Tại sao kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên lại quan trọng

Giải quyết vấn đề là một kỹ năng cực kỳ quan trọng dành đối với bất cứ ai. Đây cũng là kỹ năng mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp của bạn cần rèn luyện để có hiệu suất làm việc cao nhất.

Đối với nhân viên, việc gặp phải các tình huống bất ngờ là điều không thể tránh khỏi. Để có thể giải quyết vấn đề một cách hợp lý và nhanh chóng nhất, mỗi nhân viên cần nắm chắc các bước giải quyết vấn đề. Quy trình giải quyết vấn đề cơ bản bao gồm những bước mà chúng tôi đề cập với bạn trong bài viết dưới đây.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong cuộc sống và công việc. Đây là kỹ năng mềm được hình thành trong quá trình học hỏi, trau dồi trong công việc và cuộc sống của từng cá nhân. Có thể nói đây là một trong những kỹ năng quan trọng, nếu không có nó bạn sẽ gặp rất nhiều rắc rối trong cuộc sống và công việc.

Rèn luyện kỹ năng xử lý vấn đề cần thiết đối với nhân viên trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống không biết cách xử lý thế nào? Đó có thể là một lần thủng lốp xe giữa đường khiến bạn trễ cuộc họp phỏng vấn. Đó cũng có thể là lần bạn quên văn bản quan trọng cho cuộc họp vào lúc 9h sáng và còn nhiều tình huống khác nữa. Tâm trạng lúc đó của bạn thế nào? Hoảng loạn, lo lắng hay sợ hãi?

Với những người đã có kỹ năng xử lý vấn đề, họ sẽ ngay lập tức đưa ra nhiều phương án giải quyết những việc này. Khi đã biết cách xử lý những tình huống phát sinh như thế này, bạn sẽ bình tĩnh hơn, tâm trạng sẽ không bất ổn và lo lắng. Hay nói cách khác, người có kỹ năng xử lý vấn đề sẽ ít mệt mỏi, stress và tiêu cực hơn so với những người không biết cách xử lý.

Tính chất của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề thực chất là khả năng phân tích, khả năng quản lý thời gian và kỹ năng tìm kiếm thông tin. Nói cụ thể hơn:

1. Khả năng phân tích và tư duy logic

Muốn giải quyết một vấn đề, bạn cần biết cách phân tích và tư duy logic về nó. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, Unica sẽ lấy ví dụ như sau:

- Ví dụ: Bạn quên mang điện thoại khi tham gia phỏng vấn

- Phân tích tình huống và đưa ra hướng xử lý: Bạn không có điện thoại để liên hệ với nhà tuyển dụng nên sẽ gặp khó khăn trong việc tìm địa chỉ của công ty. Trong trường hợp bạn đã tới toàn nhà của công ty mình cần phỏng vấn thì hướng xử lý đơn giản nhất là hãy vào tầng 1 và quan sát sơ đồ công ty đặt ở tiền sảnh. Để chắn chắn hơn, bạn nên hỏi bảo vệ tòa nhà và những người sống/làm việc ở đó. Sau khi đã lên đúng tầng, bạn hãy nhìn biển hiệu công ty ở phía bên ngoài để tìm đúng đơn vị mình cần tới phỏng vấn.

2. Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc

Bản chất của kỹ năng xử lý vấn đề chính là kỹ năng quản lý thời gian và tối ưu công việc. Lấy lại ví dụ quên mang điện thoại khi tham gia phỏng vấn phía bên trên, nếu bạn không có khả năng xử lý tình huống chắc chắn sẽ cảm thấy hoang mang và loay hoay một hồi lâu mới có thể tìm tới đúng địa chỉ công ty. Mặt khác, người biết xử lý vấn đề sẽ biết ưu tiên công việc nào làm trước, công việc nào làm sau để mọi việc được trôi chảy. Đặc biệt, nguyên tắc xử lý công việc là làm những việc đơn giản trước, xử lý những việc khó sau. Khi bạn có thể tối ưu thời gian, bạn có thể tự cân bằng công việc và cuộc sống của mình.

3. Kỹ năng tìm kiếm thông tin và nghiên cứu

Kỹ năng xử lý vấn đề bản chất là tìm kiếm và nghiên cứu thông tin. Nếu không tìm kiếm và nghiên cứu một đối tượng bạn sẽ khó có thể tìm hướng xử lý vấn đề đó. Đây là kỹ năng không khó, bạn có thể tự rèn luyện qua thời gian. 

