Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc xây dựng một quy trình đào tạo cho nhân viên mới được xem như là yếu tố tiên quyết, quan trọng hàng đầu đối với mỗi một doanh nghiệp. Bởi đây có thể nói là dấu ấn ban đầu của nhân viên đối với công ty, giúp họ xua tan đi sự bỡ ngỡ và nhanh chóng làm quen với công việc một cách tốt nhất. Vậy làm sao để lập một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả? Hãy cùng Unica tìm hiểu các bước qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới

Tại sao phải đào tạo nhân viên mới? Với các doanh nghiệp hiện nay đều có xây dựng một quy trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới, hướng dẫn những nhân viên mới nhằm các mục đích như sau:

Đào tạo nhân viên mới là cách giữ nhân sự hiệu quả

- Giảm bớt chi phí đào tạo: để nhân viên mới nha chóng bắt kịp cũng như làm quen với công việc mới và làm việc hiệu quả hơn thì doanh nghiệp phải định hướng đúng đắn cho nhân viên. Điều này làm giảm bớt thời gian và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

- Giảm căng thẳng cho nhân viên mới: một quy trình đào tạo có bài bản giúp những nhân viên mới họ biết được định hướng rõ ràng về việc họ phải làm, bớt lo sợ và giảm áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc, cũng như tiếp thu nhanh hơn.

- Giúp quản lý thời gian hiệu quả: những định hướng của công ty ban đầu tốt sẽ khiến người quản lý không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới. 

- Tối ưu doanh số: khi nhân viên mới nắm bắt được quy trình đào tạo họ hiểu và làm việc hiệu quả và năng suất hơn, hơn nữa họ cảm thấy vị trí này phù hợp với năng lực của mình. Doanh nghiệp cần có định hướng đúng đắn cũng như cung cấp các công cụ làm việc giúp nhân viên mới hoàn thành công việc và tăng doanh số cho team.

- Giúp giữ chân nhân viên mới: một quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt với nhân viên, giúp họ tin tưởng và ở lại cống hiến hết mình. 

2. Lợi ích của quy trình đào tạo nhân viên mới

Đào tạo nhân viên mới đem tới rất nhiều lợi ích cho danh nghiệp. Lợi ích đầu tiên là giúp doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên mới - Những người nhiệt huyết, có nhiều ý tưởng và dám dấn thân vào công việc. Lợi ích tiếp theo của đào tạo nhân lực là giúp công ty tổng hợp được quy trình và kiến thức chuyên môn. Đây sẽ là những tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo trong những năm tiếp theo.

Đào tạo nhân viên mới còn là một cách giữ nhân sự hiệu quả, không quá tốn kém mà lại đem tới hiệu quả cao. Doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa học online để giảm chi phí thay vì tổ chức các khóa học offline. Thời gian học nên tổ chức vào buổi tối hoặc vào cuối tuần sẽ thuận lợi hơn cho nhân viên. Một lợi ích khác của đào tạo nhân viên mới đó là giúp tinh thần của nhân viên ổn định, giảm bớt nỗi sợ để có thể hoàn thành công việc tốt nhất. 

3. Các loại yêu cầu đào tạo

Nhu cầu đào tạo có thể phát sinh do sự thay đổi của nhiệm vụ, hiệu suất kém hoặc sự thay đổi của nhân viên. Loại yêu cầu đào tạo đầu tiên bao gồm mỗi và mọi nhân viên của tổ chức. Loại thứ hai phục vụ cho các nhóm người cụ thể trong tổ chức. Thứ ba giải quyết các nhu cầu cá nhân của một nhân viên phải đảm nhận một vị trí mới trong tổ chức.

Đào tạo có thể là yêu cầu một lần, định kỳ hoặc liên tục

Đào tạo có thể là yêu cầu một lần, định kỳ hoặc liên tục, hoặc nó có thể thay đổi trong một khoảng thời gian. Phạm vi đào tạo có thể ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo yêu cầu. Việc xác định các yêu cầu đào tạo được thực hiện thông qua phiếu thẩm định, đánh giá của người giám sát, tự đánh giá, đánh giá đồng cấp, điều tra có hệ thống và đánh giá có cấu trúc.

Mục tiêu của một chương trình đào tạo

- Để đảm bảo rằng tổ chức không bị lỗi thời

- Để cải thiện một cách hiệu quả và có hệ thống các kỹ năng của nhân viên

- Nâng cao kỹ năng của nhân viên với các bản cập nhật và công nghệ mới nhất và đảm bảo cải thiện hiệu suất tổng thể

- Nâng cao kiến ​​thức để thực hiện các công việc cụ thể

- Trang bị cho nhân viên những kỹ năng đa dạng để họ có khả năng giải quyết các công việc khác nhau

- Để tạo ấn tượng tích cực đối với nhân viên đối với tổ chức

- Hướng dẫn và giáo dục nhân viên cách xử lý hiệu quả thiết bị, vật liệu và nhà máy

- Đào tạo nhân viên bảo tồn tài nguyên, tránh lãng phí và ngăn ngừa ô nhiễm

- Để đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động trong việc xử lý thiết bị

- Giới thiệu các kỹ năng quản lý cho nhân viên để giúp họ đảm nhận các trách nhiệm và vị trí cao hơn….

