Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Mục lục

Hiện nay, việc xây dựng một quy trình đào tạo cho nhân viên mới được xem như là yếu tố tiên quyết, quan trọng hàng đầu đối với mỗi một doanh nghiệp. Bởi đây có thể nói là dấu ấn ban đầu của nhân viên đối với công ty, giúp họ xua tan đi sự bỡ ngỡ và nhanh chóng làm quen với công việc một cách tốt nhất. Vậy làm sao để lập một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả? Hãy cùng Unica tìm hiểu các bước qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới. 

Với các doanh nghiệp hiện nay đều có xây dựng một quy trình đào tạo, hướng dẫn những nhân viên mới nhằm các mục đích như sau:

>>> Xem ngay: 6 Bước xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên

quy-trinh-dao-tao-nhan-vien-moi

- Giảm bớt chi phí đào tạo: để nhân viên mới nha chóng bắt kịp cũng như làm quen với công việc mới và làm việc hiệu quả hơn thì doanh nghiệp phải định hướng đúng đắn cho nhân viên. Điều này làm giảm bớt thời gian và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

- Giảm căng thẳng cho nhân viên mới: một quy trình đào tạo có bài bản giúp những nhân viên mới họ biết được định hướng rõ ràng về việc họ phải làm, bớt lo sợ và giảm áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc, cũng như tiếp thu nhanh hơn.

- Giúp quản lý thời gian hiệu quả: những định hướng của công ty ban đầu tốt sẽ khiến người quản lý không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới. 

- Tối ưu doanh số: khi nhân viên mới nắm bắt được quy trình đào tạo họ hiểu và làm việc hiệu quả và năng suất hơn, hơn nữa họ cảm thấy vị trí này phù hợp với năng lực của mình. Doanh nghiệp cần có định hướng đúng đắn cũng như cung cấp các công cụ làm việc giúp nhân viên mới hoàn thành công việc và tăng doanh số cho team.

- Giúp giữ chân nhân viên mới: một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt với nhân viên, giúp họ tin tưởng và ở lại cống hiến hết mình. 

Các loại yêu cầu đào tạo

Nhu cầu đào tạo có thể phát sinh do sự thay đổi của nhiệm vụ, hiệu suất kém hoặc sự thay đổi của nhân viên. Loại yêu cầu đào tạo đầu tiên bao gồm mỗi và mọi nhân viên của tổ chức. Loại thứ hai phục vụ cho các nhóm người cụ thể trong tổ chức. Thứ ba giải quyết các nhu cầu cá nhân của một nhân viên phải đảm nhận một vị trí mới trong tổ chức.

Yeu cau trong quy trinh dao tao nhan vien moi

Đào tạo có thể là yêu cầu một lần, định kỳ hoặc liên tục, hoặc nó có thể thay đổi trong một khoảng thời gian. Phạm vi đào tạo có thể ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo yêu cầu. Việc xác định các yêu cầu đào tạo được thực hiện thông qua phiếu thẩm định, đánh giá của người giám sát, tự đánh giá, đánh giá đồng cấp, điều tra có hệ thống và đánh giá có cấu trúc.

Mục tiêu của một chương trình đào tạo

- Để đảm bảo rằng tổ chức không bị lỗi thời

- Để cải thiện một cách hiệu quả và có hệ thống các kỹ năng của nhân viên

- Nâng cao kỹ năng của nhân viên với các bản cập nhật và công nghệ mới nhất và đảm bảo cải thiện hiệu suất tổng thể

- Nâng cao kiến ​​thức để thực hiện các công việc cụ thể

- Trang bị cho nhân viên những kỹ năng đa dạng để họ có khả năng giải quyết các công việc khác nhau

- Để tạo ấn tượng tích cực đối với nhân viên đối với tổ chức

- Hướng dẫn và giáo dục nhân viên cách xử lý hiệu quả thiết bị, vật liệu và nhà máy

- Đào tạo nhân viên bảo tồn tài nguyên, tránh lãng phí và ngăn ngừa ô nhiễm

- Để đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động trong việc xử lý thiết bị

- Giới thiệu các kỹ năng quản lý cho nhân viên để giúp họ đảm nhận các trách nhiệm và vị trí cao hơn….

