phép các thành viên từ xa tham gia cuộc họp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho tất cả các thành viên tham gia đầy đủ.
- Theo dõi tiến độ và tạo kế hoạch hành động: Theo dõi tiến độ của các hoạt động của nhóm và tạo kế hoạch hành động cụ thể cho các vấn đề được đề cập trong cuộc họp. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và khả năng hoàn thành các mục tiêu của nhóm.
Quản lý và xây dựng đội nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần có. Thông qua khóa học này, bạn sẽ thấu hiểu tâm lý, hành vi của từng thành viên trong nhóm, biết cách lập kế hoạch quản lý hiệu suất của từng thành viên trong đội nhóm, lập kế hoạch phát triển năng lực làm việc của các thành viên,... Để biết thêm chi tiết, mời bạn đăng ký học:
Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Tổ chức họp nhóm là một công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề trong một nhóm. Dưới đây là một số gợi ý để tổ chức họp nhóm giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn:
- Tập trung vào vấn đề: Tập trung vào vấn đề cần giải quyết và đưa ra mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Các thành viên cần hiểu rõ về vấn đề để có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả.
- Đưa ra tất cả các lựa chọn có thể: Đưa ra tất cả các lựa chọn có thể để giải quyết vấn đề, bao gồm cả những lựa chọn khác nhau. Điều này giúp tạo ra một môi trường đa dạng trong tư duy và giúp tìm ra giải pháp tốt nhất.
- Khuyến khích sự thảo luận: Khuyến khích sự thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên trong cuộc họp. Điều này giúp tạo ra một môi trường mở, thân thiện và giúp các thành viên cảm thấy thoải mái để đưa ra ý kiến của mình.
- Thống nhất quyết định: Thống nhất quyết định cuối cùng sau khi đã đưa ra các lựa chọn và thảo luận về chúng. Quyết định này phải được tất cả các thành viên đồng ý và cam kết thực hiện.
- Lập kế hoạch hành động: Sau khi đưa ra quyết định, lập kế hoạch hành động cụ thể để thực hiện quyết định và giải quyết vấn đề. Các thành viên cần được giao nhiệm vụ cụ thể và thời hạn hoàn thành để đảm bảo sự thành công của kế hoạch.
Tổ chức họp nhóm giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào vấn đề, đưa ra tất cả các lựa chọn có thể, khuyến khích sự thảo luận, thống nhất quyết định và lập kế hoạch hành động. Việc áp dụng các gợi ý này giúp tăng tính hiệu quả và khả năng hoàn thành các mục tiêu của nhóm.
.jpg?v=1616574761)
Tuân thủ thời gian về giờ giấc
Cập nhật thông tin và tiến độ công việc
Để tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả và giúp cập nhật thông tin và tiến độ công việc tốt hơn, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Lên kế hoạch cho cuộc họp: Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần xác định mục đích của cuộc họp, lên danh sách những người cần tham gia và thời gian, địa điểm tổ chức họp. Bạn nên thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm biết về kế hoạch họp và nhắc nhở họ về thời gian, địa điểm tổ chức họp trước đó.
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết: Bạn cần chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan đến công việc, bao gồm báo cáo tiến độ công việc, lịch làm việc, thông tin về các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp. Nếu có thể, bạn có thể gửi các tài liệu này cho các thành viên trước cuộc họp để họ có thể chuẩn bị sẵn ý kiến của mình.
- Thực hiện cuộc họp: Trong cuộc họp, bạn cần trình bày những thông tin cần thiết và thảo luận với các thành viên trong nhóm về các vấn đề cần giải quyết. Bạn có thể sử dụng các công cụ như bảng trắng hoặc phần mềm trình chiếu để hỗ trợ trong việc trình bày thông tin và trao đổi ý kiến.
- Ghi chép lại những kết quả đạt được: Sau cuộc họp, bạn cần ghi chép lại những kết quả đã đạt được và các vấn đề cần giải quyết. Bạn có thể sử dụng email hoặc tin nhắn để chia sẻ các kết quả này với các thành viên trong nhóm.
- Theo dõi tiến độ công việc: Sau cuộc họp, bạn cần theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo rằng các vấn đề đã được giải quyết đúng thời hạn. Nếu có thể, bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên để cập nhật thông tin và tiến độ công việc.
