Onboarding là gì? Quy trình Onboarding của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh mẽ, đội ngũ nhân sự cần phải làm gì để có thể giúp những nhân viên dễ dàng hòa nhập với văn hóa và môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đó chính là sử dụng quy trình Onboarding. Vậy theo thuật ngữ chuyên ngành, Onboarding là gì và nó có thật sự quan trọng hay không? Hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Onboarding là gì?

Theo dịch nghĩa Tiếng Việt, Onboarding có nghĩa là “giới thiệu”. 

Hiểu theo dịch nghĩa chuyên ngành, Onboarding là quá trình mà các công ty chào đón và hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm việc của công ty. Quá trình này hòa nhập này bao gồm các yếu tố về mặt tinh thần, thể chất và giúp nhân viên mới có thể hòa hợp được với những nội quy mới cũng như bản sắc văn hóa doanh nghiệp một cách dễ dàng, hiệu quả. 

Quá trình giới thiệu nhân viên mới càng suôn sẻ, thì cơ hội họ trở thành người đóng góp hiệu quả, lâu dài cho công ty càng lớn. Giữ một nhân viên rẻ hơn thuê một nhân viên mới, vì vậy việc đầu tư vào những nhân viên có chất lượng ngay từ đầu là rất đáng giá. 

Quá trình đào tạo và hội nhập cho nhân viên mới

2. Tầm quan trọng của quy trình nhân sự Onboarding

- Hãy nhớ lại ngày đầu tiên của bạn trong bất kỳ công việc mới nào, có thể bạn đang rất hào hứng nhưng lại vô cùng lo lắng. Nếu bạn không nhận được đủ sự quan tâm và hướng dẫn từ phía nhân sự công ty, điều đó có thể không mang lại điềm báo tốt cho tâm trạng hoặc động lực của bạn để bắt đầu với năng lượng của một ngày làm việc mới. 

- Đây có thể là một trong những lý do mà hơn 25% số nhân viên mới bỏ công việc của họ sau ba tháng làm việc đầu tiên. Và đây là một tổn thất to lớn đối với một công ty vì phải lặp lại quy trình tuyển dụng tốn kém để tìm người thay thế sớm. Ngoài ra, các nguồn lực đã bỏ ra để đào tạo hoặc bồi thường cho nhân viên mới đó trong thời gian họ làm việc cho công ty của bạn cũng bị ảnh hưởng rất nhiều. Vì vậy, việc giới thiệu nhân viên mới một cách hiệu quả có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên của công ty bạn cần phải có quy trình đào tạo nhân viên mới cụ thể và chi tiết.

- Một lợi ích khác của chính sách giới thiệu tốt là nhân viên mới đạt được năng suất công việc nhanh hơn. Nếu họ không nhận được sự trợ giúp đầy đủ từ bộ phận nhân sự hoặc người quản lý của họ, và họ chỉ đang cố gắng hiểu mọi thứ một mình, công ty của bạn sẽ mất đi doanh thu tiềm năng mà nhân viên này sẽ mang lại . Nếu những nhân viên mới được tuyển dụng trải qua một quá trình giới thiệu được phát triển tốt, họ sẽ nhanh chóng hoàn thành vai trò của mình và bắt đầu tạo ra giá trị cho nhóm của mình.

Tại sao quá trình hội nhập nhân sự lại quan trọng

- Và một quy trình hiệu quả thậm chí còn cấp thiết hơn khi bạn giới thiệu nhân viên từ xa (những người gặp nhiều khó khăn trong việc kết nối với đồng nghiệp của họ do khoảng cách xa) hoặc thực tập sinh và sinh viên mới tốt nghiệp (những người mới đến công ty của bạn và cũng như trong thế giới việc làm).

- Cuối cùng, một quy trình giới thiệu và đào tạo bài bản chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên mới hạn chế những áp lực, căng thẳng nhất định. Bởi lẽ khi bắt đầu một vai trò mới có thể gây căng thẳng cho nhân viên mới. Có quá nhiều điều để những người mới tuyển dụng phải cân nhắc, bao gồm cả việc liệu họ có phù hợp với công việc hay không và cách quản lý trách nhiệm của họ. Các chủ doanh nghiệp có thể giảm bớt sự lo lắng và căng thẳng của những nhân viên mới bằng cách chào đón họ vào nhóm và cung cấp tất cả các công cụ và thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Việc giới thiệu nhân viên sẽ dẫn đến việc các nhân viên mới xây dựng mối quan hệ với các thành viên hiện tại trong nhóm. Tạo điều kiện cho các mối quan hệ nhóm tốt sớm sẽ giúp ích cho các đội mạnh trong tương lai. Một gợi ý cho bạn về việc xây dựng định biên nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.