Yêu cầu của quy trình đào tạo nội bộ

Phân tích tổ chức

Phân tích tổ chức là việc đánh giá một cách có hệ thống các mục tiêu, tiềm năng tăng trưởng, cơ sở nguồn lực, môi trường và các yếu tố bên ngoài khác của tổ chức. Nó đóng vai trò như một yếu tố quyết định loại hình đào tạo cần được áp dụng để tăng hiệu quả.

Phân tích công việc

Phân tích nhiệm vụ là phân tích có hệ thống mọi thứ liên quan đến một nhiệm vụ và cách thức hoàn thành nhiệm vụ đó. Ví dụ: phân bổ nhiệm vụ, độ phức tạp của nhiệm vụ, mô tả chi tiết hoạt động trí óc và thủ công, điều kiện môi trường, tần suất nhiệm vụ, thời lượng nhiệm vụ, trang thiết bị và quần áo cần thiết, v.v.

Phân tích nhân lực

Phân tích nhân lực xác định yêu cầu nhân lực của một hoạt động sau khi xem xét cả các yếu tố bên trong và bên ngoài. Những yếu tố này có thể dựa trên môi trường kinh tế, công nghệ, xã hội và chính trị của tổ chức.

Các yêu cầu đào tạo đối với nhân lực dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng nhất định cần được đáp ứng, chẳng hạn như:

- Các lĩnh vực cụ thể cần đào tạo

- Khung thời gian đào tạo

- Khả năng tiếp thu các kỹ năng mới của nhân viên

- Giới thiệu các phương pháp và công nghệ làm việc mới để thiết kế và thiết kế lại các công việc.

2. Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới

Sau quá trình tuyển dụng, khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị chu đáo và chào đón nhân viên mới.

Chuẩn bị từ những việc cơ bản như: máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, email công ty, bản mô tả công việc,...cho đến kế hoạch đào tạo cụ thể.

Bước 2. Chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới

Để chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới, trước tiên người làm công tác tuyển dụng phải gửi mail thông báo đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty, đặc biệt là bộ phận đào tạo họ biết được rằng đây cũng là một sự kiện quan trọng cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. 

Khi nắm bắt được thông tin Bộ phận đào tạo phải có trách nhiệm làm việc với các phòng ban để lên kế hoạch đào tạo hoặc định hướng công việc cho nhân viên mới theo nhu cầu đào tạo và định hướng đã có. Đặc biệt mọi thứ cần phải chuẩn bị đầy đủ như: bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, danh sách email, danh sách điện thoại, bảng mô tả công việc phải được hoàn tất trước một ngày nhân viên mới đi làm.

Bước 3. Đón tiếp nhân viên mới

Hãy chào đón nhân viên mới một cách nhiệt tình nhất có thể để họ yên tâm và cảm thấy được tôn trọng ngay từ những phút đầu tiên. Sau đó bạn hãy giới thiệu nhân viên mới tới phòng ban họ trực tiếp làm việc, nhà ăn, nhà gửi xe, phòng sinh hoạt chung cũng như giới thiệu với tất cả các phòng ban trong công ty để nhân viên mới được làm quen với mọi người. Người quản lý nhân sự hãy tạo nên một văn hóa người cũ đón chào người mới một cách nồng ấm, chân tình.

>>> Xem ngay: Tổng hợp 6 Bước quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả

quy-trinh-dao-tao-nhan-vien-moi-1

Đón tiếp nhân viên mới là việc làm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp 

Bước 4. Chương trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới

Với bước này, bộ phận nhân sự cần phải cung cấp cho nhân viên mới những thông tin như:

- Lịch sử thành lập và tổng quan về công ty    

- Bộ máy tổ chức, quy định, chính sách của công ty.

- Nội quy và quy trình làm việc tại công ty làm việc 

- Hệ thống thông tin liên hệ của công ty

Mục đích để nhân viên nắm bắt được những thông tin quan trọng cũng để bắt tay vào công việc trong những ngày đầu tiên một cách dễ dàng.