Kỹ năng xử lý vấn đề bản chất là tìm kiếm và nghiên cứu thông tin

Các bước để giải quyết vấn đề hiệu quả

Đề giải quyết bất kỳ vấn đề nào, bạn cần thực hiện 4 bước sau đây:

1. Bước 1: Định nghĩa vấn đề và tìm hiểu nguyên nhân

Muốn giải quyết được vấn đề, trước tiên bạn cần hiểu được vấn đề đó là gì và lý do vấn đề đó xảy ra. Việc nhận biết rất quan trọng vì sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi cũng như biết cách xử lý vấn đề nhanh hơn. 

2. Bước 2: Thu thập thông tin và phân tích

Sau khi đã nhận biết được vấn đề, bạn cần phân tích vấn đề để tìm ra hướng xử lý phù hợp. Tuy nhiên, bạn cũng chưa thể xử lý vấn đề ngay được nếu thiếu khâu thu thập thông tin. Bởi vậy, hãy dành thời gian để thu thập và phân loại thông tin, nhớ là cần chọn lọc, đừng lấy hết tất cả thông tin thu thập được vì sẽ có những thông tin không phù hợp.

3. Bước 3: Đề xuất giải pháp và thực hiện

Khi đã chọn lọc được thông tin hữu ích, bạn cần đề xuất giải pháp để xử lý triệt để vấn đề. Ngay sau đó, bạn hãy thực hiện ngay hướng xử lý đó, chớ để lâu vì vấn đề càng để lâu càng phát sinh ra nhiều bất lợi.

4. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá kết quả

Đây là bước nhiều người thường bỏ qua vì khi đã giải quyết được vấn đề họ sẽ chuyển qua những vấn đề khác phát sinh trong công việc và cuộc sống. Dẫu vậy, việc kiểm tra và đánh giá sẽ giúp bạn đúc kết được những kinh nghiệm quý giá và đem áp dụng vào những lần sau. Trong một vài trường hợp, cách xử lý của bạn có thể không phải là tối ưu nhất nên việc kiểm tra lại sẽ giúp bạn phát hiện được nhược điểm ở đâu để có những phương án xử lý tốt hơn. 

Kiểm tra và đánh giá là bước quan trọng trong kỹ năng giải quyết vấn 

Các kỹ năng cần có để giải quyết vấn đề cho nhân viên

Để giải quyết được các vấn đề tốt nhất, bạn cần có 5 kỹ năng sau đây:

1. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Lắng nghe là việc làm cần thiết giúp bạn hiểu được vấn đề của đối phương. Thông qua lắng nghe, bạn sẽ biết được những điểm khúc mắc cần giải quyết để đưa ra hướng xử lý tốt nhất. Khi đã có đáp án cho vấn đề của nhân viên, bạn nên nói chuyện trực tiếp với, hãy điều chỉnh giọng điệu và đưa ra những lời nói phù hợp để tránh gây tổn thương cho người đối diện nhé.

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Tại sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan trọng trong việc xử lý vấn đề? Đó là bởi bạn không thể tự xử lý tất cả các vấn đề trong công việc mà cần sự góp ý và giúp đỡ của nhiều thành viên trong team. Khả năng làm việc nhóm càng tốt thì vấn đề trong công việc sẽ càng sớm được xử lý. 

3. Kỹ năng phân tích

Muốn xử lý được vấn đề bạn cần nhận diện và phân tích được nó. Lấy một ví dụ thế này, tài khoản làm việc trên công ty của bạn bị lỗi và bạn cần giải quyết vấn đề này trong khoảng 2 tiếng để không làm trễ đơn hàng của khách. Trong tình huống này, bạn cần xử lý thế nào? Trước tiên, hãy tìm hiểu nguyên nhân tài khoản bị lỗi, nếu việc này vượt quá khả năng chuyên môn của bạn, hãy nhờ tới đội kỹ thuật của công ty. Đừng tự xử lý một mình nếu vấn đề vượt quá khả năng của bạn.

4. Kỹ năng quản lý rủi ro

Trong quá trình đưa ra phương án xử lý vấn đề sẽ không tránh khỏi những rủi ro. Thực tế, không có phương án hoàn hảo nhất mà chỉ có phương án phù hợp nhất với hoàn cảnh nên tự bản thân bạn phải đánh giá được rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện quyết định đó. Từ những rủi ro được dự báo, bạn cần cân nhắc có nên tiếp tục phương án đó hay không.

Kỹ năng quản lý rủi ro rất cần thiết cho việc xử lý vấn đề

5. Kỹ năng đưa ra quyết định và xử lý khó khăn

Quá trình xử lý vấn đề cần trải qua bước đưa ra quyết định. Đây là bước quan trọng nhưng cũng rất khó khăn, đòi hỏi bạn phải có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Song song với đó, bạn cũng phải là người mạnh mẽ và dứt khoát mới có thể đưa ra quyết định nhanh chóng trong thời gian ngắn.

