Kỹ năng giao tiếp là gì? 10 Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng sống vô cùng cần thiết và quan trọng trong xã hội hiện đại. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ có được những mối làm ăn, quan hệ bạn bè giúp ích rất nhiều cho cuộc sống sau này. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống, một số kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhất sẽ được UNICA chi tiết trong bài viết dưới đây. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp đề cập đến khả năng đưa và nhận thông tin một cách hiệu quả thông qua: ngôn ngữ, cảm xúc, và ký hiệu giao tiếp. Trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt bao gồm rất nhiều kỹ năng khác nhau nhưng mục đích đều là đạt được kết quả khi giao tiếp. 

Bất kể bạn làm việc ở đâu hay bạn làm gì, khả năng giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng. Lưu ý rằng kỹ năng giao tiếp được tạo thành từ các kỹ năng mềm. Trái ngược với các kỹ năng cứng phải được học qua đào tạo, các kỹ năng mềm có được trong suốt cuộc đời của bạn thông qua khả năng của bản thân và những trải nghiệm thực tế trong công việc cũng như cuộc sống.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Các yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp bao gồm:

• Ngôn ngữ: Các ngôn từ, cụm từ, ngữ điệu kết hợp với ngữ khí để truyền đạt ý kiến dễ hiểu, lôi cuốn.

• Lắng nghe: Bên cạnh việc truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, kỹ năng giao tiếp cũng đòi khả năng lắng nghe, đồng cảm và tôn trọng người khác.

• Góc nhìn: Đưa ra những quan điểm, lập luận một cách logic, thuyết phục người khác chấp nhận quan điểm đó.

• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Kết hợp các cử chỉ, biểu cảm, ngôn ngữ cơ thể và hiểu được các hành động phi ngôn ngữ của người khác.

• Giải quyết xung đột: Kỹ năng giải quyết các xung đột, mâu thuẫn để duy trì mối quan hệ với người khác.

• Tự tin: Tự tin đứng trước đám đông, diễn đạt ý tưởng và nói ra ý kiến của mình một cách trôi chảy.

• Kiên nhẫn: Nhẫn nại, kiên trì và có sự thấu hiểu khi người khác không ngay lập tức đồng ý, chấp nhận ý kiến khác.

• Tương tác xã hội: Khả năng xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, bạn bè và cộng đồng xung quanh.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc 

Trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những mối quan hệ chất lượng và giúp ta tự tin, thuyết phục khách hàng, đối tác trong quá trình làm việc. Kỹ năng giao tiếp đem đến những lợi ích như sau:

• Xây dựng và duy trì các mối quan hệ 

Không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp tốt giúp các cá nhân tạo dựng được mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và những người xung quanh. Nó không chỉ thể hiện sự tôn trọng và quan tâm mà còn tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài và hỗ trợ lẫn nhau trong tương lai.

Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng diễn đạt trọn vẹn ý tưởng, cảm xúc và suy nghĩ một cách hấp dẫn, hiệu quả. Ngoài ra, họ còn thấu hiểu và tôn trọng quan điểm của người khác. Do đó, không chỉ dễ dàng kết nối với người khác mà còn tạo điều kiện duy trì mối quan hệ bền vững, thân thiết.

• Đàm phán và thương lượng hiệu quả 

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình thương lượng và đám phán. Đặc biệt trong công việc, bạn cần thấu hiểu, lắng nghe, tạo dựng quan hệ tốt và khéo léo giải quyết các xung đột để tạo sự thành công trong quá trình giao tiếp, đàm phán.

Kỹ năng giao tiếp tăng hiệu quả đàm phán và thương lượng

• Tạo ra thu nhập tốt hơn

Dễ dàng thấy rằng, các lĩnh vực như kinh doanh, marketing, giáo dục, luật sư,... cần kỹ năng giao tiếp tốt để thuyết phục khách hàng, tạo dựng mối quan hệ tăng doanh thu và lợi nhuận. Ngoài ra, việc giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng các mối quan hệ chất lượng, tạo tiền đề cho việc nắm bắt những cơ hội tốt.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn dễ dàng tăng cấp lên quản lý, trở thành lãnh đạo và phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

• Chuyên nghiệp, tự tin 

Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, cá nhân sẽ trở nên tự tin, chuyên nghiệp và bình tĩnh xử lý các tình huống khác nhau. Để nâng cao sự tin, chuyên nghiệp của bạn, bạn không chỉ cần nói tốt mà còn biết cách kết hợp nhuần nhuyễn những cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu.