Bước 5. Đào tạo các kỹ năng chuyên môn đối với từng vị trí

Đây cũng được xem là một trong những bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới của mỗi một doanh nghiệp, công ty. Để xây dựng tốt bước này, bộ phận tuyển dụng cần phải. Tùy vào vị trí của nhân viên mới để có kế hoạch và lộ trình đào tạo khác nhau. 

- Giới thiệu tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực mà công ty bạn hoạt động 

- Phổ biến những thông tin cơ bản về công ty

- Kiến thức cơ bản cho vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm

- Nội dung công việc và các đặc trưng riêng của từng vị trí.

- Kiến thức nâng cao bạn cần phải có hoặc sẽ được đào tạo tại công ty

- Kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng (đối với nhân viên kinh doanh), kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng telemarketing, kỹ năng đàm phán, v.v… để bồi dưỡng thêm những kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và tác phong làm việc thật chuyên nghiệp và hiệu quả cho các nhân viên mới. 

Doanh nghiệp cũng có thể đào tạo qua các kiến thức của các bộ phận có liên quan để nhân viên có thêm nhiều kỹ năng để phối hợp nhịp nhàng trong công việc. Qua đó giúp nhân viên có định hướng rõ ràng về nghề nghiệp, để góp phần phát triển công ty.

Bước 6: Đánh giá

Sau khi kết thúc chương trình đào tạo, quản lý cũng như bộ phận nhân sự cần trao đổi cụ thể hơn với nhân viên trong suốt quá trình đào tạo. Việc đưa ra đánh giá từ người quản lý với nhân viên mới cũng là cách để họ nắm bắt rõ hơn năng lực thực tế làm việc cũng như định hướng nghề nghiệp theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ. Bên cạnh đó, việc đánh giá giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới để phát huy tốt hơn trong tương lai.

Có thể thấy quản trị nhân sự đang trở thành một trong những nghề hấp dẫn bởi sự năng động linh hoạt. Tuy nhiên, để trở thành nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp thành công bạn cần phải nỗ lực học hỏi, trau dồi thêm rất nhiều. Đó là lý do mà khóa học "BÍ QUYẾT QUẢN TRỊ NHÂN SỰ" chắc chắn là cuốn cẩm nang tuyệt vời mà bạn không thể bỏ qua.

Tham khảo khóa học "Bí quyết quản trị nhân sự" 

Lộ trình khoa shocj có 31 bài giảng với thời lượng 03 giờ 02 phút, bao gồm các nội dung chính như sau: vai trò của quản trị nhân sự, thu hút nhân tài - bắt đầu từ tuyển dụng, phong cách phỏng vấn nào là lựa chọn của doanh nghiệp bạn, bí quyết nâng tầm nhân sự, đúng người đúng việc- giữ chân nhân tài, Bí quyết nhân sự trong thời đại 4.0. Kết thúc khóa học, các bạn sẽ được giảng viên chia sẻ các kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp và vận dụng các kiến thức đã học để phân tích và giải quyết các tình huống quản lý nhân sự đơn giản trong thực tế.

XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Xem ngay: Bí quyết quản trị nhân sự

3. Lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

- Bạn phải biết mục đích của quy trình đào tạo này là gì cũng như ấn tượng đầu tuên mà bạn mong muốn đọng lại với nhân viên mới là gì?

- Nhân viên mới họ cần biết về môi trường làm việc mới như thế nào để họ có thể yên tâm và thoải mái trong ngày đầu làm việc

- Những quy định nào mà nhân viên cần nắm được để không vi phạm trong ngày đầu làm việc. Đồng thời những chính sách nào cần phổ biến trong những ngày đầu làm việc.

- Biết được những công cụ nào cần thiết để cho nhân viên mới dễ dàng làm việc hơn

- Người quản lý cần làm những gì để đào tạo nhân viên mới? Họ cần làm gì để tạo cầu nối gắn kết nhân viên với môi trường mới?

Trên đây là vai trò và toàn bộ quy trình đào tạo nhân viên mới đối với các doanh nghiệp mà chúng tôi đã thông tin chi tiết. Hy vọng doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn mang lại nhiều lợi ích.

Đánh giá :

Tags: Nhân sự Quản trị nhân sự