Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng được các nhà tuyển dụng, doanh nghiệp quan tâm và cần nhất tại các nơi doanh nghiệp. Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì? Tại sao kỹ năng này lại là yếu tố kết nối và tạo ra sự phát triển trong doanh nghiệp mà tất cả người lao động nên có? Cùng Unica tìm hiểu tổng quan về kỹ năng làm việc nhóm qua bài viết sau đây.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng đòi hỏi sự hợp tác và tương tác có chất lượng giữa các thành viên trong nhóm để hoàn thành mục tiêu chung. Kỹ năng này thường diễn ra trong các cuộc họp, thảo luận, dự án hoặc các hoạt động khác trong doanh nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm khả năng giao tiếp, hợp tác, thích ứng, lãnh đạo, giải quyết và nhiều khía cạnh khác trong quá trình làm việc trong môi trường nhóm. Nó đòi hỏi sự nhanh nhạy trong việc hiểu và tương tác, lắng nghe và truyền đạt ý kiến giữa các thành viên.
Khi kỹ năng làm việc nhóm tốt tạo ra được một môi trường làm việc tích cực, có sự hỗ trợ và tạo động lực, cảm hứng cho sự sáng tạo, thúc đẩy sự hiệu quả của công việc. Chính vì vậy, Làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp để khai thác được hết tiềm năng của cá nhân và đạt mục tiêu chung.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Tầm quan trọng của làm việc nhóm
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Trong quá trình làm việc nhóm, việc giao tiếp và kết nối giữa các thành viên rất quan trọng. Phần lớn thời gian giữa các thành viên là trao đổi thông qua các cuộc họp, những buổi brainstorm, thậm chí là trong cả tin nhắn văn bản.
Nhờ đó, các thành viên trong nhóm cần phải học cách lắng nghe, thấu hiểu ý kiến của người khác và biết cách trình bày để các thành viên hiểu được thông điệp mà mình muốn truyền tải. Đây cũng là cơ hội để những người trong nhóm có cơ hội kết nối, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Kỹ năng làm việc nhóm cải thiện giao tiếp
Thúc đẩy sự sáng tạo
Thông thường trong quá trình làm việc nhóm có sự hỗ trợ của những thành viên khác, giúp cá nhân dễ dàng phát huy khả năng tư duy, hình thành những ý tưởng sáng tạo góp phần tạo nên thành công. Khi một ý tưởng được đưa ra, các thành viên trong nhóm sẽ lần lượt đóng góp những điểm chưa tốt và bổ sung thêm những điểm độc đáo.
Do đó, các ý tưởng sáng tạo trở nên độc đáo và hoàn thiện hơn. Các doanh nghiệp cũng dễ dàng tổng hợp được những ý kiến tốt, loại bỏ những khuyết điểm và đưa ra quyết định đúng đắn hơn cho công việc chung.
Kỹ năng làm việc nhóm thúc đẩy sự sáng tạo
Rèn luyện tính kỷ luật
Thông thường khi làm việc một mình, một người thường có xu hướng thoải mái, thích làm giờ nào lúc nào cũng được. Tuy nhiên khi làm việc nhóm, các cá nhân cần phải tôn trọng những quy định chung và hoàn thành đúng với yêu cầu và tiến độ mà nhóm đã đề ra.
Mặc dù nhiều người cho rằng đây là một phương pháp bị hạn chế sự thoải mái, tự do nhưng nó lại đem đến sự tự giác rèn luyện kỷ luật, thái độ kỷ luật cho mỗi cá nhân.
Kỹ năng làm việc nhóm rèn luyện tính kỉ luật
Nâng cao hiệu suất công việc
Trên thực tế, mỗi người sẽ có những điểm mạnh và góc nhìn riêng khác nhau. Đặc biệt trong những công việc chung có nhiều nhiệm vụ nhỏ phức tạp, việc biết sử dụng triệt để các điểm mạnh của người khác sẽ giúp tăng năng suất hiệu quả công việc.
Mỗi một cá nhân trong nhóm sẽ được phân chia nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình. Nhờ thế mà các thành viên trong nhóm đều cảm thấy dễ dàng hơn khi làm việc, thậm chí còn hào hứng, tạo động lực thông qua những đề xuất giải pháp để đẩy nhanh tiến độ công việc.
