Nguyên nhân & cách khắc phục tình trạng đi làm trễ của nhân viên

Nhân viên đi làm muộn là tình trạng thường xuyên bắt gặp ở các môi trường công sở, để giải quyết được vấn đề này rất nhiều giải pháp được đưa ra nhưng chúng hầu như không mang lại hiệu quả cho những nhà quản lý. Hiểu được điều này, trong bài viết dưới đây unica.vn bật mí cho bạn cách khắc phục tình trạng đi trễ của nhân viên hiệu quả ngay tức thì. 

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đi trễ của nhân viên

Đi làm muộn là là tình huống xảy đến với tất cả mọi người và không ai mong muốn. Dù thông cảm như sếp hay người quản lý của bạn sẽ cần một lời giải thích xác đáng cho hành động đi muộn của bạn. Những nguyên nhân của việc đi trễ gồm có:

1. Do giao thông

Một lý do đi trễ phổ biến để đến muộn là vấn đề giao thông. Tai nạn lớn, công trình xây dựng và các sự kiện khác có thể khiến giao thông chậm lại, điều này có thể ảnh hưởng đến tốc độ di chuyển và khả năng đi làm đúng giờ của bạn. Mặc dù lý do này là phổ biến, nhưng tốt nhất bạn nên sử dụng nó không thường xuyên để quản lý tin rằng việc bạn đến muộn không phải là thói quen hoặc là kết quả của một hành động thiếu chuyên nghiệp. 

Nguyên nhân khiến nhân viên đi làm muộn là gì? 

2. Do phương tiện công cộng

Bạn có thể phải đi làm muộn khi gặp sự cố chậm trễ trong quá trình vận chuyển công cộng. Có lẽ lịch trình xe buýt đã thay đổi hoặc chuyến tàu của bạn đến muộn. Loại vấn đề này thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, vì vậy bạn có thể sử dụng nó như một cái cớ hợp lệ để đi làm muộn.

3. Do thời tiết

Một trong những lý do đi làm muộn phổ biến nhất khiến bạn đi làm muộn là do thời tiết. Tình trạng mưa lớn hoặc sấm sét và các hiện tượng thời tiết lớn khác có thể gây khó khăn trong việc lái xe an toàn và đôi khi xảy ra những tai nạn không đáng có. Chính vì thế bạn thậm chí có thể muốn cho người quản lý của mình biết rằng bạn không thể đến được vào ngày đó hoặc bạn đang cân nhắc làm việc tại nhà. 

4. Nhân viên cảm thấy không có động lực làm việc

Điều khiến mọi người nhảy ra khỏi giường vào buổi sáng và hăng hái bắt đầu ngày mới là cảm thấy được thúc đẩy bởi những gì họ đang diễn ra trong cuộc sống. Tuy nhiên, nếu bạn là nhân viên cảm thấy không có hoặc mất động lực làm việc về sự nghiệp, công việc hoặc các dự án liên quan đến công việc, bạn có thể bắt đầu nhận ra rằng họ luôn đi làm muộn. 

Bạn cũng có thể thấy điều này bắt đầu ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của họ trong suốt cả ngày. Nó có thể liên quan đến mức độ khó khăn trong công việc của họ, hoặc họ có thể không còn đam mê như trước đây. Cân nhắc cuộc họp với nhân viên để thảo luận về các lựa chọn công việc nhằm đưa họ trở lại đúng tiến độ.

Ngoài ra, còn vô vàn những lý do khác dẫn đến tình trạng đi trễ của nhân viên như: ngủ quên, đi nhầm đường trong những ngày đi làm đầu tiên, lý do sức khỏe hoặc xe bị hỏng.

Nhân viên không có động lực làm việc

5. Do nhà họ gần công ty nên họ cứ từ từ đi 

- Một trong những lý do tiếp theo là do nhà họ gần công ty nên họ cứ thong dong, từ từ để đi. Hành động trên thể hiện bạn là người không có trách nhiệm, dù họ đã biết quy định của công ty phải đến đúng giờ nhưng do tính chủ quan là nhà gần nên họ đã đến muộn

Những hậu quả của việc đi trễ đối với doanh nghiệp

1. Năng suất làm việc giảm

- Việc bạn đi làm trễ có nghĩa là bạn bắt đầu công việc muộn hơn, nếu khoảng thời gian đó không bù vào đồng nghĩa với viêc bạn hoàn thành công việc sẽ giảm đi năng suất làm việc không được đảm bảo.

- Đi làm muộn không chỉ ảnh hưởng tới cá nhân mà còn ảnh hưởng tới cả một tập thể. Ví dụ: nếu nhân viên đi muộn là một phần quan trọng của dự án thì các nhân viên khác sẽ không thể bắt đầu cho đến khi người đó có mặt.