Tạo cảm giác đồng đội trong nhóm
Để tổ chức một cuộc họp nhóm giúp tạo cảm giác đồng đội trong nhóm, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Tạo không gian thoải mái: Tạo không gian thoải mái và trang trí phòng họp sao cho ấm cúng, giúp các thành viên cảm thấy thư giãn và thoải mái hơn trong quá trình tham gia cuộc họp.
- Xây dựng tinh thần đồng đội: Bạn có thể tổ chức các hoạt động nhằm xây dựng tinh thần đồng đội và tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ như chia sẻ các câu chuyện tích cực, hoặc kết nối với nhau thông qua các sở thích, sự quan tâm chung.
- Lắng nghe và thảo luận: Tạo điều kiện cho mỗi thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý kiến của mình và được lắng nghe. Bạn có thể tạo ra các câu hỏi thú vị để khởi động các cuộc thảo luận và khuyến khích các thành viên tham gia nhiệt tình.
- Tạo sự đồng thuận: Hãy tập trung vào các mục tiêu chung của nhóm và giúp các thành viên đạt được đồng thuận trong việc giải quyết các vấn đề. Bạn cần lắng nghe và đưa ra những giải pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề trong nhóm.
- Đề cao sự đóng góp: Tạo sự động viên cho các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến và giải pháp của mình. Có thể bạn cần phải khuyến khích một số thành viên bằng cách hỏi ý kiến riêng để họ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ.
- Kết thúc với lời cảm ơn: Khi cuộc họp kết thúc, hãy cảm ơn các thành viên trong nhóm vì đã tham gia và đóng góp ý kiến của mình. Cũng nên khuyến khích các thành viên tiếp tục thảo luận và giải quyết các vấn đề trong nhóm.
Nếu bạn muốn trở thành người lãnh đạo tài ba nắm bắt được tất cả các thông tin đội nhóm hãy tham khảo ngay 10 quy tắc lãnh đạo nhóm từ các chuyên gia hàng đầu.
2. Lợi ích của việc tổ chức họp nhóm hiệu quả
Tăng cường sự đồng thuận và chia sẻ kiến thức
Tổ chức họp nhóm là một cách hiệu quả để tăng cường sự đồng thuận và chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một số gợi ý để tổ chức một buổi họp nhóm hiệu quả:
- Xác định mục đích và nội dung của buổi họp: Trước khi tổ chức buổi họp, bạn nên xác định mục đích và nội dung của buổi họp. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để chia sẻ các nội dung, tài liệu cần thiết trước khi buổi họp diễn ra.
- Lên lịch và gửi lời mời cho thành viên: Sau khi đã xác định mục đích và nội dung của buổi họp, bạn cần lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook để lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên.
- Chuẩn bị nội dung và tài liệu: Trước khi buổi họp diễn ra, bạn cần chuẩn bị nội dung và tài liệu cần thiết. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để chia sẻ các tài liệu cần thiết với các thành viên trong nhóm.
- Tạo không gian giao tiếp trực tuyến: Với tình hình dịch bệnh hiện tại, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Zoom hoặc Skype để tổ chức buổi họp. Các công cụ này cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm và chia sẻ màn hình để trình bày nội dung và tài liệu.
- Tạo không khí thoải mái và trao đổi ý kiến: Buổi họp nhóm không chỉ là để trình bày nội dung và tài liệu mà còn để trao đổi ý kiến và đưa ra quyết định chung. Bạn có thể tạo không khí thoải mái và trao đổi ý kiến bằng cách đặt câu hỏi và khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia trao đổi.
- Lưu kết quả và gửi lại cho thành viên: Sau khi buổi họp kết thúc, bạn nên lưu lại kết quả và gửi lại cho các thành viên trong nhóm để đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ nội dung và quyết định được đưa ra trong buổi họp. Bạn có thể sử dụng email hoặc các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để gửi lại thông tin và kết quả của buổi họp cho các thành viên trong nhóm.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả của buổi họp: Sau khi buổi họp kết thúc, bạn nên theo dõi và đánh giá hiệu quả của buổi họp. Bạn có thể gửi một bản khảo sát cho các thành viên trong nhóm để đánh giá sự hài lòng của họ về buổi họp và đưa ra các cải tiến cho những buổi họp tiếp theo.