4. Các yếu tố quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Các yếu tố quan trọng trong khung chương trình đào tạo nhân viên mới gồm có thời gian và kế hoạch, người thực trực tiếp đào tạo, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo, đánh giá và đo lường. Từng yếu tố cụ thể như sau:

Thời gian và kế hoạch

Một chương trình đào tạo nhân sự mới cần có kể hoạch cụ thể chi tiết. Trong bản kế hoạch cần có những phần sau đây:

- Thời gian khóa học: Kéo dài bao lâu? Mỗi buổi gồm bao nhiêu phút?

- Địa điểm thực hiện khóa học

- Dụng cụ và tài liệu cần cho khóa học

- Bài giảng chi tiết trong khóa học

Đặc biệt, bản kế hoạch cần nhấn mạnh vào thời gian đào tạo bên cạnh nội dung đào tạo. Lý do là bởi tâm lý của phần đông các bạn khi đi làm thường sẽ ngại học. Thời gian càng dài, các bạn càng ngại học, lười học và chán nản. 

Thời gian đào tạo nhân sự mới không nên dài quá

Người thực hiện chương trình đào tạo

Người thực hiện chương trình đào tạo đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng đào tạo. Nếu người đào tạo có kiến thức chuyên môn vững vàng cùng kinh nghiệm dày dặn sẽ đưa ra được những ví dụ và bài tập thực tiễn giúp nhân viên cảm thấy hào hứng. Còn nếu người trực tiếp đào tạo có chuyên môn kém thì sẽ khó hấp dẫn được người nghe.

Một số người chỉ có kiến thức chuyên môn mà không có kinh nghiệm thực tiễn sẽ đưa ra các bài học thuần về lý thuyết. Điều này sẽ khiến người nghe cảm thấy buồn ngủ, khó tập trung vào bài học. Ngược lại, những người chỉ có kinh nghiệm thực tiễn, không có kiến thức chuyên môn sẽ khó thuyết phục được người nghe vì không thể giải thích nguyên lý.

Nội dung chương trình đào tạo 

Yếu tố quan trọng tiếp theo của chương trình đào tạo nhân viên mới là nội dung đào tạo. Nội dung đào tạo nhân viên mới càng chi tiết sẽ giúp giảng viên dễ dàng soạn giáo án, tiết kiệm thời gian nghiên cứu. Song song với đó, nội dung chi tiết sẽ giúp nhân viên hiểu nhanh hơn và dễ dàng sắp xếp thời gian để hoàn thành khóa học. 

Phương pháp đào tạo

Phương pháp đào tạo là yếu tố quan trọng tiếp theo trong một khóa đào tạo nhân viên mới. Phương pháp đào tạo thông minh sẽ tiết kiệm thời gian đào tạo và học hành. Việc này sẽ góp phần giảm thiểu chi phí của công ty. Điều quan trọng hơn là phương pháp đào tạo tốt sẽ giúp nhân viên hiểu vấn đề nhanh hơn, hạn chế tình trạng không hiểu hoặc hiểu sai.

Đánh giá và đo lường kết quả

Để có được một khóa học chất lượng thì việc đánh giá và đo lường kết quả là điều không thể bỏ qua. Quá trình đánh giá sẽ giúp lãnh đạo thấy được ưu nhược điểm của khóa học để tìm cách nâng cao chất lượng đào tạo. Toàn bộ quá trình đánh giá và đo lường cần được thực hiện trên kết quả báo cáo bằng số liệu mới có thể đảm bảo tính khách quan và chính sách.

Đo lường và đánh giá là bước quan trọng trong quá trình đào tạo

5. Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Muốn đào tạo được những lứa nhân viên tốt, chất lượng cần có một quy trình đào tạo cụ thể. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình riêng sao cho phù hợp với từng sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp cung cấp. Dẫu vậy, các bước đào tạo nhân viên mới tổng quan nhất gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Trước khi tiến hành đào tạo, bạn cần xác định nhu cầu đào tạo nhân viên dành cho mục đích gì. Ví dụ, với các khóa học dành cho nhân viên mới là những người chưa có kinh nghiệm thì mục đích đào tạo nhân viên mới là để giúp họ hiểu về công ty, quy trình làm việc và những đầu mục công việc họ cần thực hiện. Còn với những người mới nhưng đã có kinh nghiệm thì sẽ chia ra thành hai nhóm nhỏ sau đây:

- Nhóm nhân viên mới: Chương trình đào tạo tập trung vào việc giúp họ nắm được quy trình làm việc của công ty. Đồng thời, khóa học cần củng cố thêm kiến thức, công cụ giúp nhân viên mới có thể thực hiện và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất.

- Nhóm quản lý mới: Đối với nhóm quản lý, khóa đào tạo cần tập trung vào quy trình làm việc, cách quản lý nhân sự và mục tiêu của công việc hướng tới.