Kỹ năng làm việc nhóm nâng cao năng suất công việc
Quản lý và xây dựng đội nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần có. Thông qua khóa học này, bạn sẽ thấu hiểu tâm lý, hành vi của từng thành viên trong nhóm, biết cách lập kế hoạch quản lý hiệu suất của từng thành viên trong đội nhóm, lập kế hoạch phát triển năng lực làm việc của các thành viên,... Để biết thêm chi tiết, mời bạn đăng ký học:
Những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp trong khi làm việc nhóm là kỹ năng rất quan trọng. Nó không chỉ đơn giản là việc trò chuyện giữa những cá nhân với nhau mà còn là lắng nghe và truyền tải thông tin đến các thành viên trong nhóm.
Việc bạn có ý tưởng độc đáo, bạn cần kỹ năng giao tiếp để trình bày một cách hấp dẫn và thu hút các thành viên trong nhóm đồng ý với ý tưởng đó của bạn.
Kỹ năng quản lý thời gian
Trong quá trình làm việc nhóm, mỗi người sẽ được giao một nhiệm vụ và đảm nhận phần biệt riêng biệt. Thông thường các đầu việc này có liên quan mật thiết đến nhau. Do đó, bạn cần biết cách quản lý thời gian để không làm ảnh hưởng đến tiến độ trong công việc.
Ngoài ra, việc quản lý thời gian tốt cũng là yếu tố quan trọng thể hiện các thành viên trong nhóm đang tôn trọng và nghiêm chỉnh chấp hành nội quy của nhóm vì mục tiêu chung.
Kỹ năng giải quyết vấn đề, xung đột
Khi làm việc nhóm, việc xảy ra các vấn đề, xung đột là rất cần thiết. Nhiều người có cá tính và cái tôi cao có thể dẫn đến những xung đột, tranh chấp trong quá trình làm việc và những cuộc tranh luận không mong muốn.
Vì vậy, bạn không nên né tránh các vấn đề, xung đột mà cần phải học cách giải quyết các tình huống phát sinh một cách triệt để, hiệu quả và lành mạnh.
Kỹ năng giải quyết vấn đề, xung đột
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng trong khi làm việc nhóm. Bạn cần phải biết cách lắng nghe và thấu hiểu mối quan tâm của đồng nghiệp để có những hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
Bạn có thể đặt câu hỏi, sử dụng những phi ngôn ngữ khi giao tiếp. Nó không chỉ có thấy rằng bạn đang quan tâm đến ý tưởng của các thành viên trong nhóm mà còn tạo động lực để các thành viên khác chia sẻ nhiều hơn.
Kỹ năng tư duy phản biện
Kỹ năng tư duy phản biện là kỹ năng mà bạn cần trau dồi mỗi ngày để phát huy hết năng lực trong lúc làm việc nhóm. Trong quá trình diễn ra các cuộc họp, thảo luận, việc mỗi người có nhiều ý kiến, ý tưởng mà muốn được tập thể công nhận.
Vì vậy, bạn cần có tư duy phản biện sắc bén để không chỉ biết cách bảo vệ sáng kiến của mình mà còn biết cách phát hiện, điều chỉnh những điều không hợp lý trong ý tưởng của người khác.
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch
Khi các thành viên trong nhóm đã thống nhất được các ý kiến và ý tưởng, bước tiếp theo chính là bắt đầu lập kế hoạch và phân chia nhiệm vụ nhóm. Kế hoạch đưa ra phải đảm bảo được phân chia đều cho các thành viên một cách hợp lý, logic và phù hợp với khả năng của mỗi người.
Đặc biệt, việc biết tổ chức và lập kế hoạch cũng giúp bạn kiểm soát được công việc. Xây dựng kế hoạch, quy trình làm việc giúp bạn hoàn thành đúng với tiến độ không công việc, không làm ảnh hưởng đến người.
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch
Kỹ năng hợp tác, hỗ trợ
Quá trình làm việc nhóm vừa là một cơ hội cũng là một thử thách. Nó sẽ là cơ hội để khám phá được những ý tưởng độc đáo, nhưng cũng tạo ra thử thách khi phải thống nhất các ý kiến và tìm ra phương pháp tốt nhất.
Hợp tác, hỗ trợ là kỹ năng quan trọng để tăng sức mạnh của nhóm. Nó cho phép mỗi cá nhân có thể phát huy tối đa năng lực của mình để đạt được mục tiêu. Hơn nữa, hợp tác tạo ra một một làm việc tích cực hơn.
Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
Khi đưa ra ý tưởng, bạn cần phải thuyết phục các thành viên trong nhóm rằng đó là ý tưởng hay, độc đáo và có tính khả thi cao. Nếu các thành viên bị thuyết phục bởi bạn, họ sẽ đồng lòng phát triển ý tưởng đó của bạn.
Ngoài ra, trong trường hợp bạn bị phân công công việc không phù hợp, thiếu công bằng, bạn cũng cần kỹ năng thuyết phục để đàm phán với trưởng nhóm để cân bằng lại khối lượng.
Kỹ năng đưa ra quyết định
Nếu bạn là trưởng nhóm, kỹ năng đưa ra quyết định là kỹ năng rất quan trọng. Sau khi tổng hợp tất cả các ý kiến của các thành viên trong nhóm, trưởng nhóm cần phải căn cứ vào nguồn lực và khả năng của nhóm và doanh nghiệp để đưa ra quyết định.
Đây là điều không dễ dàng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn đội. Vì vậy, dù là trưởng nhóm hay là thành viên thì bạn cũng cần phải suy nghĩ cẩn thận, cân nhắc mọi khía cạnh để đưa ra quyết định cuối cùng.
Kỹ năng lãnh đạo
Trên thực tế, trong quá trình làm việc nhóm cần một người định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét và sửa đổi cho các thành viên. Người này được gọi là trưởng nhóm không chỉ giao việc mà còn có trách nhiệm động viên, tạo động lực cho nhóm việc.
Tuy nhiên, nếu các thành viên trong nhóm cũng cần nên trau dồi kỹ năng này để phục vụ cho tương lai nếu muốn trở thành một người lãnh đạo tốt.
Kỹ năng lãnh đạo
Cách cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm
Đặt ra mục tiêu chung
Trước khi bắt đầu làm việc nhóm, các thành viên trong nhóm cần phải thống nhất mục tiêu chung để làm việc hiệu quả và đóng góp thành công của team. Mỗi người cần phải có ý thức, trách nhiệm bám sát mục tiêu để hoàn thành đúng tiến độ, hiệu quả của công việc chung.
Phân chia công việc rõ ràng cụ thể
Mỗi người trong nhóm đều có thế mạnh riêng, do đó không chỉ cần phải chia đều nhiệm vụ mà còn phải chia cho phù hợp với năng lực của mỗi người. Việc phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giúp cho các thành viên trong nhóm cảm thấy có trách nhiệm hơn và sẽ phát huy năng lực để hoàn thành nó.
Sự kết nối
Các thành viên trong nhóm cần phải được kết nối với nhau để cảm thấy được trân trọng, không cảm thấy cô đơn. Chỉ có sự kết nối, gắn bó mới tạo nên một tập thể hoàn thành, các thành viên sẵn sàng chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
Các thành viên trong nhóm cần phải được kết nối
Luôn luôn lắng nghe
Khi trong một tập thể, mỗi cá nhân cần phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác. Không có ai là hoàn hảo, cũng không có ý tưởng nào là tuyệt đối. Vì vậy cần phải lắng nghe để nhìn ra những khuyết phục, sẵn sàng khắc phục những điểm không tốt để hoàn thiện hơn.
Làm việc trên tinh thần đoàn kết
Nếu bạn chỉ biết vào bản thân mình, bạn sẽ rất dễ nảy sinh các mâu thuẫn trong quá trình làm việc nhóm. Vì vậy việc hợp nhất và đồng lòng giữa các thành viên là rất quan trọng để có thể đi được đến mục tiêu cuối cùng.
Giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau
Đã là một tập thể, các thành viên cần phải giúp đỡ lẫn nhau. Khi có cá nhân trong nhóm gặp khó khăn, các thành viên khác nên sẵn sàng giúp đỡ và chia sẻ. Đây cũng chính là chìa khóa để tạo nên sự kết nối giữa các thành viên.
Trong một nhóm, các thành viên cần tôn trọng lẫn nhau. Mỗi người có một năng lực riêng, ai cũng là chuyên gia trong lĩnh vực của họ nên bạn không nên đánh giá bản thân quá cao hoặc quá thấp. Hãy sẵn sàng nhờ giúp đỡ và giúp đỡ trong trường hợp cần.