Thường xuyên tương tác trong quá trình họp
Giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng
Tổ chức họp nhóm là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề nhanh chóng và đưa ra quyết định chung. Dưới đây là một số gợi ý để tổ chức một buổi họp nhóm giúp giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng:
- Xác định vấn đề và mục đích của buổi họp: Trước khi tổ chức buổi họp, bạn cần xác định vấn đề cần giải quyết và mục đích của buổi họp. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để chia sẻ các thông tin, tài liệu liên quan đến vấn đề cần giải quyết trước khi buổi họp diễn ra.
- Lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên: Sau khi đã xác định vấn đề và mục đích của buổi họp, bạn cần lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook để lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên.
- Chuẩn bị nội dung và tài liệu: Trước khi buổi họp diễn ra, bạn cần chuẩn bị nội dung và tài liệu cần thiết. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để chia sẻ các tài liệu, thông tin cần thiết với các thành viên trong nhóm.
- Tạo không gian giao tiếp trực tuyến: Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Zoom hoặc Skype để tổ chức buổi họp. Các công cụ này cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm và chia sẻ màn hình để trình bày nội dung và tài liệu.
- Tập trung vào giải quyết vấn đề: Buổi họp nhóm có mục đích để giải quyết vấn đề cần thiết, vì vậy bạn nên tập trung vào giải quyết vấn đề. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để ghi chép các ý kiến, đóng góp của các thành viên trong nhóm.
>>> Xem ngay: 8 Kỹ năng làm việc nhóm năng suất và hiệu quả
Tăng cường tương tác giữa các thành viên
Tổ chức họp nhóm là một cách hiệu quả để tăng cường tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một số gợi ý để tổ chức một buổi họp nhóm giúp tăng cường tương tác giữa các thành viên:
- Xác định mục đích và nội dung của buổi họp: Trước khi tổ chức buổi họp, bạn cần xác định mục đích và nội dung của buổi họp. Nếu mục đích của buổi họp là tăng cường tương tác giữa các thành viên, bạn có thể sử dụng các hoạt động như chia sẻ thông tin cá nhân, hoạt động trò chơi, hoặc thảo luận về các chủ đề liên quan đến các thành viên trong nhóm.
- Lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên: Sau khi đã xác định mục đích và nội dung của buổi họp, bạn cần lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook để lên lịch và gửi lời mời cho các thành viên.
- Tạo không gian giao tiếp trực tuyến: Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Zoom hoặc Skype để tổ chức buổi họp. Các công cụ này cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm và chia sẻ màn hình để trình bày nội dung và tài liệu.
- Sử dụng các hoạt động tương tác: Trong buổi họp, bạn có thể sử dụng các hoạt động như chia sẻ thông tin cá nhân, hoạt động trò chơi, hoặc thảo luận về các chủ đề liên quan đến các thành viên trong nhóm. Điều này giúp các thành viên trong nhóm có cơ hội để tương tác và học hỏi lẫn nhau.
- Khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên: Trong buổi họp, bạn nên khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Docs hoặc Microsoft Teams để ghi chép các ý kiến, đóng góp của các thành viên trong nhóm.
Tập trung để họp nhóm hiệu quả
Tạo ra các ý tưởng sáng tạo và đổi mới
Để tổ chức họp nhóm hiệu quả và tạo ra các ý tưởng sáng tạo và đổi mới, có thể thực hiện các bước sau đây:
- Chuẩn bị trước cho buổi họp: Trước khi tổ chức buổi họp, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm lên lịch, chuẩn bị nội dung cần thảo luận, xác định mục tiêu và kế hoạch cho buổi họp.
- Tạo môi trường thoải mái và khuyến khích: Tạo môi trường thoải mái và khuyến khích cho các thành viên trong nhóm để đóng góp ý kiến, thảo luận và chia sẻ ý tưởng. Bạn có thể bắt đầu bằng việc giới thiệu các thành viên mới, tạo sự thân thiện, đưa ra các câu hỏi mở để khởi động thảo luận.