- Ngoài ra việc bạn đi trễ còn nahr hưởng và gián đoạn tới công việc của các người xung quanh khi họ đã bắt đầu ổn định và làm việc từ lâu. Đó là những tiếng ồn như chào hỏi sẽ ảnh hưởng tới sự tập trung của họ

2. Làm mất khách hàng

-  Đối với những nhân viên làm ngành dịch vụ chăm sóc khách hàng thì việc nhân viên đi làm trễ không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn khiến thời gian phản hồi các công việc tồn đọng lại nhiều hơn. Ví dụ bạn có nhiệm vụ phải giao hợp đồng cho khách hàng nhưng bạn lại đến muộn làm cho khách hàng tốn thời gian và bực tức khi đó họ có thể sẽ chấm dứt hợp đồng ngay với bạn.

3. Thiếu sự tôn trọng cấp trên

- Không tôn trọng giờ giấc nhiều lần sẽ khiến bạn trở nên thiếu tôn trọng hơn với cấp trên và doanh nghiệp. Sự thiếu tôn trọng sẽ gây tổn hại cho doanh nghiệp theo nhiều cách và về lâu dài.

- Làm ảnh hưởng tới người khác. Trong trường hợp đi làm trể mà người quản lý không nói gì và quán triệt tình trạng này ngay sẽ gây nên cách nghĩ cho những người xung quanh là đi làm trễ không sao, khi đó họ sẽ bắt chước và làm theo. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công ty. 

4. Mất đoàn kết nội bộ

- Khi bạn đi làm trễ có thể ảnh hưởng tới tinh thần làm việc của người khác theo những cách khác nhau như

- Một công việc bị gián đoạn vì một nhân viên đến muộn, trong khi đó nhân viên là một phần quan trọng của dự án điều này gây ảnh hưởng lớn tới mọi người

- Khi làm cùng dự án với mọi người, khi bạn đi trễ sẽ ảnh hưởng tới cả tập thể, những người cùng dự án họ cũng phải chịu trách nhiệm cùng bạn điều này làm họ càng thêm bực tức và căng thẳng

Cách khắc phục tình trạng đi trễ của nhân viên

Cách khắc phục tình trạng đi trễ của nhân viên gồm thúc đẩy tinh thần tự giác của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi co nhân viên, điều chỉnh lịch làm việc và hỗ trợ phương tiện đi lại cho nhân viên. Tác hại của đi trễ không cần bàn cãi nên từng các khắc phục cụ thể như sau:

1. Thúc đẩy tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên

Cách để thúc đẩy tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên đó là đưa ra quy định thưởng, phạt chi tiết. Đối với những nhân viên đi đúng giờ, bạn nên đưa ra những mức thưởng hấp dẫn. Phần thưởng có thể là tiền, quà tặng, phiếu mua hàng,... Dù là phần quà lớn hay nhỏ thì đó cũng sẽ là động lực giúp nhân viên có thêm tinh thần đi làm sớm. Bên cạnh đó, việc phạt đi muộn cũng là một cách để tạo trách nhiệm và sức ép cho mỗi nhân viên. Nếu chỉ có phạt mà không có thưởng sẽ khiến tinh thần của nhân viên đi xuống, còn nếu chỉ có thưởng không có phạt sẽ khiến nhân viên chủ quan, không chịu thay đổi việc đi muộn. 

Đừng để sự chậm trễ quá mức của một người kéo dài đến mức bạn phản ứng trong cơn tức giận. Hãy nhớ rằng, bạn mệt mỏi với hành vi, không phải con người. Cố gắng đừng để mất bình tĩnh. Sẽ phản tác dụng nếu sử dụng ngôn từ thô tục hoặc đe dọa nhân viên. Đối phó với tình huống này, với vai trò là người quản lý, bạn nên chủ động. Lên lịch thời gian để nói chuyện và giải quyết vấn đề một cách trực tiếp.

Cải thiện tình trạng đi trễ của nhân viên

2. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên

Để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, công ty nên đưa ra lịch làm việc phù hợp với thời gian của tất cả nhân viên. Nói dễ hiểu, thời gian làm việc buổi sáng nên là từ 8h - 9h, đây là khoảng thời gian phù hợp. Đặc biệt là lúc 9h sáng, lúc này các bạn nhân viên sẽ có đủ thời gian để thực hiện các công việc buổi sáng cũng như ăn sáng để nạp năng lượng cho cơ thể. Khi cơ thể tỉnh táo, không còn cảm thấy đói bụng hay buồn ngủ sẽ giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể. 

Ngoài tạo điều kiện về mặt thời gian, công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian làm việc cho nhân viên. Cụ thể, thời gian làm việc một ngày nên dao động từ 8 - 9h, nếu tăng ca cũng không nên tăng nhiều giờ vì việc này sẽ khiến tinh thần và thể chất của nhân viên bị ảnh hưởng. Chính điều này sẽ khiến các bạn không còn muốn đi làm hoặc hình thành tâm lý lười đi làm. 