Đã là một tập thể, các thành viên cần phải tôn trọng, giúp đỡ lẫn nhau
Có trách nhiệm với công việc được giao
Khi làm việc nhóm, bạn không nên dựa dẫm vào người khác để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến toàn đội, có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của toàn đội.
Không chỉ làm việc nhóm mà kể cả khi làm việc cá nhân, bạn cũng có trách nhiệm với công việc mà mình đang làm. Sẵn sàng hết mình vì công việc, cũng sẵn sàng nhận lỗi trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
Khuyến khích phát triển bản thân
Không chỉ tự động viên, tạo động lực để bản thân tiến lên, bạn cũng cần biết cách khuyến khích các thành viên khác được phát triển. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà người làm trưởng nhóm cần có.
Khi mỗi cá nhân được khuyến khích và trao cho cơ hội phát triển, họ sẽ tự sinh ra động lực để nỗ lực học tập và hoàn thành công việc một cách triển. Họ sẽ cảm thấy là mình có giá trị và không ngừng cải thiện nó để hỗ trợ nhóm.
Công bằng, thẳng thắn
Khi làm việc nhóm, việc kỵ nhất đó chính là ích kỷ và nhỏ nhen với những thành viên khác. Điều này sẽ rất dễ xảy ra xung đột, bất mãn trong nhóm vì vậy bạn cần thẳng thắn bày tỏ những điều không đúng và giải quyết triệt để.
Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn cần phải biết giải quyết vấn đề một cách công bằng, hợp tình và hợp lý. Như vậy chắc chắn là bạn sẽ được các thành viên khác ngưỡng mộ và tin tưởng, tạo ra tinh thần đoàn kết trong nhóm.
Cần phải biết giải quyết vấn đề một cách công bằng,
Một số sai lầm khi làm việc nhóm
Công tư không phân minh
Các mối quan hệ giữa bạn bè, đồng nghiệp là rất quý giá. Nhưng trong công việc, mục tiêu chung mới là đích đến cuối cùng của bạn. Vì vậy, bạn cần công tư phân minh, sẵn sàng đóng góp thẳng thắn trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau.
Chúng ta không nên lẫn lộn tình cảm cá nhân với các mối quan hệ thân thiết trong nhóm để tạo ra sự công bằng nhất định trong nhóm.
Ngại nêu lên quan điểm
Trong quá trình làm việc nhóm, nếu bạn không có chính kiến hoặc ngại nêu lên quan điểm của mình sẽ dẫn đến việc không đồng tình, không thoải mái trong quá trình làm việc. Chính vì sự dè dặt ấy mà cả nhóm có thể bỏ lỡ những khuyết điểm của vấn đề, ý tưởng.
Nếu tình trạng này kéo dài sẽ gây ra sự mất đoàn kết trong nội bộ, dẫn đến việc tan rã nhóm hoặc các thành viên trong nhóm có hiềm khích với nhau.
Một số sai lầm khi làm việc nhóm
Đổ lỗi cho người khác
Nếu công việc không được phân chia rõ ràng, cụ thể sẽ phát sinh ra vấn đề mới. Đó là khi xảy ra vấn đề không có ai dám đứng ra và nhận trách nhiệm, dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau giữa các thành viên.
Vì người này đều cho rằng đây là lỗi của người kia mà không phải trách nhiệm của họ. Việc hình thành suy nghĩ này là sai lầm trong quá trình làm việc nhóm, khiến nhóm thường xuyên xảy ra xung đột, thiếu đoàn kết.
Không ưu tiên công việc nhóm
Khi đã làm việc nhóm, các thành viên trong nhóm không nên lơ là và không quan tâm đến công việc, càng không nên trở nên thụ động trong công việc. Việc này có thể dẫn đến tình trạng làm sai nhiệm vụ, lệch định hướng so với ban đầu.
Đôi khi cũng có trường hợp là một thành viên không được chấp nhận ý kiến nên có thái độ hờ hững, không lắng nghe những ý kiến khác và bỏ bê việc nhóm
Tổng kết
Qua bài viết này Unica bật mí 8 kỹ năng làm việc nhóm năng suất và hiệu quả nhất mà bạn nên biết. Bạn đọc muốn tìm hiểu thêm những kỹ năng mềm hãy tìm hiểu ngay những khoá học thay đổi bản thân trên Unica với các kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia đều được kết hợp với các bài tập thực hành mang tính sáng tạo và thú vị, giúp cho việc ghi nhớ được dễ dàng hơn.