- Sử dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo: Áp dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo như brainstorming, SCAMPER, hoặc lật ngược vấn đề để khơi gợi các ý tưởng mới và đổi mới. Để tăng tính đa dạng của các ý tưởng, bạn có thể đảm bảo sự đa dạng trong nhóm, cho phép tất cả thành viên tham gia, tạo không khí thoải mái, tránh các phán đoán và đánh giá trong quá trình thảo luận.
- Khuyến khích thảo luận và phát triển ý tưởng: Khuyến khích các thành viên trong nhóm thảo luận về các ý tưởng, phát triển các ý tưởng, đưa ra các câu hỏi để mở rộng suy nghĩ của nhóm.
- Thúc đẩy sự hợp tác: Để đạt được các ý tưởng sáng tạo và đổi mới, các thành viên trong nhóm cần phải hợp tác với nhau. Bạn có thể thúc đẩy sự hợp tác bằng cách đưa ra các kế hoạch cụ thể, phân công công việc, tạo sự đồng thuận, tạo không khí thân thiện và cởi mở giữa các thành viên trong nhóm.
3. Các bước để tổ chức họp nhóm hiệu quả
Bước 1. Xác định mục đích và lịch trình họp nhóm
Để xác định mục đích và lịch trình họp nhóm hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Xác định mục đích họp nhóm: Trước khi tổ chức buổi họp nhóm, bạn cần xác định rõ mục đích của buổi họp. Mục đích của họp nhóm có thể là để giải quyết vấn đề, đưa ra các quyết định quan trọng, chia sẻ thông tin hay đề xuất các ý tưởng mới.
- Lên kế hoạch và lịch trình: Sau khi xác định mục đích của buổi họp nhóm, bạn cần lên kế hoạch và lịch trình cho buổi họp. Hãy xác định thời lượng của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, thời điểm nghỉ giữa các phần của buổi họp và các nội dung cần được thảo luận.
- Điều chỉnh lịch trình: Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cần điều chỉnh lịch trình và các hoạt động trong buổi họp nhóm để đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bạn cần đảm bảo thời gian cho mỗi hoạt động được phân bổ hợp lý, đảm bảo thời gian cho các thành viên tham gia đóng góp ý kiến và cập nhật tình hình.
- Thông báo cho thành viên: Bạn cần thông báo cho các thành viên trong nhóm về mục đích, thời gian và địa điểm của buổi họp nhóm. Hãy cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích và nội dung của buổi họp để các thành viên có thể chuẩn bị tốt hơn và tham gia đóng góp ý kiến.
- Đảm bảo tính linh hoạt: Trong quá trình tổ chức buổi họp nhóm, bạn cần đảm bảo tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu của các thành viên trong nhóm. Bạn cần sẵn sàng điều chỉnh lịch trình và hoạt động trong buổi họp để đáp ứng nhu cầu của các thành viên.
Bước 2. Chuẩn bị nội dung và chia sẻ trước họp
Chuẩn bị nội dung và chia sẻ trước họp là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả của buổi họp nhóm. Bạn có thể thực hiện các bước sau để chuẩn bị nội dung và chia sẻ trước họp:
- Xác định nội dung cần thảo luận: Trước khi tổ chức buổi họp, bạn cần xác định rõ nội dung cần thảo luận. Hãy đưa ra các câu hỏi, vấn đề hoặc ý tưởng cần được đề cập trong buổi họp.
- Chuẩn bị tài liệu: Sau khi xác định được nội dung cần thảo luận, bạn cần chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết để hỗ trợ cho buổi họp. Hãy đảm bảo rằng các tài liệu và thông tin này được sắp xếp và tổ chức một cách rõ ràng và dễ hiểu.
- Chia sẻ trước họp: Trước khi buổi họp diễn ra, bạn cần chia sẻ thông tin và tài liệu liên quan đến buổi họp với các thành viên trong nhóm. Hãy đảm bảo rằng các thành viên có đủ thời gian để đọc và xem qua các tài liệu này trước khi buổi họp diễn ra.
- Yêu cầu phản hồi: Bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến và đưa ra nhận xét trước khi buổi họp diễn ra. Điều này giúp tăng tính tương tác và đưa ra những ý tưởng mới cho buổi họp.
- Điều chỉnh nội dung: Trong quá trình chuẩn bị nội dung và chia sẻ trước họp, bạn cần điều chỉnh nội dung và thông tin sao cho phù hợp và rõ ràng. Bạn cần đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể hiểu và thảo luận về các nội dung được đưa ra trong buổi họp.