Có thể nói, mỗi nhóm nhân viên khác nhau sẽ có những mục tiêu khác nhau trong công việc. Chính vì vậy, công ty cần xác định chính xác nhu cầu của từng đối tượng để có thể đưa ra nội dung giảng dạy và thời lượng học phù hợp.

Đón tiếp nhân viên mới là việc làm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp 

Bước 2. Thiết kế và phát triển chương trình đào tạo

Sau khi đã xác định nhu cầu đào tạo của từng nhóm, bạn nên thiết kế chương trình đào tạo dành cho từng nhóm nhân viên. Dù chương trình đào tạo có đơn giản hay phức tạp thì đều cần có những thông tin sau đây:

- Lịch sử thành lập và tổng quan về công ty    

- Bộ máy tổ chức, quy định, chính sách của công ty.

- Nội quy và quy trình làm việc tại công ty làm việc 

- Hệ thống thông tin liên hệ của công ty

Mục đích để nhân viên nắm bắt được những thông tin quan trọng cũng để bắt tay vào công việc trong những ngày đầu tiên một cách dễ dàng. Bên cạnh những thông tin cơ bản này, khóa học cần cung cấp thêm những thông tin về vị trí công việc nhân viên làm. Việc phát triển chương trình đào tạo tới đâu sẽ phụ thuộc vào mục đích đào tạo ban đầu của công ty đề ra.

Bước 3. Triển khai chương trình đào tạo

Đây cũng được xem là một trong những bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới của mỗi một doanh nghiệp, công ty. Chương trình đào tạo nên được triển khai ngay sau khi nhân viên vào công ty, địa điểm và thời gian cụ thể sẽ do công ty sắp xếp. Mỗi buổi học nên có ít nhất một chuyên gia đứng lớp, đây có thể là chuyên gia do công ty mời về hoặc là một lãnh đạo có nhiều năm kinh nghiệm tại công ty. Những kiến thức sẽ được triển khai trong các buổi đào tạo gồm có:

- Giới thiệu tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực mà công ty bạn hoạt động 

- Phổ biến những thông tin cơ bản về công ty

- Kiến thức cơ bản cho vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm

- Nội dung công việc và các đặc trưng riêng của từng vị trí.

- Kiến thức nâng cao bạn cần phải có hoặc sẽ được đào tạo tại công ty

- Kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng (đối với nhân viên kinh doanh), kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng telemarketing, kỹ năng đàm phán, v.v… để bồi dưỡng thêm những kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và tác phong làm việc thật chuyên nghiệp và hiệu quả cho các nhân viên mới. 

Doanh nghiệp cũng có thể đào tạo qua các kiến thức của các bộ phận có liên quan để nhân viên có thêm nhiều kỹ năng để phối hợp nhịp nhàng trong công việc. Qua đó giúp nhân viên có định hướng rõ ràng về nghề nghiệp, để góp phần phát triển công ty.

Triển khai chương trình đào tạo

Bước 4. Đánh giá và cải thiện chương trình đào tạo

Sau khi kết thúc chương trình đào tạo, quản lý cũng như bộ phận nhân sự cần trao đổi cụ thể hơn với nhân viên trong suốt quá trình đào tạo. Việc đưa ra đánh giá từ người quản lý với nhân viên mới cũng là cách để họ nắm bắt rõ hơn năng lực thực tế làm việc cũng như định hướng nghề nghiệp theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ. Bên cạnh đó, việc đánh giá giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới để phát huy tốt hơn trong tương lai.

Có thể thấy quản trị nhân sự đang trở thành một trong những nghề hấp dẫn bởi sự năng động linh hoạt. Tuy nhiên, để trở thành nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp thành công bạn cần phải nỗ lực học hỏi, trau dồi thêm rất nhiều.

6. Lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

Cách đào tạo nhân viên mới mới sẽ phát huy hiệu quả nếu doanh nghiệp chú ý những vấn đề sau:

- Bạn phải biết mục đích của quy trình đào tạo này là gì cũng như ấn tượng đầu tuên mà bạn mong muốn đọng lại với nhân viên mới là gì?

- Nhân viên mới họ cần biết về môi trường làm việc mới như thế nào để họ có thể yên tâm và thoải mái trong ngày đầu làm việc

- Những quy định nào mà nhân viên cần nắm được để không vi phạm trong ngày đầu làm việc. Đồng thời những chính sách nào cần phổ biến trong những ngày đầu làm việc.

- Biết được những công cụ nào cần thiết để cho nhân viên mới dễ dàng làm việc hơn

- Người quản lý cần làm những gì để đào tạo nhân viên mới? Họ cần làm gì để tạo cầu nối gắn kết nhân viên với môi trường mới?

Tổng kết

Trên đây là vai trò và toàn bộ quy trình đào tạo nhân viên mới đối với các doanh nghiệp mà chúng tôi đã thông tin chi tiết. Hy vọng doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn mang lại nhiều lợi ích.