Cách hạch toán hàng bán bị trả lại giành cho người kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh, trường hợp hàng bán bị trả lại vẫn thường xuyên xảy ra khiến cho nhiều người kinh doanh loay hoay không biết xử lý như thế nào. Xuất phát từ điều này, UNICA sẽ chia sẻ cho bạn cách hạch toán hàng hóa trong trường hợp bị trả lại qua bài viết dưới đây.

Khái niệm về hàng bán bị trả lại

Khi nghe đến việc hàng hóa bán ra cho khách hàng bị trả lại thì nhiều người vẫn không hiểu thực chất điều này có nghĩa là gì. Cụ thể, theo thông tư 200 quy định tại điều khoản 5212 thì hàng hóa bị trả lại chính là khối lượng hàng hóa đã được xác định là bán ra nhưng lại bị khách hàng từ chối và không thanh toán. Nguyên nhân của trường hợp này chủ yếu thuộc về bên phía doanh nghiệp do cung cấp hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách, mẫu mã... dựa trên hợp đồng mà hai bên đã ký kết với nhau.

 
Hàng bị trả lại là số lượng hàng hóa đã bán ra nhưng bị khách hàng từ chối

Thủ tục để hạch toán hàng bán bị trả lại

Để có thể hạch toán được hàng bán bị trả lại thì chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ, thủ tục sau đây:

- Biên bản ghi nhận nguyên do hàng bị trả lại của cả hai bên.

-  Hóa đơn số lượng hàng hóa bị trả lại (giá theo lúc mua).

- Biên bản giao nhận hoặc phiếu xuất kho của bên khách hàng.

- Phiếu nhập kho hàng bị trả lại đối với bên doanh nghiệp cung cấp hàng hóa.

Quy trình hạch toán hàng bán bên mua và bên bán

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thì bên khách hàng và bên phía doanh nghiệp sẽ tiến hành quy trình hạch toán. Cụ thể, sẽ được chia thành 2 bên như sau:

1. Đối với bên bán hàng (bên bị trả lại hàng)

+) Khi xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng:

Ghi nhận Doanh thu:

- Nợ TK 111, 112, 131

- Có TK 511

- Có TK 33311

Ghi nhận Giá vốn:

- Nợ TK 632

- Có TK 156

+)  Khi nhận hóa đơn hàng bán trả lại

Khi nhập kho: Hạch toán giảm giá vốn của hàng bị trả lại:

- Nợ TK 156

- Có TK 632

Ghi giảm Doanh thu:

- Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại (Số tiền chưa thuế) (Nếu theo TT 200)

- Nợ TK 511 - (Nếu theo Thông tư 133)

- Nợ TK 33311 - (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) (Nếu có)

- Có các TK 111, 112, 131,... Tổng số tiền trên hóa đơn.

Nếu có các chi phí liên quan trong quá trình trả lại hàng:

- Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Theo TT 200).

- Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (Theo TT 133).

- Có các TK 111, 112...

Cuối kỳ: Kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh thu nội bộ (Nếu theo Thông tư 200).

- Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111, 5112).

- Có TK 5212 - Hàng bán bị trả lại.

Đối với bên bán hàng thì cần ghi nhận đúng số lượng hàng hóa bị trả về

2. Đối với bên mua hàng (khách hàng)

Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thì phía bên mua hàng cũng cần có trách nhiệm trong phần hạch toán hàng hóa. Cụ thể, căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn bị trả lại để thực hiện hạch toán như sau:

+) Khi nhận được hóa đơn mua hàng:

- Ghi tăng hàng hóa, Tài sản ...

- Nợ 156, 152, 153, 211 ...

- Nợ 1331 (nếu có)

- Có 111, 112, 331

+)  Khi xuất hóa đơn trả lại hàng:

- Ghi giảm giá trị hàng hóa:

- Nợ TK 1111/ TK 1121/ TK 331 – Số tiền được trả lại

- Có TK 156, 152, 153 ... - Hàng hóa trả lại (giá chưa thuế)

- Có TK 1331 - Thuế GTGT (nếu có)

Quy trình hạch toán hàng hóa được thực hiện đối với cả bên mua

Như vậy bên bán và bên mua đã hoàn thành xong quy trình hạch toán đối với hàng bán bị trả lại. Bạn có thể nâng cao nền tảng kế toán để nắm vững các nghiệp vụ kinh tế, quy trình kế toán và định khoản giúp bạn ghi sổ và lập báo cáo hàng tháng một cách chính xác nhất tại khóa học kế toán cho người mới bắt đầu mang tên Thành thạo kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày.

Chúc bạn thành công!

>> Hướng dẫn định khoản kế toán bán hàng

>> Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền chậm nộp thuế

>> Hệ thống các tài khoản kế toán theo thông tư 133

>> Mẫu thuyết minh báo cáo tài chính theo thông tư 133