Bước 3. Tạo không gian họp nhóm thoải mái và thích hợp
Tạo không gian họp nhóm thoải mái là một yếu tố quan trọng giúp cho cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn, khi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái trong không gian họp nhóm, họ sẽ dễ dàng hợp tác, giao tiếp và đưa ra các ý tưởng sáng tạo hơn. Dưới đây là một số gợi ý để tạo ra không gian họp nhóm thoải mái:
- Đảm bảo không gian rộng rãi: Nếu không gian hẹp, người tham gia sẽ cảm thấy bức bối và khó chịu. Vì vậy, nên chọn một không gian có diện tích rộng rãi và thoáng mát để đảm bảo sự thoải mái cho tất cả các thành viên.
- Chọn nơi yên tĩnh: Để tập trung vào cuộc họp, cần chọn một không gian yên tĩnh, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn từ bên ngoài hoặc các hoạt động khác.
- Đảm bảo ánh sáng và không khí tốt: Ánh sáng và không khí tốt sẽ giúp tạo ra một không gian làm việc thoải mái và giảm thiểu sự mệt mỏi của các thành viên trong nhóm.
- Sắp xếp bàn ghế một cách phù hợp: Bàn ghế cần được sắp xếp một cách phù hợp để tất cả các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy nhau và dễ dàng giao tiếp.
- Tạo không gian trang trí và thân thiện: Các hoạt động trang trí như đặt cây xanh, tranh ảnh hay đèn ngủ sẽ giúp tạo ra một không gian họp nhóm trang trí và thân thiện.
Bước 4. Điều hành và giám sát quá trình họp nhóm
Điều hành và giám sát quá trình họp nhóm là một phần quan trọng trong việc tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý để điều hành và giám sát quá trình họp nhóm:
- Thảo luận và xác định mục tiêu cuộc họp: Trước khi bắt đầu cuộc họp, nên thảo luận và xác định mục tiêu cuộc họp để tất cả các thành viên trong nhóm đều biết mình đang làm gì và họ có thể đóng góp như thế nào.
- Chọn người điều hành cuộc họp: Người điều hành cuộc họp sẽ giúp điều phối quá trình họp nhóm, đảm bảo các thành viên trong nhóm đều được phát biểu và giúp đưa ra quyết định cuối cùng.
- Đảm bảo thời gian họp nhóm: Nên xác định thời gian họp nhóm và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có thể tham gia vào thời gian đó.
- Giám sát quá trình họp nhóm: Người điều hành cuộc họp cần giám sát quá trình họp nhóm để đảm bảo cuộc họp được diễn ra theo đúng lịch trình và các thành viên trong nhóm đều được phát biểu.
- Đưa ra câu hỏi và khuyến khích thảo luận: Nên đưa ra câu hỏi để khuyến khích thảo luận và đưa ra ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm. Việc này giúp tạo sự đồng thuận và đổi mới trong cuộc họp nhóm.
- Theo dõi quy trình họp nhóm: Theo dõi quy trình họp nhóm để đảm bảo rằng cuộc họp được diễn ra đúng quy trình và tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể đóng góp ý kiến.
4. Lưu ý trong quá trình tổ chức họp nhóm
Giữ thời gian họp nhóm đúng theo lịch trình
Việc giữ thời gian họp nhóm đúng theo lịch trình rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp. Trước khi bắt đầu họp, bạn nên xác định thời gian bắt đầu và kết thúc họp cụ thể, sau đó thông báo cho tất cả các thành viên tham gia.
Nếu thấy cuộc họp bị trễ giờ hoặc kéo dài quá thời gian dự kiến, bạn nên giữ vai trò của một người điều hành và nhắc nhở tất cả mọi người về thời gian còn lại và cần tập trung vào chủ đề chính của cuộc họp. Bạn có thể cân nhắc cắt bớt một số nội dung không quan trọng để tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.