3. Quy trình Onboarding của doanh nghiệp

Onboard có vai trò vô cùng quan trọng đối với những nhân viên và doanh nghiệp. Thông qua quá trình hội nhập và đào tạo, những nhân viên viên sẽ hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của họ, thoải mái trong môi trường làm việc mới để từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo ra một Onboarding thì dưới đây là một số mẹo để đảm bảo bạn tạo quy trình giúp tăng cơ hội tiếp tục làm việc của nhân viên mới với doanh nghiệp của bạn:

Giai đoạn 1: Pre-Onboarding - Dành thời gian để lập kế hoạch: 

Bạn đã đầu tư rất nhiều vào việc tuyển dụng nhân viên mới của mình, vì vậy bạn nên dành thời gian lập kế hoạch những gì sẽ xảy ra khi họ đến vào ngày đầu tiên. Khi nào và làm thế nào người thuê mới của bạn sẽ được đào tạo? Bạn sẽ giới thiệu họ với đội như thế nào? Họ sẽ cần những giấy tờ gì để hoàn tất thủ tục ? Nếu bạn đang giới thiệu từ xa, bạn sẽ sử dụng hệ thống nào? Vạch ra tất cả các chi tiết và gửi nó cho những nhân viên mới trước ngày đầu tiên của họ.

Lên kế hoạch giới thiệu, hội nhập nhân viên mới

Giai đoạn 2: Orientation - Sắp xếp không gian làm việc

Nếu nhân viên mới của bạn xuất hiện và bàn làm việc hoặc không gian làm việc của họ chưa sẵn sàng, bạn đang gây ấn tượng xấu ban đầu. Sự thiếu chuẩn bị đó cho thấy bạn không quan tâm đủ đến việc họ tham gia đội. Tránh ấn tượng đầu tiên tồi tệ này bằng cách làm việc với bộ phận CNTT (hoặc bất kỳ bộ phận liên quan nào khác) để chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị cần thiết trước khi nhân viên mới của bạn bắt đầu làm việc. Bạn có thể làm cho nhân viên mới của mình cảm thấy đặc biệt hơn bằng cách thêm dấu ấn cá nhân, chẳng hạn như biểu ngữ hoặc bảng chào mừng. Nếu họ có tủ để cất đồ đạc, hãy treo một tấm biển có ghi tên để họ cảm thấy thoải mái.

Giai đoạn 3: Role-Specific-Training - Chỉ định người hỗ trợ

Bạn nên sắp xếp để nhân viên của mình hỗ trợ một thành viên mới trong nhóm. Điều này sẽ giúp nhân viên mới học hỏi từ những người đang làm công việc đó và cũng sẽ giúp họ xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp của mình.

Giai đoạn 4: Ongoing support - Sử dụng các hình thức đào tạo khác nhau

Cân nhắc sử dụng các phương pháp khác nhau để đào tạo nhân viên mới của bạn nhằm tăng cơ hội họ giữ lại thông tin. Bạn có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trực tuyến và ngoại tuyến để đào tạo nhân viên mới của mình nhằm đảm bảo rằng họ vẫn tham gia vào quá trình giới thiệu. Một số người học bằng hình ảnh, những người khác thích học bằng cách lắng nghe. Hãy lưu ý đến các phong cách học tập khác nhau để quá trình đào tạo và hội nhập không bị nhàm chán. 

4. Làm thế nào để onboarding hiệu quả?

Onboarding là cả một quá trình được thực hiện trước - sau giúp họ hòa nhập nhanh chóng với môi trường, công việc và mối liên kết với đồng nghiệp… Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra những lời khuyên sau đây nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đào tạo nhập môn hiệu quả.

Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Thay thế hình thức giới thiệu nhân viên mới trước tất cả mọi người rồi sau đó ai về chỗ người nấy thì bạn hãy biến nó thành nó thành cuộc trò chuyện, chia sẻ thoải mái, có thể mời nhân viên mới tham gia bữa tiệc nhỏ hoặc ăn trưa cùng nhau với mọi người một cách ấm cúng.

Trên bảng tin nội bộ, email… nên có thông báo để nhân viên cũ về nhân viên mới: Họ tên, hình ảnh, chức vụ… giúp các nhân viên cũ dù vắng mặt hôm đó vẫn biết về đồng nghiệp mới của mình.

Đào tạo bài bản

Việc đào tạo nhập môn bài bản cho nhân viên mới mang lại rất nhiều lợi ích đối với những người mới cũng như công ty cũng cần phải có kỹ năng giao việc.

- Giúp nhân viên mới dễ hòa nhập với môi trường, văn hóa, công việc hơn

- Giảm chi phí đào taoh về sau.

- Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. 

-  Khẳng định tầm quy mô và sự chuyên nghiệp của đơn vị.

Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn thường có cả đội ngũ onboarding cho nhân viên mới một cách bài bản.

Xây dựng kế hoạch tương lai

Để xây dựng được kế hoạch tương lai cho nhân viên mới thì doanh nghiệp nên biết nắm bắt mụ tiêu nghề nghiệp của họ để từ đó đưa ra những kế hoạch đào tạo phù hợp nhất. Điều này thúc đẩy nỗ lực cống hiến của nhân viên mới để chứng thực năng lực, có cơ hội phát triển nhiều hơn. 

Và điều lưu ý cuối cùng khi doanh nghiệp thực hiện onboarding chính là tạo ra sự thoải mái, thân thiện để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với “đại gia đình”, hoàn thành tốt nhiệm vụ, trở thành nhân lực quan trọng cho sự phát triển chung.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Onboarding là gì và tầm quan trọng của nó.