Các lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên

Khi có kỹ năng xử lý vấn đề, nhân viên sẽ nhận được rất nhiều lợi ích sau đây:

1. Tăng khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên

Việc rèn luyện khả năng xử lý vấn đề sẽ giúp các bạn nhân viên tăng phản xạ trước mọi tình huống trong cuộc sống. Đồng thời, khả năng kiểm soát cảm xúc của bản thân bạn cũng sẽ tốt hơn thông qua việc được rèn luyện cách xử lý vấn đề.

2. Giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn

Khi đã có kỹ năng xử lý công việc, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết các vấn đề trong công việc. Hay nói cách khác, thời gian để bạn xử lý một vấn đề rắc rối sẽ ngắn hơn so với những người không có chuyên môn. Một nhân viên có thể xử lý mọi tình huống sẽ được đánh giá chuyên nghiệp hơn và được giao nhiều công việc quan trọng trong tổ chức.

3. Nâng cao hiệu quả làm việc của toàn đội ngũ

Lợi ích của việc biết cách xử lý công việc là hiệu quả làm việc sẽ ra tăng nhanh chóng. Bạn không cần phải chờ đợi quản lý đưa ra hướng xử lý nữa mà chính bạn sẽ là người chủ động đề xuất phương án cho lãnh đạo. Điều này sẽ giảm tối đa thời gian chờ đợi, công việc được xử lý nhanh hơn nên hiệu suất công việc cũng sẽ tăng theo. 

Kỹ năng xử lý vấn đề giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Các cách để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên

Muốn nhân viên có được kỹ năng xử lý công việc tốt, doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học, học hỏi từ những nhân viên khác. Trong trường hợp doanh nghiệp có ngân sách thì nên tổ chức đào tạo ngay tại doanh nghiệp để nâng cao kỹ năng này ở nhân viên. Từng cách thức phát triển khả năng giải quyết vấn đề cho nhân sự sẽ được Unica đề cập ở dưới đây:

1. Đào tạo và hướng dẫn từ người quản lý

Với những doanh nghiệp có đủ điều kiện về nguồn lực và tài chính thì việc tổ chức đào tạo từ quản lý cho nhân sự là việc làm nên xem xét. Người quản lý có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhân viên nên họ hiểu được một phần tính cách và năng lực của chính nhân viên đó. Việc này sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với nhân viên và hướng dẫn họ cách xử lý vấn đề.

2. Tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo

Một cách phổ biến nhiều doanh nghiệp thực hiện để nâng cao khả năng xử lý công việc của nhân viên đó là khuyến khích họ tham gia các khóa học/chương trình đào tạo. Từ phía doanh nghiệp nên hỗ trợ về chi phí học tập hoặc chi phí đi lại để giúp nhân viên muốn tham gia các chương trình đào tạo về kỹ năng xử lý vấn đề. 

3. Học hỏi từ kinh nghiệm của nhân viên khác

Đây cũng là một cách hay giúp tăng khả năng xử lý vấn đề của nhân viên. Học hỏi từ những người bạn làm cùng sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn, dễ tiếp cận hơn, tránh tình trạng ngại ngần hoặc cảm thấy áp lực. 

Những khó khăn nhân viên gặp phải trong quá trình học kỹ năng xử lý vấn đề

Để có được kỹ năng xử lý vấn đề, nhân viên cần phải trải qua quá trình rèn luyện khắt khe. Quá trình này, bạn có thể phải đối mặt với những rào cản sau đây:

- Mất nhiều thời gian

- Phải dành nhiều tiền cho tài liệu, khóa học hoặc các mối quan hệ để nâng cao kỹ năng xử lý vấn đề

- Học sai cách khiến kỹ năng của bản thân không thể lên hoặc lên rất chậm

Có thể nói kỹ năng giải quyết vấn đề là một phần trong nghệ thuật quản lý nhân viên nên nếu bạn đang có ý định trở thành quản lý thì đây là kỹ năng bạn bắt buộc phải học nhé.

Để học được kỹ năng xử lý vấn đề sẽ phải trải qua nhiều khó khăn

Kết luận

Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp muốn có hiệu quả công việc tốt nhất cần rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp cũng chú trọng, đưa các khóa đào tạo như khóa học Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch vào chương trình đào tạo nội bộ, trang bị những kiến thức cần thiết cho toàn bộ nhân viên của mình.