Nếu cuộc họp không thể hoàn thành trong thời gian dự kiến, bạn nên xác định thời gian họp tiếp theo và đưa ra kế hoạch cụ thể để giải quyết vấn đề. Nếu có những thành viên chủ trì không thể tham gia đúng lịch trình, bạn có thể xem xét điều chỉnh thời gian họp hoặc tìm cách ghi âm cuộc họp để gửi cho họ nghe lại sau. Đây chính là một trong quy trình xây dựng đội nhóm kinh doanh mà bạn cần phải lưu ý.
Tạo không khí thoải mái và giúp mọi người tham gia tích cực
Để đạt được hiệu quả cao nhất trong cuộc họp nhóm, bạn cần tạo một không khí thoải mái và trao đổi tích cực. Điều này giúp các thành viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến và tham gia tích cực vào cuộc họp.
Để tạo ra không khí thoải mái, bạn có thể bắt đầu bằng việc chào đón các thành viên một cách thân thiện và đảm bảo rằng mọi người có thể tập trung vào cuộc họp. Bạn cũng nên bày tỏ sự quan tâm và tôn trọng ý kiến của mỗi người, đặc biệt là khi các ý kiến đó có tính xây dựng và mang tính chất đóng góp cho cuộc họp.
Ngoài ra, để giúp các thành viên tham gia tích cực vào cuộc họp, bạn có thể yêu cầu mỗi người chuẩn bị trước nội dung cần thảo luận và tạo điều kiện cho mọi người có thể thảo luận và trao đổi ý kiến theo cách thoải mái nhất. Bạn cũng có thể tạo một môi trường mở, động viên mọi người chia sẻ ý tưởng của mình và lắng nghe các ý kiến của nhau một cách tích cực và tôn trọng.
Đảm bảo mọi người đều có cơ hội để phát biểu ý kiến
Bạn nên đảm bảo rằng mỗi người đều có cơ hội được nghe và được yêu cầu phát biểu ý kiến của mình trong suốt cuộc họp. Một số cách để đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu ý kiến bao gồm:
- Thực hiện sự kiện "nói lần lượt": Yêu cầu mỗi người nói lần lượt và không cho phép ai gián đoạn hoặc phát ngôn đồng thời với người khác. Điều này giúp mỗi người được tập trung và nói rõ ràng hơn.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Bạn cũng có thể yêu cầu mỗi người viết ra ý kiến của mình trên một tờ giấy và đưa nó cho người điều hành cuộc họp để đọc giúp.
- Tạo thêm các hoạt động thảo luận nhỏ: Bạn có thể tạo thêm các hoạt động thảo luận nhỏ hoặc các bài tập tương tác để đảm bảo mỗi người đều có cơ hội tham gia và phát biểu.
Theo dõi tiến độ và đưa ra kế hoạch cho những vấn đề chưa được giải quyết
Theo dõi tiến độ và đưa ra kế hoạch cho những vấn đề chưa được giải quyết trong buổi họp nhóm là rất quan trọng để đảm bảo rằng các vấn đề đó được giải quyết và tiếp tục được theo dõi trong tương lai.
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên thực hiện các bước sau để đảm bảo việc theo dõi tiến độ và đưa ra kế hoạch cho những vấn đề chưa được giải quyết:
- Ghi chép lại các ý kiến và quyết định của cuộc họp: Bạn nên ghi chép lại các ý kiến, quyết định và cam kết của cuộc họp và gửi cho tất cả các thành viên tham gia cuộc họp để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về những gì đã thảo luận và quyết định.
- Xác định các vấn đề chưa được giải quyết: Bạn nên xem xét lại các ý kiến, ý tưởng hoặc vấn đề mà nhóm chưa thể giải quyết trong cuộc họp và đưa ra kế hoạch để giải quyết chúng.
- Xác định trách nhiệm và tiến độ: Bạn nên xác định rõ ràng trách nhiệm của từng người và thiết lập tiến độ để đảm bảo rằng các vấn đề chưa được giải quyết được giải quyết một cách hiệu quả.
- Lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo: Bạn nên lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo để theo dõi tiến độ của những vấn đề chưa được giải quyết và tiếp tục thảo luận về những ý tưởng mới.
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 6 quy tắc xây tổ chức họp nhóm thành công. Khi đã nắm được các quy tắc này, cùng với các bước tổ chức cuộc họp hiệu quả, chắc chắn bạn có thể tự mình tổ chức được những cuộc họp chất lượng nhất.
Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch"
