8 Kỹ năng làm việc nhóm năng suất và hiệu quả

8 Kỹ năng làm việc nhóm năng suất và hiệu quả

Mục lục

Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu công việc không thể thiếu dù bạn đang đảm nhận vị trí nào trong một doanh nghiệp. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp. Mời bạn cùng Unica tìm hiểu nhé!

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

ky-nang-lam-viec-nhom-la-gi

Kĩ năng làm việc nhóm là gì?

Ngày nay khi làm việc nhóm đã dần trở thành xu hướng làm việc được ưa chuộng thì kỹ năng làm việc nhóm là điều mà mỗi cá nhân nên trang bị cho mình ngay từ sớm. Kỹ năng làm việc nhóm chính là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để cùng hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn có thể phát triển kỹ năng cá nhân, thu nạp thêm kiến thức, kinh nghiệm của người khác cho bản thân đồng thời mang lại những giá trị về mặt vật chất và tinh thần cho tập thể và mỗi cá nhân.

Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Trước khi tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu tầm quan trọng của làm việc nhóm. 

- Trách nhiệm được chia sẻ: Bạn cảm thấy thoải mái khi tập trung vào nhiệm vụ của mình và cho phép người khác tập trung vào công việc của họ. Điều này có nghĩa là mọi người đều chia sẻ trách nhiệm cá nhân, nhưng công việc của họ được thực hiện đúng thời hạn là rất quan trọng đối với tiến độ của dự án lớn hơn.

- Gắn kết đồng nghiệp: Làm việc theo nhóm có thể giúp bạn hình thành mối quan hệ với đồng nghiệp và có thể khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau vào bữa trưa hoặc giải lao cùng nhau.

Kỹ năng làm việc nhóm

Ảnh nhóm làm việc

- Hình thành sự tin tưởng: Khi làm việc nhóm, cho dù một thành viên trong nhóm hoàn thành công việc đúng hạn hay có những thành viên tụt lại phía sau thì tinh thần đồng đội cũng sẽ giúp họ hoàn thành công việc chung một cách xuất sắc. Mọi người có thể tin tưởng lẫn nhau để hỗ trợ các phần công việc trong nhóm diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ. 

- Thúc đẩy công ty phát triển: Mọi người tập trung vào các nhiệm vụ có nghĩa là họ có thời gian để đổi mới nếu cần thiết hoặc cung cấp phản hồi quan trọng về cách một quy trình có thể được cải thiện. 

- Bên cạnh đó lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với từng doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng, bởi nếu phong cách lãnh đạo phù hợp sẽ đưa doanh nghiệp đi lên và phát triển theo chiều hướng tích cực và ngược lại.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

1. Kỹ năng giao tiếp

giao-tiep

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt được cho là một trong những kỹ năng có giá trị nhất mà các thành viên trong nhóm có thể có. Các doanh nghiệp cần những người giao tiếp hiệu quả với đội ngũ nhân viên của họ để các dự án diễn ra suôn sẻ và các nhu cầu của khách hàng được đáp ứng đúng cách. Giao tiếp không chỉ đơn giản là tự tin vào kỹ năng đàm thoại của bạn. Đó là tổng hợp của nhiều thói quen giao tiếp tốt.

2. Giải quyết vấn đề

Việc giải quyết vấn đề có thể xảy ra theo nhiều cách. Nó có thể ở dạng giải quyết xung đột, nhưng cũng có thể là giải quyết các vấn đề nảy sinh tại nơi làm việc hoặc trong một dự án. Cho dù đó là nguyên nhân trong quá trình thực hiện hoặc đồng nghiệp không hòa hợp với nhau, các vấn đề đều đòi hỏi sự lắng nghe, thấu hiểu và ứng biến. Những người tìm ra cách vượt qua các vấn đề là những người tạo nên thành công cho các đội nhóm của mình, vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định giúp bạn xử lý mọi tình huống một cách hợp lý.

3. Hợp tác

Làm việc cùng nhau có nghĩa là hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau. Những bộ kỹ năng đa dạng đó kết hợp với nhau là lý do tại sao một nhóm có thể trở thành một lực lượng mạnh mẽ như vậy trong việc hoàn thành công việc, nhưng nó chỉ hoạt động khi các thành viên trong nhóm có sự khiêm tốn và tôn trọng khả năng đóng góp của nhau.

Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm đề cao kỹ năng hợp tác

4. Kỹ năng bổ trợ

Các thành viên trong nhóm có thể thể hiện sự hỗ trợ lẫn nhau theo nhiều cách khác nhau như: chúc mừng những thành viên khác trong những khoảnh khắc đạt được thành tích hoặc an ủi họ để họ cố gắng hơn trong những lần tiếp theo. Khả năng bổ trợ coi các thành viên khác trong nhóm của bạn là cộng tác viên hơn là đối thủ cạnh tranh. Một phần rất lớn của sự hỗ trợ là khả năng tôn trọng lẫn nhau.

5. Kỹ năng phân tích

Một số kỹ năng phân tích đòi hỏi mức độ khôn ngoan và kinh nghiệm, trong khi những kỹ năng khác dựa trên năng lực phân tích. Trong mọi trường hợp, họ quan tâm đến khả năng đánh giá một tình huống nhất định và đi đến kết quả tích cực. Trong bối cảnh làm việc theo nhóm, kỹ năng phân tích được coi trọng bởi vì nhân viên được kỳ vọng sẽ phát triển các giải pháp sáng tạo nhằm tháo gỡ những khó khăn trong quá trình làm việc nhóm. 

6. Kỹ năng lắng nghe và phản hồi

lang-nghe-va-phan-hoi

Lắng nghe và phản hồi

Để đảm bảo đưa ra phản hồi thích hợp trong các tình huống khác nhau mà bạn tiếp xúc với đồng nghiệp, điều quan trọng là phải chú ý lắng nghe. Hiểu rõ ý kiến của các thành viên khác trong nhóm và quan tâm đến vấn đề của họ, chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến họ và sự phát triển của họ.

7. Kỹ năng tổ chức công việc

Khi làm việc nhóm, việc bầu chọn một nhóm trưởng là rất cần thiết, bởi người này sẽ có trách nhiệm đứng ra phân công công việc cho các thành viên còn lại cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm để đảm bảo công việc không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì. Kỹ năng làm việc nhóm cũng đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải biết cách tiến hành phần việc được giao thế nào cho khoa học, không làm chậm tiến độ để đảm bảo công việc của cả nhóm được hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đề ra.

ky-nang-lam-viec-nhom-2.jpg

Để làm việc đội nhóm đạt kết quả bạn cần phải trang bị cho mình rất nhiều những kỹ năng

8. Có trách nhiệm trong công việc

Dù làm việc một mình hay theo nhóm thì việc tạo cho mình một kỹ năng làm việc có trách nhiệm là điều rất cần thiết bạn cần phải rèn luyện. Bởi làm việc theo nhóm, nếu bạn có thói quen ỷ lại, dựa dẫm vào người khác và không hoàn thành công việc được giao tức là bạn đang làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến toàn tập thể. Khi đó, những thành viên còn lại dù đã thật sự cố gắng nhưng cũng đều bị phủ nhận vì kết quả là của một nhóm, cả một tập thể. Vì vậy, có trách nhiệm trong công việc là kỹ năng rất cần thiết, bạn đừng bỏ qua kỹ năng này khi làm việc nhóm nhé.

Cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm

- Sứ mệnh và mục tiêu chung: Để tất cả các thành viên làm việc một cách hiệu quả cũng như đóng góp vào sự thành công của nhóm thì cần phải đặt ra một mục tiêu chung. Mọi người sẽ phải ghi nhớ và bám sát mục tiêu đó khi thực hiện công việc. Đôi khi phải ưu tiên cho mục tiêu nhóm lên trên cả mục tiêu của cá nhân để đảm bảo tiến độ và kết quả công việc chung.

- Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm: Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp bạn hoàn thiện ý tưởng, công việc của nhóm cũng như bản thân được cải thiện hơn. Bạn nên học cách lắng nghe, tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ mọi người và sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Bởi vì người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm chưa tốt và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự mình đánh giá. Do vậy hãy sẵn sàng lắng nghe nhé!

phat-trien-ky-nang-nhom

Rèn luyện kỹ năng nhóm

- Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ: Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có điểm mạnh riêng trong các mảng, vì vậy cần phân chia nhiệm vụ một cách phù hợp. Khi đã được nhận nhiệm vụ cụ thể, đúng chuyên môn thì từng cá nhân sẽ thực hiện công việc tốt, đóng góp cho sự thành công của cả nhóm. Để làm được điều này thì người leader phải nắm được khả năng và điểm mạnh của mỗi người để có được sự phân chia nhóm hợp lý.