• Giải quyết vấn đề hiệu quả 

Khi gặp những tình huống bất ngờ trong công việc, dự án hay cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin, thấu hiểu ý kiến của người khác. Từ đó nhanh chóng giải quyết vấn đề, đề xuất giải pháp nhanh và tốt nhất.

>>> Xem thêm: Hình thức giao tiếp là gì? 6 hình thức giao tiếp phổ biến hiện nay

Các hình thức trong giao tiếp

Dưới sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin, kỹ năng giao tiếp không chỉ còn được thể hiện dưới dạng lời nói mà còn trở nên đa dạng hơn. Một số hình thức giao tiếp phổ biến trong cuộc sống là:

Giao tiếp bằng lời nói 

Đây là hình thức giao tiếp sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin. Nó cũng là hình thức thông dụng và phổ biến nhất. 

Một số ví dụ giao tiếp bằng lời nói trong cuộc sống:

• Trò chuyện, tâm sự với bạn bè.

• Thuyết trình trước hội nhóm, lớp, hội trường,...

• Trao đổi ý kiến, ý tưởng, giải pháp qua các cuộc họp.

Hình thức giao tiếp thông qua lời nói

Giao tiếp bằng văn bản

Dưới thời đại công nghệ, việc giao tiếp bằng văn bản trở nên phổ biến hơn. Nó được thể hiện dưới dạng các email. tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,...

Một số ví dụ giao tiếp bằng văn bản trong cuộc sống:

• Gửi email trao đổi công việc, lịch trình,...

• Gửi tin nhắn trò chuyện thông qua các mạng xã hội.

• Viết tài liệu, báo cáo những thông tin, số liệu quan trọng.

Hình thức giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng hình ảnh 

Giao tiếp bằng hình ảnh bao gồm giao tiếp thông qua tranh ảnh, hình ảnh, bản đồ, biểu đồ, hình vẽ,...

Một số ví dụ giao tiếp bằng hình ảnh trong cuộc sống:

• Sử dụng các biểu đồ để trình bày làm rõ số liệu, vấn đề.

• Sử dụng hình ảnh, hình vẽ để minh họa cho ý tưởng và khái niệm.

• Sử dụng bản đồ để mô tả quy trình và phân bố địa lý.

Hình thức giao tiếp bằng hình ảnh

Giao tiếp bằng hành động

Giao tiếp bằng hành động là hình thức giao tiếp dùng ngôn ngữ cơ thể như các biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, hành động, thái độ,..

Một số ví dụ giao tiếp bằng hành động trong cuộc sống:

• Sử dụng các cử chỉ, hành động và biểu cảm khuôn mặt để truyền đạt nhanh ý kiến và tình cảm.

• Thể hiện thái độ thông qua những ngôn ngữ cơ thể.

• Phong cách ăn mặc thể hiện thông điệp, cá tính riêng của cá nhân.

Hình thức giao tiếp bằng hành động

Giao tiếp bằng trực quan 

Giao tiếp bằng trực quan là hình thức giao tiếp sử dụng âm nhạc, ký hiệu,... 

Một số ví dụ giao tiếp bằng hành động trong cuộc sống:

• Sử dụng âm nhạc để thể hiện cảm xúc, truyền đạt ý nghĩa ẩn ý riêng.

• Sử dụng ký hiệu để trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu.

• Sử dụng các phương tiện truyền thông như hình ảnh, video trực quan để truyền tải thông điệp sinh động.

Hình thức giao tiếp bằng trực quan

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả 

Dưới đây là một số cách rèn luyện để bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống hàng ngày.

• Lắng nghe, tập trung 

Khi giao tiếp, cần lắng nghe chân thành và tập trung vào những điều mà đối phương muốn truyền đạt. Qua đó, bạn hiểu rõ hơn về quan điểm, cảm xúc của họ. Đồng thời hành động này thể hiển sự tôn trọng, tạo điều kiện cho đối phương chia sẻ hết những tâm tư khó nói.

• Nhớ tên đối phương 

Việc nhớ tên đối phương trong giao tiếp tạo cảm giác gần gũi và tôn trọng đối phương. Nhất là trong những công việc chăm sóc khách hàng, hỗ trợ tư vấn,.. nó sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng, nâng cao sự tin tưởng giữa doanh nghiệp - khách hàng.

• Kết hợp với ngôn ngữ cơ thể 

Kết hợp với ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng hơn. Nó cũng là biểu hiện cho thấy rằng bạn rất tự tin, chuyên nghiệp và tăng thiện cảm trong mắt khách hàng.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm từ ánh mắt, biểu cảm cho đến những cử chỉ. Tuy nhiên, cần tránh sử dụng ngôn ngữ cơ thể quá mức và không đúng trong một số trường hợp để tránh sự hiểu lầm.