3. Điều chỉnh lịch làm việc linh hoạt

Điều chỉnh lịch làm phù hợp cũng là yếu tố quan trọng giúp giảm tình trạng nhân viên đi muộn. Như đã đề cập ở trên, thời gian làm việc lý tưởng để bắt đầu giờ làm việc nên là từ 8 - 9h. Một số công việc mang tính đặc thù có thể bắt đầu thời gian làm muộn hơn, điều quan trọng là công ty cần quản lý năng suất làm việc của nhân viên. Việc tạo thời gian thoải mái cùng môi trường làm việc mở sẽ giúp các bạn nhân viên có động lực đi làm. 

Thay đổi lịch làm việc sẽ giúp giảm tình trạng nhân viên đi trễ

4. Hỗ trợ cho nhân viên có những phương tiện di chuyển thuận tiện

Để giảm thiểu vấn đề đi muộn, một số công ty sẽ hỗ trợ phương tiện đi lại cho nhân viên, đặc biệt là với các bạn ở xa. Phương tiện đi lại là xe máy hay ô tô sẽ phụ thuộc vào ngân sách và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là công ty cần có hỗ trợ cụ thể để giúp nhân viên tiết kiệm chi phí cũng như tạo thêm động lực để họ muốn đi làm. 

Nâng cao ý thức của nhân viên về tình trạng đi trễ

Tác hại của việc trễ giờ làm đã rất rõ ràng nên cạnh các cách khắc phục đi trễ, công ty cần thực hiện việc nâng cao ý thức của nhân viên về vấn đề đi đúng giờ. Những việc bạn có thể làm bao gồm:

1. Công bố chính sách đi trễ và thưởng/phạt đối với nhân viên

Ở phần Thúc đẩy tinh thần tự giác phía bên trên, chúng tôi đã nói tới chính sách thưởng phạt với nhân viên đi trễ cũng như đưa ra đề xuất thưởng dành cho những nhân viên đi sớm. Ở phần này, chúng tôi sẽ gợi ý chi tiết hơn. Đối với công ty nhỏ, bạn có thể áp dụng chương trình thưởng theo nhóm, tổ chức khen thưởng và mời các bạn nhân viên có tiến bộ trong tuần hoặc trong tháng cùng tham gia một buổi tiệc nhỏ. Việc này vừa có thể gắn bó nhân viên với nhau vừa thúc đẩy tinh thần của nhân viên, giúp nhân viên muốn đi làm hơn chứ không còn tư tưởng "chống đối" công việc. 

Còn với mô hình công ty lớn, số lượng nhân viên lên tới hàng trăm người, việc khen thưởng đơn giản và hữu hiệu nhất là thưởng tiền. Phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo thời gian đi làm của từng nhân viên trong từng ngày và tổng kết vào cuối tuần. Những bạn đi đúng giờ liên tục trong 1 tuần hoặc chiếm 3/4 tổng thời gian làm việc sẽ được khen thưởng. Mức thưởng sẽ tùy thuộc vào ngân sách của công ty. Đối với những trường hợp đi trễ cũng áp dụng tương tự như khi khen thưởng. 

Công bố chính sách thưởng phạt rõ ràng

2. Thông báo cho nhân viên về tác động của việc đi trễ đến doanh nghiệp

Việc thông báo với nhân viên hậu quả của việc đi trễ sẽ đánh vào tâm lý của chính họ. Điều này có thể giúp thay đổi nhận thức của từng người trong thời gian dài nhưng lại không thực sự đem lại hiệu quả trong thời gian ngắn. Cách thông báo cũng rất quan trọng, việc tổ chức một cuộc họp nhóm ngay tại văn phòng sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn so với việc gửi mail hoặc gửi tin nhắn. Đồng thời, các nói chuyện cũng có tác động rất lớn tới nhận thức của từng nhân viên, nếu bạn chọn cách tiếp cận nhẹ nhàng thì các bạn nhân viên sẽ dễ tiếp thu hơn so với việc nói nặng lời hoặc dùng những câu từ quá mạnh.

3. Giải thích về vai trò của mỗi nhân viên đối với sự thành công của doanh nghiệp

Đây là một trong những công việc quan trọng giúp lãnh đạo và nhân viên hiểu hơn về nhau. Lời khen luôn là "mật ngọt" được nhiều người ưa thích, không ai là không muốn nghe lời khen cũng như sự công nhận từ phía công ty. Chính bởi vậy, việc giải thích về vai trò của từng nhân viên, công nhận sự nỗ lực và động viên họ chính là phương pháp hiệu quả giúp họ thoải mái tinh thần để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như tới công ty đúng giờ. 

Tổng kết 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân đi trễ và cách khắc phục tình trạng đi trễ của nhân viên. Để xử lý được tình trạng đi trễ thường xuyên của nhân viên ngoài việc đưa ra những quy định riêng cho công ty thì người lãnh đạo cần có kỹ năng mềm tốt để xử lý mọi việc một cách hoàn hảo nhất, bạn đọc quan tâm hãy tham khảo những khoá học kỹ năng mềm online trên Unica để có cho mình kiến thức tốt nhất.