- Cân bằng khối lượng công việc: Công việc cần phải được phân chia một cách công bằng, đồng đều khối lượng cho các thành viên trong nhóm. Tránh trường hợp chia cho người này ít nhưng người kia lại nhiều, điều này sẽ tạo môi trường làm việc không công bằng, lành mạnh, khiến mọi người không thỏa lòng khi làm việc.

hinh-lam-viec-nhom

Hình làm việc nhóm

- Dựa trên tinh thần gắn kết: Luôn nhớ rằng khi làm việc nhóm, mọi người không phải đối thủ mà chính là đồng đội, là những người bạn của nhau. Vì thế hãy luôn cổ vũ tinh thần đoàn kết, cùng nhau vượt qua mọi khó khăn trong công việc và cố gắng hoàn thành mục tiêu chung. Đó là tinh thần mà bất kỳ đội, nhóm nào cũng cần phải có.

- Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau: Bạn chắc chắn sẽ gặp rất nhiều thành viên trong nhóm có tính cách và cá tính khác nhau. Nếu muốn tạo được môi trường làm việc lành mạnh, vui vẻ thì mỗi người phải hiểu và tôn trọng lẫn nhau, không nên có các thành kiến về đặc điểm của ai đó. Ngoài ra, hãy tin tưởng vào khả năng của người khác. Khi cảm thấy được người khác tin tưởng thì đó là một động lực lớn để bản thân hoàn thành tốt công việc.

- Trách nhiệm với công việc được giao: Sự thành công của nhóm là tập hợp công việc và sự nỗ lực của tất cả các thành viên. Nếu một người nào đó không hoàn thành tốt thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Do đó hãy có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao thật tốt trong thời gian quy định.

- Phát triển cá nhân: Mỗi cá nhân trong nhóm cần phải được tạo cơ hội để phát triển năng lực cá nhân. Trong vai trò là một trưởng nhóm, nếu bạn nhận thấy một người có khả năng làm tốt ở công việc nào đó thì hãy giao nhiệm vụ và khuyến khích họ phát triển nhiều hơn trong tương lai.

cai-thien-ky-nang

Hình ảnh làm việc nhóm

- Ghi nhận và khen thưởng công bằng: Sự công nhận và khen thưởng chính là một động lực lớn giúp mỗi người có thể phát huy được hết khả năng của bản thân. Không cần phần thưởng lớn hay giấy khen, đôi khi bạn chỉ cần gửi tới các thành viên một lời ghi nhận công sức hoặc khen thưởng đơn giản cũng đã giúp mọi người nâng cao được tinh thần làm việc.

- Tiếp nhận phản hồi tích cực: Khi bạn nhận thấy có điều gì đó cần phải sửa đổi trong ý tưởng hay công việc của bất kỳ thành viên nào trong nhóm thì hãy cứ mạnh dạn trình bày. Tuy nhiên, phải chú ý sử dụng những lời nói nhẹ nhàng, lịch sự và tích cực với mong muốn công việc được hoàn thành tốt nhất. Hơn nữa, nếu bạn ở vị trí của người nhận phản hồi thì cũng cần phải dũng cảm đối mặt, vui vẻ tiếp nhận góp ý để xem xét.

- Phát hiện xung đột và xử lý từ sớm: Trong một cuộc họp hay trong quá trình làm việc chung, nếu bạn cảm thấy có dấu hiệu xảy ra xung đột thì hãy giải quyết nó ngay, tránh để xung đột nổ ra lớn hơn về sau. Tốt nhất là mọi người hãy cùng nhau ngồi lại, bình tĩnh, lắng nghe và giải quyết vấn đề một cách nhẹ nhàng nhất có thể.

- Tránh quản lý vi mô: Đây là điều mà một người trưởng nhóm cần lưu ý. Có thể nhóm trưởng là người giỏi nhất, có khả năng nhất trong nhóm. Tuy nhiên, hãy tin tưởng vào đồng đội của mình, đừng quá theo sát từng công việc chi tiết mà hãy để mọi người được thoải mái sử dụng khả năng, sự sáng tạo của mình trong công việc. Việc quản lý vi mô có thể sẽ làm phản tác dụng cho kết quả chung.

Tổng kết

Qua bài viết này Unica bật mí 8 kỹ năng làm việc nhóm năng suất và hiệu quả nhất mà bạn nên biết. Bạn đọc muốn tìm hiểu thêm những kỹ năng mềm hãy tìm hiểu ngay những khoá học thay đổi bản thân trên Unica với các kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia đều được kết hợp với các bài tập thực hành mang tính sáng tạo và thú vị, giúp cho việc ghi nhớ được dễ dàng hơn. 

Đánh giá :

Tags: Làm việc nhóm Phát triển đội nhóm