Các cách rèn luyện nâng cao kỹ năng giao tiếp

• Giọng điệu tự tin, quyết đoán 

Khi giao tiếp cần thể hiện với giọng điệu tự tin, quyết đoán, truyền tải thông tin rõ ràng. Nên tránh những từ ngữ như “ừm, à, hmmm” và cần biết cách ngắt nghỉ đúng chỗ để làm rõ hơn thông điệp mà mình muốn truyền tải.

Trong những hoàn cảnh khác nhau, bạn cần sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau để câu nói trở nên mạch lạc, dễ hiểu nhất. Trong quá trình giao tiếp nên tránh những từ ngữ quá chuyên môn và cẩn trọng với ngữ pháp để câu nói được thoát nghĩa.

• Sử dụng ánh mắt 

Ánh mắt là cửa sổ tâm hồn, cũng là nơi truyền tải thông điệp quan trọng nhất khi giao tiếp. Biết cách sử dụng ánh mắt hiệu quả tạo ra môi trường giao tiếp hiệu quả, tăng độ tin cậy và uy tín với người khác.

Trong quá trình giao tiếp, bạn cần nhìn vào mắt của đối phương để thể hiện rằng mình đang chăm chú lắng nghe và rất tôn trọng ý kiến của người khác. Tuy nhiên, nên tránh nhìn quá lâu hay nhìn chằm chằm vào mắt của đối phương bởi nó gây ra sự khó chịu hoặc áp lực.

Kiểm soát cảm xúc và sử dụng ngôn từ, cử chỉ phù hợp

• Điều khiển cảm xúc 

Kỹ năng giao tốt thể hiện ở việc một người biết cách kiểm soát cảm xúc. Trong cuộc sống, chúng ta bắt gặp với rất nhiều những tình huống thể hiện sự bất đồng trong quan điểm dẫn tới tranh cãi. Vì vậy, khi kiểm soát được cảm xúc giúp bạn tránh được những hiểu lầm, bất hòa trong nhiều tình huống.

• Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng 

Khi giao tiếp, bạn cần tránh nói lắp bắp, ấp úng, lòng vòng để tránh đối phương cảm thấy mệt mỏi, khó chịu và không tập trung được vào thông tin bạn muốn truyền tải. Vì vậy, bạn cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng ngôn từ dễ hiểu, gần gũi, rõ ràng. Ngoài ra, bạn nên tập nói trước gương, đọc sách và tích lũy kỹ năng sống, kiến thức,...

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Nghệ thuật giao tiếp và đàm phán"

Xem ngay: Nghệ thuật giao tiếp và đàm phán

Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp

• Ngắt lời người khác, không tập trung lắng nghe. Nếu bắt buộc phải ngắt lời người khác thì nên dùng từ “xin phép/xin lỗi” trước khi ngắt lời.

• Thể hiện thái độ khó chịu, sử dụng những từ ngữ chê bai, miệt thị, phán xét trước mặt người khác.

• Nói quá chậm hoặc quá nhanh, giao tiếp vòng vo, lan man.

• Vừa nói chuyện vừa bấm điện thoại, cắn móng tay, xem đồng hồ,... thiếu tôn trọng với người nói chuyện cùng.

• Cố tình nói những chuyện mà đối phương không muốn nghe hoặc không muốn nhắc tới.

• Nói chuyện sai chủ đề, lạc quẻ với đối phương.

• Sử dụng ngôn từ lóng ngóng, thiếu chuyên nghiệp khiến người nghe khó hiểu.

• Sử dụng giọng điệu trong những hoàn cảnh không phù hợp.

• Không giữ lời hứa, không kịp thời trả lời những câu hỏi, cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác.

• Sử dụng cách thức giao tiếp không phù hợp. Ví dụ như những vấn đề quan trọng thì chỉ sử dụng SMS, email để liên lạc thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện.

Tổng kết

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong cuộc sống cá nhân và công việc. Việc hiểu kỹ năng giao tiếp là gì, cách ứng dụng kỹ năng giao tiếp giúp mỗi cá nhân thể hiện ý tưởng, cảm xúc một cách hiệu quả, xây dựng mối quan hệ bền vững và đạt hiệu quả cao. Trong xã hội hiện đại, kỹ năng giao tiếp là chìa khóa mở ra nhiều cơ hội trong học tập và cuộc sống.